Uyumluluk İçin Sosyal Medya Mesajları Nasıl Yedeklenir?

Bir sosyal medya mesajı dışa aktarımı yalnızca içeriğini, neleri kapsamadığını, kimlerin erişebildiğini ve yakalamadan sonra değişip değişmediğini açıklayabildiğinizde işe yarar. Bu kontrol listesi, tek bir platform indirmesinin eksiksiz kayıt olduğunu varsaymadan yerel dışa aktarmaları, meta verileri, saklama sürelerini, erişimi ve doğrulamayı ele alır.

1. Korumanız gereken kayıtla başlayın

Savunulabilir bir temel için yalnızca mesaj metnini korumayın. ABD Ulusal Arşivler ve Kayıtlar İdaresi (NARA), eksiksiz bir Federal kaydın içerik, bağlam ve yapı ile birlikte yazar ve oluşturulma tarihi gibi ilgili meta verilere sahip olması ve güvenilirlik ile özgünlük açısından korunması gerektiğini belirtir (NARA rehberi).

Bunu eksiksizlik testiniz olarak kullanın:

• İçerik: mesaj veya konuşma dışa aktarımı.
• Bağlam: hesap, profil, katılımcılar, tarih aralığı ve yakalama nedeni.
• Yapı: dosyalar, klasörler, ekler ve mesaj kayıtları arasındaki biçim ve ilişki.
• Meta veriler: yazar ve oluşturulma tarihi gibi ayrıntıların yanı sıra kaydettiğiniz dışa aktarım kapsamı ve zaman damgası.

Bu kontrol listesinde indirilen dışa aktarımı koruduğunuz kopya olarak kabul edin ve bu unsurları içerip içermediğini test edin. NARA; platforma özgü API'leri, web yakalamayı, manuel yöntemleri ve platform dışa aktarma araçlarını olası yakalama yöntemleri olarak listeler. Ayrıca bir sağlayıcı eksiksiz kayıt dışa aktaramadığında, yakalama gerekliliklerini uygulama sorumluluğunun kuruluşta kaldığını belirtir (NARA rehberi).

2. Dışa aktarmadan önce hesapları, sorumluları ve saklama süresini eşleyin

Veri istemeden önce her ağ ve profil için bir satır oluşturun. Şunları kaydedin:

• Ağ ve profil kullanıcı adı veya URL'si
• Hesap sahibi veya sorumlu kişi
• İş amacı ve ilgili mesaj kapsamı
• İstenen tarih aralığı
• Dışa aktarma yöntemi ve biçimi
• İstek tarihi, teslim tarihi ve erişim sorumlusu
• Depolama konumu ve saklama kuralı
• Bilinen istisnalar, gecikmeler veya silinen içerik uyarıları

Bir mesajın düzenlemeye tabi kayda dahil olup olmadığını belirleyen tek ölçüt platform değildir. FINRA, sosyal medya kayıt tutma yükümlülüklerinin yalnızca platforma değil, iletişimin iş iletişimi olup olmadığına bağlı olduğunu belirtir. Bu değerlendirmenin kişisel cihaz dahil olmak üzere kullanılan cihaz veya teknolojiye bağlı olmadığını da söyler (FINRA Notice 11-39).

Saklama süresi de tek bir evrensel sayı değildir. Örneğin:

FINRA süresi Notice 11-39, HIPAA gerekliliği 45 CFR 164.316, depolama ve güvenlik ifadeleri ise GDPR 39. gerekçesinde yer alır. Bunlar evrensel bir saklama politikası değil, kaynaklı örneklerdir. NIST, adli uygulamaların geçerli yasa ve düzenlemeler hakkında yönetim ve hukuk danışmanına danışıldıktan sonra uygulanmasını önerir (NIST SP 800-86).

Elektronik iletişimleri otomatik olarak silen bir sistemi tek kayıt tutma kontrolünüz haline getirmeyin: FINRA, bu tür teknolojilerin iletişimleri saklama olanağını ortadan kaldıracağını belirtir (FINRA Notice 11-39).

