Експортирането на съобщения от социална мрежа е полезно само ако можете да обясните какво съдържа, какво пропуска, кой има достъп до него и дали е променено след заснемането. Този контролен списък обхваща вградени експортирания, метаданни, срокове за съхранение, достъп и проверка, без да приема, че едно изтегляне от платформата е пълен запис.

1. Започнете със записа, който трябва да съхраните

За защитима изходна база съхранявайте повече от текста на съобщението. Американската Национална администрация за архиви и документация (NARA) посочва, че пълният федерален запис трябва да има съдържание, контекст и структура, заедно със свързани метаданни като автор и дата на създаване, и трябва да се поддържа надеждно и автентично (насоки на NARA).

Използвайте това като тест за пълнота:

  • Съдържание: експортираните съобщения или разговор.
  • Контекст: акаунтът, профилът, участниците, периодът и причината за заснемането.
  • Структура: форматът и връзките между файлове, папки, прикачени файлове и записи на съобщения.
  • Метаданни: данни като автор и дата на създаване, както и обхватът и часът на експортирането.

За този контролен списък приемете изтегления експорт като копието, което съхранявате, след което проверете дали съдържа тези елементи. NARA посочва специфични за платформата API, заснемане в мрежата, ръчни методи и инструменти за експортиране като възможни методи. Тя също така посочва, че когато доставчикът не може да експортира пълен запис, организацията остава отговорна за прилагането на изискванията за заснемане (насоки на NARA).

Ако планът ви за съхранение включва и публично съдържание в социалните мрежи, SocialGuardian автоматично архивира публикации, истории и видеоклипове от водещи платформи. Според сайта му архивът включва медия и метаданни, а пълен експорт на архива е достъпен по всяко време. Прегледайте SocialGuardian

2. Картографирайте акаунтите, отговорните лица и сроковете преди експортиране

Създайте по един ред за всяка мрежа и профил, преди да заявите данните. Запишете:

  • Мрежа и потребителско име или URL на профила
  • Собственик на акаунта или отговорно лице
  • Бизнес цел и обхват на съответните съобщения
  • Заявен период
  • Метод и формат на експортиране
  • Дата на заявката, дата на получаване и отговорно лице за достъпа
  • Място за съхранение и правило за задържане
  • Известни изключения, забавяния или предупреждения за изтрито съдържание

Платформата не е единственият критерий дали дадено съобщение принадлежи към регулиран запис. FINRA посочва, че задълженията за съхранение на записи в социалните медии зависят от това дали комуникацията е служебна комуникация, а не просто от платформата. Анализът не зависи и от устройството или технологията, включително когато се използва лично устройство (Известие 11-39 на FINRA).

Срокът за съхранение също не е едно универсално число. Например:

Правило или принцип Какво посочва цитираният източник Как да го използвате в картата
Записи на брокери-дилъри по FINRA Някои записи трябва да се съхраняват поне три години, като първите две години трябва да са лесно достъпни. Потвърдете дали комуникацията попада в приложимото правило за съхранение.
Документация по Правилото за сигурност на HIPAA Изискваната документация се съхранява шест години от създаването ѝ или от последния момент, в който е била в сила — което от двете е по-късно. Потвърдете дали елементът е изисквана документация, преди да приложите този период.
Съображение 39 от GDPR Съхранението трябва да е ограничено до строг минимум, с подходяща сигурност и поверителност. Определете необходим срок и контрол на достъпа, вместо да съхранявате всичко безсрочно.

Периодът на FINRA е посочен в Известие 11-39, изискването на HIPAA е в 45 CFR 164.316, а текстът за съхранението и сигурността е в съображение 39 от GDPR. Това са примери от източници, а не универсална политика за съхранение. NIST препоръчва прилагането на криминалистични практики едва след консултация с ръководството и правния съветник относно приложимите закони и разпоредби (NIST SP 800-86).

