Ekspor pesan media sosial hanya berguna jika Anda dapat menjelaskan apa yang dikandungnya, apa yang tidak disertakan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan apakah ekspor tersebut berubah setelah diambil. Daftar periksa ini mencakup ekspor bawaan, metadata, retensi, akses, dan verifikasi tanpa menganggap bahwa satu unduhan dari platform merupakan catatan lengkap.

1. Mulai dari catatan yang perlu Anda simpan

Untuk dasar yang dapat dipertanggungjawabkan, simpan lebih dari sekadar teks pesan. U.S. National Archives and Records Administration (NARA) menyatakan bahwa catatan Federal yang lengkap harus memiliki isi, konteks, dan struktur, bersama metadata terkait seperti penulis dan tanggal pembuatan, serta harus dipelihara demi keandalan dan autentisitas (panduan NARA).

Gunakan hal tersebut sebagai uji kelengkapan:

  • Isi: ekspor pesan atau percakapan.
  • Konteks: akun, profil, peserta, rentang tanggal, dan alasan pengambilan.
  • Struktur: format dan hubungan antara file, folder, lampiran, dan catatan pesan.
  • Metadata: detail seperti penulis dan tanggal pembuatan, serta cakupan dan waktu ekspor yang Anda catat.

Untuk daftar periksa ini, perlakukan ekspor yang diunduh sebagai salinan yang Anda simpan, lalu uji apakah ekspor tersebut memuat elemen-elemen itu. NARA mencantumkan API khusus platform, pengambilan web, metode manual, dan alat ekspor platform sebagai metode pengambilan yang mungkin. NARA juga menyatakan bahwa ketika penyedia tidak dapat mengekspor catatan lengkap, organisasi tetap bertanggung jawab untuk menerapkan persyaratan pengambilan (panduan NARA).

Jika rencana penyimpanan Anda juga mencakup konten sosial publik, SocialGuardian secara otomatis mencadangkan postingan, story, dan video dari platform utama. Situsnya menyatakan bahwa pencadangan mencakup media dan metadata, dengan ekspor arsip lengkap yang tersedia kapan saja. Tinjau SocialGuardian

2. Petakan akun, pengelola, dan retensi sebelum mengekspor

Buat satu baris untuk setiap jaringan dan profil sebelum meminta data. Catat:

  • Jaringan dan handle atau URL profil
  • Pemilik akun atau pengelola
  • Tujuan bisnis dan cakupan pesan yang relevan
  • Rentang tanggal yang diminta
  • Metode dan format ekspor
  • Tanggal permintaan, tanggal penerimaan, dan pemilik akses
  • Lokasi penyimpanan dan aturan retensi
  • Pengecualian, keterlambatan, atau peringatan konten yang dihapus

Platform bukan satu-satunya penentu apakah sebuah pesan termasuk dalam catatan yang diatur. FINRA menyatakan bahwa kewajiban pencatatan media sosial bergantung pada apakah komunikasi tersebut merupakan komunikasi bisnis, bukan sekadar pada platformnya. FINRA juga menyatakan bahwa analisis ini tidak bergantung pada perangkat atau teknologi, termasuk perangkat pribadi (FINRA Notice 11-39).

Retensi juga bukan satu angka yang berlaku universal. Misalnya:

Aturan atau prinsip Yang dinyatakan sumber Cara menggunakannya dalam pemetaan
Catatan broker-dealer FINRA Catatan tertentu harus disimpan setidaknya selama tiga tahun, dengan dua tahun pertama mudah diakses. Pastikan apakah komunikasi tersebut termasuk dalam aturan pencatatan yang berlaku.
Dokumentasi HIPAA Security Rule Dokumentasi yang diwajibkan disimpan selama enam tahun sejak dibuat atau sejak terakhir berlaku, mana yang lebih akhir. Pastikan item tersebut merupakan dokumentasi yang diwajibkan sebelum menerapkan periode ini.
GDPR recital 39 Penyimpanan harus dibatasi pada minimum yang ketat, dengan keamanan dan kerahasiaan yang sesuai. Tetapkan periode yang diperlukan dan kontrol akses, bukan menyimpan semuanya tanpa batas.

