لا يكون تصدير رسائل وسائل التواصل الاجتماعي مفيدًا إلا إذا أمكنك توضيح ما يتضمنه وما يستبعده ومن يمكنه الوصول إليه وما إذا طرأ عليه تغيير بعد التقاطه. تغطي قائمة التحقق هذه عمليات التصدير الأصلية والبيانات الوصفية والاحتفاظ والوصول والتحقق، من دون افتراض أن تنزيلًا واحدًا من منصة ما يمثل سجلًا كاملًا.
1. ابدأ بالسجل الذي تحتاج إلى الاحتفاظ به
للحصول على أساس يمكن الدفاع عنه، احتفظ بما هو أكثر من نص الرسالة. توضح إدارة المحفوظات والسجلات الوطنية الأمريكية (NARA) أن السجل الفيدرالي الكامل يجب أن يتضمن المحتوى والسياق والبنية، إلى جانب البيانات الوصفية المرتبطة مثل المؤلف وتاريخ الإنشاء، وأن يُحافَظ عليه بما يضمن الموثوقية والأصالة (إرشادات NARA).
استخدم ذلك كاختبار لاكتمال السجل:
- المحتوى: الرسالة أو تصدير المحادثة.
- السياق: الحساب والملف الشخصي والمشاركون والنطاق الزمني وسبب الالتقاط.
- البنية: تنسيق الملفات والمجلدات والمرفقات وعلاقتها بسجلات الرسائل.
- البيانات الوصفية: تفاصيل مثل المؤلف وتاريخ الإنشاء، إلى جانب نطاق التصدير والطابع الزمني الذي تسجله.
في قائمة التحقق هذه، اعتبر التصدير الذي تم تنزيله هو النسخة التي تحتفظ بها، ثم اختبر ما إذا كان يتضمن هذه العناصر. تذكر NARA أن واجهات برمجة التطبيقات الخاصة بالمنصة، والتقاط الويب، والطرق اليدوية، وأدوات التصدير الخاصة بالمنصة، كلها طرق محتملة للالتقاط. كما توضح أنه عندما يتعذر على مزود الخدمة تصدير سجل كامل، تظل المؤسسة مسؤولة عن تطبيق متطلبات الالتقاط (إرشادات NARA).
إذا كانت خطة الاحتفاظ لديك تشمل أيضًا المحتوى الاجتماعي العام، فإن SocialGuardian ينسخ تلقائيًا المنشورات والقصص ومقاطع الفيديو من المنصات الرئيسية. ويذكر موقعه أن النسخة الاحتياطية تشمل الوسائط والبيانات الوصفية، مع إمكانية تصدير الأرشيف الكامل في أي وقت. اطّلع على SocialGuardian
2. حدّد الحسابات وأمناء السجلات وفترة الاحتفاظ قبل التصدير
أنشئ صفًا لكل شبكة وملف شخصي قبل طلب البيانات. سجّل ما يلي:
- الشبكة ومعرّف الحساب أو عنوان URL
- مالك الحساب أو أمين السجل
- الغرض التجاري ونطاق الرسائل ذي الصلة
- النطاق الزمني المطلوب
- طريقة التصدير وتنسيقه
- تاريخ الطلب وتاريخ التسليم ومالك الوصول
- موقع التخزين وقاعدة الاحتفاظ
- الاستثناءات أو التأخيرات أو تحذيرات المحتوى المحذوف المعروفة
لا تُعد المنصة الاختبار الوحيد لتحديد ما إذا كانت الرسالة تنتمي إلى سجل خاضع للتنظيم. توضح FINRA أن التزامات حفظ سجلات وسائل التواصل الاجتماعي تعتمد على كون الاتصال اتصالًا تجاريًا، وليس على المنصة وحدها. كما توضح أن التحليل لا يعتمد على الجهاز أو التقنية، بما في ذلك الجهاز الشخصي (إشعار FINRA رقم 11-39).
