ייצוא של הודעה ברשת חברתית מועיל רק אם ניתן להסביר מה הוא כולל, מה חסר בו, למי יש גישה אליו והאם השתנה לאחר הלכידה. רשימת בדיקה זו מכסה ייצוא מובנה, מטא-נתונים, שמירה, גישה ואימות, בלי להניח שהורדה אחת מהפלטפורמה היא רשומה מלאה.
1. התחילו ברשומה שעליכם לשמר
לצורך בסיס שניתן להגן עליו, שמרו יותר מטקסט ההודעות. הארכיון הלאומי של ארצות הברית (NARA) קובע שרשומה פדרלית מלאה חייבת לכלול תוכן, הקשר ומבנה, יחד עם מטא-נתונים נלווים כגון המחבר ותאריך היצירה, ולהישמר באופן המבטיח אמינות ואותנטיות (הנחיות NARA).
השתמשו בכך כמבחן השלמות שלכם:
- תוכן: ייצוא ההודעה או השיחה.
- הקשר: החשבון, הפרופיל, המשתתפים, טווח התאריכים והסיבה ללכידה.
- מבנה: הפורמט והקשר בין קבצים, תיקיות, קבצים מצורפים ורשומות הודעות.
- מטא-נתונים: פרטים כגון המחבר ותאריך היצירה, וכן היקף הייצוא וחותמת הזמן שתתעדו.
לצורך רשימת בדיקה זו, התייחסו לייצוא שהורד כעותק שאתם משמרים, ולאחר מכן בדקו אם הוא כולל את הרכיבים האלה. NARA מציינת ממשקי API ייעודיים לפלטפורמות, לכידת תוכן מהאינטרנט, שיטות ידניות וכלי ייצוא של פלטפורמות כשיטות לכידה אפשריות. היא גם קובעת שכאשר ספק אינו יכול לייצא רשומה מלאה, הארגון עדיין אחראי ליישום דרישות הלכידה (הנחיות NARA).
אם תוכנית השימור שלכם כוללת גם תוכן ציבורי ברשתות חברתיות, SocialGuardian מגבה אוטומטית פוסטים, סטוריז וסרטונים מפלטפורמות מרכזיות. באתר מצוין שהגיבוי כולל מדיה ומטא-נתונים, ושניתן לייצא ארכיון מלא בכל עת. לעיון ב-SocialGuardian
2. מפו חשבונות, אחראים וכללי שמירה לפני הייצוא
צרו שורה אחת עבור כל רשת ופרופיל לפני בקשת הנתונים. תעדו:
- הרשת ושם המשתמש או כתובת הפרופיל
- בעל החשבון או האחראי עליו
- המטרה העסקית והיקף ההודעות הרלוונטי
- טווח התאריכים המבוקש
- שיטת הייצוא והפורמט
- תאריך הבקשה, תאריך המסירה ובעל הגישה
- מיקום האחסון וכלל השמירה
- החרגות, עיכובים או אזהרות ידועות על תוכן שנמחק
הפלטפורמה אינה המבחן היחיד לשאלה אם הודעה שייכת לרשומה מפוקחת. FINRA קובעת שחובות שמירת רשומות של רשתות חברתיות תלויות בשאלה אם התקשורת היא תקשורת עסקית, ולא רק בפלטפורמה. היא גם קובעת שהניתוח אינו תלוי במכשיר או בטכנולוגיה, לרבות מכשיר אישי (הודעת FINRA 11-39).
גם תקופת השמירה אינה מספר אוניברסלי אחד. לדוגמה:
| כלל או עיקרון | מה קובע המקור המצוטט | כיצד להשתמש בו במיפוי |
|---|---|---|
| רשומות של חברי-סוחרים ב-FINRA | יש לשמור רשומות מסוימות לפחות שלוש שנים, כאשר בשנתיים הראשונות הן נגישות בקלות. | אשרו שהתקשורת נכללת בכלל שמירת הרשומות החל. |
| תיעוד לפי כלל האבטחה של HIPAA | יש לשמור תיעוד נדרש במשך שש שנים ממועד היצירה או מהמועד שבו היה בתוקף לאחרונה, לפי המאוחר. | אשרו שהפריט הוא תיעוד נדרש לפני החלת התקופה הזו. |
| סעיף 39 באמנת GDPR | יש להגביל את האחסון למינימום קפדני, תוך אבטחה וסודיות מתאימות. | הגדירו תקופה נחוצה ובקרות גישה במקום לשמור הכול ללא הגבלת זמן. |
תקופת FINRA מופיעה ב-הודעה 11-39, דרישת HIPAA מופיעה ב-45 CFR 164.316, ונוסח האחסון והאבטחה מופיע ב-סעיף 39 באמנת GDPR. אלה דוגמאות ממקורות, ולא מדיניות שמירה אוניברסלית. NIST ממליץ להחיל שיטות פורנזיות רק לאחר התייעצות עם ההנהלה והייעוץ המשפטי בנוגע לחוקים ולתקנות הרלוונטיים (NIST SP 800-86).
