En eksport av meldinger fra sosiale medier er bare nyttig når du kan forklare hva den inneholder, hva den utelater, hvem som har tilgang, og om den ble endret etter registreringen. Denne sjekklisten dekker innebygde eksporter, metadata, lagring, tilgang og verifisering uten å anta at én plattformnedlasting er en fullstendig oversikt.

1. Start med dokumentasjonen du må bevare

For et etterprøvbart grunnlag må du bevare mer enn meldingsteksten. U.S. National Archives and Records Administration (NARA) sier at en fullstendig føderal post må ha innhold, kontekst og struktur, sammen med tilknyttede metadata som forfatter og opprettelsesdato, og må vedlikeholdes for å være pålitelig og autentisk (NARA-veiledning).

Bruk dette som testen på fullstendighet:

  • Innhold: eksporten av meldingen eller samtalen.
  • Kontekst: kontoen, profilen, deltakerne, datoperioden og årsaken til registreringen.
  • Struktur: formatet og forholdet mellom filer, mapper, vedlegg og meldingsposter.
  • Metadata: detaljer som forfatter og opprettelsesdato, samt eksportens omfang og tidsstempelet du registrerer.

For denne sjekklisten skal den nedlastede eksporten behandles som kopien du bevarer. Test deretter om den inneholder disse elementene. NARA nevner plattformspesifikke API-er, nettregistrering, manuelle metoder og plattformenes eksportverktøy som mulige registreringsmetoder. NARA sier også at når en leverandør ikke kan eksportere en fullstendig post, er organisasjonen fortsatt ansvarlig for å oppfylle kravene til registrering (NARA-veiledning).

Hvis planen også omfatter offentlig innhold fra sosiale medier, sikkerhetskopierer SocialGuardian automatisk innlegg, stories og videoer fra de største plattformene. Nettstedet oppgir at sikkerhetskopien omfatter medier og metadata, og at et komplett arkiv kan eksporteres når som helst. Se SocialGuardian

2. Kartlegg kontoer, ansvarlige og lagring før eksport

Opprett én rad for hvert nettverk og hver profil før du ber om data. Registrer:

  • Nettverk og profilens brukernavn eller URL
  • Kontoeier eller ansvarlig
  • Forretningsformål og relevant meldingsomfang
  • Ønsket datoperiode
  • Eksportmetode og format
  • Forespørselsdato, leveringsdato og tilgangsansvarlig
  • Lagringssted og lagringsregel
  • Kjente unntak, forsinkelser eller varsler om slettet innhold

Plattformen er ikke den eneste testen på om en melding inngår i en regulert post. FINRA sier at kravene til oppbevaring av poster fra sosiale medier avhenger av om kommunikasjonen er en forretningskommunikasjon, ikke bare av plattformen. Analysen avhenger heller ikke av enheten eller teknologien, inkludert en privat enhet (FINRA-melding 11-39).

Lagring er heller ikke ett universelt antall år. Eksempler:

Regel eller prinsipp Hva den siterte kilden sier Slik bruker du det i kartleggingen
FINRA-poster for meglerforetak Visse poster må oppbevares i minst tre år, og de to første årene må være lett tilgjengelige. Bekreft om kommunikasjonen omfattes av den aktuelle oppbevaringsregelen.
Dokumentasjon etter HIPAA Security Rule Påkrevd dokumentasjon oppbevares i seks år fra opprettelsen eller fra siste ikraftsettelse, avhengig av hva som skjer sist. Bekreft at elementet er påkrevd dokumentasjon før perioden brukes.
GDPR fortale 39 Lagring bør begrenses til et strengt minimum, med passende sikkerhet og konfidensialitet. Definer en nødvendig periode og tilgangskontroller i stedet for å oppbevare alt på ubestemt tid.

