Útflutningur skilaboða af samfélagsmiðli er aðeins gagnlegur ef þú getur útskýrt hvað hann inniheldur, hverju hann sleppir, hver hefur aðgang að honum og hvort honum hafi verið breytt eftir söfnun. Þessi gátlisti fjallar um innbyggð útflutningsverkfæri, lýsigögn, varðveislu, aðgang og sannprófun án þess að gera ráð fyrir að eitt niðurhal af vettvangi sé fullkomið gagnasafn.

1. Byrjaðu á skránni sem þú þarft að varðveita

Til að skapa traustan grunn skaltu varðveita meira en texta skilaboðanna. Bandaríska þjóðskjalastofnunin (NARA) segir að fullkomin alríkisskrá þurfi að innihalda efni, samhengi og uppbyggingu, ásamt tengdum lýsigögnum á borð við höfund og stofndagsetningu, og að henni þurfi að vera viðhaldið með tilliti til áreiðanleika og áreiðanlegrar upprunaheimildar (leiðbeiningar NARA).

Notaðu þetta sem próf á heildstæði:

  • Efni: útflutningur skilaboðanna eða samtalsins.
  • Samhengi: reikningur, prófíll, þátttakendur, tímabil og ástæða söfnunar.
  • Uppbygging: snið og tengsl milli skráa, möppna, viðhengja og skilaboðaskráa.
  • Lýsigögn: upplýsingar á borð við höfund og stofndagsetningu, auk umfangs útflutningsins og tímastimpilsins sem þú skráir.

Í þessum gátlista skaltu líta á niðurhalaðan útflutning sem eintakið sem þú varðveitir og kanna síðan hvort hann innihaldi þessa þætti. NARA nefnir sértæk API vettvangs, vefsöfnun, handvirkar aðferðir og útflutningsverkfæri vettvanga sem mögulegar söfnunaraðferðir. Stofnunin segir einnig að þegar þjónustuveitandi getur ekki flutt út fullkomna skrá beri skipulaginu áfram ábyrgð á því að uppfylla kröfur um söfnun (leiðbeiningar NARA).

Ef varðveisluáætlunin þín nær einnig til opinbers efnis á samfélagsmiðlum tekur SocialGuardian sjálfkrafa öryggisafrit af færslum, sögum og myndböndum frá helstu vettvöngum. Á vefnum kemur fram að afritið innihaldi miðla og lýsigögn og að hægt sé að flytja út heildarsafnið hvenær sem er. Skoðaðu SocialGuardian

2. Kortleggðu reikninga, ábyrgðaraðila og varðveislu áður en þú flytur út

Búðu til eina línu fyrir hvert net og hvern prófíl áður en þú biður um gögn. Skráðu:

  • Net og notandanafn eða vefslóð prófíls
  • Eiganda reiknings eða ábyrgðaraðila
  • Tilgang fyrirtækisins og umfang viðeigandi skilaboða
  • Óskað tímabil
  • Útflutningsaðferð og snið
  • Dagsetningu beiðni, afhendingardag og þann sem ber ábyrgð á aðgangi
  • Geymslustað og varðveislureglu
  • Þekktar útilokanir, tafir eða viðvaranir um eytt efni

Vettvangurinn einn ræður ekki úrslitum um hvort skilaboð teljist hluti af skrá sem fellur undir reglur. FINRA segir að skyldur til skráningar á samskiptum á samfélagsmiðlum ráðist af því hvort samskiptin séu viðskiptasamskipti, ekki einfaldlega af vettvanginum. Stofnunin segir einnig að matið ráðist ekki af tækinu eða tækninni, þar með talið persónulegu tæki (FINRA-tilkynning 11-39).

Varðveislutími er heldur ekki ein algild tala. Til dæmis:

Regla eða meginregla Hvað heimildin segir Hvernig á að nota hana í kortlagningunni
FINRA-skrár miðlara Ákveðnar skrár þarf að varðveita í að minnsta kosti þrjú ár og vera auðaðgengilegar fyrstu tvö árin. Staðfestu hvort samskiptin falli undir viðeigandi skráningarreglu.
Skjöl samkvæmt HIPAA Security Rule Nauðsynleg skjöl eru varðveitt í sex ár frá stofnun eða frá því þau voru síðast í gildi, hvort sem er síðar. Staðfestu hvort atriðið sé nauðsynlegt skjal áður en þessu tímabili er beitt.
GDPR, inngangsmálsliður 39 Geymslu ætti að halda í algjöru lágmarki, með viðeigandi öryggi og trúnaði. Skilgreindu nauðsynlegt tímabil og aðgangsstýringar í stað þess að varðveita allt endalaust.