كما أن فترة الاحتفاظ ليست رقمًا موحدًا:
| القاعدة أو المبدأ | ما يقوله المصدر المذكور | كيفية استخدامه في الخريطة |
|---|---|---|
| سجلات الوسطاء والجهات المتعاملة مع FINRA | يجب الاحتفاظ بسجلات معينة لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات، مع سهولة الوصول إليها خلال أول سنتين. | تحقّق مما إذا كان الاتصال خاضعًا لقاعدة حفظ السجلات المعنية. |
| توثيق قاعدة أمان HIPAA | يُحتفظ بالتوثيق المطلوب لمدة ست سنوات من تاريخ إنشائه أو من آخر تاريخ كان ساريًا فيه، أيهما أبعد. | تحقّق مما إذا كان العنصر توثيقًا مطلوبًا قبل تطبيق هذه المدة. |
| الحيثية 39 من GDPR | يجب قصر التخزين على الحد الأدنى الصارم، مع توفير الأمان والسرية المناسبين. | حدّد فترة ضرورية وضوابط وصول بدلًا من الاحتفاظ بكل شيء إلى أجل غير مسمى. |
ترد فترة FINRA في الإشعار 11-39، ويرد شرط HIPAA في 45 CFR 164.316، وترد لغة التخزين والأمان في الحيثية 39 من GDPR. هذه أمثلة موثقة وليست سياسة احتفاظ عامة. وتنصح NIST بتطبيق ممارسات الطب الشرعي فقط بعد التشاور مع الإدارة والمستشار القانوني بشأن القوانين واللوائح السارية (NIST SP 800-86).
لا تجعل نظامًا يمحو الاتصالات الإلكترونية أو يحذفها تلقائيًا وسيلة التحكم الوحيدة في حفظ السجلات؛ إذ توضح FINRA أن هذه التقنية قد تمنع القدرة على الاحتفاظ بالاتصالات (إشعار FINRA رقم 11-39).
3. صدّر الرسائل وبيانات الحساب باستخدام التدفقات الأصلية الموثقة
استخدم التدفق الرسمي المناسب للمنصة، واحفظ تفاصيل الطلب مع الملفات الناتجة.
على سطح المكتب، تبدأ عملية التصدير الرسمية عبر More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. توضح Instagram أنه يمكنك تحديد معلومات معينة ونطاق زمني وتنسيق وبريد إلكتروني للإشعارات وجودة الوسائط قبل بدء التصدير (مساعدة Instagram).
خطط وفق مدة التسليم: تقول Instagram إن التصدير الجاهز متاح لمدة أربعة أيام، بينما قد يستغرق وصول رابط التصدير 30 يومًا. كما تشير صفحة المساعدة إلى أن المعلومات المحذوفة قد لا تظهر، وأن التصدير محمي بكلمة مرور ولا يمكن الوصول إليه إلا من مالك الحساب (مساعدة Instagram). سجّل تاريخ الطلب وتاريخ تنزيل الملفات فعليًا.
على سطح المكتب، المسار الرسمي في Facebook هو profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. يتيح Facebook اختيار HTML أو JSON؛ وتصف صفحة المساعدة HTML بأنه مناسب للتصفح داخل ملف ZIP، وJSON بأنه قابل للقراءة آليًا (مساعدة Facebook).
توضح صفحة المساعدة نفسها أن عمليات التصدير الجاهزة تظل متاحة لمدة أربعة أيام وأن التصدير محمي بكلمة مرور. كما يحذر Facebook من أن الفئات تُخزّن لفترات مختلفة، وأن المعلومات أو المحتوى المحذوف لن يظهر في التصدير (مساعدة Facebook؛ توفر بيانات Facebook). تعامل مع النتيجة باعتبارها تصديرًا لمعلومات الحساب يحتاج إلى مراجعة، لا دليلًا على وجود كل رسالة تاريخية.
المسار الرسمي على سطح المكتب في LinkedIn هو Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. توضح LinkedIn أنه يمكنك تحديد فئات معينة أو تنزيل أكبر: قد يصل النوع المحدد خلال دقائق، والتنزيل الأكبر خلال 24 ساعة، ويظل رابط التنزيل متاحًا لمدة 72 ساعة (مساعدة LinkedIn).
هناك حدّان مهمان للنطاق. تقول LinkedIn إن ميزة التنزيل غير متاحة على الأجهزة المحمولة، وإنها توفر البيانات الشخصية للعضو الطالب، لا بيانات الأعضاء الآخرين (مساعدة LinkedIn). دوّن كلا الحدين في سجل الاحتفاظ.
الإجراء الرسمي المحفوظ مخصص لنظام Android: افتح المحادثة > More options > More > Export chat > Without media أو Include media > اختر طريقة مشاركة (مساعدة WhatsApp).
توضح WhatsApp أن سجل المحادثة المُصدّر ملف نصي وليس ملفًا احتياطيًا، ولا يمكن استيراده مجددًا. إذا اخترت Include media، تُضاف أحدث الوسائط المُرسلة كمرفقات. احتفظ بالتصدير النصي والمرفقات معًا، ولا تصف النتيجة بأنها أرشيف وسائط كامل من دون التحقق من نطاقها (مساعدة WhatsApp).
