Μια εξαγωγή μηνυμάτων από κοινωνικό δίκτυο είναι χρήσιμη μόνο όταν μπορείτε να εξηγήσετε τι περιέχει, τι παραλείπει, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτήν και αν τροποποιήθηκε μετά τη λήψη. Αυτή η λίστα ελέγχου καλύπτει επίσημες εξαγωγές, μεταδεδομένα, διατήρηση, πρόσβαση και επαλήθευση, χωρίς να θεωρεί ότι μια λήψη από μία πλατφόρμα αποτελεί πλήρες αρχείο.

1. Ξεκινήστε με το αρχείο που πρέπει να διατηρήσετε

Για μια τεκμηριωμένη βάση, διατηρήστε περισσότερα από το κείμενο των μηνυμάτων. Η U.S. National Archives and Records Administration (NARA) αναφέρει ότι ένα πλήρες ομοσπονδιακό αρχείο πρέπει να διαθέτει περιεχόμενο, πλαίσιο και δομή, μαζί με σχετικά μεταδεδομένα, όπως ο συντάκτης και η ημερομηνία δημιουργίας, και να διατηρείται με τρόπο που εξασφαλίζει αξιοπιστία και αυθεντικότητα (οδηγίες NARA).

Χρησιμοποιήστε το ως έλεγχο πληρότητας:

  • Περιεχόμενο: η εξαγωγή του μηνύματος ή της συνομιλίας.
  • Πλαίσιο: ο λογαριασμός, το προφίλ, οι συμμετέχοντες, το χρονικό διάστημα και ο λόγος λήψης.
  • Δομή: η μορφή και η σχέση μεταξύ αρχείων, φακέλων, συνημμένων και εγγραφών μηνυμάτων.
  • Μεταδεδομένα: στοιχεία όπως ο συντάκτης και η ημερομηνία δημιουργίας, καθώς και η έκταση και η χρονική σήμανση της εξαγωγής.

Για αυτήν τη λίστα ελέγχου, θεωρήστε την εξαγωγή που κατεβάσατε ως το αντίγραφο που διατηρείτε και ελέγξτε αν περιλαμβάνει αυτά τα στοιχεία. Η NARA αναφέρει ως πιθανούς τρόπους λήψης τα API της πλατφόρμας, τη λήψη από τον ιστό, τις μη αυτόματες μεθόδους και τα εργαλεία εξαγωγής της πλατφόρμας. Αναφέρει επίσης ότι όταν ένας πάροχος δεν μπορεί να εξαγάγει πλήρες αρχείο, ο οργανισμός εξακολουθεί να είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή των απαιτήσεων λήψης (οδηγίες NARA).

Αν το σχέδιο διατήρησής σας περιλαμβάνει και δημόσιο περιεχόμενο κοινωνικών δικτύων, το SocialGuardian δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας για αναρτήσεις, stories και βίντεο από μεγάλες πλατφόρμες. Ο ιστότοπός του αναφέρει ότι το αντίγραφο περιλαμβάνει αρχεία πολυμέσων και μεταδεδομένα, με πλήρη εξαγωγή αρχείου διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή. Δείτε το SocialGuardian

2. Καταγράψτε λογαριασμούς, υπευθύνους και διατήρηση πριν από την εξαγωγή

Δημιουργήστε μία γραμμή για κάθε δίκτυο και προφίλ πριν ζητήσετε δεδομένα. Καταγράψτε:

  • Δίκτυο και όνομα χρήστη ή URL προφίλ
  • Ιδιοκτήτη ή υπεύθυνο λογαριασμού
  • Επιχειρηματικό σκοπό και σχετικό εύρος μηνυμάτων
  • Ζητούμενο χρονικό διάστημα
  • Μέθοδο και μορφή εξαγωγής
  • Ημερομηνία αιτήματος, ημερομηνία παράδοσης και υπεύθυνο πρόσβασης
  • Τοποθεσία αποθήκευσης και κανόνα διατήρησης
  • Γνωστές εξαιρέσεις, καθυστερήσεις ή προειδοποιήσεις για διαγραμμένο περιεχόμενο

Η πλατφόρμα δεν είναι το μοναδικό κριτήριο για το αν ένα μήνυμα ανήκει σε ρυθμιζόμενο αρχείο. Η FINRA αναφέρει ότι οι υποχρεώσεις τήρησης αρχείων κοινωνικών δικτύων εξαρτώνται από το αν η επικοινωνία είναι επιχειρηματική επικοινωνία, όχι απλώς από την πλατφόρμα. Αναφέρει επίσης ότι η ανάλυση δεν εξαρτάται από τη συσκευή ή την τεχνολογία, συμπεριλαμβανομένης μιας προσωπικής συσκευής (FINRA Notice 11-39).