FINRA-tímabilið kemur fram í tilkynningu 11-39, HIPAA-kröfuna er að finna í 45 CFR 164.316, og orðalagið um geymslu og öryggi kemur fram í GDPR, inngangsmálslið 39. Þetta eru dæmi byggð á heimildum, ekki algild varðveislustefna. NIST ráðleggur að beita réttarrannsóknaraðferðum aðeins eftir samráð við stjórnendur og lögfræðinga um viðeigandi lög og reglur (NIST SP 800-86).

Ekki láta kerfi sem eyðir eða fjarlægir rafræn samskipti sjálfkrafa vera eina stjórntækið fyrir skráningu: FINRA segir að slík tækni myndi koma í veg fyrir varðveislu samskiptanna (FINRA-tilkynning 11-39).

3. Flyttu út skilaboð og reikningsgögn með skjalfestum innbyggðum ferlum

Notaðu opinbera ferlið sem passar við vettvanginn og vistaðu upplýsingar um beiðnina með skránum sem verða til.

Instagram

Á tölvu er opinbera leiðin til að hefja útflutning More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram segir að þú getir valið tilteknar upplýsingar, tímabil, snið, tölvupóst fyrir tilkynningu og gæði miðla áður en útflutningurinn hefst (Instagram Help).

Skipuleggðu út frá afhendingartímanum: Instagram segir að tilbúinn útflutningur sé aðgengilegur í fjóra daga en að allt að 30 dagar geti liðið þar til útflutningstengill berst. Á hjálparsíðunni kemur einnig fram að eyddar upplýsingar birtist mögulega ekki og að útflutningurinn sé varinn með lykilorði og aðeins aðgengilegur eiganda reikningsins (Instagram Help). Skráðu dagsetningu beiðninnar og dagsetninguna þegar þú sóttir skrárnar í raun.

Facebook

Á tölvu er opinbera leið Facebook profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook leyfir þér að velja HTML eða JSON; á hjálparsíðunni er HTML lýst sem vafravænu sniði í ZIP-skrá og JSON sem sniði sem tölvur geta lesið (Facebook Help).

Á sömu hjálparsíðu kemur fram að tilbúnir útflutningar séu aðgengilegir í fjóra daga og að útflutningur sé varinn með lykilorði. Facebook varar einnig við því að flokkar séu geymdir í mislangan tíma og að eyddar upplýsingar eða efni birtist ekki í útflutningnum (Facebook Help; upplýsingar Facebook um aðgengi gagna). Líttu á niðurstöðuna sem útflutning reikningsupplýsinga sem þarf að yfirfara, ekki sönnun þess að öll söguleg skilaboð séu til staðar.

LinkedIn

Opinbera leið LinkedIn á tölvu er Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn segir að þú getir valið ákveðna flokka eða stærra niðurhal: tiltekin gerð getur borist innan nokkurra mínútna, stærra niðurhal innan 24 klukkustunda og niðurhalstengillinn er aðgengilegur í 72 klukkustundir (LinkedIn Help).

Tvö mikilvæg umfangstakmörk gilda. LinkedIn segir að niðurhalsvirknin sé ekki í boði í farsímum og að hún veiti persónuupplýsingar þess notanda sem óskar eftir gögnunum, ekki gögn annarra notenda (LinkedIn Help). Skráðu bæði takmörkin í varðveisluskrána.

WhatsApp

Opinbera ferlið sem hér er vistað er fyrir Android: opnaðu spjallið > More options > More > Export chat > Without media eða Include media > veldu deilingaraðferð (WhatsApp Help).

WhatsApp segir að útflutt spjallferill sé textaskrá, ekki afritsskrá, og ekki sé hægt að flytja hann aftur inn. Ef þú velur Include media bætast nýjustu miðlarnir sem sendir voru við sem viðhengi. Varðveittu textaútflutninginn og viðhengin saman og lýstu niðurstöðunni ekki sem fullkomnu miðlasafni án þess að sannreyna umfang hennar (WhatsApp Help).

Google Takeout og önnur gagnasöfn reikninga

Google lýsir Takeout sem leið til að búa til safn til að varðveita skrár eða flytja gögn. Fyrirtækið segir að gerð safns geti tekið frá nokkrum mínútum upp í nokkra daga og að þú getir valið skráargerð og hámarksstærð safns; þegar valin gögn fara yfir þá stærð verða til mörg söfn (Google Takeout).

