Si të bëni kopje rezervë të mesazheve në rrjetet sociale për pajtueshmëri

Eksporti i mesazheve nga rrjetet sociale është i dobishëm vetëm kur mund të shpjegoni çfarë përmban, çfarë mungon, kush mund ta aksesojë dhe nëse ka ndryshuar pas kapjes. Kjo listë kontrolli mbulon eksportet vendase, metadatat, ruajtjen, aksesin dhe verifikimin, pa supozuar se shkarkimi nga një platformë është një regjistër i plotë.

1. Filloni me regjistrimin që duhet të ruani

Për një bazë të mbrojtshme, ruani më shumë se tekstin e mesazhit. Administrata Kombëtare e Arkivave dhe Regjistrimeve e SHBA-së (NARA) thotë se një regjistër i plotë federal duhet të ketë përmbajtje, kontekst dhe strukturë, së bashku me metadatat përkatëse, si autori dhe data e krijimit, dhe duhet të ruhet për besueshmëri dhe autenticitet (udhëzimi i NARA).

Përdoreni këtë si testin tuaj të plotësisë:

• Përmbajtja: eksporti i mesazhit ose bisedës.
• Konteksti: llogaria, profili, pjesëmarrësit, intervali kohor dhe arsyeja e kapjes.
• Struktura: formati dhe marrëdhënia midis skedarëve, dosjeve, bashkëngjitjeve dhe regjistrimeve të mesazheve.
• Metadatat: të dhëna si autori dhe data e krijimit, si dhe qëllimi dhe koha e eksportit.

Për këtë listë kontrolli, trajtojeni eksportin e shkarkuar si kopjen që ruani dhe më pas kontrolloni nëse përmban këto elemente. NARA rendit API-të specifike të platformave, kapjen nga uebi, metodat manuale dhe mjetet e eksportit të platformave si metoda të mundshme kapjeje. Ajo thotë gjithashtu se, kur një ofrues nuk mund të eksportojë një regjistër të plotë, organizata mbetet përgjegjëse për zbatimin e kërkesave të kapjes (udhëzimi i NARA).

2. Hartoni llogaritë, kujdestarët dhe ruajtjen para eksportit

Krijoni një rresht për çdo rrjet dhe profil para se të kërkoni të dhënat. Regjistroni:

• Rrjeti dhe emri i profilit ose URL-ja
• Pronari ose kujdestari i llogarisë
• Qëllimi i biznesit dhe fusha përkatëse e mesazheve
• Intervali kohor i kërkuar
• Metoda dhe formati i eksportit
• Data e kërkesës, data e dorëzimit dhe përgjegjësi i aksesit
• Vendndodhja e ruajtjes dhe rregulli i ruajtjes
• Përjashtimet, vonesat ose paralajmërimet për përmbajtje të fshirë

Platforma nuk është testi i vetëm për të përcaktuar nëse një mesazh i përket një regjistri të rregulluar. FINRA thotë se detyrimet për mbajtjen e regjistrimeve të rrjeteve sociale varen nga fakti nëse komunikimi është komunikim biznesi, jo thjesht nga platforma (Njoftimi FINRA 11-39).

Ruajtja gjithashtu nuk ka një numër universal:

Periudha e FINRA-s përcaktohet në Njoftimin 11-39, kërkesa e HIPAA-s shfaqet në 45 CFR 164.316, ndërsa gjuha për ruajtjen dhe sigurinë shfaqet në konsideratën 39 të GDPR-së. Këto janë shembuj të burimeve, jo politikë universale ruajtjeje. NIST këshillon zbatimin e praktikave mjeko-ligjore vetëm pasi të konsultohen drejtuesit dhe këshilltari ligjor për ligjet dhe rregulloret në fuqi (NIST SP 800-86).

Mos lejoni që një sistem që fshin automatikisht komunikimet elektronike të jetë kontrolli juaj i vetëm i mbajtjes së regjistrimeve: FINRA thotë se një teknologji e tillë do të pengonte ruajtjen e komunikimeve (Njoftimi FINRA 11-39).

3. Eksportoni mesazhet dhe të dhënat e llogarisë duke përdorur rrjedha vendase të dokumentuara

Përdorni rrjedhën zyrtare që përputhet me platformën dhe ruani detajet e kërkesës bashkë me skedarët rezultues.

Instagram

Në desktop, rruga zyrtare për të nisur eksportin është More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram thotë se mund të zgjidhni informacionin specifik, intervalin kohor, formatin, emailin e njoftimit dhe cilësinë e medias (Instagram Help).