Periode FINRA dinyatakan dalam Notice 11-39, persyaratan HIPAA terdapat dalam 45 CFR 164.316, dan bahasa tentang penyimpanan serta keamanan terdapat dalam GDPR recital 39. Ini adalah contoh bersumber, bukan kebijakan retensi universal. NIST menyarankan penerapan praktik forensik hanya setelah berkonsultasi dengan manajemen dan penasihat hukum mengenai hukum dan peraturan yang berlaku (NIST SP 800-86).

Jangan menjadikan sistem yang otomatis menghapus komunikasi elektronik sebagai satu-satunya kontrol pencatatan: FINRA menyatakan bahwa teknologi semacam itu akan menghalangi kemampuan untuk menyimpan komunikasi (FINRA Notice 11-39).

3. Ekspor pesan dan data akun menggunakan alur bawaan yang terdokumentasi

Gunakan alur resmi yang sesuai dengan platform, dan simpan detail permintaan bersama file yang dihasilkan.

Instagram

Di desktop, jalur resmi untuk memulai ekspor adalah More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram menyatakan bahwa Anda dapat memilih informasi tertentu, rentang tanggal, format, email notifikasi, dan kualitas media sebelum memulai ekspor (Bantuan Instagram).

Rencanakan berdasarkan waktu penerimaan: Instagram menyatakan bahwa ekspor yang siap tersedia selama empat hari, sedangkan tautan ekspor dapat memerlukan waktu hingga 30 hari untuk tiba. Halaman bantuannya juga mencatat bahwa informasi yang dihapus mungkin tidak muncul, serta menjelaskan bahwa ekspor dilindungi kata sandi dan hanya dapat diakses oleh pemilik akun (Bantuan Instagram). Catat tanggal permintaan dan tanggal Anda benar-benar mengunduh file.

Facebook

Di desktop, jalur resmi Facebook adalah profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook memungkinkan Anda memilih HTML atau JSON; halaman bantuannya menjelaskan bahwa HTML mudah dibaca di browser dalam ZIP dan JSON dapat dibaca mesin (Bantuan Facebook).

Halaman bantuan yang sama menyatakan bahwa ekspor siap tersedia selama empat hari dan ekspor dilindungi kata sandi. Facebook juga memperingatkan bahwa kategori disimpan untuk periode yang berbeda dan informasi atau konten yang dihapus tidak akan muncul dalam ekspor (Bantuan Facebook; ketersediaan data Facebook). Perlakukan hasilnya sebagai ekspor informasi akun yang perlu ditinjau, bukan bukti bahwa setiap pesan historis tersedia.

LinkedIn

Jalur desktop resmi LinkedIn adalah Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn menyatakan bahwa Anda dapat memilih kategori tertentu atau unduhan yang lebih besar: jenis tertentu mungkin tiba dalam hitungan menit, unduhan yang lebih besar dalam 24 jam, dan tautan unduhan tersedia selama 72 jam (Bantuan LinkedIn).

Ada dua batasan cakupan penting. LinkedIn menyatakan bahwa fitur unduhan tidak tersedia di perangkat seluler dan hanya menyediakan data pribadi anggota yang meminta, bukan data anggota lain (Bantuan LinkedIn). Catat kedua batasan tersebut dalam catatan penyimpanan.

WhatsApp

Prosedur resmi yang disimpan berlaku untuk Android: buka chat > More options > More > Export chat > Without media atau Include media > pilih metode berbagi (Bantuan WhatsApp).

WhatsApp menyatakan bahwa riwayat chat yang diekspor adalah file teks, bukan file cadangan, dan tidak dapat diimpor kembali. Jika memilih Include media, media terbaru yang dikirim akan ditambahkan sebagai lampiran. Simpan ekspor teks dan lampiran bersama-sama, dan jangan menyebut hasilnya sebagai arsip media lengkap tanpa memverifikasi cakupannya (Bantuan WhatsApp).

