En eksport af beskeder fra sociale medier er kun nyttig, hvis du kan forklare, hvad den indeholder, hvad den udelader, hvem der kan få adgang til den, og om den er blevet ændret efter opsamlingen. Denne tjekliste dækker indbyggede eksporter, metadata, opbevaring, adgang og verificering uden at antage, at én platformdownload er en komplet registrering.

1. Start med den registrering, du skal bevare

For et forsvarligt grundlag skal du bevare mere end beskedtekst. U.S. National Archives and Records Administration (NARA) angiver, at en komplet føderal registrering skal have indhold, kontekst og struktur sammen med tilknyttede metadata som forfatter og oprettelsesdato og skal vedligeholdes med henblik på pålidelighed og autenticitet (NARA-vejledning).

Brug det som din fuldstændighedstest:

  • Indhold: eksporten af beskeden eller samtalen.
  • Kontekst: kontoen, profilen, deltagerne, datointervallet og årsagen til opsamlingen.
  • Struktur: formatet og forholdet mellem filer, mapper, vedhæftninger og beskedregistreringer.
  • Metadata: oplysninger som forfatter og oprettelsesdato samt eksportens omfang og det tidsstempel, du registrerer.

I denne tjekliste skal du behandle den downloadede eksport som den kopi, du bevarer, og derefter kontrollere, om den indeholder disse elementer. NARA nævner platformspecifikke API'er, webopsamling, manuelle metoder og platformens eksportværktøjer som mulige opsamlingsmetoder. NARA angiver også, at organisationen fortsat er ansvarlig for at opfylde kravene til opsamling, når en udbyder ikke kan eksportere en komplet registrering (NARA-vejledning).

Hvis din bevaringsplan også omfatter offentligt socialt indhold, sikkerhedskopierer SocialGuardian automatisk opslag, stories og videoer fra de største platforme. Tjenesten oplyser, at sikkerhedskopien omfatter medier og metadata, og at en komplet arkiveksport er tilgængelig når som helst. Se SocialGuardian

2. Kortlæg konti, dataansvarlige og opbevaring før eksport

Opret én række for hvert netværk og hver profil, før du anmoder om data. Registrér:

  • Netværk og profilens brugernavn eller URL
  • Kontoens ejer eller dataansvarlige
  • Forretningsformål og relevant beskedomfang
  • Anmodet datointerval
  • Eksportmetode og format
  • Anmodningsdato, leveringsdato og adgangsejer
  • Lagerplacering og opbevaringsregel
  • Kendte udeladelser, forsinkelser eller advarsler om slettet indhold

Platformen er ikke den eneste afgørende faktor for, om en besked hører til i en reguleret registrering. FINRA angiver, at kravene til registrering af kommunikation på sociale medier afhænger af, om kommunikationen er en forretningskommunikation, ikke blot af platformen. Analysen afhænger heller ikke af enheden eller teknologien, herunder en personlig enhed (FINRA Notice 11-39).

Opbevaring er heller ikke ét universelt tal. Eksempler:

Regel eller princip Hvad den citerede kilde siger Sådan bruges det i kortlægningen
FINRA-optegnelser for broker-dealere Visse optegnelser skal bevares i mindst tre år, hvor de første to år skal være let tilgængelige. Bekræft, om kommunikationen er omfattet af den relevante regel for registrering.
Dokumentation efter HIPAA Security Rule Påkrævet dokumentation opbevares i seks år fra oprettelsen eller fra det tidspunkt, hvor den sidst var gældende, alt efter hvad der er senest. Bekræft, om elementet er påkrævet dokumentation, før perioden anvendes.
GDPR betragtning 39 Opbevaring bør begrænses til et strengt minimum med passende sikkerhed og fortrolighed. Fastlæg en nødvendig periode og adgangskontroller i stedet for at opbevare alt på ubestemt tid.