FINRA-perioden står i Notice 11-39, HIPAA-kravet finnes i 45 CFR 164.316, og formuleringene om lagring og sikkerhet finnes i GDPR fortale 39. Dette er eksempler fra kilder, ikke en universell lagringspolicy. NIST anbefaler at rettsmedisinske metoder bare brukes etter samråd med ledelsen og juridisk rådgiver om gjeldende lover og regler (NIST SP 800-86).

Ikke la et system som automatisk sletter elektronisk kommunikasjon være den eneste kontrollen for oppbevaring. FINRA sier at slik teknologi vil hindre muligheten til å oppbevare kommunikasjonen (FINRA-melding 11-39).

3. Eksporter meldinger og kontodata med dokumenterte innebygde funksjoner

Bruk den offisielle fremgangsmåten som passer plattformen, og lagre forespørselsdetaljene sammen med filene som leveres.

Instagram

På datamaskin er den offisielle veien for å starte en eksport Mer > Innstillinger > Meta-konto > Din informasjon og dine tillatelser > Eksporter informasjonen din > Opprett eksport. Instagram sier at du kan velge spesifikk informasjon, datoperiode, format, e-post for varsling og mediekvalitet før eksporten startes (Instagram-hjelp).

Planlegg ut fra leveringsvinduet: Instagram sier at en klar eksport er tilgjengelig i fire dager, mens en eksportlenke kan ta opptil 30 dager å komme. Hjelpesiden opplyser også at slettet informasjon kanskje ikke vises, og beskriver eksporten som passordbeskyttet og bare tilgjengelig for kontoeieren (Instagram-hjelp). Registrer forespørselsdatoen og datoen filene faktisk ble lastet ned.

Facebook

På datamaskin er Facebooks offisielle vei profilbilde > Innstillinger og personvern > Innstillinger > Meta-konto > Din informasjon og dine tillatelser > Eksporter informasjonen din > Opprett eksport. Facebook lar deg velge HTML eller JSON; hjelpesiden beskriver HTML som nettleservennlig i en ZIP-fil og JSON som maskinlesbart (Facebook-hjelp).

Den samme hjelpesiden sier at ferdige eksporter er tilgjengelige i fire dager, og at eksporten er passordbeskyttet. Facebook advarer også om at kategorier lagres i ulike perioder, og at slettet informasjon eller innhold ikke vises i eksporten (Facebook-hjelp; Facebooks datatilgjengelighet). Behandle resultatet som en kontoinformasjonseksport som må gjennomgås, ikke som bevis på at alle historiske meldinger finnes.

LinkedIn

LinkedIns offisielle vei på datamaskin er Meg > Innstillinger og personvern > Datapersonvern > Last ned dataene dine. LinkedIn sier at du kan velge bestemte kategorier eller en større nedlasting: en bestemt type kan komme innen få minutter, en større nedlasting innen 24 timer, og nedlastingslenken er tilgjengelig i 72 timer (LinkedIn-hjelp).

Det finnes to viktige begrensninger. LinkedIn sier at nedlastingsfunksjonen ikke er tilgjengelig på mobil, og at den gir forespørrende medlems egne personopplysninger, ikke andre medlemmers data (LinkedIn-hjelp). Registrer begge begrensningene i bevaringsposten.

WhatsApp

Den lagrede offisielle fremgangsmåten gjelder Android: åpne chatten > Flere alternativer > Mer > Eksporter chat > Uten medier eller Inkluder medier > velg delingsmetode (WhatsApp-hjelp).

WhatsApp opplyser at en eksportert chattehistorikk er en tekstfil, ikke en sikkerhetskopifil, og at den ikke kan importeres på nytt. Hvis du velger Inkluder medier, legges de nyeste mediene som er sendt, til som vedlegg. Bevar teksteksporten og vedleggene sammen, og ikke beskriv resultatet som et komplett mediearkiv uten å kontrollere omfanget (WhatsApp-hjelp).