אל תאפשרו למערכת שמוחקת אוטומטית תקשורת אלקטרונית להיות בקרת שמירת הרשומות היחידה שלכם: FINRA קובעת שטכנולוגיה כזו תמנע את היכולת לשמור את התקשורת (הודעה 11-39).
3. ייצאו הודעות ונתוני חשבון באמצעות תהליכים מובנים ומתועדים
השתמשו בתהליך הרשמי המתאים לפלטפורמה, ושמרו את פרטי הבקשה יחד עם הקבצים שהתקבלו.
במחשב, הנתיב הרשמי להתחלת ייצוא הוא More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram מציינת שניתן לבחור מידע מסוים, טווח תאריכים, פורמט, כתובת דוא"ל לקבלת הודעה ואיכות מדיה לפני תחילת הייצוא (עזרה של Instagram).
תכננו בהתאם לחלון המסירה: Instagram מציינת שייצוא מוכן זמין במשך ארבעה ימים, בעוד שקישור הייצוא עשוי להגיע בתוך עד 30 יום. בדף העזרה מצוין גם שמידע שנמחק עשוי שלא להופיע, ושהייצוא מוגן בסיסמה וזמין רק לבעל החשבון (עזרה של Instagram). תעדו את מועד הבקשה ואת המועד שבו הורדתם בפועל את הקבצים.
במחשב, הנתיב הרשמי של Facebook הוא profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook מאפשרת לבחור HTML או JSON; בדף העזרה HTML מתואר כפורמט נוח לדפדפן בתוך קובץ ZIP, ו-JSON כפורמט הניתן לקריאה במכונה (עזרה של Facebook).
באותו דף עזרה מצוין שייצואים מוכנים נשארים זמינים במשך ארבעה ימים ושהייצוא מוגן בסיסמה. Facebook גם מזהירה שקטגוריות נשמרות לפרקי זמן שונים ושמידע או תוכן שנמחקו לא יופיעו בייצוא (עזרה של Facebook; זמינות נתונים ב-Facebook). התייחסו לתוצאה כייצוא מידע מהחשבון שיש לבדוק, ולא כהוכחה שכל הודעה היסטורית קיימת.
הנתיב הרשמי במחשב הוא Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn מציינת שניתן לבחור קטגוריות מסוימות או הורדה רחבה יותר: סוג מסוים עשוי להגיע בתוך דקות, והורדה גדולה יותר בתוך 24 שעות; קישור ההורדה נשאר זמין במשך 72 שעות (עזרה של LinkedIn).
יש שתי מגבלות היקף חשובות. LinkedIn מציינת שתכונת ההורדה אינה זמינה במכשירים ניידים, ושהיא מספקת את הנתונים האישיים של החבר המבקש ולא נתונים של חברים אחרים (עזרה של LinkedIn). ציינו את שתי המגבלות ברשומת השימור.
ההליך הרשמי השמור כאן מיועד ל-Android: open the chat > More options > More > Export chat > Without media or Include media > choose a sharing method (עזרת WhatsApp).
WhatsApp מציינת שהיסטוריית צ'אט מיוצאת היא קובץ טקסט, לא קובץ גיבוי, ואי אפשר לייבא אותה מחדש. אם בוחרים Include media, המדיה העדכנית ביותר שנשלחה מצורפת כקבצים. שמרו את ייצוא הטקסט ואת הקבצים המצורפים יחד, ואל תתארו את התוצאה כארכיון מדיה מלא בלי לאמת את היקפה (עזרת WhatsApp).
