A közösségimédia-üzenetek exportja csak akkor hasznos, ha meg tudja magyarázni, mit tartalmaz, mit hagy ki, ki férhet hozzá, és változott-e a rögzítés után. Ez az ellenőrzőlista a natív exportokat, a metaadatokat, a megőrzést, a hozzáférést és az ellenőrzést tekinti át anélkül, hogy egyetlen platformletöltést teljes nyilvántartásnak tekintene.

1. Kezdje a megőrzendő nyilvántartással

Védhető alapként ne csak az üzenet szövegét őrizze meg. Az Egyesült Államok Nemzeti Levéltára (NARA) szerint a teljes szövetségi nyilvántartásnak tartalommal, kontextussal és struktúrával kell rendelkeznie, valamint kapcsolódó metaadatokkal, például a szerzővel és a létrehozás dátumával, és a megbízhatóság, illetve hitelesség érdekében fenn kell tartani (NARA útmutató).

Ezt használja teljességi tesztként:

  • Tartalom: az üzenet vagy beszélgetés exportja.
  • Kontextus: a fiók, profil, résztvevők, dátumtartomány és a rögzítés oka.
  • Struktúra: a fájlok, mappák, mellékletek és üzenetrekordok formátuma és kapcsolata.
  • Metaadatok: például a szerző és a létrehozás dátuma, valamint a rögzített exportterjedelem és időbélyeg.

Ennél az ellenőrzőlistánál tekintse a letöltött exportot megőrzendő példánynak, majd ellenőrizze, hogy tartalmazza-e ezeket az elemeket. A NARA a platformspecifikus API-kat, a webes rögzítést, a manuális módszereket és a platform exporteszközeit lehetséges rögzítési módszerként sorolja fel. Azt is kimondja, hogy ha a szolgáltató nem tud teljes rekordot exportálni, a szervezet továbbra is felelős a rögzítési követelmények megvalósításáért (NARA útmutató).

Ha a megőrzési terve nyilvános közösségi tartalmakat is tartalmaz, a SocialGuardian automatikusan menti a nagy platformok bejegyzéseit, történeteit és videóit. Webhelye szerint a mentés médiát és metaadatokat is tartalmaz, a teljes archívum pedig bármikor exportálható. Tekintse meg a SocialGuardian szolgáltatást

2. Térképezze fel a fiókokat, adatgazdákat és a megőrzést exportálás előtt

Minden hálózathoz és profilhoz hozzon létre egy sort, mielőtt adatot kérne. Rögzítse:

  • Hálózat és profil-felhasználónév vagy URL
  • Fióktulajdonos vagy adatgazda
  • Üzleti cél és a releváns üzenetek köre
  • Kért dátumtartomány
  • Exportálási módszer és formátum
  • Kérés dátuma, kézbesítés dátuma és a hozzáférés tulajdonosa
  • Tárolási hely és megőrzési szabály
  • Ismert kizárások, késedelmek vagy törölt tartalomra vonatkozó figyelmeztetések

Nem önmagában a platform határozza meg, hogy egy üzenet szabályozott nyilvántartásba tartozik-e. A FINRA szerint a közösségimédia-nyilvántartási kötelezettségek attól függnek, hogy a kommunikáció üzleti kommunikáció-e, nem egyszerűen attól, melyik platformon történt. Az elemzés nem függ az eszköztől vagy technológiától, így a személyes eszköztől sem (FINRA 11-39. számú közlemény).

A megőrzésnek sincs egyetlen univerzális időtartama. Például:

Szabály vagy elv Mit mond a hivatkozott forrás Hogyan használja a térképen
FINRA bróker-kereskedői nyilvántartások Bizonyos rekordokat legalább három évig meg kell őrizni, az első két évben könnyen hozzáférhetően. Ellenőrizze, hogy a kommunikáció az alkalmazandó nyilvántartási szabály hatálya alá tartozik-e.
HIPAA biztonsági szabály dokumentációja A szükséges dokumentációt a létrehozástól vagy az utolsó hatálybalépéstől számított hat évig kell megőrizni, attól függően, melyik későbbi. Ellenőrizze, hogy az elem kötelező dokumentáció-e, mielőtt ezt az időszakot alkalmazná.
GDPR 39. preambulumbekezdés A tárolást szigorú minimumra kell korlátozni, megfelelő biztonsággal és bizalmas kezeléssel. Határozzon meg szükséges időtartamot és hozzáférési szabályokat a korlátlan megőrzés helyett.