Google Takeout og andre kontoarkiver

Google beskriver Takeout som en måte å opprette et arkiv for å oppbevare poster eller overføre data. Google sier at arkivopprettelsen kan ta fra noen minutter til noen dager, og at du kan velge filtype og maksimal arkivstørrelse. Når de valgte dataene overskrider størrelsen, opprettes flere arkiver (Google Takeout).

Google advarer også om at en datafil kanskje ikke inkluderer endringer som er gjort mellom forespørselen om nedlasting og opprettelsen av arkivet (Google Takeout). Registrer tidspunktet for forespørselen og arkivopprettelsen, og oppbevar alle arkivdelene.

TikTok og plattformer uten en dokumentert fremgangsmåte her

Dette researchgrunnlaget fastslår ikke en offisiell TikTok-eksport eller noe om dekning av direktemeldinger på TikTok. Ikke kopier en Instagram-, Facebook- eller LinkedIn-fremgangsmåte til TikTok. Registrer i stedet plattformens gjeldende dokumenterte eksportalternativ hvis det finnes. Hvis ikke, dokumenter registreringsmetoden og begrensningen. NARA nevner API-er, nettregistrering, manuelle metoder og plattformenes eksportverktøy som mulige metoder, der valget avhenger av plattformkonfigurasjon og organisasjonens behov (NARA-veiledning).

Trenger du å organisere det omkringliggende innholdet fra sosiale medier mens du dokumenterer meldingseksporter? SocialGuardian viser Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest, og oppgir at tjenesten sikkerhetskopierer medier og metadata. Se oppsettsalternativene

4. Bevar originalen, konteksten og tilgangsloggen

Behold originalfilene slik de ble levert. Ikke overskriv dem når du lager en lesbar arbeidskopi. Lag et manifest sammen med eksporten som inneholder:

  • Plattform, profilens brukernavn eller URL og ansvarlig
  • Forespurt omfang og datoperiode
  • Tidspunkt for forespørsel og nedlasting
  • Filnavn, formater og antall arkivdeler
  • Innstilling for inkluderte medier eller vedlegg
  • Notater om leveringsvindu og passordbeskyttelse
  • Manglende kategorier, varsler om slettet innhold eller andre begrensninger
  • Lagringssted og personene eller rollene som har tilgang

Dette er den praktiske anvendelsen av NARAs standard for innhold, kontekst, struktur og metadata (NARA-veiledning).

Skjermbilder kan være en manuell registreringsmetode, men de lagrede bevisene fastslår ikke at et skjermbilde alene er en fullstendig meldingspost. Bevar den innebygde eksporten når den er tilgjengelig, behold den omkringliggende konteksten, og merk manuell registrering som en metode med dokumentert begrensning i stedet for å kalle den komplett som standard.

SocialGuardians dokumenterte produktscope er det omkringliggende innholdet fra sosiale medier: nettstedet sier at tjenesten automatisk sikkerhetskopierer innlegg, stories og videoer, inkluderer medier og metadata, og lar brukere eksportere et komplett arkiv når som helst. Det finnes ikke grunnlag her for å hevde at tjenesten eksporterer private meldinger. Hold derfor arbeidsflyten for meldingseksport atskilt fra produktbeskrivelsen (SocialGuardian).

5. Kontroller fullstendighet og uendrede filer

Bruk dette kontrollarket for hver eksport:

  1. Sammenlign forespurt nettverk, profil, kategorier og datoperiode med det som ble levert.
  2. Tell alle arkivdeler og vedlegg, og registrer manglende eller uleselige filer.
  3. Åpne HTML-, JSON- eller tekstresultatet og bekreft at det er lesbart.
  4. Kontroller manifestet mot plattformens oppgitte leveringsvindu og begrensninger.
  5. Registrer varsler om slettet innhold og endringer mellom forespørsel og arkiv.
  6. Bevar originaleksporten separat fra gjennomgangskopien.
  7. Beregn en hash for hver bevarte fil eller hvert arkiv, og lagre verdien i manifestet.
  8. Beregn hashen på nytt når filen gjennomgås eller overføres, og undersøk en endret verdi.