Google varar einnig við því að gagnaskrá innihaldi mögulega ekki breytingar sem gerðar voru frá því að niðurhals var óskað þar til safnið var búið til (Google Takeout). Skráðu tímasetningu beiðninnar og gerð safnsins og geymdu alla hluta safnsins.

TikTok og vettvangar án skjalfests ferlis hér

Þessi rannsóknarpakki staðfestir ekki opinbera útflutningsleið TikTok eða fullyrðingu um umfang einkaskilaboða á TikTok. Ekki afrita leið Instagram, Facebook eða LinkedIn yfir í leiðbeiningar fyrir TikTok. Skráðu þess í stað núverandi skjalfesta útflutningsmöguleika vettvangsins ef hann er til; annars skaltu skjalfesta söfnunaraðferðina og takmörkunina. NARA nefnir API, vefsöfnun, handvirkar aðferðir og útflutningsverkfæri vettvanga sem mögulegar aðferðir, en valið ræðst af uppsetningu vettvangsins og þörfum skipulagsins (leiðbeiningar NARA).

Þarftu að halda utan um samfélagsmiðlasamhengið á meðan þú skjalfestir útflutning skilaboða? SocialGuardian nefnir Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest og segir að það taki afrit af miðlum ásamt lýsigögnum. Sjá uppsetningarmöguleikana

4. Varðveittu upprunalega skrá, samhengi og aðgangsskrá

Geymdu upprunalegu skrárnar eins og þær voru afhentar. Ekki skrifa yfir þær þegar þú býrð til læsilegt vinnueintak. Vistaðu með útflutningnum skrá sem inniheldur:

  • Vettvang, notandanafn eða vefslóð prófíls og ábyrgðaraðila
  • Óskað umfang og tímabil
  • Tímastimpil beiðni og niðurhals
  • Skráarnöfn, snið og fjölda hluta safns
  • Stillingu fyrir innifalda miðla eða viðhengi
  • Athugasemdir um afhendingartíma og lykilorðsvörn
  • Flokka sem vantar, viðvaranir um eytt efni eða aðrar takmarkanir
  • Geymslustað og einstaklinga eða hlutverk sem mega fá aðgang

Þetta er hagnýt beiting á staðli NARA um efni, samhengi, uppbyggingu og lýsigögn (leiðbeiningar NARA).

Skjáskot geta verið handvirk söfnunaraðferð, en vistuð sönnunargögn staðfesta ekki að skjáskot eitt og sér sé fullkomin skilaboðaskrá. Varðveittu innbyggða útflutninginn þegar hann er í boði, haltu utan um samhengið í kring og merktu handvirka söfnun sem aðferð með skjalfestri takmörkun í stað þess að kalla hana sjálfkrafa fullkomna.

Skjalfest umfang SocialGuardian er efni í kringum samfélagsmiðla: á vefnum kemur fram að þjónustan taki sjálfkrafa afrit af færslum, sögum og myndböndum, innihaldi miðla og lýsigögn og leyfi útflutning á heildarsafni hvenær sem er. Hér liggja ekki fyrir gögn sem styðja þá fullyrðingu að þjónustan flytji út einkaskilaboð, svo aðskildu verkferlið fyrir útflutning skilaboða hér að ofan frá vörulýsingunni (SocialGuardian).

5. Staðfestu heildstæði og óbreyttar skrár

Notaðu þetta staðfestingarverkefni fyrir hvern útflutning:

  1. Berðu saman óskað net, prófíl, flokka og tímabil við það sem var afhent.
  2. Teldu alla hluta safnsins og viðhengi og skráðu skrár sem vantar eða eru ólæsilegar.
  3. Opnaðu afhent HTML-, JSON- eða textaúttak og staðfestu að það sé læsilegt.
  4. Berðu skrána saman við uppgefinn afhendingartíma og takmarkanir vettvangsins.
  5. Skráðu viðvaranir um eytt efni og breytingar milli beiðni og gerðar safns.
  6. Varðveittu upprunalega útflutninginn aðskilinn frá yfirferðareintaki.
  7. Reiknaðu kjötkássa fyrir hverja varðveitta skrá eða safn og geymdu gildið í skránni.
  8. Reiknaðu kjötkássað upp á nýtt þegar skráin er yfirfarin eða flutt og rannsakaðu breytt gildi.