Η περίοδος διατήρησης δεν είναι ένας ενιαίος αριθμός. Για παράδειγμα:

Κανόνας ή αρχή Τι αναφέρει η πηγή Πώς να το χρησιμοποιήσετε στον πίνακα
Αρχεία χρηματιστών-διαπραγματευτών FINRA Ορισμένα αρχεία πρέπει να διατηρούνται για τουλάχιστον τρία χρόνια, με τα δύο πρώτα χρόνια εύκολα προσβάσιμα. Επιβεβαιώστε αν η επικοινωνία εμπίπτει στον ισχύοντα κανόνα τήρησης αρχείων.
Τεκμηρίωση του HIPAA Security Rule Η απαιτούμενη τεκμηρίωση διατηρείται για έξι χρόνια από τη δημιουργία της ή από την τελευταία ισχύ της, όποιο συμβεί αργότερα. Επιβεβαιώστε ότι το στοιχείο είναι απαιτούμενη τεκμηρίωση πριν εφαρμόσετε αυτήν την περίοδο.
Αιτιολογική σκέψη 39 του GDPR Η αποθήκευση πρέπει να περιορίζεται σε αυστηρά αναγκαίο ελάχιστο, με κατάλληλη ασφάλεια και εμπιστευτικότητα. Ορίστε αναγκαία περίοδο και ελέγχους πρόσβασης αντί να διατηρείτε τα πάντα επ' αόριστον.

Η περίοδος της FINRA αναφέρεται στη Notice 11-39, η απαίτηση του HIPAA στο 45 CFR 164.316 και η διατύπωση για αποθήκευση και ασφάλεια στην αιτιολογική σκέψη 39 του GDPR. Πρόκειται για παραδείγματα από πηγές, όχι για καθολική πολιτική διατήρησης. Το NIST συνιστά την εφαρμογή εγκληματολογικών πρακτικών μόνο αφού συμβουλευτείτε τη διοίκηση και νομικούς συμβούλους σχετικά με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς (NIST SP 800-86).

Μην αφήσετε ένα σύστημα που διαγράφει αυτόματα ηλεκτρονικές επικοινωνίες να είναι ο μοναδικός έλεγχος τήρησης αρχείων: η FINRA αναφέρει ότι μια τέτοια τεχνολογία θα εμπόδιζε τη διατήρηση των επικοινωνιών (FINRA Notice 11-39).

3. Εξαγάγετε μηνύματα και δεδομένα λογαριασμού μέσω τεκμηριωμένων επίσημων ροών

Χρησιμοποιήστε την επίσημη ροή που αντιστοιχεί στην πλατφόρμα και αποθηκεύστε τα στοιχεία του αιτήματος μαζί με τα αρχεία που προκύπτουν.

Instagram

Σε υπολογιστή, η επίσημη διαδρομή για να ξεκινήσετε εξαγωγή είναι More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Το Instagram αναφέρει ότι μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες πληροφορίες, χρονικό διάστημα, μορφή, email ειδοποίησης και ποιότητα πολυμέσων πριν ξεκινήσετε την εξαγωγή (Βοήθεια Instagram).

Προγραμματίστε με βάση το παράθυρο παράδοσης: το Instagram αναφέρει ότι μια έτοιμη εξαγωγή είναι διαθέσιμη για τέσσερις ημέρες, ενώ ένας σύνδεσμος εξαγωγής μπορεί να χρειαστεί έως και 30 ημέρες για να φτάσει. Η σελίδα βοήθειας σημειώνει επίσης ότι οι διαγραμμένες πληροφορίες ενδέχεται να μην εμφανίζονται και περιγράφει την εξαγωγή ως προστατευμένη με κωδικό πρόσβασης και προσβάσιμη μόνο στον κάτοχο του λογαριασμού (Βοήθεια Instagram). Καταγράψτε την ημερομηνία αιτήματος και την ημερομηνία κατά την οποία κατεβάσατε πραγματικά τα αρχεία.