Google Takeout וארכיוני חשבון אחרים
Google מתארת את Takeout ככלי ליצירת ארכיון לשמירת רשומות או להעברת נתונים. היא מציינת שיצירת ארכיון עשויה להימשך מדקות ספורות ועד כמה ימים, ושניתן לבחור סוג קובץ וגודל ארכיון מרבי; כאשר הנתונים שנבחרו חורגים מהגודל הזה, נוצרים כמה ארכיונים (Google Takeout).
Google גם מזהירה שקובץ נתונים עשוי שלא לכלול שינויים שבוצעו בין בקשת ההורדה לבין יצירת הארכיון (Google Takeout). תעדו את תזמון הבקשה ויצירת הארכיון, ושמרו כל חלק בארכיון.
TikTok ופלטפורמות שאין להן כאן תהליך מתועד
חבילת מחקר זו אינה מבססת נתיב ייצוא רשמי של TikTok או טענה לגבי כיסוי הודעות ישירות ב-TikTok. אל תעתיקו ל-TikTok נתיב של Instagram, Facebook או LinkedIn. במקום זאת, תעדו את אפשרות הייצוא העדכנית של הפלטפורמה אם קיימת; אחרת תעדו את שיטת הלכידה ואת המגבלה. NARA מזהה ממשקי API, לכידה מהאינטרנט, שיטות ידניות וכלי ייצוא של פלטפורמות כשיטות אפשריות, כאשר הבחירה תלויה בתצורת הפלטפורמה ובצרכים הארגוניים (הנחיות NARA).
זקוקים לארגון של הרשומה החברתית המקיפה בזמן שאתם מתעדים ייצוא הודעות? SocialGuardian מציגה את Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch ו-Pinterest, ומציינת שהיא מגבה מדיה ומטא-נתונים. לצפייה באפשרויות ההגדרה
4. שמרו את המקור, ההקשר ורשומת הגישה
שמרו את הקבצים המקוריים כפי שנמסרו. אל תדרסו אותם בעת יצירת עותק עבודה קריא. לצד הייצוא, שמרו מניפסט הכולל:
- הפלטפורמה, שם המשתמש או כתובת הפרופיל והאחראי
- ההיקף המבוקש וטווח התאריכים
- חותמת זמן של הבקשה ושל ההורדה
- שמות הקבצים, הפורמטים ומספר חלקי הארכיון
- הגדרת המדיה או הקבצים המצורפים שנכללו
- הערות על חלון המסירה והגנת הסיסמה
- קטגוריות חסרות, אזהרות על תוכן שנמחק או מגבלות אחרות
- מיקום האחסון והאנשים או התפקידים המורשים לגשת אליו
זהו היישום המעשי של תקן התוכן, ההקשר, המבנה והמטא-נתונים של NARA (הנחיות NARA).
צילומי מסך יכולים להיות שיטת לכידה ידנית, אך הראיה שנשמרה אינה קובעת שצילום מסך לבדו הוא רשומת הודעות מלאה. שמרו את הייצוא המובנה כאשר הוא זמין, שמרו את ההקשר הסובב, ותייגו כל לכידה ידנית כשיטה עם מגבלה מתועדת במקום לכנותה מלאה כברירת מחדל.
היקף המוצר המתועד של SocialGuardian הוא התוכן החברתי הסובב: באתר מצוין שהוא מגבה אוטומטית פוסטים, סטוריז וסרטונים, כולל מדיה ומטא-נתונים, ומאפשר לייצא ארכיון מלא בכל עת. אין כאן ראיה לטענה שהוא מייצא הודעות פרטיות, לכן השאירו את תהליך ייצוא ההודעות לעיל נפרד מתיאור המוצר (SocialGuardian).
5. אמתו שלמות וקבצים שלא השתנו
הפעילו את דף האימות הזה עבור כל ייצוא:
- השוו את הרשת, הפרופיל, הקטגוריות וטווח התאריכים שביקשתם עם מה שנמסר.
- ספרו כל חלק בארכיון וכל קובץ מצורף; תעדו קבצים חסרים או שאינם קריאים.
- פתחו את פלט ה-HTML, ה-JSON או הטקסט שנמסר ואשרו שהוא קריא.
- בדקו את המניפסט מול חלון המסירה והמגבלות שציינה הפלטפורמה.
- תעדו אזהרות על תוכן שנמחק ועל שינויים בין הבקשה ליצירת הארכיון.
- שמרו את הייצוא המקורי בנפרד מכל עותק בדיקה.
- חשבו גיבוב לכל קובץ או ארכיון שנשמרו ושמרו את הערך במניפסט.