Google Takeout وأرشيفات الحساب الأخرى
تصف Google خدمة Takeout بأنها طريقة لإنشاء أرشيف للاحتفاظ بالسجلات أو نقل البيانات. وتوضح أن إنشاء الأرشيف قد يستغرق من بضع دقائق إلى عدة أيام، وأنه يمكنك اختيار نوع الملف والحد الأقصى لحجم الأرشيف؛ وعندما تتجاوز البيانات المحددة ذلك الحجم، تُنشأ أرشيفات متعددة (Google Takeout).
تحذر Google أيضًا من أن ملف البيانات قد لا يتضمن التغييرات التي أُجريت بين طلب التنزيل وإنشاء الأرشيف (Google Takeout). سجّل توقيت الطلب وإنشاء الأرشيف، واحتفظ بكل أجزاء الأرشيف.
TikTok والمنصات التي لا يتوفر لها تدفق موثق هنا
لا يثبت هذا البحث مسار تصدير رسميًا في TikTok أو ادعاءً بشأن تغطية الرسائل المباشرة فيه. لا تنسخ مسار Instagram أو Facebook أو LinkedIn إلى تعليمات TikTok. بدلًا من ذلك، سجّل خيار التصدير الموثق الحالي للمنصة إن كان متاحًا؛ وإلا فوثّق طريقة الالتقاط وحدودها. تحدد NARA واجهات برمجة التطبيقات والتقاط الويب والطرق اليدوية وأدوات تصدير المنصة كطرق محتملة، ويعتمد الاختيار على إعداد المنصة واحتياجات المؤسسة (إرشادات NARA).
هل تحتاج إلى تنظيم السجل الاجتماعي المحيط أثناء توثيق عمليات تصدير الرسائل؟ يذكر SocialGuardian Instagram وTikTok وYouTube وX وFacebook وLinkedIn وTwitch وPinterest، ويقول إنه ينسخ الوسائط والبيانات الوصفية. اطّلع على خيارات الإعداد
4. احتفظ بالأصل والسياق وسجل الوصول
احتفظ بالملفات الأصلية كما تم تسليمها. لا تستبدلها أثناء إنشاء نسخة عملية سهلة القراءة. وبجانب التصدير، احفظ بيانًا يتضمن:
- المنصة ومعرّف الحساب أو عنوان URL وأمين السجل
- النطاق المطلوب والنطاق الزمني
- الطابع الزمني للطلب والطابع الزمني للتنزيل
- أسماء الملفات وتنسيقاتها وعدد أجزاء الأرشيف
- إعداد الوسائط أو المرفقات المشمولة
- ملاحظات مدة التسليم والحماية بكلمة مرور
- الفئات المفقودة وتحذيرات المحتوى المحذوف والقيود الأخرى
- موقع التخزين والأشخاص أو الأدوار المسموح لهم بالوصول
يمثل ذلك التطبيق العملي لمعيار NARA الخاص بالمحتوى والسياق والبنية والبيانات الوصفية (إرشادات NARA).
يمكن أن تكون لقطات الشاشة طريقة التقاط يدوية، لكن الأدلة المحفوظة لا تثبت أن لقطة الشاشة وحدها سجل كامل للرسائل. احتفظ بالتصدير الأصلي عند توفره، وحافظ على السياق المحيط، وصنّف أي التقاط يدوي باعتباره طريقة ذات قيد موثق، بدلًا من اعتباره كاملًا تلقائيًا.
يقتصر النطاق الموثق لمنتج SocialGuardian على المحتوى الاجتماعي المحيط: يذكر موقعه أنه ينسخ المنشورات والقصص ومقاطع الفيديو تلقائيًا، ويشمل الوسائط والبيانات الوصفية، ويتيح تصدير الأرشيف الكامل في أي وقت. ولا يقدم هذا النص دليلًا على أنه يصدّر الرسائل الخاصة، لذا أبقِ سير عمل تصدير الرسائل أعلاه منفصلًا عن وصف المنتج (SocialGuardian).
5. تحقّق من اكتمال الملفات وعدم تغييرها
نفّذ ورقة التحقق هذه لكل عملية تصدير:
- قارن الشبكة والملف الشخصي والفئات والنطاق الزمني المطلوبة بما تم تسليمه.
- احصر كل أجزاء الأرشيف والمرفقات، وسجّل الملفات المفقودة أو غير القابلة للقراءة.
- افتح مخرجات HTML أو JSON أو النص التي تم تسليمها وتأكد من قابليتها للقراءة.
- طابق البيان مع مدة التسليم والقيود التي تذكرها المنصة.
