Una exportació de missatges de xarxes socials només és útil quan pots explicar què conté, què omet, qui hi pot accedir i si ha canviat després de capturar-la. Aquesta llista de comprovació cobreix les exportacions natives, les metadades, la conservació, l'accés i la verificació sense assumir que una baixada d'una plataforma sigui un registre complet.
1. Comença pel registre que has de conservar
Per establir una base defensable, conserva més que el text dels missatges. La National Archives and Records Administration (NARA) dels Estats Units indica que un registre federal complet ha de tenir contingut, context i estructura, juntament amb metadades associades com l'autor i la data de creació, i s'ha de mantenir de manera fiable i autèntica (orientació de la NARA).
Utilitza-ho com a prova de completesa:
- Contingut: l'exportació del missatge o de la conversa.
- Context: el compte, el perfil, els participants, el període i el motiu de la captura.
- Estructura: el format i la relació entre fitxers, carpetes, adjunts i registres de missatges.
- Metadades: dades com l'autor i la data de creació, així com l'abast de l'exportació i la marca de temps que registris.
En aquesta llista, tracta l'exportació baixada com la còpia que conservaràs i comprova després si conté aquests elements. La NARA enumera les API específiques de la plataforma, la captura web, els mètodes manuals i les eines d'exportació de la plataforma com a mètodes possibles. També indica que, quan un proveïdor no pot exportar un registre complet, l'organització continua sent responsable d'implementar els requisits de captura (orientació de la NARA).
Si el teu pla de conservació també inclou contingut social públic, SocialGuardian fa còpies de seguretat automàtiques de publicacions, històries i vídeos de les principals plataformes. El seu lloc indica que la còpia inclou mitjans i metadades, amb una exportació completa de l'arxiu disponible en qualsevol moment. Consulta SocialGuardian
2. Mapeja els comptes, els custodis i la conservació abans d'exportar
Crea una fila per a cada xarxa i perfil abans de sol·licitar les dades. Registra:
- Xarxa i identificador o URL del perfil
- Propietari o custodi del compte
- Finalitat empresarial i abast rellevant dels missatges
- Període sol·licitat
- Mètode i format d'exportació
- Data de sol·licitud, data de lliurament i responsable de l'accés
- Ubicació d'emmagatzematge i regla de conservació
- Exclusions conegudes, retards o avisos sobre contingut suprimit
La plataforma no és l'única prova per determinar si un missatge forma part d'un registre regulat. FINRA indica que les obligacions de conservació de registres de xarxes socials depenen de si la comunicació és una comunicació empresarial, no simplement de la plataforma. També indica que l'anàlisi no depèn del dispositiu ni de la tecnologia, inclosos els dispositius personals (Avís 11-39 de FINRA).
La conservació tampoc no és una única xifra universal. Per exemple:
| Regla o principi | Què diu la font citada | Com utilitzar-ho en el mapa |
|---|---|---|
| Registres de broker-dealers de FINRA | Determinats registres s'han de conservar almenys durant tres anys, i els dos primers han de ser fàcilment accessibles. | Confirma si la comunicació està subjecta a la regla de conservació aplicable. |
| Documentació de la norma de seguretat HIPAA | La documentació obligatòria es conserva durant sis anys des de la creació o des de l'última data en què va estar vigent, la que sigui posterior. | Confirma si l'element és documentació obligatòria abans d'aplicar aquest període. |
| Considerant 39 del RGPD | L'emmagatzematge s'ha de limitar a un mínim estricte, amb seguretat i confidencialitat adequades. | Defineix un període necessari i controls d'accés en lloc de conservar-ho tot indefinidament. |
El període de FINRA s'indica a l'Avís 11-39, el requisit d'HIPAA apareix a 45 CFR 164.316, i el llenguatge sobre emmagatzematge i seguretat apareix al considerant 39 del RGPD. Són exemples basats en fonts, no una política universal de conservació. El NIST recomana aplicar pràctiques forenses només després de consultar la direcció i l'assessorament jurídic sobre les lleis i regulacions aplicables (NIST SP 800-86).
No permetis que un sistema que esborra automàticament les comunicacions electròniques sigui el teu únic control de conservació: FINRA indica que aquesta tecnologia impediria conservar les comunicacions (Avís 11-39 de FINRA).
3. Exporta els missatges i les dades del compte mitjançant fluxos natius documentats
Utilitza el flux oficial que correspongui a la plataforma i desa els detalls de la sol·licitud amb els fitxers resultants.
En un ordinador, el camí oficial per començar una exportació és Més > Configuració > Compte de Meta > La teva informació i permisos > Exporta la teva informació > Crea una exportació. Instagram indica que pots seleccionar informació concreta, un període, el format, el correu de notificació i la qualitat dels mitjans abans d'iniciar l'exportació (Ajuda d'Instagram).