NIST definerer en hashfunksjon som en algoritme som beregner en numerisk verdi som representerer en datafil eller elektronisk melding, basert på hele innholdet i filen eller meldingen (NISTs ordliste for hashfunksjoner). En hash er derfor nyttig for å kontrollere om en lagret eksport er endret, men den sier ikke om den opprinnelige eksporten var komplett.

Fullstendighetskontrollen er viktig fordi Instagram sier at slettet informasjon kanskje ikke vises, Facebook sier at slettet informasjon eller innhold ikke vises, og Google advarer om at endringer mellom forespørsel om nedlasting og opprettelse av arkiv kan mangle. Registrer hvert avvik og eskaler det i stedet for å behandle en delvis eksport som komplett (Instagram-hjelp; Facebooks datatilgjengelighet; Google Takeout).

6. Bruk kontroller for lagring, tilgang og juridisk sperre

Bruk kartleggingen fra trinn 2 til å anvende regelen som faktisk gjelder for kommunikasjonen. Begrens tilgangen til personene eller rollene som står i manifestet, og bevar årsaken til eventuelle unntak eller juridiske sperrer. Kildene støtter disse kontrollene:

  • FINRA sier at kommunikasjonens forretningsformål er viktig, og at den angitte meglerforetaksregelen krever at visse poster oppbevares i minst tre år, med de to første årene lett tilgjengelige (FINRA-melding 11-39).
  • HIPAAs krav til dokumentasjon i Security Rule sier at påkrevd dokumentasjon skal oppbevares i seks år fra opprettelsen eller fra siste ikraftsettelse, avhengig av hva som skjer sist (45 CFR 164.316).
  • GDPR fortale 39 sier at lagringsperioden bør begrenses til et strengt minimum, og at personopplysninger skal håndteres med passende sikkerhet og konfidensialitet (GDPR).

NARA anbefaler en arbeidsgruppe for poster fra sosiale medier med representanter for postforvaltning, sosiale medier, IT, personvern og informasjonssikkerhet, juridisk rådgivning og samfunnskontakt (NARA-veiledning). Tildel disse funksjonene, eller tilsvarende funksjoner, ansvar for eierskap, gjennomgang, tilgang og eskalering. Bruk regelen først etter at ansvarlig team og juridisk rådgiver har bekreftet at den passer dataene og jurisdiksjonen.

7. Sjekkliste for bevaring av meldinger på tvers av plattformer

Kopier dette inn i bevaringssaken:

  • List opp hvert nettverk, profilens brukernavn eller URL, ansvarlig og forretningsformål.
  • Definer meldingskategoriene og datoperioden som skal bevares.
  • Velg den dokumenterte innebygde eksporten eller en annen dokumentert registreringsmetode.
  • Registrer forespørselstid, leveringstid, format, medieinnstilling og leveringsvindu.
  • Bevar originaleksporten og alle arkivdeler og vedlegg.
  • Bevar innhold, kontekst, struktur og tilknyttede metadata.
  • Registrer begrensninger knyttet til slettet innhold, mobiltilgjengelighet, kun egne data, tekstformat eller tidspunkt.
  • Åpne og gjennomgå de leverte filene.
  • Beregn og lagre en hash for hver originalfil eller hvert arkiv.
  • Begrens tilgangen og registrer tilgangsansvarlig.
  • Bruk den bekreftede lagringsregelen og eventuelle sperrer.
  • Eskaler en ufullstendig eksport til ansvarlig eier for poster, sikkerhet, personvern eller juridiske forhold.

En prosess for etterlevelse trenger både meldings­eksporten og posten over det omkringliggende innholdet fra sosiale medier. Bruk SocialGuardian for de dokumenterte innleggene, storyene, videoene, mediene, metadataene og eksporten av hele arkivet, og oppbevar deretter manifestet for meldingseksporten sammen med de relevante postene. Kom i gang

FAQ

Hva er forskjellen mellom å sikkerhetskopiere og arkivere meldinger fra sosiale medier?