- سجّل تحذيرات المحتوى المحذوف والتحذيرات المتعلقة بالتغييرات بين الطلب وإنشاء الأرشيف.
- احتفظ بالتصدير الأصلي منفصلًا عن أي نسخة للمراجعة.
- احسب قيمة تجزئة لكل ملف أو أرشيف محفوظ وخزّنها في البيان.
- أعد حساب التجزئة عند مراجعة الملف أو نقله، وحقق في أي قيمة متغيرة.
تعرّف NIST دالة التجزئة بأنها خوارزمية تحسب قيمة رقمية تمثل ملف بيانات أو رسالة إلكترونية وتعتمد على المحتوى الكامل لذلك الملف أو الرسالة (مسرد NIST لدوال التجزئة). لذلك تفيد التجزئة في التحقق مما إذا كان التصدير المحفوظ قد تغيّر، لكنها لا تجيب عما إذا كان التصدير الأصلي كاملًا.
يهم فحص الاكتمال لأن Instagram تقول إن المعلومات المحذوفة قد لا تظهر، ويقول Facebook إن المعلومات أو المحتوى المحذوف لن يظهر، وتحذر Google من أن التغييرات بين طلب التنزيل وإنشاء الأرشيف قد تكون مفقودة. سجّل كل فجوة وصعّدها بدلًا من اعتبار تصدير جزئي كاملًا من دون توثيق (مساعدة Instagram؛ توفر بيانات Facebook؛ Google Takeout).
6. طبّق ضوابط الاحتفاظ والوصول والتعليق القانوني
استخدم الخريطة من الخطوة الثانية لتطبيق القاعدة التي تحكم الاتصال فعليًا. قيّد الوصول إلى الأشخاص أو الأدوار المسجلة في البيان، واحتفظ بسبب أي استثناء أو تعليق قانوني. تدعم المصادر فحوص الحوكمة التالية:
- توضح FINRA أن الغرض التجاري من الاتصال مهم، وأن قاعدة الوسطاء والجهات المتعاملة معها تتطلب حفظ سجلات معينة لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات، مع سهولة الوصول إليها خلال أول سنتين (إشعار FINRA رقم 11-39).
- ينص شرط توثيق قاعدة الأمان المذكور في HIPAA على الاحتفاظ بالتوثيق المطلوب لمدة ست سنوات من تاريخ إنشائه أو من آخر تاريخ كان ساريًا فيه، أيهما أبعد (45 CFR 164.316).
- تنص الحيثية 39 من GDPR على قصر فترة التخزين على الحد الأدنى الصارم، ومعالجة البيانات الشخصية بأمان وسرية مناسبين (GDPR).
توصي NARA بتشكيل فريق عمل لسجلات وسائل التواصل الاجتماعي يضم إدارة السجلات ووسائل التواصل الاجتماعي وتقنية المعلومات والخصوصية وأمن المعلومات والمستشار القانوني والعلاقات العامة (إرشادات NARA). أسند هذه الوظائف، أو ما يعادلها، إلى مسؤوليات الملكية والمراجعة والوصول والتصعيد. طبّق القاعدة فقط بعد أن يؤكد الفريق المسؤول والمستشار القانوني ملاءمتها للبيانات والاختصاص القضائي.
7. قائمة تحقق للاحتفاظ بالرسائل عبر المنصات
انسخ هذه القائمة إلى تذكرة الاحتفاظ:
- اذكر كل شبكة ومعرّف حساب أو عنوان URL وأمين سجل وغرض تجاري.
- حدّد فئات الرسائل والنطاق الزمني المطلوب الاحتفاظ به.
- اختر التصدير الأصلي الموثق أو طريقة التقاط موثقة أخرى.
- سجّل وقت الطلب ووقت التسليم والتنسيق وإعداد الوسائط ومدة التسليم.
- احتفظ بالتصدير الأصلي وجميع أجزاء الأرشيف والمرفقات.
- احتفظ بالمحتوى والسياق والبنية والبيانات الوصفية المرتبطة.
- سجّل قيود المحتوى المحذوف أو التوفر على الهاتف المحمول أو الاقتصار على بيانات المالك أو النص فقط أو التوقيت.
- افتح الملفات التي تم تسليمها وراجعها.
- احسب وخزّن تجزئة لكل ملف أو أرشيف أصلي.
- قيّد الوصول وسجّل مالك الوصول.
- طبّق قاعدة الاحتفاظ المؤكدة وأي تعليق قانوني.
- صعّد التصدير غير الكامل إلى مسؤول السجلات أو الأمن أو الخصوصية أو الشؤون القانونية.