Planifica tenint en compte el termini de lliurament: Instagram indica que una exportació preparada està disponible durant quatre dies, mentre que un enllaç d'exportació pot trigar fins a 30 dies a arribar. La pàgina d'ajuda també assenyala que és possible que la informació suprimida no hi aparegui i descriu l'exportació com protegida amb contrasenya i accessible només per al titular del compte (Ajuda d'Instagram). Registra la data de sol·licitud i la data en què realment has baixat els fitxers.
En un ordinador, el camí oficial de Facebook és foto de perfil > Configuració i privadesa > Configuració > Compte de Meta > La teva informació i permisos > Exporta la teva informació > Crea una exportació. Facebook permet triar HTML o JSON; la seva pàgina d'ajuda descriu l'HTML com un format fàcil de consultar al navegador dins d'un ZIP i el JSON com un format llegible per màquines (Ajuda de Facebook).
La mateixa pàgina indica que les exportacions preparades continuen disponibles durant quatre dies i que l'exportació està protegida amb contrasenya. Facebook també avisa que les categories es conserven durant períodes diferents i que la informació o el contingut suprimit no apareixerà a l'exportació (Ajuda de Facebook; Disponibilitat de dades de Facebook). Tracta el resultat com una exportació de la informació del compte que cal revisar, no com una prova que hi siguin tots els missatges històrics.
El camí oficial de LinkedIn en un ordinador és Jo > Configuració i privadesa > Privadesa de les dades > Baixa les teves dades. LinkedIn indica que pots seleccionar categories concretes o una baixada més gran: un tipus específic pot arribar en pocs minuts, una baixada més gran en 24 hores, i l'enllaç de baixada es manté disponible durant 72 hores (Ajuda de LinkedIn).
Hi ha dues limitacions d'abast importants. LinkedIn indica que la funció de baixada no està disponible en dispositius mòbils i que proporciona les dades personals del membre que ho sol·licita, no les dades d'altres membres (Ajuda de LinkedIn). Anota ambdues limitacions al registre de conservació.
El procediment oficial desat és per a Android: obre el xat > Més opcions > Més > Exporta el xat > Sense mitjans o Inclou mitjans > tria un mètode per compartir (Ajuda de WhatsApp).
WhatsApp indica que l'historial de xat exportat és un fitxer de text, no un fitxer de còpia de seguretat, i que no es pot tornar a importar. Si tries Inclou mitjans, els mitjans enviats més recentment s'afegeixen com a fitxers adjunts. Conserva l'exportació de text i els fitxers adjunts junts, i no descriguis el resultat com un arxiu complet de mitjans sense verificar-ne l'abast (Ajuda de WhatsApp).
Google Takeout i altres arxius de comptes
Google descriu Takeout com una manera de crear un arxiu per conservar registres o transferir dades. Indica que la creació de l'arxiu pot trigar des d'uns minuts fins a uns quants dies, i que pots triar el tipus de fitxer i la mida màxima de l'arxiu; quan les dades seleccionades superen aquesta mida, es creen diversos arxius (Google Takeout).
Google també adverteix que un fitxer de dades pot no incloure els canvis fets entre la sol·licitud de baixada i la creació de l'arxiu (Google Takeout). Registra el moment de la sol·licitud i de la creació de l'arxiu, i conserva totes les parts.
TikTok i les plataformes sense un flux documentat aquí
Aquest paquet de recerca no estableix cap camí oficial d'exportació de TikTok ni cap afirmació sobre la cobertura dels missatges directes de TikTok. No copiïs a TikTok el camí d'Instagram, Facebook o LinkedIn. En lloc d'això, registra l'opció d'exportació documentada actual de la plataforma si n'hi ha una; si no, documenta el mètode de captura i la limitació. La NARA identifica les API, la captura web, els mètodes manuals i les eines d'exportació de la plataforma com a mètodes possibles, segons la configuració de la plataforma i les necessitats de l'organització (orientació de la NARA).
Necessites organitzar el registre social que envolta les exportacions de missatges? SocialGuardian inclou Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch i Pinterest, i indica que fa còpies de seguretat dels mitjans i les metadades. Consulta les opcions de configuració
4. Conserva l'original, el context i el registre d'accés
Conserva els fitxers originals tal com s'han lliurat. No els sobreescriguis mentre en fas una còpia de treball llegible. Al costat de l'exportació, desa un manifest que contingui:
- Plataforma, identificador o URL del perfil i custodi
- Abast sol·licitat i període
- Marca de temps de la sol·licitud i de la baixada
- Noms dels fitxers, formats i nombre de parts de l'arxiu
- Configuració dels mitjans o fitxers adjunts inclosos
- Notes sobre el termini de lliurament i la protecció amb contrasenya
- Categories absents, avisos sobre contingut suprimit o altres limitacions
- Ubicació d'emmagatzematge i persones o rols autoritzats a accedir-hi
Aquesta és l'aplicació pràctica de l'estàndard de contingut, context, estructura i metadades de la NARA (orientació de la NARA).