Bruk eksporten som kopien du bevarer, og test den deretter mot innhold, kontekst, struktur og metadata. En fullstendig post kan kreve ekstra registrering når leverandøren ikke kan eksportere hele posten. NARA sier at organisasjonen fortsatt er ansvarlig for å oppfylle kravene til registrering (NARA-veiledning).

Hvordan eksporterer du Instagram-direktemeldinger for etterlevelse?

På datamaskin bruker du Mer > Innstillinger > Meta-konto > Din informasjon og dine tillatelser > Eksporter informasjonen din > Opprett eksport. Velg informasjon, datoperiode, format, e-post for varsling og mediekvalitet. Registrer det fire dager lange tilgjengelighetsvinduet, mulig ventetid på opptil 30 dager, passordbeskyttelsen og begrensningen for slettet informasjon (Instagram-hjelp).

Kan du laste ned Facebook Messenger-meldinger?

Facebook dokumenterer en kontoinformasjonseksport i HTML eller JSON via profilbilde > Innstillinger og personvern > Innstillinger > Meta-konto > Din informasjon og dine tillatelser > Eksporter informasjonen din > Opprett eksport. Gjennomgå de leverte kategoriene i stedet for å anta at alle historiske meldinger finnes. Facebook sier at kategorier har ulike lagringsperioder, og at slettet innhold ikke vises (Facebook-hjelp; Facebooks datatilgjengelighet).

Hvordan eksporterer du LinkedIn-meldinger eller kontodata?

På datamaskin bruker du Meg > Innstillinger og personvern > Datapersonvern > Last ned dataene dine. LinkedIn sier at bestemte kategorier kan komme innen få minutter, en større nedlasting innen 24 timer, og at lenken er tilgjengelig i 72 timer. Funksjonen er ikke tilgjengelig på mobil og gir forespørrende medlems egne data, ikke andre medlemmers data (LinkedIn-hjelp).

På Android åpner du chatten, velger Flere alternativer > Mer > Eksporter chat, velger Uten medier eller Inkluder medier, og velger en delingsmetode. WhatsApp sier at resultatet er en tekstfil, ikke en sikkerhetskopi som kan importeres på nytt; inkludering av medier legger til de nyeste mediene som er sendt, som vedlegg (WhatsApp-hjelp). Bevar eksporten og begrensningene i manifestet.

Lar TikTok deg laste ned direktemeldinger og kontodata?

Dette kunnskapsgrunnlaget fastslår ikke en TikTok-eksport eller dekning av direktemeldinger. Ikke trekk en konklusjon fra en annen plattform. Kontroller Tiktoks gjeldende dokumentasjon og registrer metode og begrensninger. NARA nevner også API-er, nettregistrering, manuelle metoder og plattformenes eksportverktøy som mulige registreringsmetoder (NARA-veiledning).

Er skjermbilder nok, og hvilke metadata bør bevares?

De lagrede bevisene identifiserer manuelle metoder som én mulig registreringsmetode, men fastslår ikke at skjermbilder alene er en fullstendig post. Bevar den innebygde eksporten når den er tilgjengelig, og behold innhold, kontekst, struktur og tilknyttede metadata som forfatter og opprettelsesdato (NARA-veiledning).

Hvor lenge bør meldinger oppbevares, og hvordan verifiserer du en sikkerhetskopi?

Bruk regelen som er bekreftet for kommunikasjonen. Eksemplene omfatter minst tre år for visse FINRA-poster for meglerforetak, seks år for påkrevd HIPAA-dokumentasjon og GDPRs prinsipp om lagring i et strengt minimum. For å verifisere sikkerhetskopien sammenligner du omfanget med de leverte filene, registrerer plattformbegrensninger, bevarer originalene og lagrer hasher. NIST sier at en hash avhenger av hele innholdet i filen eller meldingen (FINRA-melding 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; NISTs ordliste for hashfunksjoner).