Socialinio tinklo žinučių eksportas naudingas tik tada, kai galite paaiškinti, kas jame yra, ko trūksta, kas gali jį pasiekti ir ar po užfiksavimo jis buvo pakeistas. Šis kontrolinis sąrašas apima vietinį eksportą, metaduomenis, saugojimą, prieigą ir patikrą, nelaikant vieno platformos atsisiuntimo išsamiu įrašu.

1. Pradėkite nuo įrašo, kurį reikia išsaugoti

Kad įrašas būtų tinkamas pagrįsti, išsaugokite daugiau nei vien žinutės tekstą. JAV Nacionalinė archyvų ir dokumentų administracija (NARA) nurodo, kad išsamų federalinį įrašą turi sudaryti turinys, kontekstas ir struktūra, taip pat susiję metaduomenys, pavyzdžiui, autorius ir sukūrimo data, o įrašas turi būti prižiūrimas taip, kad išliktų patikimas ir autentiškas (NARA gairės).

Naudokite tai kaip išsamumo patikrą:

  • Turinys: žinutės arba pokalbio eksportas.
  • Kontekstas: paskyra, profilis, dalyviai, laikotarpis ir užfiksavimo priežastis.
  • Struktūra: failų, aplankų, priedų ir žinučių įrašų formatas bei tarpusavio ryšiai.
  • Metaduomenys: tokia informacija kaip autorius ir sukūrimo data, taip pat eksporto apimtis ir užfiksuotas laiko žymuo.

Šiame kontroliniame sąraše atsisiųstą eksportą laikykite išsaugoma kopija, tada patikrinkite, ar jame yra šie elementai. NARA kaip galimus fiksavimo būdus nurodo konkrečios platformos API, žiniatinklio fiksavimą, rankinius metodus ir platformos eksporto įrankius. Ji taip pat teigia, kad jei teikėjas negali eksportuoti išsamaus įrašo, organizacija vis tiek atsako už fiksavimo reikalavimų įgyvendinimą (NARA gairės).

Jei jūsų išsaugojimo planas apima ir viešą socialinį turinį, „SocialGuardian“ automatiškai archyvuoja pagrindinių platformų įrašus, istorijas ir vaizdo įrašus. Svetainėje nurodoma, kad išsaugomi medijos failai ir metaduomenys, o visą archyvą galima eksportuoti bet kada. Peržiūrėkite „SocialGuardian“

2. Prieš eksportuodami susiekite paskyras, saugotojus ir saugojimo terminus

Prieš prašydami duomenų, sukurkite po vieną eilutę kiekvienam tinklui ir profiliui. Įrašykite:

  • Tinklą ir profilio naudotojo vardą arba URL
  • Paskyros savininką arba saugotoją
  • Verslo paskirtį ir susijusių žinučių apimtį
  • Prašomą laikotarpį
  • Eksporto būdą ir formatą
  • Prašymo datą, gavimo datą ir prieigos savininką
  • Saugojimo vietą ir saugojimo taisyklę
  • Žinomas išimtis, vėlavimus ar įspėjimus apie ištrintą turinį

Platforma nėra vienintelis kriterijus sprendžiant, ar žinutė priklauso reglamentuojamam įrašui. FINRA teigia, kad socialinių tinklų įrašų tvarkymo prievolės priklauso nuo to, ar komunikacija yra verslo komunikacija, o ne vien nuo platformos. Ji taip pat nurodo, kad analizė nepriklauso nuo įrenginio ar technologijos, įskaitant asmeninį įrenginį (FINRA pranešimas 11-39).

Saugojimo terminas taip pat nėra vienas universalus skaičius. Pavyzdžiui:

Taisyklė arba principas Ką nurodo šaltinis Kaip naudoti žemėlapyje
FINRA brokerių ir prekiautojų įrašai Tam tikri įrašai turi būti saugomi mažiausiai trejus metus, o pirmuosius dvejus metus lengvai pasiekiami. Patvirtinkite, ar komunikacijai taikoma konkreti įrašų saugojimo taisyklė.
HIPAA saugumo taisyklės dokumentacija Privaloma dokumentacija saugoma šešerius metus nuo sukūrimo arba nuo paskutinio galiojimo, atsižvelgiant į tai, kuri data vėlesnė. Prieš taikydami šį terminą patvirtinkite, ar dokumentas yra privalomas.
BDAR 39 konstatuojamoji dalis Saugojimas turi būti ribojamas griežtu minimumu, užtikrinant tinkamą saugumą ir konfidencialumą. Nustatykite būtiną terminą ir prieigos kontrolę, o ne saugokite viską neribotai.