Google Takeout dan arsip akun lainnya

Google menjelaskan Takeout sebagai cara membuat arsip untuk menyimpan catatan atau memindahkan data. Google menyatakan bahwa pembuatan arsip dapat memerlukan waktu dari beberapa menit hingga beberapa hari, dan Anda dapat memilih jenis file serta ukuran arsip maksimum; ketika data yang dipilih melebihi ukuran tersebut, beberapa arsip akan dibuat (Google Takeout).

Google juga memperingatkan bahwa file data mungkin tidak menyertakan perubahan yang dibuat antara permintaan unduhan dan pembuatan arsip (Google Takeout). Catat waktu permintaan dan pembuatan arsip, serta simpan setiap bagian arsip.

TikTok dan platform tanpa alur terdokumentasi di sini

Paket penelitian ini tidak menetapkan jalur ekspor resmi TikTok atau klaim tentang cakupan pesan langsung TikTok. Jangan menyalin jalur Instagram, Facebook, atau LinkedIn ke instruksi TikTok. Sebagai gantinya, catat opsi ekspor terdokumentasi terbaru dari platform jika tersedia; jika tidak, dokumentasikan metode pengambilan dan batasannya. NARA mengidentifikasi API, pengambilan web, metode manual, dan alat ekspor platform sebagai metode yang mungkin, dengan pilihan bergantung pada konfigurasi platform dan kebutuhan organisasi (panduan NARA).

Perlu mengatur catatan sosial di sekitar Anda sambil mendokumentasikan ekspor pesan? SocialGuardian mencantumkan Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch, dan Pinterest, serta menyatakan bahwa layanan ini mencadangkan media dan metadata. Lihat opsi penyiapan

4. Simpan yang asli, konteks, dan catatan akses

Simpan file asli sebagaimana diterima. Jangan menimpanya saat membuat salinan kerja yang lebih mudah dibaca. Bersama ekspor, simpan manifes yang berisi:

  • Platform, handle atau URL profil, dan pengelola
  • Cakupan yang diminta dan rentang tanggal
  • Waktu permintaan dan waktu unduhan
  • Nama file, format, dan jumlah bagian arsip
  • Pengaturan media atau lampiran yang disertakan
  • Catatan periode pengiriman dan perlindungan kata sandi
  • Kategori yang hilang, peringatan konten yang dihapus, atau batasan lainnya
  • Lokasi penyimpanan serta orang atau peran yang diizinkan mengaksesnya

Ini adalah penerapan praktis standar isi, konteks, struktur, dan metadata NARA (panduan NARA).

Tangkapan layar dapat menjadi metode pengambilan manual, tetapi bukti yang disimpan tidak menetapkan bahwa tangkapan layar saja merupakan catatan pesan lengkap. Simpan ekspor bawaan jika tersedia, pertahankan konteks di sekitarnya, dan tandai setiap pengambilan manual sebagai metode dengan batasan yang terdokumentasi, bukan menyebutnya lengkap secara default.

Cakupan produk SocialGuardian yang terdokumentasi adalah konten sosial di sekitarnya: situsnya menyatakan bahwa layanan ini otomatis mencadangkan postingan, story, dan video, mencakup media dan metadata, serta memungkinkan pengguna mengekspor arsip lengkap kapan saja. Di sini tidak ada bukti bahwa layanan tersebut mengekspor pesan pribadi, jadi pisahkan alur ekspor pesan di atas dari deskripsi produk itu (SocialGuardian).

5. Verifikasi kelengkapan dan file yang tidak berubah

Jalankan lembar kerja verifikasi ini untuk setiap ekspor:

  1. Bandingkan jaringan, profil, kategori, dan rentang tanggal yang diminta dengan yang dikirimkan.
  2. Hitung setiap bagian arsip dan lampiran; catat file yang hilang atau tidak dapat dibaca.
  3. Buka output HTML, JSON, atau teks yang dikirimkan dan pastikan dapat dibaca.
  4. Periksa manifes terhadap periode pengiriman dan batasan yang dinyatakan platform.
  5. Catat peringatan konten yang dihapus dan perubahan antara permintaan dan pembuatan arsip.
  6. Simpan ekspor asli secara terpisah dari salinan tinjauan.
  7. Hitung hash untuk setiap file atau arsip yang disimpan dan simpan nilainya dalam manifes.
  8. Hitung ulang hash saat file ditinjau atau dipindahkan, lalu selidiki jika nilainya berubah.

