Sotsiaalmeedia sõnumite eksport on kasulik ainult siis, kui suudad selgitada, mida see sisaldab, mida välja jätab, kellel on sellele juurdepääs ja kas seda muudeti pärast salvestamist. See kontrollnimekiri käsitleb platvormi eksporti, metaandmeid, säilitamist, juurdepääsu ja kontrollimist eeldamata, et ühe platvormi allalaaditud fail on täielik kirje.

1. Alusta säilitatavast kirjest

Põhjendatava lähtealuse jaoks säilita rohkem kui sõnumi tekst. USA rahvusarhiivide ja dokumentide halduse amet (NARA) märgib, et täielik föderaalne kirje peab sisaldama sisu, konteksti ja struktuuri koos seotud metaandmetega, nagu autor ja loomise kuupäev, ning seda tuleb hoida usaldusväärsena ja autentsena (NARA juhend).

Kasuta seda täielikkuse kontrollina:

  • Sisu: sõnumi või vestluse eksport.
  • Kontekst: konto, profiil, osalejad, kuupäevavahemik ja salvestamise põhjus.
  • Struktuur: failide, kaustade, manuste ja sõnumikirjete vorming ning omavahelised seosed.
  • Metaandmed: näiteks autor ja loomise kuupäev ning salvestatud ekspordi ulatus ja ajatempel.

Selle kontrollnimekirja puhul käsitle allalaaditud eksporti säilitatava koopiana ning kontrolli, kas see sisaldab neid elemente. NARA nimetab võimalike salvestusmeetoditena platvormipõhiseid API-sid, veebisalvestust, käsimeetodeid ja platvormi ekspordivahendeid. Samuti märgib NARA, et kui teenusepakkuja ei suuda täielikku kirjet eksportida, vastutab organisatsioon endiselt salvestusnõuete täitmise eest (NARA juhend).

Kui sinu säilitamisplaan hõlmab ka avalikku sotsiaalmeediasisu, varundab SocialGuardian automaatselt suuremate platvormide postitusi, lugusid ja videoid. Selle veebisaidi sõnul sisaldab varukoopia meediat ja metaandmeid ning täieliku arhiivi saab igal ajal eksportida. Vaata SocialGuardiant

2. Kaardista kontod, vastutajad ja säilitamine enne eksportimist

Loo enne andmete küsimist iga võrgu ja profiili kohta eraldi rida. Pane kirja:

  • Võrk ja profiili kasutajanimi või URL
  • Konto omanik või vastutav isik
  • Är eesmärk ja asjakohaste sõnumite ulatus
  • Soovitud kuupäevavahemik
  • Ekspordimeetod ja vorming
  • Taotluse kuupäev, kättetoimetamise kuupäev ja juurdepääsu omanik
  • Salvestuskoht ja säilitamisreegel
  • Teadaolevad välistused, viivitused või kustutatud sisu hoiatused

Platvorm ei ole ainus alus otsustamaks, kas sõnum kuulub reguleeritud kirje hulka. FINRA sõnul sõltuvad sotsiaalmeedia dokumenteerimiskohustused sellest, kas tegu on ärisuhtlusega, mitte üksnes platvormist. Analüüs ei sõltu ka seadmest ega tehnoloogiast, sealhulgas isiklikust seadmest (FINRA teatis 11-39).

Säilitamine ei tähenda üht universaalset perioodi. Näiteks:

Reegel või põhimõte Mida viidatud allikas ütleb Kuidas seda kaardistamisel kasutada
FINRA maakleri-diileri dokumendid Teatud dokumente tuleb säilitada vähemalt kolm aastat ning esimesed kaks aastat peavad need olema hõlpsasti kättesaadavad. Kontrolli, kas suhtlusele kehtib asjakohane dokumenteerimisreegel.
HIPAA turvareegli dokumentatsioon Nõutud dokumentatsiooni säilitatakse kuus aastat alates loomisest või viimasest kehtivusest, olenevalt sellest, kumb on hilisem. Kontrolli enne selle perioodi rakendamist, kas tegu on nõutud dokumentatsiooniga.
GDPR-i põhjendus 39 Säilitamine peaks piirduma range miinimumiga ning tagatud peavad olema asjakohane turvalisus ja konfidentsiaalsus. Määra vajalik periood ja juurdepääsukontrollid, mitte ära säilita kõike tähtajatult.