FINRA laikotarpis nurodytas Pranešime 11-39, HIPAA reikalavimas pateiktas 45 CFR 164.316, o saugojimo ir saugumo formuluotės – BDAR 39 konstatuojamojoje dalyje. Tai yra pavyzdžiai iš šaltinių, o ne universali saugojimo politika. NIST pataria taikyti kriminalistinės analizės praktiką tik pasikonsultavus su vadovybe ir teisininkais dėl taikomų įstatymų ir taisyklių (NIST SP 800-86).

Neleiskite sistemai, kuri automatiškai ištrina ar pašalina elektroninę komunikaciją, būti vienintele jūsų įrašų tvarkymo priemone: FINRA teigia, kad tokia technologija neleistų išsaugoti komunikacijos (FINRA pranešimas 11-39).

3. Eksportuokite žinutes ir paskyros duomenis naudodami dokumentuotus vietinius veiksmus

Naudokite oficialų, konkrečiai platformai skirtą veiksmų kelią ir kartu su gautais failais išsaugokite prašymo informaciją.

Instagram

Darbalaukyje oficialus eksporto pradžios kelias yra More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. „Instagram“ nurodo, kad prieš pradėdami eksportą galite pasirinkti konkrečią informaciją, laikotarpį, formatą, pranešimų el. paštą ir medijos kokybę (Instagram pagalba).

Atsižvelkite į pateikimo terminą: „Instagram“ nurodo, kad paruoštas eksportas pasiekiamas keturias dienas, o eksporto nuoroda gali būti atsiųsta per 30 dienų. Pagalbos puslapyje taip pat pažymima, kad ištrinta informacija gali nepasirodyti, o eksportas yra apsaugotas slaptažodžiu ir pasiekiamas tik paskyros savininkui (Instagram pagalba). Užregistruokite prašymo datą ir datą, kada faktiškai atsisiuntėte failus.

Facebook

Darbalaukyje oficialus „Facebook“ kelias yra profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. „Facebook“ leidžia pasirinkti HTML arba JSON; pagalbos puslapyje HTML apibūdinamas kaip naršyklei pritaikytas ZIP failas, o JSON – kaip mašininiu būdu perskaitomas formatas (Facebook pagalba).

Tame pačiame pagalbos puslapyje nurodoma, kad paruošti eksportai lieka pasiekiami keturias dienas ir kad eksportas apsaugotas slaptažodžiu. „Facebook“ taip pat įspėja, kad kategorijos saugomos skirtingą laiką, o ištrinta informacija ar turinys eksportuose nepasirodys (Facebook pagalba; „Facebook“ duomenų prieinamumas). Vertinkite rezultatą kaip peržiūrėtiną paskyros informacijos eksportą, o ne kaip įrodymą, kad jame yra visos istorinės žinutės.

LinkedIn

Oficialus „LinkedIn“ kelias darbalaukyje yra Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. „LinkedIn“ nurodo, kad galima pasirinkti konkrečias kategorijas arba didesnį atsisiuntimą: konkretaus tipo duomenys gali būti pateikti per kelias minutes, didesnis atsisiuntimas – per 24 valandas, o nuoroda lieka prieinama 72 valandas (LinkedIn pagalba).

Yra du svarbūs apimties apribojimai. „LinkedIn“ nurodo, kad atsisiuntimo funkcija nepasiekiama mobiliajame įrenginyje ir kad pateikiami prašančio nario asmens duomenys, o ne kitų narių duomenys (LinkedIn pagalba). Abu apribojimus įrašykite į išsaugojimo dokumentaciją.

WhatsApp

Išsaugota oficiali procedūra skirta „Android“: atidarykite pokalbį > More options > More > Export chat > Without media arba Include media > pasirinkite bendrinimo būdą (WhatsApp pagalba).

„WhatsApp“ nurodo, kad eksportuota pokalbio istorija yra tekstinis failas, o ne atsarginė kopija, ir jos negalima importuoti atgal. Pasirinkus Include media, naujausia išsiųsta medija pridedama kaip priedai. Išsaugokite tekstinį eksportą ir priedus kartu, o rezultato nevadinkite išsamiu medijos archyvu nepatikrinę jo apimties (WhatsApp pagalba).

Google Takeout ir kiti paskyrų archyvai

„Google“ apibūdina „Takeout“ kaip būdą sukurti archyvą įrašams saugoti arba duomenims perkelti. Ji nurodo, kad archyvo kūrimas gali trukti nuo kelių minučių iki kelių dienų, taip pat galima pasirinkti failo tipą ir didžiausią archyvo dydį; jei pasirinkti duomenys viršija šį dydį, sukuriami keli archyvai (Google Takeout).

