Sosiaalisen median viestien vienti on hyödyllinen vain, jos voit selittää, mitä se sisältää, mitä siitä puuttuu, kenellä on siihen pääsy ja muuttuiko se tallennuksen jälkeen. Tämä tarkistuslista käsittelee alkuperäisiä vientitoimintoja, metatietoja, säilytystä, käyttöoikeuksia ja tarkistamista olettamatta, että yhden alustan lataus muodostaa täydellisen tietueen.

1. Aloita säilytettävästä tietueesta

Puolustettavan lähtökohdan varmistamiseksi säilytä muutakin kuin viestien teksti. Yhdysvaltain kansallisarkisto (NARA) toteaa, että täydellisellä liittovaltion tietueella on oltava sisältö, asiayhteys ja rakenne sekä niihin liittyvät metatiedot, kuten tekijä ja luontipäivä, ja sitä on ylläpidettävä luotettavuuden ja aitouden säilyttämiseksi (NARA:n ohje).

Käytä tätä täydellisyystestinä:

  • Sisältö: viestin tai keskustelun vienti.
  • Asiayhteys: tili, profiili, osallistujat, ajanjakso ja tallennuksen syy.
  • Rakenne: tiedostojen, kansioiden, liitteiden ja viestitietueiden muodot ja keskinäiset suhteet.
  • Metatiedot: esimerkiksi tekijä ja luontipäivä sekä kirjaamasi viennin laajuus ja aikaleima.

Käsittele tätä tarkistuslistaa varten ladattua vientiä säilytettävänä kopiona ja tarkista sitten, sisältääkö se nämä elementit. NARA mainitsee mahdollisina tallennusmenetelminä alustakohtaiset API-rajapinnat, verkkotallennuksen, manuaaliset menetelmät ja alustan vientityökalut. Se toteaa myös, että jos palveluntarjoaja ei pysty viemään täydellistä tietuetta, organisaatio vastaa edelleen tallennusvaatimusten toteuttamisesta (NARA:n ohje).

Jos säilytyssuunnitelmasi sisältää myös julkista sosiaalisen median sisältöä, SocialGuardian varmuuskopioi automaattisesti suurten alustojen julkaisut, tarinat ja videot. Sivuston mukaan varmuuskopio sisältää median ja metatiedot, ja koko arkiston voi viedä milloin tahansa. Tutustu SocialGuardianiin

2. Kartoita tilit, vastuuhenkilöt ja säilytys ennen vientiä

Luo jokaiselle verkostolle ja profiilille oma rivi ennen tietojen pyytämistä. Kirjaa:

  • Verkosto ja profiilin käyttäjänimi tai URL-osoite
  • Tilin omistaja tai vastuuhenkilö
  • Liiketoiminnan tarkoitus ja asiaankuuluva viestien laajuus
  • Pyydetty ajanjakso
  • Vientimenetelmä ja muoto
  • Pyyntöpäivä, toimituspäivä ja käyttöoikeuksien omistaja
  • Tallennuspaikka ja säilytyssääntö
  • Tunnetut poissulkemiset, viiveet tai poistetun sisällön varoitukset

Alusta ei yksin ratkaise, kuuluuko viesti säänneltyyn tietueeseen. FINRA:n mukaan sosiaalisen median tietueiden säilytysvelvollisuudet riippuvat siitä, onko viestintä liiketoimintaviestintää, eivät vain käytetystä alustasta. Arvio ei myöskään riipu laitteesta tai teknologiasta, mukaan lukien henkilökohtainen laite (FINRA Notice 11-39).

Säilytysaika ei myöskään ole yksi yleinen luku. Esimerkiksi:

Sääntö tai periaate Mitä lähde sanoo Näin käytät sitä kartoituksessa
FINRA:n välittäjä-jälleenmyyjän tietueet Tietyt tietueet on säilytettävä vähintään kolme vuotta, joista kaksi ensimmäistä vuotta helposti saatavilla. Varmista, kuuluuko viestintä sovellettavan säilytyssäännön piiriin.
HIPAA:n Security Rule -dokumentaatio Vaadittu dokumentaatio säilytetään kuusi vuotta sen luomisesta tai viimeisestä voimassaolosta sen mukaan, kumpi on myöhempi. Varmista ennen tämän ajan soveltamista, että kyseessä on vaadittu dokumentaatio.
GDPR:n johdanto-osan 39 kohta Säilytys on rajoitettava ehdottomaan minimiin, ja turvallisuudesta ja luottamuksellisuudesta on huolehdittava. Määritä tarpeellinen aika ja käyttöoikeudet sen sijaan, että säilyttäisit kaiken ikuisesti.

