Sociālā tīkla ziņojumu eksports ir noderīgs tikai tad, ja varat izskaidrot, ko tas ietver, ko neietver, kam tam ir piekļuve un vai pēc iegūšanas tas ir mainīts. Šis kontrolsaraksts aptver vietējos eksportus, metadatus, saglabāšanu, piekļuvi un pārbaudi, nepieņemot, ka vienas platformas lejupielāde ir pilnīgs ieraksts.

1. Sāciet ar ierakstu, kas jāsaglabā

Lai izveidotu aizstāvamu pamatu, saglabājiet vairāk nekā tikai ziņojuma tekstu. ASV Nacionālā arhīvu un dokumentu pārvalde (NARA) norāda, ka pilnīgam federālam ierakstam jāietver saturs, konteksts un struktūra, kā arī saistītie metadati, piemēram, autors un izveides datums, un tas jāuztur uzticams un autentisks (NARA vadlīnijas).

Izmantojiet to kā pilnīguma pārbaudi:

  • Saturs: ziņojuma vai sarunas eksports.
  • Konteksts: konts, profils, dalībnieki, datumu diapazons un iegūšanas iemesls.
  • Struktūra: failu, mapju, pielikumu un ziņojumu ierakstu formāts un savstarpējās attiecības.
  • Metadati: tāda informācija kā autors un izveides datums, kā arī reģistrētais eksporta tvērums un laikspiedols.

Šajā kontrolsarakstā uzskatiet lejupielādēto eksportu par saglabājamo kopiju un pēc tam pārbaudiet, vai tajā ir šie elementi. NARA kā iespējamās iegūšanas metodes min platformai specifiskas API, tīmekļa tveršanu, manuālas metodes un platformas eksporta rīkus. Tā arī norāda: ja pakalpojumu sniedzējs nevar eksportēt pilnīgu ierakstu, organizācija joprojām ir atbildīga par iegūšanas prasību īstenošanu (NARA vadlīnijas).

Ja jūsu saglabāšanas plānā ietilpst arī publisks sociālo tīklu saturs, SocialGuardian automātiski dublē ziņas, stāstus un videoklipus no lielākajām platformām. Vietnē norādīts, ka dublējumā ietilpst multivide un metadati, bet pilnu arhīvu var eksportēt jebkurā laikā. Apskatiet SocialGuardian

2. Pirms eksporta kartējiet kontus, glabātājus un saglabāšanas termiņus

Pirms datu pieprasīšanas izveidojiet vienu rindu katram tīklam un profilam. Norādiet:

  • Tīklu un profila lietotājvārdu vai URL
  • Konta īpašnieku vai glabātāju
  • Darbības mērķi un attiecīgo ziņojumu tvērumu
  • Pieprasīto datumu diapazonu
  • Eksporta metodi un formātu
  • Pieprasījuma datumu, piegādes datumu un piekļuves īpašnieku
  • Glabāšanas vietu un saglabāšanas noteikumu
  • Zināmos izņēmumus, aizkaves vai dzēsta satura brīdinājumus

Platforma nav vienīgais kritērijs, lai noteiktu, vai ziņojums ietilpst regulētā ierakstā. FINRA norāda, ka sociālo tīklu uzskaites pienākumi ir atkarīgi no tā, vai saziņa ir darījumu saziņa, nevis tikai no platformas. Tā arī norāda, ka analīze nav atkarīga no ierīces vai tehnoloģijas, tostarp no personīgās ierīces (FINRA paziņojums 11-39).

Saglabāšanas termiņš arī nav viens universāls skaitlis. Piemēram:

Noteikums vai princips Ko norāda avots Kā to izmantot kartē
FINRA brokeru-dīleru ieraksti Noteikti ieraksti jāsaglabā vismaz trīs gadus, turklāt pirmos divus gadus tiem jābūt viegli pieejamiem. Pārbaudiet, vai saziņai piemērojams attiecīgais uzskaites noteikums.
HIPAA drošības noteikumu dokumentācija Nepieciešamā dokumentācija jāglabā sešus gadus no izveides vai pēdējās spēkā esības dienas, atkarībā no tā, kas ir vēlāk. Pirms šī termiņa piemērošanas pārbaudiet, vai vienība ir nepieciešamā dokumentācija.
VDAR 39. apsvērums Glabāšanai jābūt ierobežotai līdz stingram minimumam, nodrošinot atbilstošu drošību un konfidencialitāti. Nosakiet nepieciešamo termiņu un piekļuves kontroli, nevis glabājiet visu bezgalīgi.