3. Mesajları ve hesap verilerini belgelenmiş yerel akışlarla dışa aktarın

Platforma uygun resmi akışı kullanın ve istek ayrıntılarını elde edilen dosyalarla birlikte saklayın.

Instagram

Masaüstünde dışa aktarmayı başlatmak için resmi yol More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export şeklindedir. Instagram, dışa aktarmayı başlatmadan önce belirli bilgileri, tarih aralığını, biçimi, bildirim e-postasını ve medya kalitesini seçebileceğinizi belirtir (Instagram Yardım).

Teslim süresini planlayın: Instagram, hazır dışa aktarımın dört gün kullanılabilir olduğunu, dışa aktarım bağlantısının gelmesinin ise 30 güne kadar sürebileceğini söyler. Yardım sayfası ayrıca silinen bilgilerin görünmeyebileceğini ve dışa aktarımın parola korumalı olup yalnızca hesap sahibi tarafından erişilebildiğini belirtir (Instagram Yardım). İstek tarihini ve dosyaları gerçekten indirdiğiniz tarihi kaydedin.

Facebook

Masaüstünde Facebook'un resmi yolu profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export şeklindedir. Facebook HTML veya JSON seçmenize izin verir; yardım sayfası HTML'yi ZIP içinde tarayıcı dostu, JSON'u ise makine tarafından okunabilir olarak açıklar (Facebook Yardım).

Aynı yardım sayfası hazır dışa aktarımların dört gün kullanılabilir kaldığını ve dışa aktarmanın parola korumalı olduğunu söyler. Facebook ayrıca kategorilerin farklı sürelerle saklandığı ve silinen bilgi veya içeriğin dışa aktarımda görünmeyeceği konusunda uyarır (Facebook Yardım; Facebook veri kullanılabilirliği). Sonucu incelenecek bir hesap bilgileri dışa aktarımı olarak değerlendirin; her geçmiş mesajın mevcut olduğunun kanıtı olarak görmeyin.

LinkedIn

LinkedIn'in resmi masaüstü yolu Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data şeklindedir. LinkedIn, belirli kategorileri veya daha geniş bir indirmeyi seçebileceğinizi; belirli bir türün birkaç dakika içinde, daha büyük bir indirmenin 24 saat içinde gelebileceğini ve indirme bağlantısının 72 saat kullanılabilir kaldığını belirtir (LinkedIn Yardım).

İki önemli kapsam sınırı vardır. LinkedIn, indirme özelliğinin mobilde kullanılamadığını ve isteyen üyenin kendi kişisel verilerini, diğer üyelerin verilerini değil, sağladığını söyler (LinkedIn Yardım). Her iki sınırı da saklama kaydına ekleyin.

WhatsApp

Kaydedilmiş resmi prosedür Android içindir: sohbeti açın > More options > More > Export chat > Without media veya Include media > bir paylaşım yöntemi seçin (WhatsApp Yardım).

WhatsApp, dışa aktarılan sohbet geçmişinin yedek dosyası değil, metin dosyası olduğunu ve yeniden içe aktarılamayacağını belirtir. Include media seçilirse gönderilen en yeni medya ek olarak eklenir. Metin dışa aktarımını ve ekleri birlikte koruyun; kapsamını doğrulamadan sonucu eksiksiz medya arşivi olarak tanımlamayın (WhatsApp Yardım).

Google Takeout ve burada belgelenmeyen diğer hesap arşivleri

Google, Takeout'u kayıtları saklamak veya verileri aktarmak için arşiv oluşturma yöntemi olarak tanımlar. Arşiv oluşturmanın birkaç dakikadan birkaç güne kadar sürebileceğini ve dosya türü ile maksimum arşiv boyutunu seçebileceğinizi belirtir; seçilen veriler bu boyutu aşarsa birden fazla arşiv oluşturulur (Google Takeout).

Google ayrıca bir veri dosyasının indirme isteği ile arşivin oluşturulması arasındaki değişiklikleri içermeyebileceği konusunda uyarır (Google Takeout). İstek ve arşiv oluşturma zamanlarını kaydedin ve her arşiv parçasını saklayın.