FINRA-aika on ilmoitettu Notice 11-39-asiakirjassa, HIPAA-vaatimus kohdassa 45 CFR 164.316, ja säilytystä sekä turvallisuutta koskeva teksti GDPR:n johdanto-osan 39 kohdassa. Nämä ovat esimerkkejä lähteistä, eivät yleinen säilytyskäytäntö. NIST neuvoo soveltamaan rikosteknisiä käytäntöjä vasta, kun johdon ja oikeudellisen neuvonantajan kanssa on keskusteltu sovellettavista laeista ja määräyksistä (NIST SP 800-86).

Älä anna järjestelmän, joka automaattisesti hävittää tai poistaa sähköisen viestinnän, olla ainoa tietueiden säilytyksen kontrolli: FINRA:n mukaan tällainen teknologia estäisi viestinnän säilyttämisen (FINRA Notice 11-39).

3. Vie viestit ja tilitiedot dokumentoitujen alkuperäisten toimintojen avulla

Käytä alustalle sopivaa virallista toimintoa ja tallenna pyynnön tiedot toimitettujen tiedostojen kanssa.

Instagram

Tietokoneella viennin aloittamisen virallinen polku on More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagramin mukaan voit valita tiettyjä tietoja, ajanjakson, muodon, ilmoitussähköpostin ja median laadun ennen viennin aloittamista (Instagram Help).

Huomioi toimitusaika: Instagramin mukaan valmis vienti on saatavilla neljän päivän ajan, mutta vientilinkin saapuminen voi kestää enintään 30 päivää. Ohjesivun mukaan poistettuja tietoja ei välttämättä näytetä, ja vienti on salasanasuojattu ja vain tilinhaltijan käytettävissä (Instagram Help). Kirjaa pyyntöpäivä ja päivä, jolloin todella latasit tiedostot.

Facebook

Tietokoneella Facebookin virallinen polku on profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebookissa voi valita HTML- tai JSON-muodon; ohjesivun mukaan HTML on selaimella helposti luettava ZIP-tiedostona ja JSON koneellisesti luettava (Facebook Help).

Samalla ohjesivulla todetaan, että valmiit viennit ovat saatavilla neljän päivän ajan ja vienti on salasanasuojattu. Facebook varoittaa myös, että kategorioita säilytetään eri ajan ja että poistettuja tietoja tai sisältöä ei näytetä viennissä (Facebook Help; Facebook data availability). Käsittele tulosta tarkistettavana tilitietojen vientinä, älä todisteena siitä, että kaikki historialliset viestit ovat mukana.

LinkedIn

LinkedInin virallinen työpöytäpolku on Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedInin mukaan voit valita tiettyjä kategorioita tai laajemman latauksen: tietty luokka voi saapua muutamassa minuutissa, laajempi lataus 24 tunnin kuluessa, ja latauslinkki pysyy käytettävissä 72 tuntia (LinkedIn Help).

Laajuudessa on kaksi tärkeää rajoitusta. LinkedInin mukaan lataustoiminto ei ole käytettävissä mobiilissa ja se tarjoaa pyynnön esittäneen jäsenen omat henkilötiedot, ei muiden jäsenten tietoja (LinkedIn Help). Kirjaa molemmat rajoitukset säilytystietueeseen.

WhatsApp

Tallennettu virallinen menettely koskee Androidia: avaa keskustelu > More options > More > Export chat > Without media tai Include media > valitse jakotapa (WhatsApp Help).

WhatsApp kertoo, että viety keskusteluhistoria on tekstitiedosto, ei varmuuskopiotiedosto, eikä sitä voi tuoda takaisin. Jos valitset Include media, uusimmat lähetetyt mediat lisätään liitteiksi. Säilytä teksti vienti ja liitteet yhdessä äläkä kuvaa tulosta täydelliseksi media-arkistoksi tarkistamatta sen laajuutta (WhatsApp Help).

Google Takeout ja muut tiliarkistot

Google kuvaa Takeoutin tapana luoda arkisto tietueiden säilyttämistä tai tietojen siirtämistä varten. Arkiston luominen voi kestää muutamasta minuutista muutamaan päivään, ja voit valita tiedostotyypin ja arkiston enimmäiskoon; jos valitut tiedot ylittävät koon, luodaan useita arkistoja (Google Takeout).