FINRA periood on toodud teatises 11-39, HIPAA nõue 45 CFR 164.316 ja säilitamise ning turvalisuse põhimõte GDPR-i põhjenduses 39. Need on näited, mitte universaalne säilitamispoliitika. NIST soovitab kohtuekspertiisi meetodeid rakendada alles pärast juhtkonna ja õigusnõustajaga konsulteerimist kohaldatavate seaduste ja määruste üle (NIST SP 800-86).

Ära lase elektroonset suhtlust automaatselt kustutaval süsteemil olla ainus dokumenteerimiskontroll: FINRA sõnul takistaks selline tehnoloogia suhtluse säilitamist (FINRA teatis 11-39).

3. Ekspordi sõnumid ja kontoandmed dokumenteeritud platvormi kaudu

Kasuta platvormile sobivat ametlikku toimingute jada ning salvesta taotluse andmed koos saadud failidega.

Instagram

Töölaual algab ametlik eksporditee: More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagrami sõnul saad valida kindlad andmed, kuupäevavahemiku, vormingu, teavitusmeili ja meediakvaliteedi (Instagrami abi).

Arvesta kättetoimetamise ajaga: Instagram ütleb, et valmis eksport on saadaval neli päeva, kuid ekspordilinki võib saabuda kuni 30 päeva. Abilehel märgitakse ka, et kustutatud teave ei pruugi ilmuda ning eksport on parooliga kaitstud ja ligipääsetav ainult konto omanikule (Instagrami abi). Pane kirja taotluse kuupäev ja failide tegelik allalaadimise kuupäev.

Facebook

Töölaual on Facebooki ametlik tee: profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook võimaldab valida HTML-i või JSON-i; abilehe järgi on HTML brauserisõbralik ZIP-fail ja JSON masinloetav (Facebooki abi).

Sama abileht ütleb, et valmis ekspordid jäävad kättesaadavaks neljaks päevaks ja eksport on parooliga kaitstud. Facebook hoiatab ka, et kategooriaid säilitatakse eri perioodidel ning kustutatud teave või sisu ekspordis ei kajastu (Facebooki abi; Facebooki andmete kättesaadavus). Käsitle tulemust ülevaadatava kontoandmete ekspordina, mitte tõendina, et kõik ajaloolised sõnumid on olemas.

LinkedIn

LinkedIni ametlik töölauatee on Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIni sõnul võib kindel kategooria saabuda minutitega, suurem allalaadimine 24 tunni jooksul ning allalaadimislink jääb kättesaadavaks 72 tunniks (LinkedIni abi).

Arvesta kahe olulise ulatuspiiranguga. LinkedIn ütleb, et allalaadimine pole mobiilis saadaval ning sisaldab taotluse esitanud liikme enda isikuandmeid, mitte teiste liikmete andmeid (LinkedIni abi). Märgi mõlemad piirangud säilitamiskirjesse.

WhatsApp

Ametlik salvestatud juhend Androidile on: ava vestlus > More options > More > Export chat > Without media või Include media > vali jagamisviis (WhatsAppi abi).

WhatsApp märgib, et eksporditud vestlusajalugu on tekstifail, mitte varukoopia, ja seda ei saa uuesti importida. Kui valid Include media, lisatakse manustena viimati saadetud meedia. Säilita tekstieksport ja manused koos ning ära nimeta tulemust täielikuks meediaarhiiviks ilma selle ulatust kontrollimata (WhatsAppi abi).

Google Takeout ja muud kontoarhiivid

Google kirjeldab Takeouti vahendina arhiivi loomiseks dokumentide säilitamiseks või andmete ülekandmiseks. Arhiivi loomine võib kesta mõnest minutist mõne päevani ning valida saab failitüübi ja arhiivi maksimaalse suuruse; kui valitud andmed ületavad selle suuruse, luuakse mitu arhiivi (Google Takeout).