Facebook

Σε υπολογιστή, η επίσημη διαδρομή του Facebook είναι profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Το Facebook σάς επιτρέπει να επιλέξετε HTML ή JSON· η σελίδα βοήθειας περιγράφει το HTML ως φιλικό για πρόγραμμα περιήγησης σε ZIP και το JSON ως αναγνώσιμο από μηχανές (Βοήθεια Facebook).

Η ίδια σελίδα αναφέρει ότι οι έτοιμες εξαγωγές παραμένουν διαθέσιμες για τέσσερις ημέρες και ότι η εξαγωγή προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης. Το Facebook προειδοποιεί επίσης ότι οι κατηγορίες αποθηκεύονται για διαφορετικές περιόδους και ότι οι διαγραμμένες πληροφορίες ή περιεχόμενο δεν θα εμφανιστούν στην εξαγωγή (Βοήθεια Facebook; διαθεσιμότητα δεδομένων Facebook). Αντιμετωπίστε το αποτέλεσμα ως εξαγωγή πληροφοριών λογαριασμού προς έλεγχο και όχι ως απόδειξη ότι υπάρχει κάθε ιστορικό μήνυμα.

LinkedIn

Η επίσημη διαδρομή του LinkedIn σε υπολογιστή είναι Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. Το LinkedIn αναφέρει ότι μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες κατηγορίες ή μεγαλύτερη λήψη: ένας συγκεκριμένος τύπος μπορεί να φτάσει μέσα σε λίγα λεπτά, ενώ μεγαλύτερη λήψη μέσα σε 24 ώρες, και ο σύνδεσμος λήψης παραμένει διαθέσιμος για 72 ώρες (Βοήθεια LinkedIn).

Υπάρχουν δύο σημαντικοί περιορισμοί. Το LinkedIn αναφέρει ότι η λειτουργία λήψης δεν είναι διαθέσιμη σε κινητό και ότι παρέχει τα προσωπικά δεδομένα του μέλους που υποβάλλει το αίτημα, όχι δεδομένα άλλων μελών (Βοήθεια LinkedIn). Καταγράψτε και τους δύο περιορισμούς στο αρχείο διατήρησης.

WhatsApp

Η επίσημη αποθηκευμένη διαδικασία αφορά Android: ανοίξτε τη συνομιλία > More options > More > Export chat > Without media ή Include media > επιλέξτε μέθοδο κοινοποίησης (Βοήθεια WhatsApp).

Το WhatsApp αναφέρει ότι το εξαγόμενο ιστορικό συνομιλίας είναι αρχείο κειμένου και όχι αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, και δεν μπορεί να εισαχθεί ξανά. Αν επιλέξετε Include media, τα πιο πρόσφατα απεσταλμένα πολυμέσα προστίθενται ως συνημμένα. Διατηρήστε μαζί την εξαγωγή κειμένου και τα συνημμένα και μην περιγράψετε το αποτέλεσμα ως πλήρες αρχείο πολυμέσων χωρίς να επαληθεύσετε την έκτασή του (Βοήθεια WhatsApp).

Google Takeout και άλλα αρχεία λογαριασμών

Η Google περιγράφει το Takeout ως τρόπο δημιουργίας αρχείου για τήρηση αρχείων ή μεταφορά δεδομένων. Αναφέρει ότι η δημιουργία μπορεί να διαρκέσει από λίγα λεπτά έως λίγες ημέρες και ότι μπορείτε να επιλέξετε τύπο αρχείου και μέγιστο μέγεθος αρχείου· όταν τα επιλεγμένα δεδομένα υπερβαίνουν αυτό το μέγεθος, δημιουργούνται πολλά αρχεία (Google Takeout).

Η Google προειδοποιεί επίσης ότι ένα αρχείο δεδομένων μπορεί να μην περιλαμβάνει αλλαγές που έγιναν μεταξύ του αιτήματος λήψης και της δημιουργίας του αρχείου (Google Takeout). Καταγράψτε τον χρόνο του αιτήματος και της δημιουργίας του αρχείου και διατηρήστε κάθε μέρος του.