Google varoittaa myös, ettei datatiedosto välttämättä sisällä muutoksia, jotka on tehty latauksen pyytämisen ja arkiston luomisen välillä (Google Takeout). Kirjaa pyynnön ja arkiston luomisen ajankohdat ja säilytä jokainen arkiston osa.

TikTok ja alustat, joiden dokumentoitua toimintoa ei käsitellä tässä

Tämä tutkimuspaketti ei vahvista TikTokin virallista vientipolkua tai väitettä TikTokin suorien viestien kattavuudesta. Älä kopioi Instagramin, Facebookin tai LinkedInin polkua TikTok-ohjeisiin. Kirjaa sen sijaan alustan nykyinen dokumentoitu vientitoiminto, jos sellainen on saatavilla; muussa tapauksessa dokumentoi tallennusmenetelmä ja rajoitus. NARA mainitsee API-rajapinnat, verkkotallennuksen, manuaaliset menetelmät ja alustan vientityökalut mahdollisina menetelminä; valinta riippuu alustan asetuksista ja organisaation tarpeista (NARA:n ohje).

Tarvitsetko ympäröivän sosiaalisen median tietueen järjestettynä samalla kun dokumentoit viestien vientiä? SocialGuardian listaa Instagramin, TikTokin, YouTuben, X:n, Facebookin, LinkedInin, Twitchin ja Pinterestin sekä kertoo varmuuskopioivansa median ja metatiedot. Katso käyttöönottovaihtoehdot

4. Säilytä alkuperäinen, asiayhteys ja käyttöoikeustietue

Säilytä alkuperäiset toimitetut tiedostot. Älä korvaa niitä luodessasi luettavaa työskentelykopiota. Tallenna viennin rinnalle manifesti, joka sisältää:

  • Alusta, profiilin käyttäjänimi tai URL-osoite ja vastuuhenkilö
  • Pyydetty laajuus ja ajanjakso
  • Pyynnön ja latauksen aikaleimat
  • Tiedostonimet, muodot ja arkiston osien määrä
  • Sisällytetyn median tai liitteiden asetus
  • Toimitusajan ja salasanasuojauksen huomautukset
  • Puuttuvat kategoriat, poistetun sisällön varoitukset ja muut rajoitukset
  • Tallennuspaikka ja henkilöt tai roolit, joilla on käyttöoikeus

Tämä on NARA:n sisältöä, asiayhteyttä, rakennetta ja metatietoja koskevan standardin käytännön sovellus (NARA:n ohje).

Kuvakaappaukset voivat olla manuaalinen tallennusmenetelmä, mutta tallennettu näyttö ei yksin osoita kuvakaappausta täydelliseksi viestitietueeksi. Säilytä alkuperäinen vienti, kun se on saatavilla, pidä ympäröivä asiayhteys mukana ja merkitse manuaalinen tallennus menetelmäksi, johon liittyy dokumentoitu rajoitus, äläkä kutsu sitä automaattisesti täydelliseksi.

SocialGuardianin dokumentoitu tuotelaajuus koskee ympäröivää sosiaalisen median sisältöä: sivuston mukaan se varmuuskopioi automaattisesti julkaisuja, tarinoita ja videoita, sisältää median ja metatiedot sekä mahdollistaa koko arkiston viennin milloin tahansa. Tässä ei ole näyttöä siitä, että se veisi yksityisiä viestejä, joten pidä edellä kuvattu viestien vientityönkulku erillään tuotteen kuvauksesta (SocialGuardian).

5. Tarkista täydellisyys ja tiedostojen muuttumattomuus

Tee tämä tarkistustyö jokaiselle viennille:

  1. Vertaa pyydettyä verkostoa, profiilia, kategorioita ja ajanjaksoa toimitettuun sisältöön.
  2. Laske kaikki arkiston osat ja liitteet ja kirjaa puuttuvat tai lukukelvottomat tiedostot.
  3. Avaa toimitetut HTML-, JSON- tai tekstitiedostot ja varmista niiden luettavuus.
  4. Tarkista manifesti alustan ilmoittamaa toimitusaikaa ja rajoituksia vasten.
  5. Kirjaa poistetun sisällön varoitukset ja pyynnön sekä arkiston luomisen välisten muutosten varoitukset.
  6. Säilytä alkuperäinen vienti erillään tarkistuskopiosta.
  7. Laske jokaiselle säilytettävälle tiedostolle tai arkistolle tiiviste ja tallenna arvo manifestiin.
  8. Laske tiiviste uudelleen, kun tiedosto tarkistetaan tai siirretään, ja tutki muuttunut arvo.