A FINRA-időszakot a 11-39. számú közlemény, a HIPAA-követelményt a 45 CFR 164.316, a tárolásra és biztonságra vonatkozó nyelvezetet pedig a GDPR 39. preambulumbekezdése tartalmazza. Ezek hivatkozott példák, nem univerzális megőrzési szabályzat. A NIST azt javasolja, hogy a kriminalisztikai gyakorlatokat csak a vezetőséggel és jogi tanácsadóval, az alkalmazandó törvényekről és szabályozásokról folytatott egyeztetés után alkalmazzák (NIST SP 800-86).

Ne hagyatkozzon kizárólag olyan rendszerre, amely automatikusan törli vagy eltávolítja az elektronikus kommunikációkat: a FINRA szerint az ilyen technológia ellehetetlenítené a kommunikációk megőrzését (FINRA 11-39. számú közlemény).

3. Exportálja az üzeneteket és fiókadatokat dokumentált natív folyamatokkal

Használja a platformnak megfelelő hivatalos folyamatot, és a kapott fájlokkal együtt mentse a kérés részleteit.

Instagram

Asztali gépen az export indításának hivatalos útvonala: Továbbiak > Beállítások > Meta-fiók > Az Ön adatai és engedélyei > Az adatok exportálása > Export létrehozása. Az Instagram szerint kiválaszthat konkrét adatokat, dátumtartományt, formátumot, értesítési e-mail-címet és médiaminőséget (Instagram súgó).

Tervezzen a kézbesítési idővel: az Instagram szerint a kész export négy napig érhető el, az exporthivatkozás megérkezése pedig akár 30 napot is igénybe vehet. Súgóoldala azt is megjegyzi, hogy a törölt információk nem feltétlenül jelennek meg, és az export jelszóval védett, csak a fióktulajdonos férhet hozzá (Instagram súgó). Rögzítse a kérés és a tényleges letöltés dátumát.

Facebook

Asztali gépen a Facebook hivatalos útvonala: profilkép > Beállítások és adatvédelem > Beállítások > Meta-fiók > Az Ön adatai és engedélyei > Az adatok exportálása > Export létrehozása. A Facebook HTML vagy JSON formátumot kínál; súgóoldala a HTML-t ZIP-ben böngészőbarátként, a JSON-t géppel olvashatóként írja le (Facebook súgó).

Ugyanez a súgóoldal szerint a kész exportok négy napig maradnak elérhetők, és az exportálás jelszóval védett. A Facebook arra is figyelmeztet, hogy a kategóriákat különböző ideig tárolják, és a törölt információk vagy tartalmak nem jelennek meg az exportban (Facebook súgó; Facebook-adatok elérhetősége). Az eredményt áttekintendő fiókinformáció-exportként kezelje, ne annak bizonyítékaként, hogy minden korábbi üzenet létezik.

LinkedIn

A LinkedIn hivatalos asztali útvonala: Én > Beállítások és adatvédelem > Adatvédelem > Adatai letöltése. A LinkedIn szerint konkrét kategóriákat vagy nagyobb letöltést választhat: egy konkrét típus perceken belül, egy nagyobb letöltés 24 órán belül érkezhet meg, a letöltési hivatkozás pedig 72 órán át marad elérhető (LinkedIn súgó).

Két fontos korlátozás van. A LinkedIn szerint a letöltési funkció mobilon nem érhető el, és a kérelmező tag saját személyes adatait biztosítja, más tagok adatait nem (LinkedIn súgó). Mindkét korlátozást jegyezze fel a megőrzési nyilvántartásban.

WhatsApp

A mentett hivatalos eljárás Androidra vonatkozik: nyissa meg a csevegést > További lehetőségek > Továbbiak > Csevegés exportálása > Média nélkül vagy Média hozzáadásával > válasszon megosztási módot (WhatsApp súgó).

A WhatsApp szerint az exportált csevegési előzmény szövegfájl, nem biztonsági mentés, és nem importálható vissza. A Média hozzáadásával lehetőség esetén a legutóbb küldött média mellékletként kerül hozzáadásra. A szöveges exportot és a mellékleteket együtt őrizze meg, és ne írja le az eredményt teljes médiarchívumként a terjedelme ellenőrzése nélkül (WhatsApp súgó).

Google Takeout és más fiókarchívumok

A Google a Takeoutot nyilvántartások megőrzésére vagy adatok átvitelére szolgáló archívumkészítési módszerként írja le. Az archívum létrehozása néhány perctől néhány napig tarthat, választhat fájltípust és maximális archívumméretet; ha a kiválasztott adatok meghaladják ezt a méretet, több archívum készül (Google Takeout).