TikTok και πλατφόρμες χωρίς τεκμηριωμένη ροή εδώ

Αυτό το ερευνητικό υλικό δεν καθορίζει επίσημη διαδρομή εξαγωγής TikTok ούτε ισχυρισμό σχετικά με την κάλυψη άμεσων μηνυμάτων του TikTok. Μην αντιγράψετε διαδρομή Instagram, Facebook ή LinkedIn σε οδηγίες για TikTok. Αντίθετα, καταγράψτε την τρέχουσα τεκμηριωμένη επιλογή εξαγωγής της πλατφόρμας, εφόσον υπάρχει· διαφορετικά, τεκμηριώστε τη μέθοδο λήψης και τον περιορισμό. Η NARA αναφέρει ως πιθανές μεθόδους τα API, τη λήψη από τον ιστό, τις μη αυτόματες μεθόδους και τα εργαλεία εξαγωγής πλατφορμών, με την επιλογή να εξαρτάται από τη διαμόρφωση της πλατφόρμας και τις ανάγκες του οργανισμού (οδηγίες NARA).

Χρειάζεστε οργανωμένο το ευρύτερο αρχείο κοινωνικών δικτύων ενώ τεκμηριώνετε τις εξαγωγές μηνυμάτων; Το SocialGuardian αναφέρει Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch και Pinterest και ότι δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας για αρχεία πολυμέσων και μεταδεδομένα. Δείτε τις επιλογές ρύθμισης

4. Διατηρήστε το πρωτότυπο, το πλαίσιο και το αρχείο πρόσβασης

Κρατήστε τα πρωτότυπα αρχεία όπως παραδόθηκαν. Μην τα αντικαθιστάτε όταν δημιουργείτε ευανάγνωστο αντίγραφο εργασίας. Μαζί με την εξαγωγή, αποθηκεύστε ένα αρχείο καταγραφής που περιλαμβάνει:

  • Πλατφόρμα, όνομα χρήστη ή URL προφίλ και υπεύθυνο
  • Ζητούμενη έκταση και χρονικό διάστημα
  • Χρονική σήμανση αιτήματος και λήψης
  • Ονόματα αρχείων, μορφές και πλήθος τμημάτων αρχείου
  • Ρύθμιση συμπεριλαμβανόμενων πολυμέσων ή συνημμένων
  • Σημειώσεις για το παράθυρο παράδοσης και την προστασία με κωδικό πρόσβασης
  • Ελλείπουσες κατηγορίες, προειδοποιήσεις διαγραμμένου περιεχομένου ή άλλους περιορισμούς
  • Τοποθεσία αποθήκευσης και άτομα ή ρόλους που επιτρέπεται να έχουν πρόσβαση

Αυτή είναι η πρακτική εφαρμογή του προτύπου της NARA για περιεχόμενο, πλαίσιο, δομή και μεταδεδομένα (οδηγίες NARA).

Τα στιγμιότυπα οθόνης μπορούν να αποτελούν μη αυτόματη μέθοδο λήψης, όμως τα αποθηκευμένα στοιχεία δεν αποδεικνύουν από μόνα τους ότι ένα στιγμιότυπο αποτελεί πλήρες αρχείο μηνυμάτων. Διατηρήστε την επίσημη εξαγωγή όταν είναι διαθέσιμη, κρατήστε το σχετικό πλαίσιο και χαρακτηρίστε κάθε μη αυτόματη λήψη ως μέθοδο με τεκμηριωμένο περιορισμό, αντί να την αποκαλείτε αυτόματα πλήρη.

Το τεκμηριωμένο πεδίο του SocialGuardian αφορά το περιβάλλον περιεχόμενο κοινωνικών δικτύων: ο ιστότοπός του αναφέρει ότι δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας για αναρτήσεις, stories και βίντεο, περιλαμβάνει αρχεία πολυμέσων και μεταδεδομένα και επιτρέπει την εξαγωγή πλήρους αρχείου ανά πάσα στιγμή. Δεν υπάρχουν εδώ στοιχεία για τον ισχυρισμό ότι εξάγει ιδιωτικά μηνύματα, επομένως διατηρήστε τη ροή εξαγωγής μηνυμάτων ξεχωριστή από αυτήν την περιγραφή του προϊόντος (SocialGuardian).