FINRA termiņš ir norādīts Paziņojumā 11-39, HIPAA prasība ietverta 45 CFR 164.316, bet glabāšanas un drošības formulējums atrodams VDAR 39. apsvērumā. Tie ir avotos balstīti piemēri, nevis universāla saglabāšanas politika. NIST iesaka izmantot kriminālistikas praksi tikai pēc konsultēšanās ar vadību un juridiskajiem padomdevējiem par piemērojamajiem likumiem un noteikumiem (NIST SP 800-86).

Neļaujiet sistēmai, kas automātiski dzēš elektronisko saziņu, būt jūsu vienīgajai uzskaites kontrolei: FINRA norāda, ka šāda tehnoloģija liegtu iespēju saglabāt saziņu (FINRA paziņojums 11-39).

3. Eksportējiet ziņojumus un konta datus, izmantojot dokumentētas vietējās darbplūsmas

Izmantojiet oficiālo darbplūsmu, kas atbilst platformai, un saglabājiet pieprasījuma informāciju kopā ar iegūtajiem failiem.

Instagram

Datorā oficiālais eksporta sākšanas ceļš ir More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram norāda, ka pirms eksporta sākšanas varat izvēlēties konkrētu informāciju, datumu diapazonu, formātu, paziņojuma e-pastu un multivides kvalitāti (Instagram palīdzība).

Plānojiet, ņemot vērā piegādes termiņu: Instagram norāda, ka gatavs eksports ir pieejams četras dienas, bet eksporta saites saņemšana var ilgt līdz 30 dienām. Palīdzības lapa arī norāda, ka dzēstā informācija var nebūt iekļauta un eksports ir aizsargāts ar paroli un pieejams tikai konta īpašniekam (Instagram palīdzība). Reģistrējiet pieprasījuma datumu un faktisko failu lejupielādes datumu.

Facebook

Datorā Facebook oficiālais ceļš ir profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook ļauj izvēlēties HTML vai JSON; palīdzības lapa HTML apraksta kā pārlūkprogrammai piemērotu ZIP failu, bet JSON — kā mašīnlasāmu formātu (Facebook palīdzība).

Tajā pašā palīdzības lapā teikts, ka gatavi eksporta faili ir pieejami četras dienas un eksportēšana ir aizsargāta ar paroli. Facebook arī brīdina, ka kategorijas tiek glabātas atšķirīgus periodus un dzēstā informācija vai saturs eksportā neparādīsies (Facebook palīdzība; Facebook datu pieejamība). Uzskatiet rezultātu par pārskatāmu konta informācijas eksportu, nevis pierādījumu, ka tajā ir katrs vēsturiskais ziņojums.

LinkedIn

LinkedIn oficiālais darbvirsmas ceļš ir Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn norāda, ka varat izvēlēties konkrētas kategorijas vai lielāku lejupielādi: konkrēts veids var pienākt dažu minūšu laikā, lielāka lejupielāde — 24 stundu laikā, bet lejupielādes saite paliek pieejama 72 stundas (LinkedIn palīdzība).

Ir divi svarīgi tvēruma ierobežojumi. LinkedIn norāda, ka lejupielādes funkcija nav pieejama mobilajās ierīcēs un sniedz pieprasītāja dalībnieka personīgos datus, nevis citu dalībnieku datus (LinkedIn palīdzība). Saglabāšanas ierakstā norādiet abus ierobežojumus.

WhatsApp

Oficiāli saglabātā procedūra paredzēta Android: atveriet tērzēšanu > More options > More > Export chat > Without media vai Include media > izvēlieties kopīgošanas metodi (WhatsApp palīdzība).

WhatsApp norāda, ka eksportētā tērzēšanas vēsture ir teksta fails, nevis dublējuma fails, un to nevar atkārtoti importēt. Izvēloties Include media, jaunākā nosūtītā multivide tiek pievienota kā pielikumi. Saglabājiet teksta eksportu un pielikumus kopā un nesauciet rezultātu par pilnīgu multivides arhīvu, kamēr neesat pārbaudījis tā tvērumu (WhatsApp palīdzība).

Google Takeout un citi kontu arhīvi

Google apraksta Takeout kā veidu, kā izveidot arhīvu ierakstu glabāšanai vai datu pārsūtīšanai. Google norāda, ka arhīva izveide var ilgt no dažām minūtēm līdz dažām dienām un ka varat izvēlēties faila veidu un maksimālo arhīva izmēru; ja atlasītie dati pārsniedz šo izmēru, tiek izveidoti vairāki arhīvi (Google Takeout).