NIST mendefinisikan fungsi hash sebagai algoritme yang menghitung nilai numerik yang merepresentasikan file data atau pesan elektronik dan bergantung pada seluruh isi file atau pesan tersebut (glosarium fungsi hash NIST). Hal ini membuat hash berguna untuk memeriksa apakah ekspor yang disimpan berubah; hash tidak menjawab apakah ekspor asli sudah lengkap.

Pemeriksaan kelengkapan penting karena Instagram menyatakan bahwa informasi yang dihapus mungkin tidak muncul, Facebook menyatakan bahwa informasi atau konten yang dihapus tidak akan muncul, dan Google memperingatkan bahwa perubahan antara permintaan unduhan dan pembuatan arsip mungkin hilang. Catat setiap celah dan eskalasikan, alih-alih diam-diam memperlakukan ekspor parsial sebagai lengkap (Bantuan Instagram; ketersediaan data Facebook; Google Takeout).

6. Terapkan kontrol retensi, akses, dan penahanan

Gunakan pemetaan dari langkah 2 untuk menerapkan aturan yang benar-benar mengatur komunikasi tersebut. Batasi akses kepada orang atau peran yang tercatat dalam manifes, dan simpan alasan untuk setiap pengecualian atau penahanan hukum. Sumber-sumber tersebut mendukung pemeriksaan tata kelola berikut:

  • FINRA menyatakan bahwa tujuan bisnis komunikasi penting, dan aturan broker-dealer yang dikutipnya mewajibkan catatan tertentu disimpan setidaknya selama tiga tahun, dengan dua tahun pertama mudah diakses (FINRA Notice 11-39).
  • Persyaratan dokumentasi Security Rule HIPAA yang dikutip menyatakan bahwa dokumentasi yang diwajibkan harus disimpan selama enam tahun sejak dibuat atau sejak terakhir berlaku, mana yang lebih akhir (45 CFR 164.316).
  • GDPR recital 39 menyatakan bahwa periode penyimpanan harus dibatasi pada minimum yang ketat dan data pribadi ditangani dengan keamanan serta kerahasiaan yang sesuai (GDPR).

NARA merekomendasikan kelompok kerja catatan media sosial yang mencakup staf manajemen catatan, media sosial, TI, privasi dan keamanan informasi, penasihat hukum, serta urusan publik (panduan NARA). Tetapkan fungsi-fungsi tersebut—atau padanannya—untuk tanggung jawab kepemilikan, peninjauan, akses, dan eskalasi. Terapkan aturan hanya setelah tim yang bertanggung jawab dan penasihat hukum memastikan bahwa aturan tersebut sesuai dengan data dan yurisdiksi.

7. Daftar periksa penyimpanan pesan lintas platform

Salin ini ke tiket penyimpanan Anda:

  • Cantumkan setiap jaringan, handle atau URL profil, pengelola, dan tujuan bisnis.
  • Tentukan kategori pesan dan rentang tanggal yang akan disimpan.
  • Pilih ekspor bawaan yang terdokumentasi atau metode pengambilan terdokumentasi lainnya.
  • Catat waktu permintaan, waktu penerimaan, format, pengaturan media, dan periode pengiriman.
  • Simpan ekspor asli serta semua bagian arsip dan lampiran.
  • Simpan isi, konteks, struktur, dan metadata terkait.
  • Catat batasan terkait konten yang dihapus, ketersediaan di perangkat seluler, data milik sendiri, teks saja, atau waktu.
  • Buka dan tinjau file yang dikirimkan.
  • Hitung dan simpan hash untuk setiap file atau arsip asli.
  • Batasi akses dan catat pemilik akses.
  • Terapkan aturan retensi yang telah dikonfirmasi dan penahanan apa pun.
  • Eskalasikan ekspor yang tidak lengkap kepada pemilik catatan, keamanan, privasi, atau hukum yang bertanggung jawab.