Google hoiatab ka, et andmefail ei pruugi sisaldada muudatusi, mis tehti allalaadimise taotlemise ja arhiivi loomise vahel (Google Takeout). Märgi taotluse ja arhiivi loomise aeg ning säilita kõik arhiivi osad.

TikTok ja siin dokumenteerimata platvormid

See uurimismaterjal ei kinnita TikToki ametlikku eksporditeed ega väidet TikToki otse-sõnumite kohta. Ära kopeeri TikToki juhistesse Instagrami, Facebooki ega LinkedIni teed. Märgi selle asemel platvormi praegune dokumenteeritud ekspordivõimalus, kui see on olemas; muul juhul dokumenteeri salvestusmeetod ja piirang. NARA nimetab võimalike meetoditena API-sid, veebisalvestust, käsimeetodeid ja platvormi ekspordivahendeid, kusjuures valik sõltub platvormi seadistusest ja organisatsiooni vajadustest (NARA juhend).

Vajad sõnumiekspordi dokumenteerimise ajal ka ülejäänud sotsiaalmeediakirje korrastada? SocialGuardian loetleb Instagrami, TikToki, YouTube'i, X-i, Facebooki, LinkedIni, Twitchi ja Pinteresti ning ütleb, et varundab meediat koos metaandmetega. Vaata seadistusvõimalusi

4. Säilita originaal, kontekst ja juurdepääsukirje

Säilita failid sellisel kujul, nagu need kätte said. Ära kirjuta neid loetava töökoopia loomisel üle. Salvesta ekspordi kõrvale manifest, mis sisaldab:

  • Platvorm, profiili kasutajanimi või URL ja vastutav isik
  • Taotletud ulatus ja kuupäevavahemik
  • Taotluse ajatempel ja allalaadimise ajatempel
  • Failinimed, vormingud ja arhiivi osade arv
  • Kaasatud meedia või manuste säte
  • Kättetoimetamisakna ja paroolikaitse märkused
  • Puuduvad kategooriad, kustutatud sisu hoiatused või muud piirangud
  • Salvestuskoht ning inimesed või rollid, kellel on juurdepääs

See on NARA sisu, konteksti, struktuuri ja metaandmete standardi praktiline rakendus (NARA juhend).

Ekraanipildid võivad olla käsisalvestuse meetod, kuid salvestatud tõendid ei kinnita, et ekraanipilt üksi on täielik sõnumikirje. Säilita võimaluse korral algne eksport, hoia alles ümbritsev kontekst ja märgi käsisalvestus dokumenteeritud piiranguga meetodiks, mitte ära nimeta seda vaikimisi täielikuks.

SocialGuardiáni dokumenteeritud tooteulatus on ümbritsev sotsiaalmeediasisu: veebisaidi sõnul varundab see automaatselt postitusi, lugusid ja videoid, sisaldab meediat ja metaandmeid ning võimaldab kogu arhiivi igal ajal eksportida. Siin ei ole tõendeid väitmaks, et see ekspordib privaatsõnumeid, seega hoia sõnumiekspordi töövoog tootekirjeldusest eraldi (SocialGuardian).

5. Kontrolli täielikkust ja failide muutumatust

Kasuta iga ekspordi puhul järgmist kontrollnimekirja:

  1. Võrdle taotletud võrku, profiili, kategooriaid ja kuupäevavahemikku kättetoimetatuga.
  2. Loenda kõik arhiivi osad ja manused ning märgi puuduvad või loetamatud failid.
  3. Ava HTML-, JSON- või tekstiväljund ning kontrolli selle loetavust.
  4. Võrdle manifesti platvormi teatatud kättetoimetamisakna ja piirangutega.
  5. Märgi kustutatud sisu hoiatused ning taotluse ja arhiivi loomise vahel tehtud muudatuste hoiatused.
  6. Säilita algne eksport ülevaatuskoopiast eraldi.
  7. Arvuta igale säilitatavale failile või arhiivile räsi ja salvesta väärtus manifesti.
  8. Arvuta räsi uuesti faili ülevaatamisel või ülekandmisel ning uuri muutunud väärtust.