Google arī brīdina, ka datu fails var neietvert izmaiņas, kas veiktas starp lejupielādes pieprasīšanu un arhīva izveidi (Google Takeout). Reģistrējiet pieprasījuma un arhīva izveides laiku un saglabājiet visas arhīva daļas.

TikTok un platformas, par kurām šeit nav dokumentētas darbplūsmas

Šis izpētes materiāls neapstiprina oficiālu TikTok eksporta ceļu vai apgalvojumu par TikTok tiešo ziņojumu tvērumu. Nekopējiet Instagram, Facebook vai LinkedIn ceļu TikTok instrukcijās. Tā vietā reģistrējiet platformas pašreizējo dokumentēto eksporta iespēju, ja tāda ir pieejama; pretējā gadījumā dokumentējiet iegūšanas metodi un ierobežojumu. NARA kā iespējamās metodes min API, tīmekļa tveršanu, manuālas metodes un platformas eksporta rīkus, izvēloties metodi atkarībā no platformas konfigurācijas un organizācijas vajadzībām (NARA vadlīnijas).

Nepieciešams sakārtot apkārtējos sociālo tīklu ierakstus, kamēr dokumentējat ziņojumu eksportus? SocialGuardian uzskaita Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch un Pinterest un norāda, ka dublē multividi un metadatus. Skatiet iestatīšanas iespējas

4. Saglabājiet oriģinālu, kontekstu un piekļuves ierakstu

Saglabājiet sākotnējos failus tādus, kādi tie tika piegādāti. Nepārrakstiet tos, veidojot lasāmu darba kopiju. Kopā ar eksportu saglabājiet manifestu, kurā ietilpst:

  • Platforma, profila lietotājvārds vai URL un glabātājs
  • Pieprasītais tvērums un datumu diapazons
  • Pieprasījuma laikspiedols un lejupielādes laikspiedols
  • Failu nosaukumi, formāti un arhīva daļu skaits
  • Iekļautās multivides vai pielikumu iestatījums
  • Piegādes termiņa un paroles aizsardzības piezīmes
  • Trūkstošās kategorijas, dzēsta satura brīdinājumi vai citi ierobežojumi
  • Glabāšanas vieta un personas vai lomas, kurām atļauts piekļūt

Tā ir NARA satura, konteksta, struktūras un metadatu standarta praktiska piemērošana (NARA vadlīnijas).

Ekrānuzņēmumi var būt manuāla iegūšanas metode, taču saglabātie pierādījumi vieni paši neapstiprina ekrānuzņēmumu kā pilnīgu ziņojuma ierakstu. Ja pieejams vietējais eksports, saglabājiet to, saglabājiet apkārtējo kontekstu un jebkuru manuālu tveršanu apzīmējiet kā metodi ar dokumentētu ierobežojumu, nevis automātiski sauciet to par pilnīgu.

SocialGuardian dokumentētais produkta tvērums ir apkārtējais sociālo tīklu saturs: vietnē norādīts, ka tas automātiski dublē ziņas, stāstus un videoklipus, ietver multividi un metadatus un ļauj jebkurā laikā eksportēt pilnu arhīvu. Šeit nav pierādījumu, ka tas eksportē privātos ziņojumus, tāpēc iepriekš aprakstīto ziņojumu eksporta darbplūsmu nošķiriet no produkta apraksta (SocialGuardian).

5. Pārbaudiet pilnīgumu un failu nemainīgumu

Katram eksportam izmantojiet šo pārbaudes darba lapu:

  1. Salīdziniet pieprasīto tīklu, profilu, kategorijas un datumu diapazonu ar piegādāto.
  2. Saskaitiet visas arhīva daļas un pielikumus; reģistrējiet trūkstošos vai nelasāmos failus.
  3. Atveriet piegādāto HTML, JSON vai teksta izvadi un apstipriniet, ka tā ir lasāma.
  4. Pārbaudiet manifestu pret platformas norādīto piegādes termiņu un ierobežojumiem.
  5. Reģistrējiet dzēsta satura brīdinājumus un brīdinājumus par izmaiņām starp pieprasījumu un arhīva izveidi.
  6. Saglabājiet sākotnējo eksportu atsevišķi no pārskatīšanas kopijas.
  7. Aprēķiniet jaucējvērtību katram saglabātajam failam vai arhīvam un ierakstiet vērtību manifestā.
  8. Pārrēķiniet jaucējvērtību, kad fails tiek pārskatīts vai pārsūtīts, un izpētiet mainītu vērtību.