FINRA-perioden fremgår af Notice 11-39, HIPAA-kravet fremgår af 45 CFR 164.316, og formuleringerne om opbevaring og sikkerhed fremgår af GDPR betragtning 39. Dette er eksempler fra kilderne, ikke en universel opbevaringspolitik. NIST anbefaler kun at anvende kriminaltekniske metoder efter konsultation med ledelse og juridisk rådgiver om gældende love og regler (NIST SP 800-86).

Lad ikke et system, der automatisk sletter elektronisk kommunikation, være din eneste kontrol til registrering: FINRA siger, at sådan teknologi vil forhindre muligheden for at opbevare kommunikationen (FINRA Notice 11-39).

3. Eksportér beskeder og kontodata via dokumenterede indbyggede flows

Brug det officielle flow, der passer til platformen, og gem oplysningerne om anmodningen sammen med de resulterende filer.

Instagram

På computer er den officielle vej til at starte en eksport Mere > Indstillinger > Meta-konto > Dine oplysninger og tilladelser > Eksportér dine oplysninger > Opret eksport. Instagram oplyser, at du kan vælge bestemte oplysninger, et datointerval, format, e-mail til notifikationer og mediekvalitet, før eksporten startes (Instagram Hjælp).

Planlæg efter leveringsvinduet: Instagram oplyser, at en klar eksport er tilgængelig i fire dage, mens det kan tage op til 30 dage, før et eksportlink ankommer. Hjælpesiden bemærker også, at slettede oplysninger muligvis ikke vises, og beskriver eksporten som adgangskodebeskyttet og kun tilgængelig for kontoejeren (Instagram Hjælp). Registrér anmodningsdatoen og den dato, hvor du faktisk downloadede filerne.

Facebook

På computer er Facebooks officielle vej profilbillede > Indstillinger og privatindstillinger > Indstillinger > Meta-konto > Dine oplysninger og tilladelser > Eksportér dine oplysninger > Opret eksport. Facebook lader dig vælge HTML eller JSON; hjælpesiden beskriver HTML som browservenligt i en ZIP-fil og JSON som maskinlæsbart (Facebook Hjælp).

Den samme hjælpeside siger, at klare eksporter forbliver tilgængelige i fire dage, og at eksporten er adgangskodebeskyttet. Facebook advarer også om, at kategorier opbevares i forskellige perioder, og at slettede oplysninger eller slettet indhold ikke vises i eksporten (Facebook Hjælp; Facebooks datatilgængelighed). Behandl resultatet som en eksport af kontooplysninger, der skal gennemgås, ikke som bevis på, at alle historiske beskeder findes.

LinkedIn

LinkedIns officielle vej på computer er Mig > Indstillinger og privatliv > Databeskyttelse > Download dine data. LinkedIn oplyser, at du kan vælge bestemte kategorier eller en større download: en bestemt type kan ankomme inden for få minutter, en større download inden for 24 timer, og downloadlinket forbliver tilgængeligt i 72 timer (LinkedIn Hjælp).

Der er to vigtige begrænsninger. LinkedIn oplyser, at downloadfunktionen ikke er tilgængelig på mobil, og at den giver det anmodende medlems egne personlige data, ikke andre medlemmers data (LinkedIn Hjælp). Notér begge begrænsninger i bevaringsregistreringen.

WhatsApp

Den gemte officielle procedure gælder Android: åbn chatten > Flere valgmuligheder > Mere > Eksportér chat > Uden medier eller Inkluder medier > vælg en delingsmetode (WhatsApp Hjælp).

WhatsApp oplyser, at en eksporteret chathistorik er en tekstfil, ikke en sikkerhedskopifil, og at den ikke kan importeres igen. Hvis du vælger Inkluder medier, tilføjes de senest sendte medier som vedhæftninger. Bevar teksteksporten og vedhæftningerne samlet, og beskriv ikke resultatet som et komplet mediearkiv uden at verificere dets omfang (WhatsApp Hjælp).