Les captures de pantalla poden ser un mètode de captura manual, però l'evidència desada no estableix que una captura sola sigui un registre complet de missatges. Conserva l'exportació nativa quan estigui disponible, mantén el context que l'envolta i etiqueta qualsevol captura manual com un mètode amb una limitació documentada, en lloc d'anomenar-la completa per defecte.
L'abast de producte documentat de SocialGuardian és el contingut social que envolta els missatges: el seu lloc indica que fa còpies de seguretat automàtiques de publicacions, històries i vídeos, inclou mitjans i metadades, i permet exportar l'arxiu complet en qualsevol moment. Aquí no hi ha proves que permetin afirmar que exporta missatges privats; per tant, mantén el flux d'exportació de missatges separat d'aquesta descripció del producte (SocialGuardian).
5. Verifica la completesa i que els fitxers no hagin canviat
Executa aquest full de verificació per a cada exportació:
- Compara la xarxa, el perfil, les categories i el període sol·licitats amb el que s'ha lliurat.
- Compta totes les parts de l'arxiu i els fitxers adjunts; registra els fitxers absents o il·legibles.
- Obre la sortida HTML, JSON o de text lliurada i confirma que es pot llegir.
- Comprova el manifest amb el termini de lliurament i les limitacions indicades per la plataforma.
- Registra els avisos sobre contingut suprimit i els avisos sobre canvis entre la sol·licitud i l'arxiu.
- Conserva l'exportació original separada de qualsevol còpia de revisió.
- Calcula un hash per a cada fitxer o arxiu conservat i desa el valor al manifest.
- Torna a calcular el hash quan es revisi o es transfereixi el fitxer i investiga qualsevol canvi.
El NIST defineix una funció hash com un algorisme que calcula un valor numèric que representa un fitxer de dades o un missatge electrònic i que depèn de tot el contingut d'aquest fitxer o missatge (glossari del NIST sobre funcions hash). Això fa que un hash sigui útil per comprovar si una exportació desada ha canviat; no permet saber si l'exportació original era completa.
La comprovació de completesa és important perquè Instagram indica que la informació suprimida pot no aparèixer, Facebook indica que la informació o el contingut suprimit no hi apareixerà, i Google adverteix que els canvis fets entre la sol·licitud de baixada i la creació de l'arxiu poden faltar. Registra cada buit i escala'l en lloc de tractar silenciosament una exportació parcial com si fos completa (Ajuda d'Instagram; Disponibilitat de dades de Facebook; Google Takeout).
6. Aplica els controls de conservació, accés i preservació legal
Utilitza el mapa del pas 2 per aplicar la regla que realment governa la comunicació. Limita l'accés a les persones o rols registrats al manifest i conserva el motiu de qualsevol excepció o preservació legal. Les fonts avalen aquestes comprovacions de governança:
- FINRA indica que importa la finalitat empresarial de la comunicació, i la seva norma citada per als broker-dealers exigeix conservar determinats registres almenys tres anys, amb els dos primers fàcilment accessibles (Avís 11-39 de FINRA).
- El requisit de documentació de la norma de seguretat HIPAA citat indica que la documentació obligatòria s'ha de conservar durant sis anys des de la creació o des de l'última data en què va estar vigent, la que sigui posterior (45 CFR 164.316).
- El considerant 39 del RGPD indica que el període d'emmagatzematge s'ha de limitar a un mínim estricte i que les dades personals s'han de tractar amb seguretat i confidencialitat adequades (RGPD).
La NARA recomana un grup de treball sobre registres de xarxes socials que inclogui personal de gestió de registres, xarxes socials, TI, privadesa i seguretat de la informació, assessorament jurídic i comunicació pública (orientació de la NARA). Assigna aquestes funcions, o els seus equivalents, a les responsabilitats de propietat, revisió, accés i escalat. Aplica la regla només després que l'equip responsable i l'assessorament jurídic confirmin que s'ajusta a les dades i la jurisdicció.
7. Llista de comprovació per conservar missatges entre plataformes
Copia-la al teu tiquet de conservació:
- Enumera totes les xarxes, identificadors o URL dels perfils, custodis i finalitats empresarials.
- Defineix les categories de missatges i el període que cal conservar.
- Selecciona l'exportació nativa documentada o un altre mètode de captura documentat.
- Registra l'hora de sol·licitud, l'hora de lliurament, el format, la configuració dels mitjans i el termini de lliurament.
- Conserva l'exportació original i totes les parts de l'arxiu i els fitxers adjunts.