NIST definē jaucējfunkciju kā algoritmu, kas aprēķina skaitlisku vērtību, kura reprezentē datu failu vai elektronisku ziņojumu un ir atkarīga no visa šī faila vai ziņojuma satura (NIST jaucējfunkcijas glosārijs). Tādēļ jaucējvērtība ir noderīga, lai pārbaudītu, vai saglabāts eksports ir mainījies; tā neatbild uz jautājumu, vai sākotnējais eksports bija pilnīgs.

Pilnīguma pārbaude ir svarīga, jo Instagram norāda, ka dzēstā informācija var nebūt iekļauta, Facebook norāda, ka dzēstā informācija vai saturs neparādīsies, bet Google brīdina, ka izmaiņas starp lejupielādes pieprasīšanu un arhīva izveidi var nebūt ietvertas. Reģistrējiet katru nepilnību un eskalējiet to, nevis klusējot uzskatiet daļēju eksportu par pilnīgu (Instagram palīdzība; Facebook datu pieejamība; Google Takeout).

6. Piemērojiet saglabāšanas, piekļuves un juridiskās aizturēšanas kontroli

Izmantojiet 2. darbības karti, lai piemērotu noteikumu, kas faktiski regulē saziņu. Ierobežojiet piekļuvi manifestā norādītajām personām vai lomām un saglabājiet jebkura izņēmuma vai juridiskās aizturēšanas iemeslu. Avoti atbalsta šādas pārvaldības pārbaudes:

  • FINRA norāda, ka svarīgs ir saziņas darījumu mērķis, un tās minētais brokeru-dīleru noteikums paredz noteiktus ierakstus saglabāt vismaz trīs gadus, pirmajiem diviem gadiem esot viegli pieejamiem (FINRA paziņojums 11-39).
  • HIPAA minētā drošības noteikumu dokumentācijas prasība paredz nepieciešamo dokumentāciju glabāt sešus gadus no izveides vai pēdējās spēkā esības dienas, atkarībā no tā, kas ir vēlāk (45 CFR 164.316).
  • VDAR 39. apsvērumā teikts, ka glabāšanas periods jāierobežo līdz stingram minimumam un personas dati jāapstrādā ar atbilstošu drošību un konfidencialitāti (VDAR).

NARA iesaka sociālo tīklu ierakstu darba grupā iekļaut dokumentu pārvaldības, sociālo tīklu, IT, privātuma un informācijas drošības, juridiskos un sabiedrisko attiecību darbiniekus (NARA vadlīnijas). Piešķiriet šīm funkcijām vai to ekvivalentiem atbildību par īpašumtiesībām, pārskatīšanu, piekļuvi un eskalāciju. Piemērojiet noteikumu tikai pēc tam, kad atbildīgā komanda un juridiskais padomnieks ir apstiprinājuši, ka tas atbilst datiem un jurisdikcijai.

7. Starpplatformu ziņojumu saglabāšanas kontrolsaraksts

Iekopējiet šo savā saglabāšanas uzdevumā:

  • Uzskaitiet katru tīklu, profila lietotājvārdu vai URL, glabātāju un darbības mērķi.
  • Definējiet saglabājamo ziņojumu kategorijas un datumu diapazonu.
  • Izvēlieties dokumentēto vietējo eksportu vai citu dokumentētu iegūšanas metodi.
  • Reģistrējiet pieprasījuma laiku, piegādes laiku, formātu, multivides iestatījumu un piegādes termiņu.
  • Saglabājiet sākotnējo eksportu, visas arhīva daļas un pielikumus.
  • Saglabājiet saturu, kontekstu, struktūru un saistītos metadatus.
  • Reģistrējiet dzēsta satura, pieejamības mobilajās ierīcēs, tikai sava datu, tikai teksta vai laika ierobežojumus.
  • Atveriet un pārskatiet piegādātos failus.
  • Aprēķiniet un saglabājiet jaucējvērtību katram sākotnējam failam vai arhīvam.
  • Ierobežojiet piekļuvi un reģistrējiet piekļuves īpašnieku.
  • Piemērojiet apstiprināto saglabāšanas noteikumu un jebkuru aizturēšanu.
  • Eskalējiet nepilnīgu eksportu atbildīgajam dokumentu, drošības, privātuma vai juridiskajam īpašniekam.