NIST skilgreinir kjötkássafall sem reiknirit sem reiknar tölugildi sem táknar gagnaskrá eða rafræn skilaboð og byggir á öllu innihaldi þeirrar skráar eða skilaboða (orðalisti NIST um kjötkássaföll). Kjötkássa nýtist því til að kanna hvort vistuðum útflutningi hafi verið breytt; það segir ekki til um hvort upprunalegi útflutningurinn hafi verið fullkominn.

Athugunin á heildstæði skiptir máli vegna þess að Instagram segir að eyddar upplýsingar birtist mögulega ekki, Facebook segir að eyddar upplýsingar eða efni birtist ekki og Google varar við að breytingar milli beiðni og gerðar safns geti vantað. Skráðu hvert bil og sendu það í viðeigandi ferli í stað þess að líta hljóðlega á hlutaútflutning sem fullkominn (Instagram Help; upplýsingar Facebook um aðgengi gagna; Google Takeout).

6. Beittu reglum um varðveislu, aðgang og lögfræðilega stöðvun

Notaðu kortlagninguna úr skrefi 2 til að beita þeirri reglu sem gildir í raun um samskiptin. Takmarkaðu aðgang við einstaklinga eða hlutverk sem skráð eru í skránni og varðveittu ástæðu hvers fráviks eða lögfræðilegrar stöðvunar. Heimildirnar styðja eftirfarandi stjórnskoðanir:

  • FINRA segir að viðskiptatilgangur samskiptanna skipti máli og að tilgreind regla fyrir miðlara krefjist þess að ákveðnar skrár séu varðveittar í að minnsta kosti þrjú ár og séu auðaðgengilegar fyrstu tvö árin (FINRA-tilkynning 11-39).
  • Skjöl samkvæmt HIPAA Security Rule skulu, samkvæmt tilgreindri kröfu, varðveitt í sex ár frá stofnun eða frá því þau voru síðast í gildi, hvort sem er síðar (45 CFR 164.316).
  • GDPR, inngangsmálsliður 39, segir að geymslutíminn skuli takmarkast við algjört lágmark og að persónugögn skuli meðhöndluð með viðeigandi öryggi og trúnaði (GDPR).

NARA mælir með vinnuhópi um færslur á samfélagsmiðlum sem inniheldur starfsfólk skjalastjórnunar, samfélagsmiðla, upplýsingatækni, persónuverndar og upplýsingaöryggis, lögfræðinga og almannatengsla (leiðbeiningar NARA). Úthlutaðu þessum hlutverkum — eða sambærilegum hlutverkum — ábyrgð á eignarhaldi, yfirferð, aðgangi og stigvaxandi meðferð mála. Beittu reglunni aðeins eftir að ábyrgðarteymi og lögfræðingar hafa staðfest að hún eigi við um gögnin og lögsöguna.

7. Gátlisti fyrir varðveislu skilaboða milli vettvanga

Afritaðu þetta inn í varðveislumálið þitt:

  • Skráðu hvert net, notandanafn eða vefslóð prófíls, ábyrgðaraðila og viðskiptatilgang.
  • Skilgreindu skilaboðaflokka og tímabil sem á að varðveita.
  • Veldu skjalfesta innbyggða útflutningsleið eða aðra skjalfesta söfnunaraðferð.
  • Skráðu beiðnitíma, afhendingartíma, snið, miðlastillingu og afhendingartíma.
  • Varðveittu upprunalega útflutninginn, alla hluta safnsins og viðhengi.
  • Varðveittu efni, samhengi, uppbyggingu og tengd lýsigögn.
  • Skráðu takmarkanir vegna eydds efnis, farsímaaðgengis, gagna eingöngu um eigandann, texta eingöngu eða tímasetningar.
  • Opnaðu og yfirfarðu afhentar skrár.
  • Reiknaðu og geymdu kjötkássa fyrir hverja upprunalega skrá eða safn.
  • Takmarkaðu aðgang og skráðu þann sem ber ábyrgð á honum.
  • Beittu staðfestri varðveislureglu og hvers kyns stöðvun.
  • Sendu ófullkominn útflutning til ábyrgðaraðila skjalastjórnunar, öryggis, persónuverndar eða lögfræði.