„Google“ taip pat įspėja, kad duomenų faile gali nebūti pakeitimų, atliktų nuo atsisiuntimo užsakymo iki archyvo sukūrimo (Google Takeout). Užregistruokite prašymo ir archyvo sukūrimo laiką bei išsaugokite visas archyvo dalis.

TikTok ir platformos, kurioms čia nėra dokumentuoto kelio

Šiame tyrimų rinkinyje nenustatytas oficialus „TikTok“ eksporto kelias ar teiginys apie „TikTok“ tiesioginių žinučių aprėptį. Nekopijuokite „Instagram“, „Facebook“ ar „LinkedIn“ kelio į „TikTok“ instrukcijas. Vietoj to užregistruokite dabartinę dokumentuotą platformos eksporto parinktį, jei tokia yra; kitu atveju dokumentuokite fiksavimo būdą ir apribojimą. NARA nurodo API, žiniatinklio fiksavimą, rankinius metodus ir platformos eksporto įrankius kaip galimus metodus, kurių pasirinkimas priklauso nuo platformos konfigūracijos ir organizacijos poreikių (NARA gairės).

Reikia sutvarkyti aplinkinį socialinį įrašą, kol dokumentuojate žinučių eksportą? „SocialGuardian“ nurodo „Instagram“, „TikTok“, „YouTube“, „X“, „Facebook“, „LinkedIn“, „Twitch“ ir „Pinterest“ bei teigia išsaugantis mediją ir metaduomenis. Peržiūrėkite nustatymo parinktis

4. Išsaugokite originalą, kontekstą ir prieigos įrašą

Išsaugokite gautus originalius failus. Nekeičiant jų sukurkite skaitomą darbinę kopiją. Kartu su eksportu išsaugokite manifestą, kuriame būtų:

  • Platforma, profilio naudotojo vardas arba URL ir saugotojas
  • Prašyta apimtis ir laikotarpis
  • Prašymo laiko žymuo ir atsisiuntimo laiko žymuo
  • Failų pavadinimai, formatai ir archyvo dalių skaičius
  • Medijos arba priedų įtraukimo nustatymas
  • Pristatymo termino ir apsaugos slaptažodžiu pastabos
  • Trūkstamos kategorijos, įspėjimai apie ištrintą turinį ir kiti apribojimai
  • Saugojimo vieta ir žmonės arba vaidmenys, kuriems leidžiama prieiga

Tai praktinis NARA turinio, konteksto, struktūros ir metaduomenų standarto taikymas (NARA gairės).

Ekrano kopijos gali būti rankinis fiksavimo būdas, tačiau išsaugoti įrodymai savaime nepatvirtina, kad vien ekrano kopija yra išsamus žinutės įrašas. Kai įmanoma, išsaugokite vietinį eksportą, išlaikykite aplinkinį kontekstą ir bet kokį rankinį fiksavimą pažymėkite kaip metodą su dokumentuotu apribojimu, o ne automatiškai vadinkite jį išsamiu.

Dokumentuota „SocialGuardian“ produkto apimtis yra aplinkinis socialinis turinys: svetainėje nurodoma, kad jis automatiškai išsaugo įrašus, istorijas ir vaizdo įrašus, apima mediją ir metaduomenis bei leidžia bet kada eksportuoti visą archyvą. Šiame šaltinyje nėra įrodymų teigti, kad jis eksportuoja privačias žinutes, todėl žinučių eksporto procesą laikykite atskirai nuo šio produkto aprašymo (SocialGuardian).

5. Patikrinkite išsamumą ir nepakitusius failus

Kiekvienam eksportui atlikite šį patikros lapą:

  1. Palyginkite prašytą tinklą, profilį, kategorijas ir laikotarpį su tuo, kas buvo pateikta.
  2. Suskaičiuokite visas archyvo dalis ir priedus; užrašykite trūkstamus arba neperskaitomus failus.
  3. Atidarykite pateiktą HTML, JSON arba tekstinę išvestį ir patvirtinkite, kad ji perskaitoma.
  4. Patikrinkite manifestą pagal platformos nurodytą pateikimo terminą ir apribojimus.
  5. Užregistruokite įspėjimus apie ištrintą turinį ir pakeitimus tarp prašymo bei archyvo sukūrimo.
  6. Išsaugokite originalų eksportą atskirai nuo bet kokios peržiūros kopijos.
  7. Apskaičiuokite kiekvieno išsaugoto failo ar archyvo maišą ir įrašykite reikšmę į manifestą.
  8. Perskaičiuokite maišą, kai failas peržiūrimas arba perduodamas, ir ištirkite pasikeitusią reikšmę.

