Izvoz sporočil družbenih omrežij je uporaben le, če lahko pojasnite, kaj vsebuje, česa ne vsebuje, kdo lahko do njega dostopa in ali se je po zajemu spremenil. Ta kontrolni seznam zajema izvorne izvoze, metapodatke, hrambo, dostop in preverjanje, ne da bi predpostavljal, da je prenos z ene platforme popoln zapis.

1. Začnite z zapisom, ki ga morate ohraniti

Za dokazljivo osnovo ohranite več kot samo besedilo sporočil. Ameriški National Archives and Records Administration (NARA) navaja, da mora popoln zvezni zapis vsebovati vsebino, kontekst in strukturo, skupaj s povezanimi metapodatki, kot sta avtor in datum nastanka, ter se vzdrževati tako, da sta zagotovljeni zanesljivost in pristnost (smernice NARA).

Uporabite to kot preizkus popolnosti:

  • Vsebina: izvoz sporočila ali pogovora.
  • Kontekst: račun, profil, udeleženci, časovno obdobje in razlog za zajem.
  • Struktura: oblika ter povezave med datotekami, mapami, prilogami in zapisi sporočil.
  • Metapodatki: podatki, kot sta avtor in datum nastanka, ter obseg in čas izvoza, ki ju zabeležite.

Pri tem kontrolnem seznamu obravnavajte preneseni izvoz kot kopijo, ki jo ohranite, nato pa preverite, ali vsebuje te elemente. NARA kot možne načine zajema navaja API-je, zajem spleta, ročne metode in orodja za izvoz platform. Navaja tudi, da je organizacija, kadar ponudnik ne more izvoziti popolnega zapisa, še vedno odgovorna za izvajanje zahtev glede zajema (smernice NARA).

Če vaš načrt hrambe vključuje tudi javne vsebine družbenih omrežij, SocialGuardian samodejno varnostno kopira objave, zgodbe in videoposnetke z večjih platform. Njegovo spletno mesto navaja, da varnostna kopija vključuje medije in metapodatke, celoten izvoz arhiva pa je na voljo kadar koli. Oglejte si SocialGuardian

2. Pred izvozom popišite račune, skrbnike in hrambo

Pred zahtevo za podatke ustvarite eno vrstico za vsako omrežje in profil. Zabeležite:

  • omrežje in uporabniško ime ali URL profila
  • lastnika računa ali skrbnika
  • poslovni namen in ustrezen obseg sporočil
  • zahtevano časovno obdobje
  • način in obliko izvoza
  • datum zahteve, datum dostave in skrbnika dostopa
  • mesto hrambe in pravilo hrambe
  • znane izključitve, zamude ali opozorila o izbrisani vsebini

Platforma ni edino merilo za to, ali sporočilo spada v reguliran zapis. FINRA navaja, da so obveznosti hrambe zapisov družbenih omrežij odvisne od tega, ali gre za poslovno komunikacijo, ne zgolj od platforme. Analiza prav tako ni odvisna od naprave ali tehnologije, vključno z osebno napravo (obvestilo FINRA 11-39).

Hramba tudi ni eno samo univerzalno število. Na primer:

Pravilo ali načelo Kaj navaja navedeni vir Kako ga uporabiti v popisu
Zapisi borznoposredniških družb FINRA Nekatere zapise je treba hraniti najmanj tri leta, pri čemer morata biti prvi dve leti zlahka dostopni. Preverite, ali komunikacija spada pod veljavno pravilo hrambe zapisov.
Dokumentacija varnostnega pravila HIPAA Zahtevano dokumentacijo je treba hraniti šest let od nastanka ali od zadnje veljavnosti, kar je pozneje. Pred uporabo tega obdobja preverite, ali gre za zahtevano dokumentacijo.
Uvodna izjava 39 GDPR Hramba mora biti omejena na strogi minimum, z ustrezno varnostjo in zaupnostjo. Določite potreben čas in nadzor dostopa, namesto da vse hranite neomejeno.