Reglufylgniferli þarf bæði skrá yfir útflutning skilaboða og skrá yfir samfélagsmiðlaefnið í kring. Notaðu SocialGuardian fyrir skjalfestar færslur, sögur, myndbönd, miðla, lýsigögn og útflutning á heildarsafni og geymdu síðan skrána yfir útflutning skilaboða með viðeigandi gögnum. Byrjaðu

Algengar spurningar

Hver er munurinn á því að taka öryggisafrit af skilaboðum á samfélagsmiðlum og að geyma þau í skjalasafni?

Notaðu útflutninginn sem eintakið sem þú varðveitir og prófaðu hann síðan gagnvart efni, samhengi, uppbyggingu og lýsigögnum. Fullkomin skrá getur krafist frekari söfnunar þegar þjónustuveitandi getur ekki flutt út alla skrána; NARA segir að skipulagið beri áfram ábyrgð á kröfum um söfnun (leiðbeiningar NARA).

Hvernig flytur maður Instagram-einkaskilaboð út vegna reglufylgni?

Á tölvu skaltu nota More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Veldu upplýsingar, tímabil, snið, tölvupóst fyrir tilkynningu og gæði miðla. Skráðu fjögurra daga aðgengilegt tímabil, mögulega 30 daga bið eftir tölvupósti, lykilorðsvörn og takmörkun vegna eyddu upplýsinga (Instagram Help).

Er hægt að sækja Facebook Messenger-skilaboð?

Facebook skjalfestir útflutning reikningsupplýsinga í HTML eða JSON með leiðinni profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Farðu yfir afhenta flokka í stað þess að gera ráð fyrir að öll söguleg skilaboð séu til staðar: Facebook segir að flokkar hafi mismunandi geymslutíma og að eytt efni birtist ekki (Facebook Help; upplýsingar Facebook um aðgengi gagna).

Hvernig flytur maður LinkedIn-skilaboð eða reikningsgögn út?

Á tölvu skaltu nota Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn segir að tilteknir flokkar geti borist innan nokkurra mínútna, stærra niðurhal innan 24 klukkustunda og að tengillinn sé aðgengilegur í 72 klukkustundir. Virknin er ekki í boði í farsímum og veitir gögn þess notanda sem óskar eftir þeim, ekki gögn annarra notenda (LinkedIn Help).

Á Android skaltu opna spjallið, velja More options > More > Export chat, velja Without media eða Include media og velja deilingaraðferð. WhatsApp segir að niðurstaðan sé textaskrá, ekki afrit sem hægt er að flytja aftur inn; ef miðlar eru teknir með bætast nýjustu sendu miðlarnir við sem viðhengi (WhatsApp Help). Varðveittu útflutninginn og takmarkanir hans í skránni.

Leyfir TikTok niðurhal á einkaskilaboðum og reikningsgögnum?

Þessi rannsóknarpakki staðfestir ekki útflutningsleið TikTok eða umfang einkaskilaboða. Ekki draga ályktun út frá öðrum vettvangi. Kynntu þér núverandi skjöl TikTok og skráðu aðferðina og takmarkanirnar; NARA nefnir einnig API, vefsöfnun, handvirkar aðferðir og útflutningsverkfæri vettvanga sem mögulegar söfnunaraðferðir (leiðbeiningar NARA).

Eru skjáskot nægileg og hvaða lýsigögn ætti að varðveita?

Vistuð sönnunargögn nefna handvirkar aðferðir sem mögulega söfnunaraðferð en staðfesta ekki að skjáskot eitt og sér sé fullkomin skrá. Varðveittu innbyggðan útflutning þegar hann er í boði og haltu eftir efni, samhengi, uppbyggingu og tengdum lýsigögnum á borð við höfund og stofndagsetningu (leiðbeiningar NARA).

Hve lengi ætti að varðveita skilaboð og hvernig staðfestir maður öryggisafrit?

Beittu þeirri reglu sem staðfest hefur verið fyrir samskiptin. Dæmin sem vísað er til fela í sér að minnsta kosti þrjú ár fyrir ákveðnar FINRA-skrár miðlara, sex ár fyrir nauðsynleg HIPAA-skjöl og meginreglu GDPR um geymslu í algjöru lágmarki. Til að staðfesta afrit skaltu bera umfang saman við afhentar skrár, skrá takmarkanir vettvangsins, varðveita upprunaleg gögn og geyma kjötkássa; NIST segir að kjötkássa byggist á öllu innihaldi skrár eða skilaboða (FINRA-tilkynning 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; orðalisti NIST um kjötkássaföll).