Google Takeout og andre kontoarkiver

Google beskriver Takeout som en måde at oprette et arkiv til opbevaring af registreringer eller overførsel af data. Google oplyser, at arkivoprettelsen kan tage fra få minutter til få dage, og at du kan vælge filtype og maksimal arkivstørrelse; når de valgte data overstiger denne størrelse, oprettes flere arkiver (Google Takeout).

Google advarer også om, at en datafil muligvis ikke indeholder ændringer, der er foretaget mellem anmodningen om download og oprettelsen af arkivet (Google Takeout). Registrér tidspunktet for anmodningen og oprettelsen af arkivet, og gem alle arkivdele.

TikTok og platforme uden et dokumenteret flow her

Dette researchmateriale fastlægger ikke en officiel eksportvej for TikTok eller et krav om dækning af direkte beskeder på TikTok. Kopiér ikke en Instagram-, Facebook- eller LinkedIn-vej ind i TikTok-instruktioner. Registrér i stedet platformens aktuelle dokumenterede eksportmulighed, hvis der findes en; ellers dokumentér opsamlingsmetoden og begrænsningen. NARA identificerer API'er, webopsamling, manuelle metoder og platformens eksportværktøjer som mulige metoder, hvor valget afhænger af platformens konfiguration og organisationens behov (NARA-vejledning).

Har du brug for at organisere den omgivende registrering fra sociale medier, mens du dokumenterer beskedeksporter? SocialGuardian viser Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest og oplyser, at tjenesten sikkerhedskopierer medier og metadata. Se opsætningsmulighederne

4. Bevar originalen, konteksten og adgangsregistreringen

Bevar de originale filer, som de blev leveret. Overskriv dem ikke, mens du laver en læsbar arbejdskopi. Gem sammen med eksporten et manifest, der indeholder:

  • Platform, profilens brugernavn eller URL og dataansvarlig
  • Anmodet omfang og datointerval
  • Tidsstempel for anmodning og download
  • Filnavne, formater og antal arkivdele
  • Indstilling for inkluderede medier eller vedhæftninger
  • Noter om leveringsvindue og adgangskodebeskyttelse
  • Manglende kategorier, advarsler om slettet indhold eller andre begrænsninger
  • Lagerplacering og de personer eller roller, der må få adgang

Dette er den praktiske anvendelse af NARAs standard for indhold, kontekst, struktur og metadata (NARA-vejledning).

Skærmbilleder kan være en manuel opsamlingsmetode, men det gemte bevis fastslår ikke, at et skærmbillede alene er en komplet beskedregistrering. Bevar den indbyggede eksport, når den er tilgængelig, behold den omgivende kontekst, og mærk en manuel opsamling som en metode med en dokumenteret begrænsning i stedet for automatisk at kalde den komplet.

SocialGuardians dokumenterede produktomfang er det omgivende sociale indhold: Tjenesten oplyser, at den automatisk sikkerhedskopierer opslag, stories og videoer, omfatter medier og metadata og lader brugere eksportere et komplet arkiv når som helst. Der findes ikke her dokumentation for at hævde, at tjenesten eksporterer private beskeder, så hold beskedeksportflowet ovenfor adskilt fra produktbeskrivelsen (SocialGuardian).

5. Verificér fuldstændighed og uændrede filer

Brug dette verifikationsark for hver eksport:

  1. Sammenlign det anmodede netværk, profil, kategorier og datointerval med det leverede.
  2. Tæl alle arkivdele og vedhæftninger, og registrér manglende eller ulæselige filer.
  3. Åbn det leverede HTML-, JSON- eller tekstoutput, og bekræft, at det er læsbart.
  4. Kontrollér manifestet mod platformens angivne leveringsvindue og begrænsninger.
  5. Registrér advarsler om slettet indhold og ændringer mellem anmodning og arkiv.
  6. Bevar den originale eksport separat fra enhver gennemgangskopi.
  7. Beregn en hash for hver bevaret fil eller hvert arkiv, og gem værdien i manifestet.
  8. Beregn hashen igen, når filen gennemgås eller overføres, og undersøg en ændret værdi.

