Извозот на пораки од социјалните мрежи е корисен само ако можете да објасните што содржи, што изоставува, кој може да му пристапи и дали е променет по преземањето. Оваа контролна листа опфаќа извоз, метаподатоци, чување, пристап и проверка, без претпоставка дека едно преземање од платформата е целосен запис.

1. Започнете со записот што треба да го зачувате

За одбранбена основа, зачувајте повеќе од текстот на пораката. Американската National Archives and Records Administration (NARA) наведува дека целосниот федерален запис мора да има содржина, контекст и структура, заедно со поврзани метаподатоци како авторот и датумот на создавање, и да се одржува заради сигурност и автентичност (насоки на NARA).

Користете го ова како тест за целосност:

  • Содржина: извозот на пораката или разговорот.
  • Контекст: сметката, профилот, учесниците, периодот и причината за преземање.
  • Структура: форматот и односот меѓу датотеките, папките, прилозите и записите на пораките.
  • Метаподатоци: автор, датум на создавање, опфатот на извозот и времето на преземање.

Преземениот извоз третирајте го како копија што ја зачувувате, а потоа проверете дали ги содржи овие елементи. NARA ги наведува API-јата специфични за платформата, снимањето од веб, рачните методи и алатките за извоз како можни методи. Ако давателот не може да извезе целосен запис, организацијата и понатаму е одговорна за исполнување на барањата за снимање (насоки на NARA).

Ако планот за зачувување опфаќа и јавна содржина од социјалните мрежи, SocialGuardian автоматски прави резервна копија од објави, приказни и видеа од главните платформи. Според неговата веб-страница, резервната копија ги вклучува медиумите и метаподатоците, а целосен извоз на архивата е достапен во секое време. Прегледајте го SocialGuardian

2. Мапирајте ги сметките, одговорните лица и роковите пред извозот

Пред да побарате податоци, создадете по еден ред за секоја мрежа и профил. Запишете:

  • Мрежа и корисничко име или URL на профилот
  • Сопственик или одговорно лице за сметката
  • Деловна цел и релевантен опфат на пораките
  • Баран период
  • Метод и формат на извоз
  • Датум на барање, датум на испорака и сопственик на пристапот
  • Локација за складирање и правило за чување
  • Познати исклучувања, доцнења или предупредувања за избришана содржина

Платформата не е единствениот критериум за тоа дали пораката е регулиран запис. FINRA наведува дека обврските за чување записи на социјалните мрежи зависат од тоа дали комуникацијата е деловна комуникација, а не само од платформата. Анализата не зависи ниту од уредот или технологијата, вклучително и од личен уред (FINRA Notice 11-39).

Рокот на чување исто така не е единствен број:

Правило или принцип Што наведува изворот Како да го користите во мапата
Записи на брокер-дилери според FINRA Одредени записи мора да се чуваат најмалку три години, а првите две години да бидат лесно достапни. Потврдете дали комуникацијата потпаѓа под применливото правило.
Документација според HIPAA Security Rule Задолжителната документација се чува шест години од создавањето или од последната важност, што и да е подоцна. Потврдете дали ставката е задолжителна документација пред да го примените рокот.
GDPR, рецитал 39 Чувањето треба да биде ограничено на строго неопходен минимум, со соодветна безбедност и доверливост. Одредете неопходен период и контроли на пристап наместо да чувате сè неограничено.

Рокот на FINRA е наведен во Notice 11-39, барањето на HIPAA во 45 CFR 164.316, а јазикот за складирање и безбедност во рецитал 39 од GDPR. Ова се примери од извори, а не универзална политика за чување. NIST советува форензичките практики да се применуваат дури по консултација со раководството и правниот советник (NIST SP 800-86).

Не дозволувајте систем што автоматски ги брише електронските комуникации да биде единствената контрола: FINRA наведува дека таквата технологија би ја оневозможила способноста за нивно чување (FINRA Notice 11-39).

3. Извезете пораки и податоци за сметката преку документирани изворни постапки

Користете ја официјалната постапка за конкретната платформа и зачувајте ги деталите за барањето со добиените датотеки.

Instagram

На десктоп, официјалната патека е More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram наведува дека можете да изберете конкретни информации, период, формат, е-пошта за известување и квалитет на медиумите (Instagram Help).

Готовиот извоз е достапен четири дена, додека линкот може да пристигне по најмногу 30 дена. Избришаните информации можеби нема да се појават, а извозот е заштитен со лозинка и достапен само за сопственикот на сметката (Instagram Help). Запишете го датумот на барање и преземање.

Facebook

На десктоп, патеката е profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook дозволува HTML или JSON; HTML е погоден за преглед во прелистувач, а JSON е машински читлив (Facebook Help).