NIST maišos funkciją apibrėžia kaip algoritmą, apskaičiuojantį skaitinę reikšmę, atspindinčią duomenų failą arba elektroninę žinutę ir priklausančią nuo viso to failo ar žinutės turinio (NIST maišos funkcijos žodynas). Todėl maiša naudinga tikrinant, ar išsaugotas eksportas pasikeitė; ji neatsako, ar pirminis eksportas buvo išsamus.

Išsamumo patikra svarbi, nes „Instagram“ teigia, kad ištrinta informacija gali nepasirodyti, „Facebook“ – kad ištrinta informacija ar turinys nepasirodys, o „Google“ įspėja, kad pakeitimų tarp atsisiuntimo prašymo ir archyvo sukūrimo gali trūkti. Užregistruokite kiekvieną spragą ir perduokite ją nagrinėti, užuot tyliai laikę dalinį eksportą išsamiu (Instagram pagalba; „Facebook“ duomenų prieinamumas; Google Takeout).

6. Taikykite saugojimo, prieigos ir teisinio blokavimo kontrolę

Naudokite 2 žingsnyje sudarytą žemėlapį ir taikykite taisyklę, kuri iš tikrųjų reglamentuoja komunikaciją. Prieigą suteikite tik manifeste nurodytiems žmonėms ar vaidmenims, o bet kokios išimties ar teisinio blokavimo priežastį išsaugokite. Šaltiniai pagrindžia šiuos valdymo patikrinimus:

  • FINRA teigia, kad svarbi komunikacijos verslo paskirtis, o nurodyta brokerių ir prekiautojų taisyklė reikalauja tam tikrus įrašus saugoti mažiausiai trejus metus, pirmuosius dvejus metus užtikrinant lengvą prieigą (FINRA pranešimas 11-39).
  • HIPAA saugumo taisyklės dokumentacijos reikalavimas nurodo privalomą dokumentaciją saugoti šešerius metus nuo sukūrimo arba nuo paskutinio galiojimo, atsižvelgiant į tai, kuri data vėlesnė (45 CFR 164.316).
  • BDAR 39 konstatuojamoji dalis nurodo, kad saugojimo laikotarpis turi būti ribojamas griežtu minimumu, o asmens duomenys tvarkomi užtikrinant tinkamą saugumą ir konfidencialumą (BDAR).

NARA rekomenduoja socialinių tinklų įrašų darbo grupę, kurią sudarytų įrašų tvarkymo, socialinių tinklų, IT, privatumo ir informacijos saugumo, teisės bei viešųjų ryšių darbuotojai (NARA gairės). Priskirkite šioms funkcijoms arba jų atitikmenims atsakomybę už nuosavybę, peržiūrą, prieigą ir eskalavimą. Taisyklę taikykite tik tada, kai atsakinga komanda ir teisininkai patvirtina, kad ji tinka duomenims ir jurisdikcijai.

7. Tarpplatforminis žinučių išsaugojimo kontrolinis sąrašas

Nukopijuokite tai į išsaugojimo užduotį:

  • Išvardykite kiekvieną tinklą, profilio naudotojo vardą arba URL, saugotoją ir verslo paskirtį.
  • Apibrėžkite saugotinų žinučių kategorijas ir laikotarpį.
  • Pasirinkite dokumentuotą vietinį eksportą arba kitą dokumentuotą fiksavimo būdą.
  • Užregistruokite prašymo laiką, pateikimo laiką, formatą, medijos nustatymą ir pateikimo terminą.
  • Išsaugokite originalų eksportą, visas archyvo dalis ir priedus.
  • Išsaugokite turinį, kontekstą, struktūrą ir susijusius metaduomenis.
  • Užregistruokite ištrinto turinio, mobiliojo prieinamumo, tik savo duomenų, tik tekstinio turinio arba laiko apribojimus.
  • Atidarykite ir peržiūrėkite pateiktus failus.
  • Apskaičiuokite ir išsaugokite kiekvieno originalaus failo ar archyvo maišą.
  • Apribokite prieigą ir užregistruokite prieigos savininką.
  • Taikykite patvirtintą saugojimo taisyklę ir bet kokį teisinį blokavimą.
  • Neišsamų eksportą perduokite atsakingam įrašų, saugumo, privatumo ar teisės specialistui.