Atbilstības procesam nepieciešams gan ziņojumu eksporta ieraksts, gan apkārtējais sociālo tīklu satura ieraksts. Izmantojiet SocialGuardian dokumentētajām ziņām, stāstiem, videoklipiem, multividei, metadatiem un pilna arhīva eksportam, pēc tam glabājiet ziņojumu eksporta manifestu kopā ar attiecīgajiem ierakstiem. Sāciet darbu

FAQ

Kāda ir atšķirība starp sociālo tīklu ziņojumu dublēšanu un arhivēšanu?

Izmantojiet eksportu kā saglabājamo kopiju un pēc tam pārbaudiet to pēc satura, konteksta, struktūras un metadatu kritērijiem. Pilnīgam ierakstam var būt nepieciešama papildu iegūšana, ja pakalpojumu sniedzējs nevar eksportēt pilnīgu ierakstu; NARA norāda, ka organizācija joprojām ir atbildīga par iegūšanas prasību īstenošanu (NARA vadlīnijas).

Kā eksportēt Instagram tiešos ziņojumus atbilstības nodrošināšanai?

Datorā izmantojiet More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Izvēlieties informāciju, datumu diapazonu, formātu, paziņojuma e-pastu un multivides kvalitāti. Reģistrējiet četru dienu pieejamības termiņu, iespējamo 30 dienu e-pasta gaidīšanu, paroles aizsardzību un dzēstās informācijas ierobežojumu (Instagram palīdzība).

Vai varat lejupielādēt Facebook Messenger ziņojumus?

Facebook dokumentē konta informācijas eksportu HTML vai JSON formātā, izmantojot profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Pārskatiet piegādātās kategorijas, nevis pieņemiet, ka ir pieejams katrs vēsturiskais ziņojums: Facebook norāda, ka kategorijām ir atšķirīgi glabāšanas periodi un dzēstais saturs neparādīsies (Facebook palīdzība; Facebook datu pieejamība).

Kā eksportēt LinkedIn ziņojumus vai konta datus?

Datorā izmantojiet Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn norāda, ka konkrētas kategorijas var pienākt dažu minūšu laikā, lielāka lejupielāde — 24 stundu laikā, bet saite ir pieejama 72 stundas. Funkcija nav pieejama mobilajās ierīcēs un sniedz pieprasītāja dalībnieka paša datus, nevis citu dalībnieku datus (LinkedIn palīdzība).

Android ierīcē atveriet tērzēšanu, izvēlieties More options > More > Export chat, atlasiet Without media vai Include media un izvēlieties kopīgošanas metodi. WhatsApp norāda, ka rezultāts ir teksta fails, nevis atkārtoti importējams dublējums; multivides iekļaušana pievieno jaunāko nosūtīto multividi kā pielikumus (WhatsApp palīdzība). Saglabājiet eksportu un tā ierobežojumus manifestā.

Vai TikTok ļauj lejupielādēt tiešos ziņojumus un konta datus?

Šis pierādījumu materiāls neapstiprina TikTok eksporta ceļu vai tiešo ziņojumu tvērumu. Neizdariet secinājumus no citas platformas. Pārbaudiet TikTok pašreizējo dokumentāciju un reģistrējiet metodi un ierobežojumus; NARA kā iespējamās iegūšanas metodes min arī API, tīmekļa tveršanu, manuālas metodes un platformas eksporta rīkus (NARA vadlīnijas).

Vai ekrānuzņēmumi ir pietiekami un kādi metadati jāsaglabā?

Saglabātie pierādījumi identificē manuālas metodes kā vienu iespējamu iegūšanas metodi, taču neapstiprina, ka ekrānuzņēmumi vieni paši ir pilnīgs ieraksts. Ja pieejams vietējais eksports, saglabājiet to un saglabājiet saturu, kontekstu, struktūru un saistītos metadatus, piemēram, autoru un izveides datumu (NARA vadlīnijas).

Cik ilgi jāglabā ziņojumi un kā pārbaudīt dublējumu?

Piemērojiet saziņai apstiprināto noteikumu. Minētie piemēri ietver vismaz trīs gadus noteiktiem FINRA brokeru-dīleru ierakstiem, sešus gadus nepieciešamajai HIPAA dokumentācijai un VDAR stingra minimuma glabāšanas principu. Lai pārbaudītu dublējumu, salīdziniet tvērumu ar piegādātajiem failiem, reģistrējiet platformas ierobežojumus, saglabājiet oriģinālus un glabājiet jaucējvērtības; NIST norāda, ka jaucējvērtība ir atkarīga no visa faila vai ziņojuma satura (FINRA paziņojums 11-39; 45 CFR 164.316; VDAR; NIST jaucējfunkcijas glosārijs).