A Google arra is figyelmeztet, hogy az adatfájl nem feltétlenül tartalmazza a letöltés kérése és az archívum létrehozása között végrehajtott módosításokat (Google Takeout). Rögzítse a kérés és az archívum létrehozásának időzítését, és őrizze meg az összes archívumrészt.

TikTok és az itt nem dokumentált folyamatokkal rendelkező platformok

Ez a kutatási csomag nem állapít meg hivatalos TikTok-exportútvonalat vagy a TikTok közvetlen üzeneteinek lefedettségére vonatkozó állítást. Ne másolja át az Instagram, a Facebook vagy a LinkedIn útvonalát a TikTokra. Ehelyett rögzítse a platform aktuális, dokumentált exportlehetőségét, ha van ilyen; ellenkező esetben dokumentálja a rögzítési módszert és korlátozását. A NARA az API-kat, a webes rögzítést, a manuális módszereket és a platform exporteszközeit lehetséges módszerként azonosítja; a választás a platform konfigurációjától és a szervezeti igényektől függ (NARA útmutató).

Szeretné rendszerezni a kapcsolódó közösségi nyilvántartást az üzenetexportok dokumentálása közben? A SocialGuardian az Instagramot, a TikTokot, a YouTube-ot, az X-et, a Facebookot, a LinkedInt, a Twitchet és a Pinterestet sorolja fel, és azt írja, hogy médiát és metaadatokat is ment. Tekintse meg a beállítási lehetőségeket

4. Őrizze meg az eredetit, a kontextust és a hozzáférési nyilvántartást

Őrizze meg a kézbesített eredeti fájlokat. Ne írja felül őket olvasható munkapéldány készítésekor. Az export mellett mentsen egy jegyzéket, amely tartalmazza:

  • Platform, profil-felhasználónév vagy URL és adatgazda
  • Kért terjedelem és dátumtartomány
  • Kérés időbélyege és letöltés időbélyege
  • Fájlnevek, formátumok és archívumrészek száma
  • A média- vagy mellékletbeállítás
  • Kézbesítési időszakra és jelszóvédelemre vonatkozó megjegyzések
  • Hiányzó kategóriák, törölt tartalomra vonatkozó figyelmeztetések vagy egyéb korlátozások
  • Tárolási hely és a hozzáférésre jogosult személyek vagy szerepkörök

Ez a NARA tartalom-, kontextus-, struktúra- és metaadat-szabványának gyakorlati alkalmazása (NARA útmutató).

A képernyőképek manuális rögzítési módszerként használhatók, de a mentett bizonyíték önmagában nem igazolja, hogy egyetlen képernyőkép teljes üzenetrekord. Ha elérhető, őrizze meg a natív exportot, tartsa meg a környező kontextust, és minden manuális rögzítést dokumentált korlátozással rendelkező módszerként jelöljön, ne automatikusan teljesként.

A SocialGuardian dokumentált termékköre a kapcsolódó közösségi tartalom: webhelye szerint automatikusan ment bejegyzéseket, történeteket és videókat, médiát és metaadatokat is tartalmaz, és lehetővé teszi a teljes archívum bármikori exportálását. Itt nincs bizonyíték arra, hogy privát üzeneteket exportálna, ezért a fenti üzenetexport-folyamatot tartsa elkülönítve a termékleírástól (SocialGuardian).

5. Ellenőrizze a teljességet és a változatlan fájlokat

Minden exporthoz végezze el ezt az ellenőrzési munkalapot:

  1. Hasonlítsa össze a kért hálózatot, profilt, kategóriákat és dátumtartományt a kézbesített adatokkal.
  2. Számolja meg az összes archívumrészt és mellékletet; rögzítse a hiányzó vagy olvashatatlan fájlokat.
  3. Nyissa meg a kézbesített HTML-, JSON- vagy szövegkimenetet, és erősítse meg, hogy olvasható.
  4. Ellenőrizze a jegyzéket a platform által megadott kézbesítési időszak és korlátozások alapján.
  5. Rögzítse a törölt tartalomra, valamint a kérés és az archívum létrehozása közötti változásokra vonatkozó figyelmeztetéseket.
  6. Az eredeti exportot különítse el minden áttekintési másolattól.
  7. Számítson hashértéket minden megőrzött fájlhoz vagy archívumhoz, és tárolja az értéket a jegyzékben.
  8. A fájl áttekintésekor vagy átvitelekor számítsa újra a hashértéket, és vizsgálja ki az eltérést.