- Conserva el contingut, el context, l'estructura i les metadades associades.
- Registra les limitacions relatives al contingut suprimit, la disponibilitat mòbil, les dades només pròpies, el text únic o els terminis.
- Obre i revisa els fitxers lliurats.
- Calcula i desa un hash per a cada fitxer o arxiu original.
- Restringeix l'accés i registra el responsable de l'accés.
- Aplica la regla de conservació confirmada i qualsevol preservació legal.
- Escala una exportació incompleta al responsable de registres, seguretat, privadesa o legal corresponent.
Un procés de compliment necessita tant el registre de l'exportació dels missatges com el registre del contingut social que els envolta. Utilitza SocialGuardian per a les seves publicacions, històries, vídeos, mitjans, metadades i exportació completa documentats, i conserva el manifest d'exportació dels missatges al costat dels registres pertinents. Comença ara
FAQ
Quina diferència hi ha entre fer còpies de seguretat i arxivar missatges de xarxes socials?
Utilitza l'exportació com la còpia que conservaràs i comprova-la respecte del contingut, el context, l'estructura i les metadades. Un registre complet pot requerir una captura addicional quan el proveïdor no pot exportar-lo completament; la NARA indica que l'organització continua sent responsable d'implementar els requisits de captura (orientació de la NARA).
Com s'exporten els missatges directes d'Instagram per complir la normativa?
En un ordinador, utilitza Més > Configuració > Compte de Meta > La teva informació i permisos > Exporta la teva informació > Crea una exportació. Selecciona la informació, el període, el format, el correu de notificació i la qualitat dels mitjans. Registra el termini de quatre dies, la possible espera de 30 dies per al correu, la protecció amb contrasenya i la limitació relativa a la informació suprimida (Ajuda d'Instagram).
Es poden baixar els missatges de Facebook Messenger?
Facebook documenta una exportació de la informació del compte en HTML o JSON mitjançant foto de perfil > Configuració i privadesa > Configuració > Compte de Meta > La teva informació i permisos > Exporta la teva informació > Crea una exportació. Revisa les categories lliurades en lloc d'assumir que hi són tots els missatges històrics: Facebook indica que les categories tenen períodes de conservació diferents i que el contingut suprimit no hi apareixerà (Ajuda de Facebook; Disponibilitat de dades de Facebook).
Com s'exporten els missatges o les dades del compte de LinkedIn?
En un ordinador, utilitza Jo > Configuració i privadesa > Privadesa de les dades > Baixa les teves dades. LinkedIn indica que les categories concretes poden arribar en pocs minuts, una baixada més gran en 24 hores, i que l'enllaç es manté disponible durant 72 hores. La funció no està disponible en dispositius mòbils i proporciona les dades del membre que ho sol·licita, no les d'altres membres (Ajuda de LinkedIn).
Es poden exportar els xats de WhatsApp amb finalitats legals o de compliment?
A Android, obre el xat, tria Més opcions > Més > Exporta el xat, selecciona Sense mitjans o Inclou mitjans i tria un mètode per compartir. WhatsApp indica que el resultat és un fitxer de text, no una còpia de seguretat que es pugui tornar a importar; incloure mitjans afegeix els mitjans enviats més recentment com a fitxers adjunts (Ajuda de WhatsApp). Conserva l'exportació i les seves limitacions al manifest.
TikTok permet baixar missatges directes i dades del compte?
Aquest paquet d'evidències no estableix cap camí d'exportació de TikTok ni la cobertura dels missatges directes. No n'infereixis cap a partir d'una altra plataforma. Consulta la documentació actual de TikTok i registra el mètode i les limitacions; la NARA també enumera les API, la captura web, els mètodes manuals i les eines d'exportació de la plataforma com a mètodes possibles (orientació de la NARA).
N'hi ha prou amb captures de pantalla i quines metadades s'han de conservar?
L'evidència desada identifica els mètodes manuals com una opció possible, però no estableix que les captures de pantalla siguin per si soles un registre complet. Conserva l'exportació nativa quan estigui disponible i mantén el contingut, el context, l'estructura i les metadades associades, com l'autor i la data de creació (orientació de la NARA).
Quant de temps s'han de conservar els missatges i com es verifica una còpia de seguretat?
Aplica la regla confirmada per a la comunicació. Els exemples citats inclouen almenys tres anys per a determinats registres de broker-dealers de FINRA, sis anys per a la documentació obligatòria d'HIPAA i el principi d'emmagatzematge mínim estricte del RGPD. Per verificar la còpia, compara l'abast amb els fitxers lliurats, registra les limitacions de la plataforma, conserva els originals i desa els hashes; el NIST indica que un hash depèn de tot el contingut del fitxer o missatge (Avís 11-39 de FINRA; 45 CFR 164.316; RGPD; glossari del NIST sobre funcions hash).