Obdobje FINRA je navedeno v obvestilu 11-39, zahteva HIPAA v 45 CFR 164.316, jezik o hrambi in varnosti pa v uvodni izjavi 39 GDPR. To so primeri iz virov, ne univerzalna politika hrambe. NIST svetuje uporabo forenzičnih praks šele po posvetu z vodstvom in pravnim svetovalcem o veljavnih zakonih in predpisih (NIST SP 800-86).

Ne dovolite, da bi bil sistem, ki samodejno izbriše elektronske komunikacije, vaš edini nadzor hrambe zapisov: FINRA pravi, da bi taka tehnologija onemogočila hranjenje komunikacij (obvestilo FINRA 11-39).

3. Izvozite sporočila in podatke računa z dokumentiranimi izvornimi postopki

Uporabite uradni postopek, ki ustreza platformi, in podrobnosti zahteve shranite skupaj z dobljenimi datotekami.

Instagram

Na namizju je uradna pot za začetek izvoza Več > Nastavitve > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram navaja, da lahko pred začetkom izvoza izberete določene podatke, časovno obdobje, obliko, e-pošto za obvestila in kakovost medijev (pomoč za Instagram).

Načrtujte glede na čas dostave: Instagram navaja, da je pripravljen izvoz na voljo štiri dni, povezava do izvoza pa lahko prispe šele v 30 dneh. Stran s pomočjo tudi opozarja, da izbrisani podatki morda ne bodo prikazani, ter izvoz opisuje kot zaščiten z geslom in dostopen samo imetniku računa (pomoč za Instagram). Zabeležite datum zahteve in datum dejanskega prenosa datotek.

Facebook

Na namizju je uradna pot Facebooka profilna slika > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook omogoča izbiro HTML ali JSON; stran s pomočjo opisuje HTML kot obliko v ZIP-u, prijazno brskalniku, JSON pa kot strojno berljivo obliko (pomoč za Facebook).

Ista stran navaja, da pripravljeni izvozi ostanejo na voljo štiri dni in da je izvoz zaščiten z geslom. Facebook opozarja tudi, da se kategorije hranijo različno dolgo ter da izbrisani podatki ali vsebina v izvozu ne bodo prikazani (pomoč za Facebook; razpoložljivost podatkov Facebooka). Rezultat obravnavajte kot izvoz podatkov računa za pregled, ne kot dokaz, da obstaja vsako zgodovinsko sporočilo.

LinkedIn

Uradna namizna pot LinkedIna je Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn navaja, da lahko izberete določene kategorije ali večji prenos: posamezna vrsta lahko prispe v nekaj minutah, večji prenos v 24 urah, povezava za prenos pa ostane na voljo 72 ur (pomoč za LinkedIn).

Pomembni sta dve omejitvi obsega. LinkedIn navaja, da funkcija prenosa ni na voljo v mobilnih napravah in da zagotavlja osebne podatke člana, ki je zahteval prenos, ne pa podatkov drugih članov (pomoč za LinkedIn). Obe omejitvi zabeležite v zapis hrambe.

WhatsApp

Shranjeni uradni postopek je namenjen Androidu: odprite klepet > More options > More > Export chat > Without media ali Include media > izberite način deljenja (pomoč za WhatsApp).

WhatsApp navaja, da je izvožena zgodovina klepeta besedilna datoteka, ne varnostna kopija, in je ni mogoče znova uvoziti. Če izberete Include media, se kot priloge dodajo najnovejši poslani mediji. Besedilni izvoz in priloge ohranite skupaj ter rezultata ne opisujte kot popolnega arhiva medijev, ne da bi preverili njegov obseg (pomoč za WhatsApp).

Google Takeout in drugi arhivi računov

Google opisuje Takeout kot način ustvarjanja arhiva za hrambo zapisov ali prenos podatkov. Ustvarjanje arhiva lahko traja od nekaj minut do nekaj dni; izberete lahko vrsto datoteke in največjo velikost arhiva. Če izbrani podatki presežejo to velikost, se ustvarijo več arhivov (Google Takeout).