تحتاج عملية الامتثال إلى سجل تصدير الرسائل وسجل المحتوى الاجتماعي المحيط معًا. استخدم SocialGuardian للمنشورات والقصص ومقاطع الفيديو والوسائط والبيانات الوصفية وتصدير الأرشيف الكامل الموثقة لديه، ثم احتفظ ببيان تصدير الرسائل بجوار السجلات ذات الصلة. ابدأ الآن
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين الاحتفاظ بنسخة احتياطية من رسائل وسائل التواصل الاجتماعي وأرشفتها؟
استخدم التصدير باعتباره النسخة التي تحتفظ بها، ثم اختبره مقابل المحتوى والسياق والبنية والبيانات الوصفية. قد يتطلب السجل الكامل التقاطًا إضافيًا عندما يتعذر على المزود تصدير السجل الكامل؛ وتوضح NARA أن المؤسسة تظل مسؤولة عن تطبيق متطلبات الالتقاط (إرشادات NARA).
كيف تصدّر الرسائل المباشرة من Instagram لأغراض الامتثال؟
على سطح المكتب، استخدم More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. حدّد المعلومات والنطاق الزمني والتنسيق وبريد الإشعارات وجودة الوسائط. سجّل مدة الجاهزية البالغة أربعة أيام، واحتمال انتظار البريد لمدة تصل إلى 30 يومًا، والحماية بكلمة مرور، وقيد المعلومات المحذوفة (مساعدة Instagram).
هل يمكنك تنزيل رسائل Facebook Messenger؟
يوثق Facebook تصدير معلومات الحساب بصيغة HTML أو JSON عبر profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. راجع الفئات التي تم تسليمها بدلًا من افتراض وجود كل رسالة تاريخية؛ إذ يقول Facebook إن الفئات لها فترات تخزين مختلفة وإن المحتوى المحذوف لن يظهر (مساعدة Facebook؛ توفر بيانات Facebook).
كيف تصدّر رسائل LinkedIn أو بيانات الحساب؟
على سطح المكتب، استخدم Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. تقول LinkedIn إن الفئات المحددة قد تصل خلال دقائق، والتنزيل الأكبر خلال 24 ساعة، ويظل الرابط متاحًا لمدة 72 ساعة. الميزة غير متاحة على الهاتف المحمول، وتوفر بيانات العضو الطالب نفسه لا بيانات الأعضاء الآخرين (مساعدة LinkedIn).
هل يمكن تصدير محادثات WhatsApp لأغراض قانونية أو متعلقة بالامتثال؟
على Android، افتح المحادثة واختر More options > More > Export chat، ثم حدد Without media أو Include media واختر طريقة مشاركة. تقول WhatsApp إن النتيجة ملف نصي وليست نسخة احتياطية قابلة لإعادة الاستيراد؛ وإدراج الوسائط يضيف أحدث الوسائط المرسلة كمرفقات (مساعدة WhatsApp). احتفظ بالتصدير وقيوده في البيان.
هل يتيح TikTok تنزيل الرسائل المباشرة وبيانات الحساب؟
لا يثبت هذا الدليل مسار تصدير في TikTok أو تغطية للرسائل المباشرة. لا تستنتج مسارًا من منصة أخرى. راجع وثائق TikTok الحالية وسجّل الطريقة والحدود؛ كما تذكر NARA واجهات برمجة التطبيقات والتقاط الويب والطرق اليدوية وأدوات تصدير المنصة كطرق محتملة للالتقاط (إرشادات NARA).
هل تكفي لقطات الشاشة للاحتفاظ بالرسائل لأغراض الامتثال؟
الالتقاط اليدوي طريقة محتملة، لكن الأدلة المحفوظة لا تثبت أن لقطات الشاشة وحدها سجل كامل. احتفظ بالتصدير الأصلي عند توفره، واحتفظ بالمحتوى والسياق والبنية والبيانات الوصفية المرتبطة مثل المؤلف وتاريخ الإنشاء (إرشادات NARA).
كيف تتحقق من اكتمال النسخة الاحتياطية للرسائل وعدم تغييرها؟
قارن النطاق المطلوب بالملفات المسلّمة، وسجّل الاستثناءات وتحذيرات التوقيت، واحتفظ بالأصول، وخزّن قيمة تجزئة. تتحقق التجزئة من تغيّر محتوى الملف، لكنها لا تثبت اكتمال التصدير (إشعار FINRA رقم 11-39؛ 45 CFR 164.316؛ GDPR؛ مسرد NIST لدوال التجزئة).