NIST definerer en hashfunktion som en algoritme, der beregner en numerisk værdi, som repræsenterer en datafil eller elektronisk besked og afhænger af hele indholdet i filen eller beskeden (NISTs ordliste over hashfunktioner). Det gør en hash nyttig til at kontrollere, om en gemt eksport er blevet ændret; den afgør ikke, om den oprindelige eksport var komplet.

Fuldstændighedskontrollen er vigtig, fordi Instagram oplyser, at slettede oplysninger muligvis ikke vises, Facebook oplyser, at slettede oplysninger eller slettet indhold ikke vises, og Google advarer om, at ændringer mellem anmodning om download og oprettelse af arkivet kan mangle. Registrér hvert hul, og eskalér det i stedet for stiltiende at behandle en delvis eksport som komplet (Instagram Hjælp; Facebooks datatilgængelighed; Google Takeout).

6. Anvend kontroller for opbevaring, adgang og legal hold

Brug kortlægningen fra trin 2 til at anvende den regel, der faktisk gælder for kommunikationen. Begræns adgangen til de personer eller roller, der er registreret i manifestet, og bevar årsagen til enhver undtagelse eller juridisk opbevaringspligt. Kilderne understøtter følgende kontrolpunkter:

  • FINRA angiver, at kommunikationens forretningsformål er vigtigt, og at den citerede regel for broker-dealere kræver, at visse optegnelser bevares i mindst tre år, hvor de første to år skal være let tilgængelige (FINRA Notice 11-39).
  • HIPAA's citerede krav i Security Rule siger, at påkrævet dokumentation skal opbevares i seks år fra oprettelsen eller fra det tidspunkt, hvor den sidst var gældende, alt efter hvad der er senest (45 CFR 164.316).
  • GDPR betragtning 39 siger, at opbevaringsperioden bør begrænses til et strengt minimum, og at persondata skal håndteres med passende sikkerhed og fortrolighed (GDPR).

NARA anbefaler en arbejdsgruppe for registreringer på sociale medier med deltagelse af medarbejdere fra journalhåndtering, sociale medier, IT, privatliv og informationssikkerhed, juridisk rådgivning samt public affairs (NARA-vejledning). Tildel disse funktioner eller deres ækvivalenter ansvar for ejerskab, gennemgang, adgang og eskalering. Anvend først reglen, når det ansvarlige team og den juridiske rådgiver har bekræftet, at den passer til dataene og jurisdiktionen.

7. Tjekliste til bevaring af beskeder på tværs af platforme

Kopiér dette ind i din bevaringssag:

  • Angiv hvert netværk, profilens brugernavn eller URL, dataansvarlig og forretningsformål.
  • Definér de beskedkategorier og det datointerval, der skal bevares.
  • Vælg den dokumenterede indbyggede eksport eller en anden dokumenteret opsamlingsmetode.
  • Registrér anmodningstidspunkt, leveringstidspunkt, format, medieindstilling og leveringsvindue.
  • Bevar den oprindelige eksport samt alle arkivdele og vedhæftninger.
  • Bevar indhold, kontekst, struktur og tilknyttede metadata.
  • Registrér begrænsninger vedrørende slettet indhold, mobiltilgængelighed, kun egne data, kun tekst eller timing.
  • Åbn og gennemgå de leverede filer.
  • Beregn og gem en hash for hver original fil eller hvert arkiv.
  • Begræns adgangen, og registrér adgangsejeren.
  • Anvend den bekræftede opbevaringsregel og eventuel legal hold.
  • Eskalér en ufuldstændig eksport til den ansvarlige for journalhåndtering, sikkerhed, privatliv eller jura.

En compliance-proces har brug for både registreringen af beskedeksporten og den omgivende registrering af socialt indhold. Brug SocialGuardian til de dokumenterede opslag, stories, videoer, medier, metadata og den komplette arkiveksport, og opbevar derefter dit manifest for beskedeksporten sammen med de relevante registreringer. Kom i gang

FAQ

Hvad er forskellen på at sikkerhedskopiere og arkivere beskeder fra sociale medier?