NIST määrittelee tiivistefunktion algoritmiksi, joka laskee datatiedostoa tai sähköistä viestiä edustavan numeerisen arvon ja joka riippuu tiedoston tai viestin koko sisällöstä (NIST hash function glossary). Tiiviste on hyödyllinen tallennetun viennin muuttumisen tarkistamiseen, mutta se ei kerro, oliko alkuperäinen vienti täydellinen.

Täydellisyyden tarkistaminen on tärkeää, koska Instagramin mukaan poistettuja tietoja ei välttämättä näytetä, Facebookin mukaan poistettua tietoa tai sisältöä ei näytetä ja Google varoittaa, että pyynnön ja arkiston luomisen väliset muutokset voivat puuttua. Kirjaa jokainen aukko ja eskaloi se sen sijaan, että käsittelisit osittaista vientiä hiljaisesti täydellisenä (Instagram Help; Facebook data availability; Google Takeout).

6. Sovella säilytys-, käyttöoikeus- ja säilyttämismääräyskontrolleja

Käytä vaiheen 2 kartoitusta soveltaaksesi viestintään tosiasiallisesti sovellettavaa sääntöä. Rajoita käyttöoikeudet manifestiin kirjattuihin henkilöihin tai rooleihin ja säilytä perustelu jokaiselle poikkeukselle tai oikeudelliselle säilyttämismääräykselle. Lähteet tukevat seuraavia hallintotarkistuksia:

  • FINRA:n mukaan viestinnän liiketoimintatarkoitus on tärkeä, ja sen mainittu välittäjä-jälleenmyyjää koskeva sääntö edellyttää tiettyjen tietueiden säilyttämistä vähintään kolme vuotta, joista kaksi ensimmäistä vuotta helposti saatavilla (FINRA Notice 11-39).
  • HIPAA:n mainittu Security Rule -dokumentaatiovaatimus edellyttää vaaditun dokumentaation säilyttämistä kuusi vuotta sen luomisesta tai viimeisestä voimassaolosta sen mukaan, kumpi on myöhempi (45 CFR 164.316).
  • GDPR:n johdanto-osan 39 kohdan mukaan säilytysaika on rajoitettava ehdottomaan minimiin ja henkilötietoja on käsiteltävä asianmukaisesti suojattuina ja luottamuksellisina (GDPR).

NARA suosittelee sosiaalisen median tietuetyöryhmää, johon kuuluu tietuehallinnon, sosiaalisen median, IT:n, tietosuojan ja tietoturvan, oikeudellisten asioiden sekä viestinnän henkilöstöä (NARA:n ohje). Määritä nämä toiminnot tai niiden vastineet omistajuus-, tarkistus-, käyttöoikeus- ja eskalointivastuisiin. Sovella sääntöä vasta, kun vastuutiimi ja oikeudellinen neuvonantaja ovat vahvistaneet sen sopivan tietoihin ja lainkäyttöalueeseen.

7. Alustojen välinen viestien säilyttämisen tarkistuslista

Kopioi tämä säilytystehtävään:

  • Luettele jokainen verkosto, profiilin käyttäjänimi tai URL-osoite, vastuuhenkilö ja liiketoimintatarkoitus.
  • Määritä säilytettävät viestikategoriat ja ajanjakso.
  • Valitse dokumentoitu alkuperäinen vienti tai muu dokumentoitu tallennusmenetelmä.
  • Kirjaa pyyntöaika, toimitusaika, muoto, media-asetus ja toimitusaikaikkuna.
  • Säilytä alkuperäinen vienti sekä kaikki arkiston osat ja liitteet.
  • Säilytä sisältö, asiayhteys, rakenne ja niihin liittyvät metatiedot.
  • Kirjaa poistetun sisällön, mobiilikäytön, vain omien tietojen, vain tekstin ja ajoituksen rajoitukset.
  • Avaa ja tarkista toimitetut tiedostot.
  • Laske ja tallenna tiiviste jokaiselle alkuperäiselle tiedostolle tai arkistolle.
  • Rajoita käyttöoikeudet ja kirjaa käyttöoikeuksien omistaja.
  • Sovella vahvistettua säilytyssääntöä ja mahdollista säilyttämismääräystä.
  • Eskaloi puutteellinen vienti tietueista, tietoturvasta, tietosuojasta tai oikeudellisista asioista vastaavalle henkilölle.