5. Επαληθεύστε την πληρότητα και ότι τα αρχεία δεν τροποποιήθηκαν

Εκτελέστε αυτό το φύλλο επαλήθευσης για κάθε εξαγωγή:

  1. Συγκρίνετε το ζητούμενο δίκτυο, προφίλ, κατηγορίες και χρονικό διάστημα με όσα παραδόθηκαν.
  2. Μετρήστε κάθε τμήμα αρχείου και συνημμένο· καταγράψτε αρχεία που λείπουν ή δεν είναι αναγνώσιμα.
  3. Ανοίξτε την παραδοθείσα έξοδο HTML, JSON ή κειμένου και επιβεβαιώστε ότι είναι αναγνώσιμη.
  4. Ελέγξτε το αρχείο καταγραφής σε σχέση με το αναφερόμενο παράθυρο παράδοσης και τους περιορισμούς της πλατφόρμας.
  5. Καταγράψτε προειδοποιήσεις για διαγραμμένο περιεχόμενο και αλλαγές μεταξύ αιτήματος και δημιουργίας αρχείου.
  6. Διατηρήστε την πρωτότυπη εξαγωγή χωριστά από οποιοδήποτε αντίγραφο ελέγχου.
  7. Υπολογίστε hash για κάθε διατηρούμενο αρχείο ή αρχείο-συλλογή και αποθηκεύστε την τιμή στο αρχείο καταγραφής.
  8. Υπολογίστε ξανά το hash όταν το αρχείο ελέγχεται ή μεταφέρεται και διερευνήστε τυχόν αλλαγή.

Το NIST ορίζει τη συνάρτηση hash ως αλγόριθμο που υπολογίζει μια αριθμητική τιμή η οποία αντιπροσωπεύει ένα αρχείο δεδομένων ή ηλεκτρονικό μήνυμα και εξαρτάται από ολόκληρο το περιεχόμενο του αρχείου ή μηνύματος (γλωσσάρι συναρτήσεων hash του NIST). Αυτό καθιστά το hash χρήσιμο για τον έλεγχο αλλαγών σε αποθηκευμένη εξαγωγή· δεν απαντά όμως αν η αρχική εξαγωγή ήταν πλήρης.

Ο έλεγχος πληρότητας έχει σημασία επειδή το Instagram αναφέρει ότι οι διαγραμμένες πληροφορίες ενδέχεται να μην εμφανίζονται, το Facebook ότι διαγραμμένες πληροφορίες ή περιεχόμενο δεν θα εμφανιστούν και η Google ότι αλλαγές μεταξύ αιτήματος λήψης και δημιουργίας αρχείου μπορεί να λείπουν. Καταγράψτε κάθε κενό και κλιμακώστε το αντί να θεωρείτε σιωπηρά μια μερική εξαγωγή πλήρη (Βοήθεια Instagram; διαθεσιμότητα δεδομένων Facebook; Google Takeout).

6. Εφαρμόστε ελέγχους διατήρησης, πρόσβασης και νομικής δέσμευσης

Χρησιμοποιήστε τον πίνακα του βήματος 2 για να εφαρμόσετε τον κανόνα που διέπει πραγματικά την επικοινωνία. Περιορίστε την πρόσβαση στα άτομα ή τους ρόλους που καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής και διατηρήστε τον λόγο κάθε εξαίρεσης ή νομικής δέσμευσης. Οι πηγές υποστηρίζουν τους εξής ελέγχους διακυβέρνησης:

  • Η FINRA αναφέρει ότι ο επιχειρηματικός σκοπός της επικοινωνίας έχει σημασία και ότι ο κανόνας των χρηματιστών-διαπραγματευτών απαιτεί τη διατήρηση ορισμένων αρχείων για τουλάχιστον τρία χρόνια, με τα δύο πρώτα χρόνια εύκολα προσβάσιμα (FINRA Notice 11-39).
  • Η απαίτηση τεκμηρίωσης του Security Rule του HIPAA αναφέρει ότι η απαιτούμενη τεκμηρίωση διατηρείται για έξι χρόνια από τη δημιουργία της ή από την τελευταία ισχύ της, όποιο συμβεί αργότερα (45 CFR 164.316).
  • Η αιτιολογική σκέψη 39 του GDPR αναφέρει ότι η περίοδος αποθήκευσης πρέπει να περιορίζεται σε αυστηρά αναγκαίο ελάχιστο και ότι τα προσωπικά δεδομένα πρέπει να διαχειρίζονται με κατάλληλη ασφάλεια και εμπιστευτικότητα (GDPR).