Proses kepatuhan memerlukan catatan ekspor pesan dan catatan konten sosial di sekitarnya. Gunakan SocialGuardian untuk postingan, story, video, media, metadata, dan ekspor arsip lengkap yang terdokumentasi, lalu simpan manifes ekspor pesan di samping catatan yang relevan. Mulai sekarang

FAQ

Apa perbedaan antara mencadangkan dan mengarsipkan pesan media sosial?

Gunakan ekspor sebagai salinan yang Anda simpan, lalu uji terhadap isi, konteks, struktur, dan metadata. Catatan lengkap mungkin memerlukan pengambilan tambahan ketika penyedia tidak dapat mengekspor catatan lengkap; NARA menyatakan bahwa organisasi tetap bertanggung jawab menerapkan persyaratan pengambilan (panduan NARA).

Bagaimana cara mengekspor pesan langsung Instagram untuk kepatuhan?

Di desktop, gunakan More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Pilih informasi, rentang tanggal, format, email notifikasi, dan kualitas media. Catat periode kesiapan empat hari, kemungkinan waktu tunggu email hingga 30 hari, perlindungan kata sandi, dan batasan informasi yang dihapus (Bantuan Instagram).

Bisakah pesan Facebook Messenger diunduh?

Facebook mendokumentasikan ekspor informasi akun dalam HTML atau JSON melalui profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Tinjau kategori yang dikirimkan, bukan berasumsi bahwa setiap pesan historis tersedia: Facebook menyatakan bahwa kategori memiliki periode penyimpanan berbeda dan konten yang dihapus tidak akan muncul (Bantuan Facebook; ketersediaan data Facebook).

Bagaimana cara mengekspor pesan atau data akun LinkedIn?

Di desktop, gunakan Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn menyatakan bahwa kategori tertentu mungkin tiba dalam hitungan menit, unduhan yang lebih besar dalam 24 jam, dan tautan tersedia selama 72 jam. Fitur ini tidak tersedia di perangkat seluler dan hanya menyediakan data milik anggota yang meminta, bukan data anggota lain (Bantuan LinkedIn).

Di Android, buka chat, pilih More options > More > Export chat, pilih Without media atau Include media, lalu pilih metode berbagi. WhatsApp menyatakan bahwa hasilnya adalah file teks, bukan cadangan yang dapat diimpor kembali; menyertakan media akan menambahkan media terbaru yang dikirim sebagai lampiran (Bantuan WhatsApp). Simpan ekspor dan batasannya dalam manifes.

Apakah TikTok memungkinkan pengunduhan pesan langsung dan data akun?

Paket bukti ini tidak menetapkan jalur ekspor TikTok atau cakupan pesan langsung. Jangan menyimpulkannya dari platform lain. Periksa dokumentasi TikTok terbaru dan catat metode serta batasannya; NARA juga mencantumkan API, pengambilan web, metode manual, dan alat ekspor platform sebagai metode pengambilan yang mungkin (panduan NARA).

Apakah tangkapan layar cukup, dan metadata apa yang harus disimpan?

Bukti yang disimpan mengidentifikasi metode manual sebagai salah satu metode pengambilan yang mungkin, tetapi tidak menetapkan bahwa tangkapan layar saja merupakan catatan lengkap. Simpan ekspor bawaan jika tersedia dan pertahankan isi, konteks, struktur, serta metadata terkait seperti penulis dan tanggal pembuatan (panduan NARA).

Berapa lama pesan harus disimpan, dan bagaimana cara memverifikasi cadangan?

Terapkan aturan yang telah dikonfirmasi untuk komunikasi tersebut. Contoh yang dikutip mencakup setidaknya tiga tahun untuk catatan broker-dealer FINRA tertentu, enam tahun untuk dokumentasi HIPAA yang diwajibkan, serta prinsip penyimpanan minimum yang ketat dalam GDPR. Untuk memverifikasi cadangan, bandingkan cakupan dengan file yang dikirimkan, catat batasan platform, simpan file asli, dan simpan hash; NIST menyatakan bahwa hash bergantung pada seluruh isi file atau pesan (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; glosarium fungsi hash NIST).