Google tudi opozarja, da datoteka s podatki morda ne vključuje sprememb, izvedenih med zahtevo za prenos in ustvarjanjem arhiva (Google Takeout). Zabeležite čas zahteve in nastanka arhiva ter ohranite vsak del arhiva.

TikTok in platforme brez tukaj opisanega postopka

Ta raziskovalni paket ne potrjuje uradne poti za izvoz TikToka ali trditve o obsegu neposrednih sporočil TikToka. V navodila za TikTok ne kopirajte poti za Instagram, Facebook ali LinkedIn. Namesto tega zabeležite trenutno dokumentirano možnost izvoza platforme, če je na voljo; sicer dokumentirajte način zajema in omejitev. NARA kot možne metode navaja API-je, zajem spleta, ročne metode in orodja za izvoz platform, izbira pa je odvisna od konfiguracije platforme in potreb organizacije (smernice NARA).

Potrebujete urejen spremljajoči zapis družbenih omrežij, medtem ko dokumentirate izvoz sporočil? SocialGuardian navaja Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch in Pinterest ter pravi, da varnostno kopira medije in metapodatke. Oglejte si možnosti nastavitve

4. Ohranite izvirnik, kontekst in zapis dostopa

Izvirne datoteke ohranite v obliki, kot so bile dostavljene. Med pripravo berljive delovne kopije jih ne prepisujte. Poleg izvoza shranite manifest, ki vsebuje:

  • platformo, uporabniško ime ali URL profila in skrbnika
  • zahtevani obseg in časovno obdobje
  • čas zahteve in čas prenosa
  • imena datotek, oblike in število delov arhiva
  • nastavitev vključenih medijev ali prilog
  • opombe o času dostave in zaščiti z geslom
  • manjkajoče kategorije, opozorila o izbrisani vsebini ali druge omejitve
  • mesto hrambe ter osebe ali vloge z dovoljenjem za dostop

To je praktična uporaba standarda NARA o vsebini, kontekstu, strukturi in metapodatkih (smernice NARA).

Posnetki zaslona so lahko ročna metoda zajema, vendar shranjeni dokazi sami po sebi ne dokazujejo, da je posnetek zaslona popoln zapis sporočila. Kadar je izvorni izvoz na voljo, ga ohranite, obdržite spremljajoči kontekst in vsak ročni zajem označite kot metodo z dokumentirano omejitvijo, namesto da ga samodejno označite kot popolnega.

Dokumentirani obseg izdelka SocialGuardian je spremljajoča vsebina družbenih omrežij: njegovo spletno mesto navaja, da samodejno varnostno kopira objave, zgodbe in videoposnetke, vključuje medije in metapodatke ter omogoča kadar koli izvoziti celoten arhiv. Tukaj ni dokazov, da izvaža zasebna sporočila, zato zgornji potek izvoza sporočil ločite od opisa izdelka (SocialGuardian).

5. Preverite popolnost in nespremenjenost datotek

Za vsak izvoz izvedite ta kontrolni delovni list:

  1. Primerjajte zahtevano omrežje, profil, kategorije in časovno obdobje z dostavljenim.
  2. Preštejte vse dele arhiva in priloge ter zabeležite manjkajoče ali neberljive datoteke.
  3. Odprite dostavljeni HTML, JSON ali besedilni izhod in potrdite, da je berljiv.
  4. Preverite manifest glede na navedeno časovno okno dostave in omejitve platforme.
  5. Zabeležite opozorila o izbrisani vsebini ter spremembah med zahtevo in ustvarjanjem arhiva.
  6. Izvirni izvoz hranite ločeno od kopije za pregled.
  7. Izračunajte zgoščeno vrednost za vsako ohranjeno datoteko ali arhiv in jo shranite v manifest.
  8. Ob pregledu ali prenosu datoteke znova izračunajte zgoščeno vrednost in raziščite spremembo.