Готовите извози остануваат достапни четири дена и се заштитени со лозинка. Категориите се чуваат различно, а избришаните информации или содржини нема да се појават (Facebook Help; достапност на податоци на Facebook). Резултатот третирајте го како извоз на информации за сметката, а не како доказ дека постои секоја историска порака.

LinkedIn

Официјалната патека е Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. Конкретна категорија може да пристигне за неколку минути, а поголем извоз за 24 часа; линкот останува достапен 72 часа (LinkedIn Help).

Функцијата не е достапна на мобилен и обезбедува лични податоци на членот што го поднел барањето, а не податоци на други членови (LinkedIn Help).

WhatsApp

Официјалната постапка за Android е: отворете го разговорот > More options > More > Export chat > Without media или Include media > изберете начин на споделување (WhatsApp Help).

Извезената историја е текстуална датотека, а не резервна копија и не може повторно да се увезе. При Include media, најновите испратени медиуми се додаваат како прилози. Чувајте ги текстот и прилозите заедно и проверете го нивниот опфат (WhatsApp Help).

Google Takeout и други архиви на сметки

Google го опишува Takeout како начин за создавање архива за чување записи или пренос на податоци. Создавањето може да трае од неколку минути до неколку дена; можете да изберете тип и максимална големина, а поголемите извози се делат во повеќе архиви (Google Takeout).

Датотеката можеби нема да ги содржи промените направени меѓу барањето и создавањето на архивата (Google Takeout). Запишете го времето и зачувајте го секој дел.

TikTok и платформи без документирана постапка овде

Овој истражувачки пакет не утврдува официјална патека за извоз на TikTok или опфат на директни пораки. Не копирајте постапка од друга платформа. Запишете ја актуелната документирана опција или методот и ограничувањето ако таква опција нема (насоки на NARA).

Ви треба организиран контекст за социјалните записи додека ги документирате извозите на пораки? SocialGuardian ги наведува Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch и Pinterest и прави резервна копија од медиуми и метаподатоци. Погледнете ги опциите за поставување

4. Зачувајте го оригиналот, контекстот и записот за пристап

Зачувајте ги оригиналните датотеки како што се испорачани. Не ги препишувајте додека создавате копија за преглед. Со извозот зачувајте манифест со:

  • Платформа, корисничко име или URL и одговорно лице
  • Баран опфат и период
  • Време на барање и преземање
  • Имиња и формати на датотеки и број на делови
  • Поставки за вклучени медиуми или прилози
  • Белешки за рокот на испорака и заштитата со лозинка
  • Недостасувачки категории, предупредувања за избришана содржина и други ограничувања
  • Локација за складирање и лицата или улогите со дозволен пристап

Ова е практична примена на стандардот на NARA за содржина, контекст, структура и метаподатоци (насоки на NARA).

Снимките од екранот може да бидат рачен метод, но сами по себе не докажуваат целосен запис. Кога е достапен, зачувајте го изворниот извоз и означете го рачното снимање како метод со документирано ограничување.

Документираниот опфат на SocialGuardian е јавната содржина околу пораките: објави, приказни и видеа, со медиуми и метаподатоци, како и извоз на целосна архива. Овде нема доказ дека извезува приватни пораки, па овие постапки чувајте ги одделно (SocialGuardian).

5. Проверете ја целосноста и непроменетоста на датотеките

За секој извоз спроведете ја оваа проверка:

  1. Споредете ја бараната мрежа, профил, категории и период со испорачаното.
  2. Пребројте ги архивските делови и прилозите; запишете ги недостасувачките или нечитливите датотеки.
  3. Отворете го HTML, JSON или текстуалниот излез и потврдете дека е читлив.
  4. Проверете го манифестот според рокот и ограничувањата на платформата.
  5. Запишете ги предупредувањата за избришана содржина и промени по барањето.
  6. Чувајте го оригиналот одделно од копијата за преглед.
  7. Пресметајте хеш за секоја зачувана датотека или архива и внесете го во манифестот.
  8. Повторно пресметајте го хешот при преглед или пренос и истражете ја секоја промена.

NIST го дефинира хешот како алгоритам што пресметува нумеричка вредност за датотека или електронска порака врз основа на целата нејзина содржина (речник на NIST за хеш-функции). Хешот покажува дали зачуваниот извоз е променет, но не дали првичниот извоз бил целосен.

Проверете ги празнините бидејќи Instagram и Facebook наведуваат дека избришаните информации може да недостасуваат, а Google предупредува дека промените меѓу барањето и создавањето може да не бидат вклучени. Документирајте ја секоја празнина и ескалирајте ја (Instagram Help; Facebook data availability; Google Takeout).

6. Применете контроли за чување, пристап и правно задржување

Користете ја мапата од чекор 2 и применете го правилото што навистина ја уредува комуникацијата. Ограничете го пристапот на лицата или улогите во манифестот и зачувајте ја причината за секој исклучок или правно задржување.