TikTok ve burada belgelenmiş akışı olmayan platformlar

Bu araştırma paketi, resmi bir TikTok dışa aktarma yolunu veya TikTok doğrudan mesaj kapsamına ilişkin bir iddiayı doğrulamamaktadır. Instagram, Facebook ya da LinkedIn yolunu TikTok talimatlarına kopyalamayın. Bunun yerine platformun mevcut belgelenmiş dışa aktarma seçeneğini kaydedin; seçenek yoksa yakalama yöntemini ve sınırlamayı belgeleyin. NARA; API'leri, web yakalamayı, manuel yöntemleri ve platform dışa aktarma araçlarını olası yöntemler olarak belirtir; seçim platform yapılandırmasına ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlıdır (NARA rehberi).

4. Orijinali, bağlamı ve erişim kaydını koruyun

Orijinal dosyaları teslim edildikleri haliyle saklayın. Okunabilir bir çalışma kopyası oluştururken orijinalin üzerine yazmayın. Dışa aktarımla birlikte şu bilgileri içeren bir bildirim dosyası kaydedin:

• Platform, profil kullanıcı adı veya URL'si ve sorumlu kişi
• İstenen kapsam ve tarih aralığı
• İstek zaman damgası ve indirme zaman damgası
• Dosya adları, biçimleri ve arşiv parçası sayısı
• Dahil edilen medya veya ek ayarı
• Teslim süresi ve parola koruması notları
• Eksik kategoriler, silinen içerik uyarıları veya diğer sınırlamalar
• Depolama konumu ve erişmesine izin verilen kişiler veya roller

Bu, NARA'nın içerik, bağlam, yapı ve meta veri standardının pratik uygulamasıdır (NARA rehberi).

Ekran görüntüleri manuel yakalama yöntemi olabilir; ancak kaydedilen kanıt, tek başına bir ekran görüntüsünün eksiksiz mesaj kaydı olduğunu göstermez. Kullanılabilir olduğunda yerel dışa aktarımı koruyun, çevreleyen bağlamı saklayın ve herhangi bir manuel yakalamayı varsayılan olarak eksiksiz olarak adlandırmak yerine belgelenmiş sınırlaması olan bir yöntem olarak etiketleyin.

SocialGuardian'ın belgelenmiş ürün kapsamı çevredeki sosyal içeriktir: sitesi gönderileri, hikâyeleri ve videoları otomatik olarak yedeklediğini, medya ve meta verileri içerdiğini ve tam arşivi istendiğinde dışa aktarmaya izin verdiğini söyler. Burada özel mesajları dışa aktardığına ilişkin kanıt bulunmadığından, yukarıdaki mesaj dışa aktarma akışını bu ürün açıklamasından ayrı tutun (SocialGuardian).

5. Eksiksizliği ve dosyaların değişmediğini doğrulayın

Her dışa aktarım için şu doğrulama çalışma sayfasını uygulayın:

1. İstenen ağ, profil, kategoriler ve tarih aralığını teslim edilenlerle karşılaştırın.
2. Her arşiv parçasını ve eki sayın; eksik veya okunamayan dosyaları kaydedin.
3. Teslim edilen HTML, JSON veya metin çıktısını açıp okunabilir olduğunu doğrulayın.
4. Bildirimi platformun belirttiği teslim süresi ve sınırlamalarla karşılaştırın.
5. Silinen içerik uyarılarını ve istek ile arşiv oluşturma arasındaki değişiklik uyarılarını kaydedin.
6. Orijinal dışa aktarımı herhangi bir inceleme kopyasından ayrı saklayın.
7. Korunan her dosya veya arşiv için bir özet değeri hesaplayıp değeri bildirime kaydedin.
8. Dosya incelendiğinde veya aktarıldığında özeti yeniden hesaplayın ve değişen değeri araştırın.