NIST definira zgoščevalno funkcijo kot algoritem, ki izračuna številčno vrednost, ki predstavlja podatkovno datoteko ali elektronsko sporočilo in je odvisna od celotne vsebine te datoteke ali sporočila (slovar NIST za zgoščevalne funkcije). Zgoščena vrednost je zato uporabna za preverjanje, ali se je shranjeni izvoz spremenil; ne pove pa, ali je bil izvirni izvoz popoln.

Preverjanje popolnosti je pomembno, ker Instagram pravi, da izbrisani podatki morda ne bodo prikazani, Facebook pravi, da izbrisani podatki ali vsebina ne bodo prikazani, Google pa opozarja, da spremembe med zahtevo in ustvarjanjem arhiva morda manjkajo. Vsako vrzel zabeležite in jo stopnjujte, namesto da delni izvoz tiho obravnavate kot popolnega (pomoč za Instagram; razpoložljivost podatkov Facebooka; Google Takeout).

6. Uporabite nadzor hrambe, dostopa in pravnih zadržanj

Za uporabo pravila, ki dejansko ureja komunikacijo, uporabite popis iz drugega koraka. Dostop omejite na osebe ali vloge, zapisane v manifestu, ter ohranite razlog za vsako izjemo ali pravno zadržanje. Viri podpirajo naslednja preverjanja upravljanja:

  • FINRA pravi, da je pomemben poslovni namen komunikacije, navedeno pravilo za borznoposredniške družbe pa zahteva hrambo nekaterih zapisov najmanj tri leta, pri čemer morata biti prvi dve leti zlahka dostopni (obvestilo FINRA 11-39).
  • Navedena zahteva varnostnega pravila HIPAA pravi, da je treba zahtevano dokumentacijo hraniti šest let od nastanka ali od zadnje veljavnosti, kar je pozneje (45 CFR 164.316).
  • Uvodna izjava 39 GDPR pravi, da mora biti čas hrambe omejen na strogi minimum, osebni podatki pa obdelani z ustrezno varnostjo in zaupnostjo (GDPR).

NARA priporoča delovno skupino za zapise družbenih omrežij, ki vključuje upravljanje zapisov, družbena omrežja, IT, zasebnost in informacijsko varnost, pravno službo ter odnose z javnostmi (smernice NARA). Te funkcije oziroma njihove ustreznike določite za lastništvo, pregled, dostop in stopnjevanje. Pravilo uporabite šele, ko odgovorna ekipa in pravni svetovalec potrdita, da ustreza podatkom in jurisdikciji.

7. Kontrolni seznam hrambe sporočil med platformami

Kopirajte ga v zahtevek za hrambo:

  • Navedite vsako omrežje, uporabniško ime ali URL profila, skrbnika in poslovni namen.
  • Določite kategorije sporočil in časovno obdobje, ki ga je treba ohraniti.
  • Izberite dokumentirani izvorni izvoz ali drug dokumentiran način zajema.
  • Zabeležite čas zahteve, čas dostave, obliko, nastavitev medijev in časovno okno dostave.
  • Ohranite izvirni izvoz ter vse dele arhiva in priloge.
  • Ohranite vsebino, kontekst, strukturo in povezane metapodatke.
  • Zabeležite omejitve glede izbrisane vsebine, mobilne razpoložljivosti, podatkov samo o lastniku, besedila brez medijev ali časovnega poteka.
  • Odprite in preglejte dostavljene datoteke.
  • Izračunajte in shranite zgoščeno vrednost za vsako izvirno datoteko ali arhiv.
  • Omejite dostop in zabeležite skrbnika dostopa.
  • Uporabite potrjeno pravilo hrambe in morebitno zadržanje.
  • Nepopoln izvoz stopnjujte do odgovornega lastnika za zapise, varnost, zasebnost ali pravne zadeve.