NIST määratleb räsifunktsiooni algoritmina, mis arvutab andmefaili või elektroonilise sõnumi sisu esindava arvulise väärtuse ja sõltub kogu faili või sõnumi sisust (NISTi räsifunktsiooni sõnastik). Räsi aitab kontrollida, kas salvestatud eksport muutus, kuid ei näita, kas algne eksport oli täielik.

Täielikkuse kontroll on oluline, sest Instagram ütleb, et kustutatud teave ei pruugi ilmuda, Facebook ütleb, et kustutatud teave või sisu ei ilmu, ning Google hoiatab, et allalaadimise taotlemise ja arhiivi loomise vahel tehtud muudatused võivad puududa. Märgi iga lünk ja eskaleeri see, selle asemel et käsitleda osalist eksporti vaikimisi täielikuna (Instagrami abi; Facebooki andmete kättesaadavus; Google Takeout).

6. Rakenda säilitamise, juurdepääsu ja säilitamiskeelu kontrolle

Kasuta teises etapis loodud kaarti, et rakendada suhtlusele tegelikult kehtivat reeglit. Piira juurdepääs manifestis märgitud inimestele või rollidele ning säilita erandi või õigusliku säilitamiskeelu põhjus. Allikad toetavad järgmisi juhtimiskontrolle:

  • FINRA sõnul on oluline suhtluse äriline eesmärk ning viidatud maakleri-diileri reegel nõuab teatud dokumentide säilitamist vähemalt kolm aastat, millest esimesed kaks peavad olema hõlpsasti kättesaadavad (FINRA teatis 11-39).
  • HIPAA viidatud turvareegli dokumentatsiooninõue ütleb, et nõutud dokumentatsiooni tuleb säilitada kuus aastat alates loomisest või viimasest kehtivusest, olenevalt sellest, kumb on hilisem (45 CFR 164.316).
  • GDPR-i põhjendus 39 ütleb, et säilitamisperiood peab piirduma range miinimumiga ning isikuandmeid tuleb käsitleda asjakohase turvalisuse ja konfidentsiaalsusega (GDPR).

NARA soovitab sotsiaalmeediakirjete töörühma, kuhu kuuluvad dokumendihalduse, sotsiaalmeedia, IT, privaatsuse ja infoturbe, õigusnõustamise ning avalike suhete töötajad (NARA juhend). Määra need funktsioonid või nende vasted omanikuks, ülevaatajaks, juurdepääsu haldajaks ja eskalatsiooni vastutajaks. Rakenda reeglit alles pärast seda, kui vastutav meeskond ja õigusnõustaja on kinnitanud selle sobivuse andmete ja jurisdiktsiooniga.

7. Platvormideülene sõnumite säilitamise kontrollnimekiri

Kopeeri see säilitamispiletisse:

  • Loetle kõik võrgud, profiili kasutajanimed või URL-id, vastutajad ja ärieesmärgid.
  • Määra säilitatavad sõnumikategooriad ja kuupäevavahemik.
  • Vali dokumenteeritud platvormi eksport või muu dokumenteeritud salvestusmeetod.
  • Märgi taotluse aeg, kättetoimetamise aeg, vorming, meediasäte ja kättetoimetamisaken.
  • Säilita algne eksport ning kõik arhiivi osad ja manused.
  • Säilita sisu, kontekst, struktuur ja seotud metaandmed.
  • Märgi kustutatud sisu, mobiilikättesaadavuse, ainult enda andmete, ainult teksti või ajastuse piirangud.
  • Ava ja vaata kättetoimetatud failid üle.
  • Arvuta ja säilita iga algse faili või arhiivi räsi.
  • Piira juurdepääsu ja märgi juurdepääsu omanik.
  • Rakenda kinnitatud säilitamisreegel ja võimalik säilitamiskeeld.
  • Eskaleeri puudulik eksport dokumendihalduse, turbe, privaatsuse või õigusvaldkonna vastutajale.