A NIST a hashfüggvényt olyan algoritmusként határozza meg, amely egy adatfájlt vagy elektronikus üzenetet reprezentáló numerikus értéket számít ki, és amely az adott fájl vagy üzenet teljes tartalmától függ (NIST hashfüggvény-szójegyzék). Ezért a hash hasznos annak ellenőrzésére, hogy változott-e a mentett export; arra nem ad választ, hogy az eredeti export teljes volt-e.

A teljesség ellenőrzése azért fontos, mert az Instagram szerint a törölt információk nem feltétlenül jelennek meg, a Facebook szerint a törölt információk vagy tartalmak nem jelennek meg, a Google pedig arra figyelmeztet, hogy a letöltés kérése és az archívum létrehozása közötti változások hiányozhatnak. Minden hiányosságot rögzítsen és továbbítson, ahelyett hogy egy részleges exportot csendben teljesnek tekintene (Instagram súgó; Facebook-adatok elérhetősége; Google Takeout).

6. Alkalmazza a megőrzési, hozzáférési és jogi zárolási szabályokat

Használja a 2. lépésben létrehozott térképet a kommunikációra ténylegesen vonatkozó szabály alkalmazásához. A hozzáférést korlátozza a jegyzékben rögzített személyekre vagy szerepkörökre, és őrizze meg minden kivétel vagy jogi zárolás okát. A források a következő irányítási ellenőrzéseket támasztják alá:

  • A FINRA szerint a kommunikáció üzleti célja számít, és a hivatkozott bróker-kereskedői szabály bizonyos rekordok legalább hároméves megőrzését írja elő, az első két évben könnyű hozzáféréssel (FINRA 11-39. számú közlemény).
  • A HIPAA hivatkozott biztonsági szabálya szerint a szükséges dokumentációt a létrehozástól vagy az utolsó hatálybalépéstől számított hat évig kell megőrizni, attól függően, melyik későbbi (45 CFR 164.316).
  • A GDPR 39. preambulumbekezdése szerint a tárolási időt szigorú minimumra kell korlátozni, a személyes adatokat pedig megfelelő biztonsággal és bizalmasan kell kezelni (GDPR).

A NARA olyan közösségimédia-nyilvántartási munkacsoportot javasol, amely nyilvántartás-kezelési, közösségimédia-, informatikai, adatvédelmi és információbiztonsági, jogi, valamint közönségkapcsolati munkatársakat foglal magában (NARA útmutató). Ezeket a funkciókat — vagy megfelelőiket — rendelje tulajdonosi, felülvizsgálati, hozzáférési és eszkalációs felelősségekhez. A szabályt csak akkor alkalmazza, ha a felelős csapat és a jogi tanácsadó megerősítette, hogy az illeszkedik az adatokhoz és a joghatósághoz.

7. Platformokon átívelő üzenetmegőrzési ellenőrzőlista

Másolja ezt a megőrzési feladatba:

  • Sorolja fel az összes hálózatot, profil-felhasználónevet vagy URL-t, adatgazdát és üzleti célt.
  • Határozza meg a megőrzendő üzenetkategóriákat és dátumtartományt.
  • Válassza ki a dokumentált natív exportot vagy más dokumentált rögzítési módszert.
  • Rögzítse a kérés idejét, a kézbesítés idejét, a formátumot, a médiabeállítást és a kézbesítési időszakot.
  • Őrizze meg az eredeti exportot, valamint az összes archívumrészt és mellékletet.
  • Őrizze meg a tartalmat, a kontextust, a struktúrát és a kapcsolódó metaadatokat.
  • Rögzítse a törölt tartalomra, mobilos elérhetőségre, csak saját adatokra, csak szövegre vagy időzítésre vonatkozó korlátozásokat.
  • Nyissa meg és tekintse át a kézbesített fájlokat.
  • Számítson és tároljon hashértéket minden eredeti fájlhoz vagy archívumhoz.
  • Korlátozza a hozzáférést, és rögzítse a hozzáférés tulajdonosát.
  • Alkalmazza a megerősített megőrzési szabályt és az esetleges jogi zárolást.
  • A hiányos exportot továbbítsa a felelős nyilvántartási, biztonsági, adatvédelmi vagy jogi tulajdonosnak.

A megfelelőségi folyamatnak szüksége van az üzenetexport nyilvántartására és a kapcsolódó közösségi tartalom nyilvántartására is. Használja a SocialGuardiant dokumentált bejegyzéseihez, történeteihez, videóihoz, médiájához, metaadataihoz és teljes archívum-exportjához, majd tartsa üzenetexport-jegyzékét a kapcsolódó rekordok mellett. Kezdje el

GYIK

Mi a különbség a közösségimédia-üzenetek biztonsági mentése és archiválása között?