  • FINRA ја нагласува деловната цел и бара одредени записи да се чуваат најмалку три години, со лесен пристап во првите две години (FINRA Notice 11-39).
  • HIPAA бара задолжителната документација да се чува шест години од создавањето или последната важност (45 CFR 164.316).
  • GDPR бара периодот на складирање да биде строго минимален, со соодветна безбедност и доверливост (GDPR).

NARA препорачува работна група со лица за управување со записи, социјални мрежи, ИТ, приватност, информациска безбедност, правни прашања и односи со јавноста (насоки на NARA). Доделете ги овие или еквивалентни функции и применете го правилото дури откако одговорниот тим и правниот советник ќе потврдат дека е соодветно.

7. Контролна листа за зачувување пораки меѓу платформи

Копирајте го ова во тикетот за зачувување:

  • Наведете ја секоја мрежа, профил, одговорно лице и деловна цел.
  • Дефинирајте ги категориите и периодот на пораките.
  • Изберете документиран изворен извоз или друг документиран метод.
  • Запишете време на барање, испорака, формат, поставка за медиуми и рок.
  • Зачувајте го оригиналниот извоз, сите делови и прилози.
  • Зачувајте содржина, контекст, структура и метаподатоци.
  • Запишете ги ограничувањата за избришана содржина, мобилен пристап, сопствени податоци, текст и рокови.
  • Отворете ги и прегледајте ги датотеките.
  • Пресметајте и зачувајте хеш за секоја оригинална датотека или архива.
  • Ограничете го пристапот и запишете го сопственикот.
  • Применете го потврденото правило за чување и секое правно задржување.
  • Ескалирајте го нецелосниот извоз до одговорното лице за записи, безбедност, приватност или право.

Процесот за усогласеност има потреба и од записот за извозот на пораки и од околниот запис за социјалната содржина. Користете го SocialGuardian за документираните објави, приказни, видеа, медиуми, метаподатоци и целосен извоз на архивата, а манифестот за пораки чувајте го покрај релевантните записи. Започнете

ЧПП

Која е разликата меѓу резервна копија и архивирање на пораки од социјалните мрежи?

Извозот користете го како копија што ја зачувувате, а потоа проверете го според содржината, контекстот, структурата и метаподатоците. Ако давателот не може да извезе целосен запис, можеби е потребно дополнително снимање; NARA наведува дека организацијата останува одговорна за барањата за снимање (насоки на NARA).

Како се извезуваат директни пораки од Instagram за усогласеност?

На десктоп, користете More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Изберете информации, период, формат, е-пошта и квалитет на медиуми. Запишете го рокот од четири дена, можните 30 дена за пристигнување, заштитата со лозинка и ограничувањето за избришани информации (Instagram Help).

Може ли да се преземат пораки од Facebook Messenger?

Facebook документира извоз на информации за сметката во HTML или JSON преку profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Прегледајте ги испорачаните категории и не претпоставувајте дека се присутни сите историски пораки (Facebook Help; Facebook data availability).

Како се извезуваат пораки или податоци од LinkedIn?

На десктоп, користете Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. Конкретните категории може да пристигнат за неколку минути, поголем извоз за 24 часа, а линкот останува достапен 72 часа. Функцијата не е достапна на мобилен и обезбедува само податоци на членот што бара (LinkedIn Help).

На Android, отворете го разговорот, изберете More options > More > Export chat, потоа Without media или Include media и начин на споделување. Резултатот е текстуална датотека, а не резервна копија што може повторно да се увезе; со медиуми се додаваат најновите испратени медиуми како прилози (WhatsApp Help).

Дали TikTok дозволува преземање директни пораки и податоци за сметката?

Овој пакет не утврдува патека за извоз или опфат на директни пораки во TikTok. Проверете ја актуелната документација и запишете ги методот и ограничувањата, наместо да копирате чекори од друга платформа (насоки на NARA).

Дали снимките од екранот се доволни за зачувување пораки за усогласеност?

Рачното снимање е можен метод, но само снимките од екранот не се докажани како целосен запис. Кога е достапен, зачувајте го изворниот извоз и задржете го контекстот и метаподатоците (насоки на NARA).

Колку долго треба да се чуваат пораките и како се проверува резервната копија?

Применете го потврденото правило за конкретната комуникација. Примерите опфаќаат најмалку три години за одредени записи според FINRA, шест години за задолжителна документација според HIPAA и принцип на строго минимално чување според GDPR. За проверка, споредете го опфатот со датотеките, запишете ги ограничувањата, зачувајте ги оригиналите и чувајте хеш; хешот проверува дали содржината се променила, но не докажува дека извозот бил целосен (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; речник на NIST).