Vaatimustenmukaisuusprosessi tarvitsee sekä viestien vientitietueen että ympäröivän sosiaalisen median tietueen. Käytä SocialGuardiania dokumentoituihin julkaisuihin, tarinoihin, videoihin, mediaan, metatietoihin ja koko arkiston vientiin ja säilytä viestien vientimanifesti asiaankuuluvien tietueiden yhteydessä. Aloita

FAQ

Mitä eroa on sosiaalisen median viestien varmuuskopioinnilla ja arkistoinnilla?

Käytä vientiä säilytettävänä kopiona ja vertaa sitä sitten sisältöön, asiayhteyteen, rakenteeseen ja metatietoihin. Täydellinen tietue voi edellyttää lisätallennusta, jos palveluntarjoaja ei pysty viemään täydellistä tietuetta; NARA:n mukaan organisaatio vastaa tallennusvaatimusten toteuttamisesta (NARA:n ohje).

Kuinka Instagramin yksityisviestit viedään vaatimustenmukaisuutta varten?

Käytä tietokoneella polkua More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Valitse tiedot, ajanjakso, muoto, ilmoitussähköposti ja median laatu. Kirjaa neljän päivän saatavuusaika, mahdollinen 30 päivän sähköpostiviive, salasanasuojaus ja poistettujen tietojen rajoitus (Instagram Help).

Voiko Facebook Messenger -viestejä ladata?

Facebook dokumentoi HTML- tai JSON-muotoisen tilitietojen viennin polulla profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Tarkista toimitetut kategoriat sen sijaan, että olettaisit kaikkien historiallisten viestien olevan mukana: Facebookin mukaan kategorioilla on eri säilytysajat eikä poistettua sisältöä näytetä (Facebook Help; Facebook data availability).

Kuinka LinkedIn-viestit tai tilitiedot viedään?

Käytä tietokoneella polkua Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedInin mukaan tietyt kategoriat voivat saapua muutamassa minuutissa, laajempi lataus 24 tunnin kuluessa ja linkki pysyy käytettävissä 72 tuntia. Toiminto ei ole käytettävissä mobiilissa ja tarjoaa pyynnön tehneen jäsenen omat tiedot, ei muiden jäsenten tietoja (LinkedIn Help).

Avaa Androidissa keskustelu, valitse More options > More > Export chat, valitse Without media tai Include media ja valitse jakotapa. WhatsAppin mukaan tulos on tekstitiedosto, ei uudelleen tuotava varmuuskopio; median sisällyttäminen lisää uusimmat lähetetyt mediat liitteiksi (WhatsApp Help). Säilytä vienti ja sen rajoitukset manifestissa.

Antaako TikTok ladata suoria viestejä ja tilitietoja?

Tämä aineisto ei vahvista TikTokin vientipolkua tai suorien viestien kattavuutta. Älä päättele toimintoa toisen alustan perusteella. Tarkista TikTokin ajantasaiset ohjeet ja kirjaa menetelmä sekä rajoitukset; NARA mainitsee myös API-rajapinnat, verkkotallennuksen, manuaaliset menetelmät ja alustan vientityökalut mahdollisina tallennusmenetelminä (NARA:n ohje).

Riittävätkö kuvakaappaukset, ja mitä metatietoja pitäisi säilyttää?

Tallennettu näyttö mainitsee manuaaliset menetelmät yhtenä mahdollisena tallennustapana, mutta ei osoita kuvakaappauksia yksin täydelliseksi tietueeksi. Säilytä alkuperäinen vienti, kun se on saatavilla, ja pidä mukana sisältö, asiayhteys, rakenne sekä metatiedot, kuten tekijä ja luontipäivä (NARA:n ohje).

Kuinka kauan viestejä pitäisi säilyttää, ja miten varmuuskopion tarkistaa?

Sovella viestintään vahvistettua sääntöä. Esimerkkeihin kuuluvat tiettyjen FINRA:n välittäjä-jälleenmyyjän tietueiden vähintään kolmen vuoden säilytys, vaaditun HIPAA-dokumentaation kuuden vuoden säilytys ja GDPR:n ehdottoman minimin säilytysperiaate. Tarkista varmuuskopio vertaamalla laajuutta toimitettuihin tiedostoihin, kirjaamalla alustan rajoitukset, säilyttämällä alkuperäiset ja tallentamalla tiivisteet; NIST:n mukaan tiiviste riippuu koko tiedoston tai viestin sisällöstä (FINRA Notice 11-39; 45 CFR 164.316; GDPR; NIST hash function glossary).