NIST, özet işlevini bir veri dosyasını veya elektronik mesajı temsil eden sayısal bir değer hesaplayan ve dosyanın veya mesajın tüm içeriğine bağlı olan algoritma olarak tanımlar (NIST özet işlevi sözlüğü). Bu, kaydedilmiş dışa aktarımın değişip değişmediğini kontrol etmek için yararlıdır; ancak orijinal dışa aktarımın eksiksiz olup olmadığını göstermez.

Eksiksizlik kontrolü önemlidir; çünkü Instagram silinen bilgilerin görünmeyebileceğini, Facebook silinen bilgi veya içeriğin görünmeyeceğini, Google ise indirme isteği ile arşiv oluşturma arasındaki değişikliklerin eksik olabileceğini belirtir. Her açığı kaydedin ve kısmi dışa aktarımı sessizce eksiksiz kabul etmek yerine ilgili ekibe taşıyın (Instagram Yardım; Facebook veri kullanılabilirliği; Google Takeout).

6. Saklama, erişim ve koruma kontrollerini uygulayın

İletişimi gerçekten yöneten kuralı uygulamak için 2. adımdaki eşlemeyi kullanın. Erişimi bildirime kaydedilen kişiler veya rollerle sınırlayın ve her istisnanın veya yasal korumanın nedenini saklayın. Kaynaklar şu yönetişim kontrollerini destekler:

• FINRA, iletişimin iş amacının önemli olduğunu ve atıf yapılan broker-satıcı kuralının belirli kayıtların en az üç yıl, ilk iki yıl kolayca erişilebilir olacak şekilde saklanmasını gerektirdiğini söyler (FINRA Notice 11-39).
• HIPAA'nın atıf yapılan Güvenlik Kuralı belge gerekliliği, gerekli belgelerin oluşturulma tarihinden veya son kez yürürlükte oldukları tarihten itibaren (hangisi daha sonraysa) altı yıl saklanmasını söyler (45 CFR 164.316).
• GDPR 39. gerekçe, depolama süresinin katı bir asgari düzeyle sınırlandırılmasını ve kişisel verilerin uygun güvenlik ve gizlilikle işlenmesini söyler (GDPR).

NARA, kayıt yönetimi, sosyal medya, BT, gizlilik ve bilgi güvenliği, hukuk ve kamu işleri personelini içeren bir sosyal medya kayıt çalışma grubu önerir (NARA rehberi). Bu işlevleri veya eşdeğerlerini sahiplik, inceleme, erişim ve eskalasyon sorumluluklarına atayın. Kuralı, sorumlu ekip ve hukuk danışmanı veriye ve yargı alanına uygun olduğunu doğruladıktan sonra uygulayın.

7. Platformlar arası mesaj koruma kontrol listesi

Bunu saklama kaydınıza kopyalayın:

• Her ağı, profil kullanıcı adı veya URL'sini, sorumlu kişiyi ve iş amacını listeleyin.
• Korunacak mesaj kategorilerini ve tarih aralığını tanımlayın.
• Belgelenmiş yerel dışa aktarımı veya başka bir belgelenmiş yakalama yöntemini seçin.
• İstek zamanını, teslim zamanını, biçimi, medya ayarını ve teslim süresini kaydedin.
• Orijinal dışa aktarımı, tüm arşiv parçalarını ve ekleri koruyun.
• İçeriği, bağlamı, yapıyı ve ilgili meta verileri koruyun.
• Silinen içerik, mobil kullanılabilirlik, yalnızca kendi verisi, yalnızca metin veya zamanlama sınırlamalarını kaydedin.
• Teslim edilen dosyaları açıp inceleyin.
• Her orijinal dosya veya arşiv için bir özet hesaplayıp saklayın.
• Erişimi kısıtlayın ve erişim sorumlusunu kaydedin.
• Onaylanan saklama kuralını ve korumayı uygulayın.
• Eksik dışa aktarımı kayıt, güvenlik, gizlilik veya hukuk sorumlusuna taşıyın.

FAQ

Sosyal medya mesajlarını yedeklemek ile arşivlemek arasındaki fark nedir?