Planifikoni sipas afatit të dorëzimit: Instagram thotë se eksporti i gatshëm është i disponueshëm për katër ditë, ndërsa lidhja e eksportit mund të vonojë deri në 30 ditë. Informacioni i fshirë mund të mos shfaqet; eksporti mbrohet me fjalëkalim dhe aksesohet vetëm nga mbajtësi i llogarisë (Instagram Help). Regjistroni datën e kërkesës dhe datën kur shkarkuat skedarët.

Facebook

Në desktop, rruga zyrtare është profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook lejon HTML ose JSON; HTML është i përshtatshëm për shfletues, ndërsa JSON është i lexueshëm nga makineritë (Facebook Help).

Eksportet e gatshme mbeten të disponueshme për katër ditë dhe eksportimi mbrohet me fjalëkalim. Kategoritë ruhen për periudha të ndryshme dhe informacioni ose përmbajtja e fshirë nuk do të shfaqet (Facebook Help; Disponueshmëria e të dhënave të Facebook). Trajtojeni rezultatin si eksport të informacionit të llogarisë për shqyrtim, jo si provë se ekziston çdo mesazh historik.

LinkedIn

Rruga zyrtare në desktop është Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. Kategoritë specifike mund të mbërrijnë brenda minutash, shkarkimi më i madh brenda 24 orësh dhe lidhja mbetet e disponueshme për 72 orë (LinkedIn Help).

Shkarkimi nuk është i disponueshëm në celular dhe ofron të dhënat personale të anëtarit kërkues, jo të dhënat e anëtarëve të tjerë. Shënoni të dyja këto kufizime në regjistrin e ruajtjes.

WhatsApp

Procedura zyrtare e ruajtur është për Android: hapni bisedën > More options > More > Export chat > Without media ose Include media > zgjidhni një mënyrë ndarjeje (WhatsApp Help).

Historia e eksportuar është skedar teksti, jo skedar kopjeje rezervë dhe nuk mund të riimportohet. Me Include media, mediat më të fundit të dërguara shtohen si bashkëngjitje. Ruani eksportin tekst dhe bashkëngjitjet së bashku dhe mos e quani arkiv të plotë mediatik pa verifikuar fushën e tij (WhatsApp Help).

Google Takeout dhe arkivat e tjera të llogarive

Google e përshkruan Takeout si mënyrë për krijimin e një arkivi për ruajtjen e regjistrimeve ose transferimin e të dhënave. Krijimi mund të zgjasë nga disa minuta deri në disa ditë; mund të zgjidhni llojin e skedarit dhe madhësinë maksimale. Kur të dhënat e zgjedhura tejkalojnë madhësinë, krijohen disa arkiva (Google Takeout).

Një skedar mund të mos përfshijë ndryshimet e bëra midis kërkesës dhe krijimit të arkivit (Google Takeout). Regjistroni kohën e kërkesës dhe krijimit të arkivit dhe ruani çdo pjesë.

TikTok dhe platformat pa rrjedhë të dokumentuar këtu

Ky material kërkimor nuk përcakton një rrugë zyrtare eksporti për TikTok-un ose mbulimin e mesazheve direkte. Mos kopjoni rrugën e Instagram-it, Facebook-ut ose LinkedIn-it në udhëzimet për TikTok-un. Regjistroni opsionin aktual të dokumentuar të eksportit ose dokumentoni metodën dhe kufizimin e kapjes (udhëzimi i NARA).

4. Ruani origjinalin, kontekstin dhe regjistrin e aksesit

Mbani skedarët origjinalë siç u dorëzuan. Mos i mbishkruani gjatë krijimit të një kopjeje të lexueshme. Krahas eksportit, ruani një manifest që përmban:

• Platformën, emrin e profilit ose URL-në dhe kujdestarin
• Fushën e kërkuar dhe intervalin kohor
• Kohën e kërkesës dhe shkarkimit
• Emrat, formatet dhe numrin e pjesëve të arkivit
• Cilësimin për median ose bashkëngjitjet
• Shënimet për afatin e dorëzimit dhe mbrojtjen me fjalëkalim
• Kategoritë që mungojnë, paralajmërimet për përmbajtje të fshirë ose kufizime të tjera
• Vendndodhjen e ruajtjes dhe personat ose rolet me akses

Kjo zbaton praktikisht standardin e NARA-s për përmbajtjen, kontekstin, strukturën dhe metadatat (udhëzimi i NARA).