Atitikties procesui reikia ir žinučių eksporto įrašo, ir aplinkinio socialinio turinio įrašo. Naudokite „SocialGuardian“ dokumentuotiems įrašams, istorijoms, vaizdo įrašams, medijai, metaduomenims ir viso archyvo eksportui, o žinučių eksporto manifestą laikykite šalia susijusių įrašų. Pradėkite

DUK

Kuo skiriasi socialinių tinklų žinučių atsarginis kopijavimas ir archyvavimas?

Naudokite eksportą kaip išsaugomą kopiją, tada patikrinkite jį pagal turinį, kontekstą, struktūrą ir metaduomenis. Jei teikėjas negali eksportuoti išsamaus įrašo, gali reikėti papildomo fiksavimo; NARA teigia, kad organizacija lieka atsakinga už fiksavimo reikalavimų įgyvendinimą (NARA gairės).

Kaip eksportuoti „Instagram“ tiesiogines žinutes atitikties tikslais?

Darbalaukyje naudokite More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Pasirinkite informaciją, laikotarpį, formatą, pranešimų el. paštą ir medijos kokybę. Užregistruokite keturių dienų paruošto eksporto laikotarpį, galimą 30 dienų laukimą, apsaugą slaptažodžiu ir ištrintos informacijos apribojimą (Instagram pagalba).

Ar galima atsisiųsti „Facebook Messenger“ žinutes?

„Facebook“ dokumentuoja paskyros informacijos eksportą HTML arba JSON formatu per profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Peržiūrėkite pateiktas kategorijas, o ne manykite, kad yra visos istorinės žinutės: „Facebook“ teigia, kad kategorijos saugomos skirtingą laiką, o ištrintas turinys nepasirodys (Facebook pagalba; „Facebook“ duomenų prieinamumas).

Kaip eksportuoti „LinkedIn“ žinutes arba paskyros duomenis?

Darbalaukyje naudokite Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. „LinkedIn“ nurodo, kad konkrečios kategorijos gali būti pateiktos per kelias minutes, didesnis atsisiuntimas – per 24 valandas, o nuoroda lieka prieinama 72 valandas. Funkcija nepasiekiama mobiliajame įrenginyje ir pateikia prašančio nario, o ne kitų narių duomenis (LinkedIn pagalba).

„Android“ įrenginyje atidarykite pokalbį, pasirinkite More options > More > Export chat, tada Without media arba Include media ir bendrinimo būdą. „WhatsApp“ teigia, kad rezultatas yra tekstinis failas, o ne pakartotinai importuojama atsarginė kopija; įtraukus mediją, kaip priedai pridedama naujausia išsiųsta medija (WhatsApp pagalba). Išsaugokite eksportą ir jo apribojimus manifeste.

Ar „TikTok“ leidžia atsisiųsti tiesiogines žinutes ir paskyros duomenis?

Šiame įrodymų rinkinyje nenustatytas „TikTok“ eksporto kelias ar tiesioginių žinučių aprėptis. Nedarykite išvados pagal kitą platformą. Patikrinkite dabartinę „TikTok“ dokumentaciją ir užregistruokite metodą bei ribas; NARA taip pat nurodo API, žiniatinklio fiksavimą, rankinius metodus ir platformos eksporto įrankius kaip galimus fiksavimo būdus (NARA gairės).

Ar ekrano kopijų pakanka ir kokius metaduomenis reikia išsaugoti?

Išsaugoti įrodymai rankinius metodus nurodo kaip vieną galimą fiksavimo būdą, tačiau nepatvirtina, kad vien ekrano kopijos yra išsamus įrašas. Kai įmanoma, išsaugokite vietinį eksportą ir išlaikykite turinį, kontekstą, struktūrą bei susijusius metaduomenis, pavyzdžiui, autorių ir sukūrimo datą (NARA gairės).

Kiek laiko reikia saugoti žinutes ir kaip patikrinti atsarginę kopiją?

Taikykite komunikacijai patvirtintą taisyklę. Pateikti pavyzdžiai apima mažiausiai trejus metus tam tikriems FINRA brokerių ir prekiautojų įrašams, šešerius metus privalomai HIPAA dokumentacijai ir BDAR griežto minimumo saugojimo principą. Norėdami patikrinti atsarginę kopiją, palyginkite apimtį su pateiktais failais, užregistruokite platformos apribojimus, išsaugokite originalus ir saugokite maišas; NIST teigia, kad maiša priklauso nuo viso failo ar žinutės turinio (FINRA pranešimas 11-39; 45 CFR 164.316; BDAR; NIST maišos funkcijos žodynas).