Η NARA συνιστά ομάδα εργασίας για αρχεία κοινωνικών δικτύων που περιλαμβάνει στελέχη διαχείρισης αρχείων, κοινωνικών δικτύων, IT, ιδιωτικότητας και ασφάλειας πληροφοριών, νομικούς συμβούλους και υπευθύνους δημοσίων σχέσεων (οδηγίες NARA). Αναθέστε αυτές τις λειτουργίες —ή τα αντίστοιχά τους— σε υπευθυνότητες ιδιοκτησίας, ελέγχου, πρόσβασης και κλιμάκωσης. Εφαρμόστε τον κανόνα μόνο αφού η αρμόδια ομάδα και οι νομικοί σύμβουλοι επιβεβαιώσουν ότι ταιριάζει στα δεδομένα και στη δικαιοδοσία.

7. Λίστα ελέγχου διατήρησης μηνυμάτων μεταξύ πλατφορμών

Αντιγράψτε την παρακάτω λίστα στο αίτημα διατήρησης:

  • Καταγράψτε κάθε δίκτυο, όνομα χρήστη ή URL προφίλ, υπεύθυνο και επιχειρηματικό σκοπό.
  • Ορίστε τις κατηγορίες μηνυμάτων και το χρονικό διάστημα που πρέπει να διατηρηθούν.
  • Επιλέξτε την τεκμηριωμένη επίσημη εξαγωγή ή άλλη τεκμηριωμένη μέθοδο λήψης.
  • Καταγράψτε ώρα αιτήματος, ώρα παράδοσης, μορφή, ρύθμιση πολυμέσων και παράθυρο παράδοσης.
  • Διατηρήστε την πρωτότυπη εξαγωγή και όλα τα τμήματα αρχείων και συνημμένα.
  • Διατηρήστε περιεχόμενο, πλαίσιο, δομή και σχετικά μεταδεδομένα.
  • Καταγράψτε περιορισμούς για διαγραμμένο περιεχόμενο, διαθεσιμότητα σε κινητό, δεδομένα μόνο του αιτούντος, κείμενο μόνο ή χρονισμό.
  • Ανοίξτε και ελέγξτε τα παραδοθέντα αρχεία.
  • Υπολογίστε και αποθηκεύστε hash για κάθε πρωτότυπο αρχείο ή αρχείο-συλλογή.
  • Περιορίστε την πρόσβαση και καταγράψτε τον υπεύθυνο πρόσβασης.
  • Εφαρμόστε τον επιβεβαιωμένο κανόνα διατήρησης και τυχόν δέσμευση.
  • Κλιμακώστε μια ελλιπή εξαγωγή στον υπεύθυνο αρχείων, ασφάλειας, ιδιωτικότητας ή νομικής συμμόρφωσης.

Μια διαδικασία συμμόρφωσης χρειάζεται τόσο το αρχείο εξαγωγής μηνυμάτων όσο και το ευρύτερο αρχείο περιεχομένου κοινωνικών δικτύων. Χρησιμοποιήστε το SocialGuardian για τις τεκμηριωμένες αναρτήσεις, τα stories, τα βίντεο, τα αρχεία πολυμέσων, τα μεταδεδομένα και την εξαγωγή πλήρους αρχείου και κρατήστε το αρχείο καταγραφής εξαγωγής μηνυμάτων δίπλα στις σχετικές εγγραφές. Ξεκινήστε

FAQ

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης μηνυμάτων κοινωνικών δικτύων;

Χρησιμοποιήστε την εξαγωγή ως το αντίγραφο που διατηρείτε και ελέγξτε την ως προς το περιεχόμενο, το πλαίσιο, τη δομή και τα μεταδεδομένα. Ένα πλήρες αρχείο μπορεί να απαιτεί πρόσθετη λήψη όταν ο πάροχος δεν μπορεί να εξαγάγει το πλήρες αρχείο· η NARA αναφέρει ότι ο οργανισμός παραμένει υπεύθυνος για την εφαρμογή των απαιτήσεων λήψης (οδηγίες NARA).

Πώς εξάγετε άμεσα μηνύματα Instagram για συμμόρφωση;

Σε υπολογιστή, χρησιμοποιήστε More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Επιλέξτε πληροφορίες, χρονικό διάστημα, μορφή, email ειδοποίησης και ποιότητα πολυμέσων. Καταγράψτε το παράθυρο διαθεσιμότητας των τεσσάρων ημερών, την πιθανή αναμονή έως 30 ημερών, την προστασία με κωδικό πρόσβασης και τον περιορισμό των διαγραμμένων πληροφοριών (Βοήθεια Instagram).