Pamjet e ekranit mund të jenë metodë manuale kapjeje, por prova e ruajtur nuk përcakton se një pamje e vetme është regjistër i plotë mesazhesh. Ruani eksportin vendas kur është i disponueshëm, mbani kontekstin përreth dhe shënojeni kapjen manuale si metodë me kufizim të dokumentuar.

Fusha e dokumentuar e SocialGuardian është përmbajtja sociale përreth: postime, histori dhe video, së bashku me media dhe metadata, me eksport të plotë të arkivit në çdo kohë. Këtu nuk ka prova se eksporton mesazhe private, ndaj mbajeni veç rrjedhën e eksportit të mesazheve (SocialGuardian).

5. Verifikoni plotësinë dhe skedarët e pandryshuar

Përdorni këtë fletë verifikimi për çdo eksport:

1. Krahasoni rrjetin, profilin, kategoritë dhe intervalin kohor të kërkuar me atë që u dorëzua.
2. Numëroni çdo pjesë arkivi dhe bashkëngjitje; regjistroni skedarët që mungojnë ose nuk lexohen.
3. Hapni HTML-në, JSON-in ose tekstin e dorëzuar dhe konfirmoni se lexohet.
4. Kontrolloni manifestin kundrejt afatit dhe kufizimeve të deklaruara nga platforma.
5. Regjistroni paralajmërimet për përmbajtje të fshirë dhe ndryshimet midis kërkesës dhe arkivit.
6. Ruani eksportin origjinal veç nga kopja e shqyrtimit.
7. Llogaritni një hash për çdo skedar ose arkiv dhe ruajeni në manifest.
8. Rillogaritni hash-in gjatë shqyrtimit ose transferimit dhe hetoni çdo ndryshim.

NIST e përkufizon funksionin hash si algoritëm që llogarit një vlerë numerike për një skedar të dhënash ose mesazh elektronik, duke u bazuar në të gjithë përmbajtjen e tij (fjalori i NIST për funksionet hash). Hash-i ndihmon të kontrolloni nëse eksporti ka ndryshuar, por nuk tregon nëse eksporti fillestar ishte i plotë.

Kontrolli i plotësisë është i rëndësishëm sepse Instagram-i dhe Facebook-u thonë se informacioni i fshirë mund të mungojë, ndërsa Google paralajmëron se ndryshimet mund të mos përfshihen. Regjistroni çdo boshllëk dhe përshkallëzojeni, në vend që ta trajtoni në heshtje një eksport të pjesshëm si të plotë (Instagram Help; Facebook data availability; Google Takeout).

6. Zbatoni kontrollet e ruajtjes, aksesit dhe ndalimit ligjor

Përdorni hartën e hapit 2 për të zbatuar rregullin që qeveris realisht komunikimin. Kufizoni aksesin te personat ose rolet e regjistruara në manifest dhe ruani arsyen për çdo përjashtim ose ndalim ligjor. Burimet mbështesin këto kontrolle:

• FINRA thotë se rëndësi ka qëllimi i biznesit; disa regjistrime duhet të ruhen të paktën tre vjet, me dy vitet e para lehtësisht të aksesueshme (Njoftimi FINRA 11-39).
• Kërkesa e HIPAA-s është ruajtja e dokumentacionit të kërkuar për gjashtë vjet nga krijimi ose nga hera e fundit kur ishte në fuqi (45 CFR 164.316).
• Konsiderata 39 e GDPR-së thotë se periudha e ruajtjes duhet të kufizohet në minimumin strikt dhe të dhënat personale të trajtohen me siguri dhe konfidencialitet (GDPR).

NARA rekomandon një grup pune për regjistrimet sociale me përfaqësues të menaxhimit të regjistrimeve, rrjeteve sociale, IT-së, privatësisë, sigurisë së informacionit, këshillimit ligjor dhe marrëdhënieve me publikun (udhëzimi i NARA). Caktoni këto funksione ose ekuivalentet e tyre për pronësinë, shqyrtimin, aksesin dhe përshkallëzimin. Zbatoni rregullin vetëm pasi ekipi përgjegjës dhe këshilltari ligjor të konfirmojnë se ai përshtatet me të dhënat dhe juridiksionin.