Nõuetele vastavuse protsess vajab nii sõnumiekspordi kirjet kui ka ümbritsevat sotsiaalmeediakirjet. Kasuta SocialGuardiani dokumenteeritud postituste, lugude, videote, meedia, metaandmete ja täieliku arhiiviekspordi jaoks ning hoia sõnumiekspordi manifesti asjakohaste kirjete kõrval. Alusta

FAQ

Mis vahe on sotsiaalmeedia sõnumite varundamisel ja arhiveerimisel?

Kasuta säilitatava koopiana eksporti ning kontrolli seda sisu, konteksti, struktuuri ja metaandmete suhtes. Täielik kirje võib vajada täiendavat salvestust, kui teenusepakkuja ei suuda täielikku kirjet eksportida; NARA sõnul vastutab salvestusnõuete rakendamise eest organisatsioon (NARA juhend).

Kuidas eksportida Instagrami otse-sõnumeid nõuetele vastavuse jaoks?

Töölaual kasuta teed More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Vali teave, kuupäevavahemik, vorming, teavitusmeil ja meediakvaliteet. Märgi neljapäevane valmisolekuaken, võimalik 30-päevane ootamine, paroolikaitse ja kustutatud teabe piirang (Instagrami abi).

Kas Facebook Messengeri sõnumeid saab alla laadida?

Facebook dokumenteerib kontoandmete ekspordi HTML-i või JSON-ina tee kaudu profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Vaata kättetoimetatud kategooriad üle, eeldamata, et kõik ajaloolised sõnumid on olemas: Facebook ütleb, et kategooriate säilitamisperioodid erinevad ja kustutatud sisu ei ilmu (Facebooki abi; Facebooki andmete kättesaadavus).

Kuidas eksportida LinkedIni sõnumeid või kontoandmeid?

Töölaual kasuta teed Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIni sõnul võivad kindlad kategooriad saabuda minutitega, suurem allalaadimine 24 tunni jooksul ja link jääb kättesaadavaks 72 tunniks. Funktsioon pole mobiilis saadaval ning sisaldab taotluse esitanud liikme enda andmeid, mitte teiste liikmete andmeid (LinkedIni abi).

Androidis ava vestlus, vali More options > More > Export chat, seejärel Without media või Include media ja jagamisviis. WhatsApp ütleb, et tulemus on tekstifail, mitte uuesti imporditav varukoopia; meedia kaasamisel lisatakse manustena viimati saadetud meedia (WhatsAppi abi). Säilita eksport ja selle piirangud manifestis.

Kas TikTok võimaldab otse-sõnumeid ja kontoandmeid alla laadida?

See materjal ei kinnita TikToki eksporditeed ega otse-sõnumite ulatust. Ära tuleta seda teisest platvormist. Kontrolli TikToki praegust dokumentatsiooni ning märgi meetod ja piirangud; NARA nimetab võimalike salvestusmeetoditena ka API-sid, veebisalvestust, käsimeetodeid ja platvormi ekspordivahendeid (NARA juhend).

Kas ekraanipildid on piisavad ja millised metaandmed tuleks säilitada?

Tõendid nimetavad käsimeetodeid üheks võimalikuks salvestusmeetodiks, kuid ei kinnita, et ekraanipildid üksi moodustavad täieliku kirje. Säilita võimaluse korral algne eksport ning hoia alles sisu, kontekst, struktuur ja seotud metaandmed, näiteks autor ja loomise kuupäev (NARA juhend).

Kui kaua sõnumeid säilitada ja kuidas varukoopiat kontrollida?

Rakenda suhtlusele kinnitatud reeglit. Näited hõlmavad teatud FINRA maakleri-diileri dokumentide vähemalt kolmeaastast säilitamist, nõutud HIPAA dokumentatsiooni kuueaastast säilitamist ja GDPR-i range miinimumi põhimõtet. Varukoopia kontrollimiseks võrdle ulatust kättetoimetatud failidega, märgi platvormi piirangud, säilita originaalid ja salvesta räsid; NIST ütleb, et räsi sõltub kogu faili või sõnumi sisust (FINRA teatis 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; NISTi räsifunktsiooni sõnastik).