Az exportot használja megőrzendő példányként, majd ellenőrizze a tartalom, a kontextus, a struktúra és a metaadatok alapján. Ha a szolgáltató nem tud teljes rekordot exportálni, további rögzítésre lehet szükség; a NARA szerint a rögzítési követelmények megvalósítása továbbra is a szervezet felelőssége (NARA útmutató).

Hogyan exportálhatók az Instagram közvetlen üzenetei megfelelőségi célokra?

Asztali gépen használja a Továbbiak > Beállítások > Meta-fiók > Az Ön adatai és engedélyei > Az adatok exportálása > Export létrehozása útvonalat. Válassza ki az adatokat, dátumtartományt, formátumot, értesítési e-mail-címet és médiaminőséget. Rögzítse a négy napos elérhetőségi időszakot, a lehetséges 30 napos e-mailes várakozást, a jelszóvédelmet és a törölt adatok korlátozását (Instagram súgó).

Letölthetők a Facebook Messenger-üzenetek?

A Facebook HTML- vagy JSON-formátumú fiókinformáció-exportot dokumentál a profilkép > Beállítások és adatvédelem > Beállítások > Meta-fiók > Az Ön adatai és engedélyei > Az adatok exportálása > Export létrehozása útvonalon. Tekintse át a kézbesített kategóriákat, és ne feltételezze, hogy minden korábbi üzenet jelen van: a Facebook szerint a kategóriákat eltérő ideig tárolják, a törölt tartalom pedig nem jelenik meg (Facebook súgó; Facebook-adatok elérhetősége).

Hogyan exportálhatók a LinkedIn-üzenetek vagy fiókadatok?

Asztali gépen használja az Én > Beállítások és adatvédelem > Adatvédelem > Adatai letöltése útvonalat. A LinkedIn szerint a konkrét kategóriák perceken belül, a nagyobb letöltés 24 órán belül érkezhet meg, a hivatkozás pedig 72 órán át marad elérhető. A funkció mobilon nem érhető el, és a kérelmező tag saját adatait, nem más tagok adatait biztosítja (LinkedIn súgó).

Androidon nyissa meg a csevegést, válassza a További lehetőségek > Továbbiak > Csevegés exportálása lehetőséget, majd a Média nélkül vagy Média hozzáadásával opciót és egy megosztási módot. A WhatsApp szerint az eredmény szövegfájl, nem visszaimportálható biztonsági mentés; média hozzáadásakor a legutóbb küldött média mellékletként kerül bele (WhatsApp súgó). Az exportot és korlátozásait őrizze meg a jegyzékben.

Lehetővé teszi a TikTok a közvetlen üzenetek és a fiókadatok letöltését?

Ez a bizonyítékcsomag nem állapít meg TikTok-exportútvonalat vagy a közvetlen üzenetek lefedettségét. Ne következtessen más platform alapján. Ellenőrizze a TikTok aktuális dokumentációját, és rögzítse a módszert és a korlátozásokat; a NARA az API-kat, a webes rögzítést, a manuális módszereket és a platform exporteszközeit is lehetséges rögzítési módszerként sorolja fel (NARA útmutató).

Elegendők a képernyőképek, és milyen metaadatokat kell megőrizni?

A mentett bizonyíték a manuális módszereket lehetséges rögzítési módszerként azonosítja, de nem bizonyítja, hogy önmagukban a képernyőképek teljes rekordot alkotnak. Ha elérhető, őrizze meg a natív exportot, továbbá a tartalmat, a kontextust, a struktúrát és az olyan kapcsolódó metaadatokat, mint a szerző és a létrehozás dátuma (NARA útmutató).

Meddig kell megőrizni az üzeneteket, és hogyan ellenőrizhető a mentés?

Alkalmazza a kommunikációra megerősített szabályt. A hivatkozott példák bizonyos FINRA bróker-kereskedői rekordoknál legalább három évet, a szükséges HIPAA-dokumentációnál hat évet, a GDPR-nál pedig a szigorú minimum elvét tartalmazzák. Az ellenőrzéshez hasonlítsa össze a terjedelmet a kézbesített fájlokkal, rögzítse a platformkorlátozásokat, őrizze meg az eredetiket, és tároljon hashértékeket; a NIST szerint a hash a teljes fájl- vagy üzenettartalomtól függ (FINRA 11-39. számú közlemény; 45 CFR 164.316; GDPR; NIST hashfüggvény-szójegyzék).