Μπορείτε να κατεβάσετε μηνύματα του Facebook Messenger;

Το Facebook τεκμηριώνει εξαγωγή πληροφοριών λογαριασμού σε HTML ή JSON μέσω profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Ελέγξτε τις κατηγορίες που παραδόθηκαν αντί να υποθέσετε ότι υπάρχουν όλα τα ιστορικά μηνύματα: το Facebook αναφέρει ότι οι κατηγορίες έχουν διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης και ότι το διαγραμμένο περιεχόμενο δεν θα εμφανιστεί (Βοήθεια Facebook; διαθεσιμότητα δεδομένων Facebook).

Πώς εξάγετε μηνύματα ή δεδομένα λογαριασμού LinkedIn;

Σε υπολογιστή, χρησιμοποιήστε Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. Το LinkedIn αναφέρει ότι συγκεκριμένες κατηγορίες μπορεί να φτάσουν μέσα σε λίγα λεπτά, μεγαλύτερη λήψη μέσα σε 24 ώρες και ο σύνδεσμος να παραμείνει διαθέσιμος για 72 ώρες. Η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη σε κινητό και παρέχει τα δεδομένα του μέλους που υποβάλλει το αίτημα, όχι δεδομένα άλλων μελών (Βοήθεια LinkedIn).

Σε Android, ανοίξτε τη συνομιλία, επιλέξτε More options > More > Export chat, επιλέξτε Without media ή Include media και μια μέθοδο κοινοποίησης. Το WhatsApp αναφέρει ότι το αποτέλεσμα είναι αρχείο κειμένου και όχι αντίγραφο ασφαλείας που μπορεί να εισαχθεί ξανά· η συμπερίληψη πολυμέσων προσθέτει τα πιο πρόσφατα απεσταλμένα πολυμέσα ως συνημμένα (Βοήθεια WhatsApp). Διατηρήστε την εξαγωγή και τους περιορισμούς της στο αρχείο καταγραφής.

Επιτρέπει το TikTok τη λήψη άμεσων μηνυμάτων και δεδομένων λογαριασμού;

Αυτό το υλικό δεν καθορίζει διαδρομή εξαγωγής TikTok ή κάλυψη άμεσων μηνυμάτων. Μην τη συναγάγετε από άλλη πλατφόρμα. Ελέγξτε την τρέχουσα τεκμηρίωση του TikTok και καταγράψτε τη μέθοδο και τους περιορισμούς· η NARA αναφέρει επίσης τα API, τη λήψη από τον ιστό, τις μη αυτόματες μεθόδους και τα εργαλεία εξαγωγής πλατφορμών ως πιθανές μεθόδους (οδηγίες NARA).

Αρκούν τα στιγμιότυπα οθόνης και ποια μεταδεδομένα πρέπει να διατηρούνται;

Τα αποθηκευμένα στοιχεία αναγνωρίζουν τις μη αυτόματες μεθόδους ως μία πιθανή μέθοδο λήψης, αλλά δεν αποδεικνύουν ότι τα στιγμιότυπα από μόνα τους αποτελούν πλήρες αρχείο. Διατηρήστε την επίσημη εξαγωγή όταν είναι διαθέσιμη και κρατήστε περιεχόμενο, πλαίσιο, δομή και σχετικά μεταδεδομένα, όπως συντάκτη και ημερομηνία δημιουργίας (οδηγίες NARA).

Για πόσο πρέπει να διατηρούνται τα μηνύματα και πώς επαληθεύετε ένα αντίγραφο ασφαλείας;

Εφαρμόστε τον κανόνα που έχει επιβεβαιωθεί για την επικοινωνία. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τουλάχιστον τρία χρόνια για ορισμένα αρχεία χρηματιστών-διαπραγματευτών FINRA, έξι χρόνια για απαιτούμενη τεκμηρίωση HIPAA και την αρχή του GDPR για αυστηρά ελάχιστη αποθήκευση. Για να επαληθεύσετε το αντίγραφο, συγκρίνετε την έκταση με τα παραδοθέντα αρχεία, καταγράψτε τους περιορισμούς της πλατφόρμας, διατηρήστε τα πρωτότυπα και αποθηκεύστε hash· το NIST αναφέρει ότι ένα hash εξαρτάται από ολόκληρο το περιεχόμενο του αρχείου ή του μηνύματος (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; γλωσσάρι συναρτήσεων hash του NIST).