Proces skladnosti potrebuje tako zapis izvoza sporočil kot spremljajoči zapis vsebin družbenih omrežij. SocialGuardian uporabite za dokumentirane objave, zgodbe, videoposnetke, medije, metapodatke in izvoz celotnega arhiva, manifest izvoza sporočil pa hranite ob ustreznih zapisih. Začnite

Pogosta vprašanja

Kakšna je razlika med varnostnim kopiranjem in arhiviranjem sporočil družbenih omrežij?

Izvoz uporabite kot kopijo, ki jo ohranite, nato pa ga preverite glede vsebine, konteksta, strukture in metapodatkov. Popoln zapis lahko zahteva dodaten zajem, kadar ponudnik ne more izvoziti celotnega zapisa; NARA pravi, da je organizacija še vedno odgovorna za izvajanje zahtev glede zajema (smernice NARA).

Kako izvozite neposredna sporočila Instagrama za skladnost?

Na namizju uporabite Več > Nastavitve > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Izberite podatke, časovno obdobje, obliko, e-pošto za obvestila in kakovost medijev. Zabeležite štiridnevno obdobje razpoložljivosti, morebitno 30-dnevno čakanje na e-pošto, zaščito z geslom in omejitev glede izbrisanih podatkov (pomoč za Instagram).

Ali lahko prenesete sporočila Facebook Messengerja?

Facebook dokumentira izvoz podatkov računa v HTML ali JSON prek poti profilna slika > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Preglejte dostavljene kategorije, namesto da predpostavite prisotnost vseh zgodovinskih sporočil: Facebook pravi, da imajo kategorije različna obdobja hrambe in da izbrisana vsebina ne bo prikazana (pomoč za Facebook; razpoložljivost podatkov Facebooka).

Kako izvozite sporočila ali podatke računa LinkedIna?

Na namizju uporabite Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn pravi, da lahko posamezne kategorije prispejo v nekaj minutah, večji prenos v 24 urah, povezava pa ostane na voljo 72 ur. Funkcija ni na voljo v mobilnih napravah in zagotavlja samo podatke člana, ki je zahteval prenos, ne podatkov drugih članov (pomoč za LinkedIn).

V Androidu odprite klepet, izberite More options > More > Export chat, nato Without media ali Include media in način deljenja. WhatsApp pravi, da je rezultat besedilna datoteka, ne varnostna kopija, ki bi jo bilo mogoče znova uvoziti; vključitev medijev doda najnovejše poslane medije kot priloge (pomoč za WhatsApp). Izvoz in njegove omejitve ohranite v manifestu.

Ali TikTok omogoča prenos neposrednih sporočil in podatkov računa?

Ta dokazni paket ne potrjuje poti izvoza TikToka ali obsega neposrednih sporočil. Ne sklepajte na podlagi druge platforme. Preverite trenutno dokumentacijo TikToka ter zabeležite način in omejitve; NARA med možnimi metodami zajema navaja tudi API-je, zajem spleta, ročne metode in orodja za izvoz platform (smernice NARA).

Ali so posnetki zaslona dovolj in katere metapodatke je treba ohraniti?

Shranjeni dokazi opredeljujejo ročne metode kot eno od možnosti zajema, vendar ne potrjujejo, da so posnetki zaslona sami po sebi popoln zapis. Kadar je na voljo, ohranite izvorni izvoz ter vsebino, kontekst, strukturo in povezane metapodatke, kot sta avtor in datum nastanka (smernice NARA).

Kako dolgo je treba hraniti sporočila in kako preverite varnostno kopijo?

Uporabite pravilo, potrjeno za zadevno komunikacijo. Navedeni primeri vključujejo najmanj tri leta za določene zapise borznoposredniških družb FINRA, šest let za zahtevano dokumentacijo HIPAA ter načelo strogega minimuma hrambe po GDPR. Za preverjanje primerjajte obseg z dostavljenimi datotekami, zabeležite omejitve platforme, ohranite izvirnike in shranite zgoščene vrednosti; NIST pravi, da je zgoščena vrednost odvisna od celotne vsebine datoteke ali sporočila (obvestilo FINRA 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; slovar NIST za zgoščevalne funkcije).