- חשבו מחדש את הגיבוב בעת בדיקה או העברה של הקובץ, וחקרו ערך שהשתנה.
NIST מגדיר פונקציית גיבוב כאלגוריתם שמחשב ערך מספרי המייצג קובץ נתונים או הודעה אלקטרונית ותלוי בכל תוכן הקובץ או ההודעה (מילון הגיבוב של NIST). לכן גיבוב שימושי לבדיקת שינוי בייצוא שנשמר; הוא אינו עונה על השאלה אם הייצוא המקורי היה מלא.
בדיקת השלמות חשובה משום ש-Instagram מציינת שמידע שנמחק עשוי שלא להופיע, Facebook מציינת שמידע או תוכן שנמחקו לא יופיעו, ו-Google מזהירה ששינויים שבוצעו בין בקשת ההורדה ליצירת הארכיון עשויים להיעדר. תעדו כל פער והסלימו אותו במקום להתייחס בשקט לייצוא חלקי כאל ייצוא מלא (עזרת Instagram; זמינות נתונים ב-Facebook; Google Takeout).
6. החילו בקרות שמירה, גישה והקפאה משפטית
השתמשו במיפוי משלב 2 כדי להחיל את הכלל שבאמת חל על התקשורת. הגבילו את הגישה לאנשים או לתפקידים הרשומים במניפסט, ושמרו את הסיבה לכל חריגה או הקפאה משפטית. המקורות תומכים בבדיקות הממשל הבאות:
- FINRA קובעת שמטרתה העסקית של התקשורת חשובה, והכלל המצוטט שלה לחברי-סוחרים דורש לשמור רשומות מסוימות לפחות שלוש שנים, כאשר בשנתיים הראשונות הן נגישות בקלות (הודעת FINRA 11-39).
- דרישת התיעוד של כלל האבטחה המצוטט ב-HIPAA קובעת שיש לשמור תיעוד נדרש במשך שש שנים ממועד היצירה או מהמועד שבו היה בתוקף לאחרונה, לפי המאוחר (45 CFR 164.316).
- סעיף 39 באמנת GDPR קובע שיש להגביל את תקופת האחסון למינימום קפדני ולטפל בנתונים אישיים באבטחה ובסודיות מתאימות (GDPR).
NARA ממליצה על קבוצת עבודה לרשומות של רשתות חברתיות הכוללת ניהול רשומות, רשתות חברתיות, IT, פרטיות ואבטחת מידע, ייעוץ משפטי ויחסי ציבור (הנחיות NARA). הקצו את התפקידים האלה — או מקבילים להם — לאחריות על בעלות, בדיקה, גישה והסלמה. החילו את הכלל רק לאחר שהצוות האחראי והייעוץ המשפטי אישרו שהוא מתאים לנתונים ולתחום השיפוט.
7. רשימת בדיקה לשימור הודעות בין פלטפורמות
העתיקו זאת לכרטיס השימור שלכם:
- רשמו כל רשת, שם משתמש או כתובת פרופיל, אחראי ומטרה עסקית.
- הגדירו את קטגוריות ההודעות ואת טווח התאריכים לשימור.
- בחרו את הייצוא המובנה המתועד או שיטת לכידה מתועדת אחרת.
- תעדו את מועד הבקשה, מועד המסירה, הפורמט, הגדרת המדיה וחלון המסירה.
- שמרו את הייצוא המקורי ואת כל חלקי הארכיון והקבצים המצורפים.
- שמרו תוכן, הקשר, מבנה ומטא-נתונים נלווים.
- תעדו מגבלות של תוכן שנמחק, זמינות בנייד, נתונים של המשתמש בלבד, טקסט בלבד או תזמון.
- פתחו ובדקו את הקבצים שנמסרו.
- חשבו ושמרו גיבוב לכל קובץ או ארכיון מקוריים.
- הגבילו גישה ותעדו את בעל הגישה.
- החילו את כלל השמירה המאושר וכל הקפאה.
- הסלימו ייצוא חלקי לבעל האחריות על רשומות, אבטחה, פרטיות או משפטים.
תהליך ציות זקוק גם לרשומת ייצוא ההודעות וגם לרשומת התוכן החברתי הסובב. השתמשו ב-SocialGuardian עבור הפוסטים, הסטוריז, הסרטונים, המדיה, המטא-נתונים וייצוא הארכיון המלא המתועדים שלו, ולאחר מכן שמרו את מניפסט ייצוא ההודעות לצד הרשומות הרלוונטיות. התחילו עכשיו
FAQ
מה ההבדל בין גיבוי לבין ארכוב הודעות ברשתות חברתיות?