Dışa aktarımı koruduğunuz kopya olarak kullanın ve ardından içerik, bağlam, yapı ve meta verilere göre test edin. Sağlayıcı eksiksiz kaydı dışa aktaramıyorsa ek yakalama gerekebilir; NARA, yakalama gerekliliklerini uygulama sorumluluğunun kuruluşta olduğunu söyler (NARA rehberi).

Instagram doğrudan mesajları uyumluluk için nasıl dışa aktarılır?

Masaüstünde More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export yolunu kullanın. Bilgileri, tarih aralığını, biçimi, bildirim e-postasını ve medya kalitesini seçin. Dört günlük hazır olma süresini, olası 30 günlük e-posta beklemesini, parola korumasını ve silinen bilgilerin sınırlamasını kaydedin (Instagram Yardım).

Facebook Messenger mesajları indirilebilir mi?

Facebook, profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export yoluyla HTML veya JSON biçiminde hesap bilgileri dışa aktarımını belgeler. Her geçmiş mesajın mevcut olduğunu varsaymak yerine teslim edilen kategorileri inceleyin: Facebook, kategorilerin farklı saklama süreleri olduğunu ve silinen içeriğin görünmeyeceğini söyler (Facebook Yardım; Facebook veri kullanılabilirliği).

LinkedIn mesajları veya hesap verileri nasıl dışa aktarılır?

Masaüstünde Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data yolunu kullanın. LinkedIn, belirli kategorilerin birkaç dakika içinde, daha büyük bir indirmenin 24 saat içinde gelebileceğini ve bağlantının 72 saat kullanılabilir kalacağını söyler. Özellik mobilde kullanılamaz ve isteyen üyenin kendi verilerini, diğer üyelerin verilerini değil, sağlar (LinkedIn Yardım).

WhatsApp sohbetleri yasal veya uyumluluk amaçlarıyla dışa aktarılabilir mi?

Android'de sohbeti açın, More options > More > Export chat seçeneğini belirleyin, Without media veya Include media seçin ve bir paylaşım yöntemi belirleyin. WhatsApp, sonucun yeniden içe aktarılamayan bir metin dosyası olduğunu; medya eklenmesinin gönderilen en yeni medyayı ek olarak sunduğunu söyler (WhatsApp Yardım). Dışa aktarımı ve sınırlamalarını bildirime kaydedin.

TikTok doğrudan mesajları ve hesap verilerini indirmenize izin veriyor mu?

Bu kanıt paketi bir TikTok dışa aktarma yolunu veya doğrudan mesaj kapsamını doğrulamamaktadır. Başka bir platformdan çıkarım yapmayın. TikTok'un güncel belgelerini kontrol edin ve yöntemi ile sınırlarını kaydedin; NARA da API'leri, web yakalamayı, manuel yöntemleri ve platform dışa aktarma araçlarını olası yakalama yöntemleri olarak listeler (NARA rehberi).

Ekran görüntüleri yeterli midir ve hangi meta veriler korunmalıdır?

Kaydedilen kanıt, manuel yöntemleri olası yakalama yöntemi olarak tanımlar; ancak ekran görüntülerinin tek başına eksiksiz kayıt olduğunu göstermez. Kullanılabildiğinde yerel dışa aktarımı koruyun ve yazar ile oluşturulma tarihi gibi içerik, bağlam, yapı ve ilgili meta verileri saklayın (NARA rehberi).

Mesajlar ne kadar süre saklanmalı ve yedek nasıl doğrulanmalıdır?

İletişim için doğrulanan kuralı uygulayın. Atıf yapılan örnekler arasında bazı FINRA broker-satıcı kayıtları için en az üç yıl, gerekli HIPAA belgeleri için altı yıl ve GDPR'nin katı asgari depolama ilkesi bulunur. Yedeği doğrulamak için kapsamı teslim edilen dosyalarla karşılaştırın, platform sınırlamalarını kaydedin, orijinalleri koruyun ve özetleri saklayın; NIST, bir özetin tüm dosya veya mesaj içeriğine bağlı olduğunu söyler (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; NIST özet işlevi sözlüğü).