7. Listë kontrolli ndër-platformë për ruajtjen e mesazheve

Kopjojeni këtë në biletën e ruajtjes:

• Listoni çdo rrjet, emër profili ose URL, kujdestar dhe qëllim biznesi.
• Përcaktoni kategoritë e mesazheve dhe intervalin kohor.
• Zgjidhni eksportin vendas të dokumentuar ose një metodë tjetër të dokumentuar.
• Regjistroni kohën e kërkesës, dorëzimit, formatin, cilësimin e medias dhe afatin.
• Ruani eksportin origjinal, pjesët e arkivit dhe bashkëngjitjet.
• Ruani përmbajtjen, kontekstin, strukturën dhe metadatat përkatëse.
• Regjistroni kufizimet për përmbajtjen e fshirë, celularin, të dhënat e vetë përdoruesit, tekstin ose kohën.
• Hapni dhe shqyrtoni skedarët e dorëzuar.
• Llogaritni dhe ruani hash-in për çdo skedar ose arkiv origjinal.
• Kufizoni aksesin dhe regjistroni përgjegjësin.
• Zbatoni rregullin e konfirmuar të ruajtjes dhe çdo ndalim.
• Përshkallëzoni eksportin e paplotë te përgjegjësi i regjistrimeve, sigurisë, privatësisë ose ligjit.

FAQ

Cili është ndryshimi midis kopjimit rezervë dhe arkivimit të mesazheve në rrjetet sociale?

Përdoreni eksportin si kopjen që ruani dhe kontrollojeni kundrejt përmbajtjes, kontekstit, strukturës dhe metadatave. Një regjistër i plotë mund të kërkojë kapje shtesë kur ofruesi nuk mund ta eksportojë të plotë (udhëzimi i NARA).

Si eksportohen mesazhet direkte të Instagram-it për pajtueshmëri?

Në desktop përdorni More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Zgjidhni informacionin, intervalin, formatin, emailin dhe cilësinë e medias. Regjistroni afatin katërditor, pritjen e mundshme 30-ditore, mbrojtjen me fjalëkalim dhe kufizimin për informacionin e fshirë (Instagram Help).

A mund të shkarkoni mesazhet e Facebook Messenger?

Facebook dokumenton eksportin e informacionit të llogarisë në HTML ose JSON përmes profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Shqyrtoni kategoritë e dorëzuara; përmbajtja e fshirë mund të mungojë dhe kategoritë kanë periudha të ndryshme ruajtjeje (Facebook Help; Facebook data availability).

Si eksportohen mesazhet ose të dhënat e llogarisë në LinkedIn?

Në desktop përdorni Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. Kategoritë specifike mund të mbërrijnë brenda minutash, shkarkimi më i madh brenda 24 orësh dhe lidhja mbetet 72 orë. Funksioni nuk është i disponueshëm në celular dhe jep të dhënat e vetë anëtarit kërkues (LinkedIn Help).

A mund të eksportohen bisedat WhatsApp për qëllime ligjore ose pajtueshmërie?

Në Android hapni bisedën, zgjidhni More options > More > Export chat, pastaj Without media ose Include media dhe një mënyrë ndarjeje. Rezultati është skedar teksti, jo kopje rezervë e riimportueshme; përfshirja e medias shton median më të fundit si bashkëngjitje (WhatsApp Help).

A ju lejon TikTok-u të shkarkoni mesazhet direkte dhe të dhënat e llogarisë?

Ky material nuk përcakton një rrugë eksporti për TikTok-un ose mbulimin e mesazheve direkte. Kontrolloni dokumentacionin aktual të TikTok-ut dhe regjistroni metodën dhe kufizimet, pa kopjuar hapat e një platforme tjetër (udhëzimi i NARA).

A mjaftojnë pamjet e ekranit dhe çfarë metadatash duhen ruajtur?

Kapja manuale është një metodë e mundshme, por nuk përcakton se pamjet e ekranit vetëm janë regjistër i plotë. Ruani eksportet vendase kur janë të disponueshme dhe mbani përmbajtjen, kontekstin, strukturën dhe metadatat, si autorin dhe datën e krijimit (udhëzimi i NARA).

Sa kohë duhen ruajtur mesazhet dhe si verifikohet një kopje rezervë?

Zbatoni rregullin e konfirmuar për komunikimin. Shembujt përfshijnë të paktën tre vjet për disa regjistrime të ndërmjetësve FINRA, gjashtë vjet për dokumentacionin e kërkuar HIPAA dhe parimin e GDPR-së për minimum strikt. Për verifikim, krahasoni fushën me skedarët, regjistroni kufizimet, ruani origjinalet dhe ruani hash-et; hash-i varet nga e gjithë përmbajtja (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; NIST hash function glossary).