השתמשו בייצוא כעותק שאתם משמרים, ולאחר מכן בדקו אותו מול תוכן, הקשר, מבנה ומטא-נתונים. רשומה מלאה עשויה לדרוש לכידה נוספת כאשר ספק אינו יכול לייצא את הרשומה המלאה; NARA קובעת שהארגון אחראי ליישום דרישות הלכידה (הנחיות NARA).
כיצד מייצאים הודעות ישירות מ-Instagram לצורכי ציות?
במחשב, השתמשו ב-More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. בחרו את המידע, טווח התאריכים, הפורמט, כתובת הדוא"ל לקבלת הודעה ואיכות המדיה. תעדו את חלון הזמינות של ארבעה ימים, את האפשרות להמתנה של עד 30 יום לדוא"ל, את הגנת הסיסמה ואת המגבלה הנוגעת למידע שנמחק (עזרת Instagram).
האם ניתן להוריד הודעות מ-Facebook Messenger?
Facebook מתעדת ייצוא של מידע מהחשבון ב-HTML או JSON דרך profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. בדקו את הקטגוריות שנמסרו במקום להניח שכל הודעה היסטורית קיימת: Facebook מציינת שלקטגוריות תקופות שמירה שונות ושלא יופיע תוכן שנמחק (עזרת Facebook; זמינות נתונים ב-Facebook).
כיצד מייצאים הודעות או נתוני חשבון מ-LinkedIn?
במחשב, השתמשו ב-Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn מציינת שקטגוריות מסוימות עשויות להגיע בתוך דקות, הורדה גדולה יותר בתוך 24 שעות, והקישור נשאר זמין במשך 72 שעות. התכונה אינה זמינה בנייד ומספקת את הנתונים של החבר המבקש, לא נתונים של חברים אחרים (עזרת LinkedIn).
האם ניתן לייצא שיחות WhatsApp למטרות משפטיות או לצורכי ציות?
ב-Android פתחו את הצ'אט, בחרו More options > More > Export chat, בחרו Without media או Include media, ובחרו שיטת שיתוף. WhatsApp מציינת שהתוצאה היא קובץ טקסט ולא גיבוי שניתן לייבא מחדש; הכללת מדיה מוסיפה את המדיה העדכנית ביותר שנשלחה כקבצים מצורפים (עזרת WhatsApp). שמרו את הייצוא ואת מגבלותיו במניפסט.
האם TikTok מאפשרת להוריד הודעות ישירות ונתוני חשבון?
חבילת הראיות הזו אינה מבססת נתיב ייצוא של TikTok או כיסוי של הודעות ישירות. אל תסיקו נתיב מפלטפורמה אחרת. בדקו את התיעוד העדכני של TikTok ותעדו את השיטה ואת המגבלות; NARA מונה גם ממשקי API, לכידה מהאינטרנט, שיטות ידניות וכלי ייצוא של פלטפורמות כשיטות לכידה אפשריות (הנחיות NARA).
האם צילומי מסך מספיקים, ואילו מטא-נתונים יש לשמור?
הראיות שנשמרו מזהות שיטות ידניות כשיטת לכידה אפשרית, אך אינן קובעות שצילומי מסך לבדם הם רשומה מלאה. שמרו את הייצוא המובנה כאשר הוא זמין ושמרו תוכן, הקשר, מבנה ומטא-נתונים נלווים כגון מחבר ותאריך יצירה (הנחיות NARA).
כמה זמן יש לשמור הודעות, וכיצד מאמתים גיבוי?
החילו את הכלל שאושר עבור התקשורת. הדוגמאות המצוטטות כוללות לפחות שלוש שנים עבור רשומות מסוימות של חברי-סוחרים ב-FINRA, שש שנים עבור תיעוד נדרש לפי HIPAA, ועיקרון האחסון המינימלי של GDPR. כדי לאמת את הגיבוי, השוו את ההיקף לקבצים שנמסרו, תעדו מגבלות פלטפורמה, שמרו את המקור ואחסנו גיבובים; NIST קובע שגיבוב תלוי בתוכן המלא של הקובץ או ההודעה (הודעת FINRA 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; מילון הגיבוב של NIST).