Brug eksporten som den kopi, du bevarer, og test den derefter mod indhold, kontekst, struktur og metadata. En komplet registrering kan kræve yderligere opsamling, når en udbyder ikke kan eksportere den komplette registrering; NARA angiver, at organisationen fortsat er ansvarlig for at opfylde kravene til opsamling (NARA-vejledning).

Hvordan eksporterer man direkte beskeder fra Instagram til compliance?

På computer skal du bruge Mere > Indstillinger > Meta-konto > Dine oplysninger og tilladelser > Eksportér dine oplysninger > Opret eksport. Vælg oplysninger, datointerval, format, e-mail til notifikationer og mediekvalitet. Registrér det fire dage lange tilgængelighedsvindue, den mulige ventetid på 30 dage, adgangskodebeskyttelsen og begrænsningen vedrørende slettede oplysninger (Instagram Hjælp).

Kan man downloade beskeder fra Facebook Messenger?

Facebook dokumenterer en eksport af kontooplysninger i HTML eller JSON via profilbillede > Indstillinger og privatindstillinger > Indstillinger > Meta-konto > Dine oplysninger og tilladelser > Eksportér dine oplysninger > Opret eksport. Gennemgå de leverede kategorier i stedet for at antage, at alle historiske beskeder er til stede: Facebook oplyser, at kategorier har forskellige opbevaringsperioder, og at slettet indhold ikke vises (Facebook Hjælp; Facebooks datatilgængelighed).

Hvordan eksporterer man LinkedIn-beskeder eller kontodata?

På computer skal du bruge Mig > Indstillinger og privatliv > Databeskyttelse > Download dine data. LinkedIn oplyser, at bestemte kategorier kan ankomme inden for få minutter, en større download inden for 24 timer, og at linket forbliver tilgængeligt i 72 timer. Funktionen er ikke tilgængelig på mobil og giver det anmodende medlems egne data, ikke andre medlemmers data (LinkedIn Hjælp).

På Android skal du åbne chatten, vælge Flere valgmuligheder > Mere > Eksportér chat, vælge Uden medier eller Inkluder medier og vælge en delingsmetode. WhatsApp oplyser, at resultatet er en tekstfil, ikke en sikkerhedskopi, der kan importeres igen; hvis medier inkluderes, tilføjes de senest sendte medier som vedhæftninger (WhatsApp Hjælp). Bevar eksporten og dens begrænsninger i manifestet.

Lader TikTok dig downloade direkte beskeder og kontodata?

Dette materiale fastlægger ikke en eksportvej for TikTok eller dækning af direkte beskeder. Slut ikke noget ud fra en anden platform. Kontrollér TikToks aktuelle dokumentation, og registrér metoden og begrænsningerne; NARA nævner også API'er, webopsamling, manuelle metoder og platformens eksportværktøjer som mulige opsamlingsmetoder (NARA-vejledning).

Er skærmbilleder nok, og hvilke metadata skal bevares?

Det gemte bevis identificerer manuelle metoder som én mulig opsamlingsmetode, men fastslår ikke, at skærmbilleder alene er en komplet registrering. Bevar den indbyggede eksport, når den er tilgængelig, og behold indhold, kontekst, struktur og tilknyttede metadata som forfatter og oprettelsesdato (NARA-vejledning).

Hvor længe skal beskeder opbevares, og hvordan verificerer man en sikkerhedskopi?

Anvend den regel, der er bekræftet for kommunikationen. De citerede eksempler omfatter mindst tre år for visse FINRA-optegnelser for broker-dealere, seks år for påkrævet HIPAA-dokumentation og GDPR's princip om opbevaring i et strengt minimum. For at verificere sikkerhedskopien skal du sammenligne omfanget med de leverede filer, registrere platformens begrænsninger, bevare originalerne og gemme hashes; NIST angiver, at en hash afhænger af hele filens eller beskedens indhold (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; NISTs ordliste over hashfunktioner).