Не позволявайте на система, която автоматично изтрива електронни комуникации, да бъде единственият ви контрол за съхранение на записи: FINRA посочва, че такава технология би попречила на запазването на комуникациите (Известие 11-39 на FINRA).

3. Експортирайте съобщения и данни за акаунта чрез документирани вградени процеси

Използвайте официалния процес за съответната платформа и запазвайте данните за заявката заедно с получените файлове.

Instagram

На настолен компютър официалният път за започване на експортиране е More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Instagram посочва, че можете да изберете конкретна информация, период, формат, имейл за известия и качество на медията, преди да започнете експортирането (Помощен център на Instagram).

Планирайте според срока за получаване: Instagram посочва, че готовият експорт е достъпен четири дни, а пристигането на връзката за експортиране може да отнеме до 30 дни. Страницата за помощ също отбелязва, че изтритата информация може да не се появи, и описва експорта като защитен с парола и достъпен само за притежателя на акаунта (Помощен център на Instagram). Запишете датата на заявката и датата, на която действително сте изтеглили файловете.

Facebook

На настолен компютър официалният път на Facebook е profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Facebook позволява да изберете HTML или JSON; според помощната му страница HTML е удобен за преглед в браузър и се предоставя в ZIP, а JSON е предназначен за машинна обработка (Помощен център на Facebook).

Същата страница посочва, че готовите експортирания остават достъпни четири дни и че експортирането е защитено с парола. Facebook предупреждава и че категориите се съхраняват за различни периоди, а изтритата информация или съдържание няма да се появи в експорта (Помощен център на Facebook; Наличност на данни във Facebook). Приемайте резултата като експорт на информацията за акаунта, който трябва да прегледате, а не като доказателство, че всяко историческо съобщение съществува.

LinkedIn

Официалният път на LinkedIn за настолен компютър е Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn посочва, че можете да изберете конкретни категории или по-голямо изтегляне: конкретен тип може да пристигне за минути, а по-голямо изтегляне — в рамките на 24 часа; връзката за изтегляне остава активна 72 часа (Помощен център на LinkedIn).

Има две важни ограничения на обхвата. LinkedIn посочва, че функцията за изтегляне не е налична на мобилни устройства и предоставя личните данни на заявяващия член, а не данни за други членове (Помощен център на LinkedIn). Отбележете и двете ограничения в записа за съхранение.

WhatsApp

Запазената официална процедура е за Android: отворете чата > More options > More > Export chat > Without media или Include media > изберете метод за споделяне (Помощен център на WhatsApp).

WhatsApp посочва, че експортираната история на чата е текстов файл, а не архивен файл, и не може да бъде импортирана обратно. Ако изберете Include media, като прикачени файлове се добавя най-скоро изпратената медия. Съхранявайте текстовия експорт и прикачените файлове заедно и не описвайте резултата като пълен медиен архив, без да проверите обхвата му (Помощен център на WhatsApp).

Google Takeout и други архиви на акаунти

Google описва Takeout като начин за създаване на архив за съхранение на записи или прехвърляне на данни. Посочва, че създаването на архива може да отнеме от няколко минути до няколко дни и че можете да изберете тип файл и максимален размер; когато избраните данни надхвърлят този размер, се създават няколко архива (Google Takeout).

Google също предупреждава, че файлът с данни може да не включва промените, направени между заявяването на изтеглянето и създаването на архива (Google Takeout). Запишете времето на заявката и създаването на архива и съхранявайте всяка част от архива.

TikTok и платформи без документиран тук процес

Този изследователски пакет не установява официален път за експортиране от TikTok или твърдение за обхвата на директните съобщения в TikTok. Не копирайте пътя за Instagram, Facebook или LinkedIn в инструкции за TikTok. Вместо това запишете актуалната документирана опция за експортиране на платформата, ако има такава; в противен случай документирайте метода и ограничението на заснемането. NARA посочва API, заснемане в мрежата, ръчни методи и инструменти за експортиране като възможни методи, като изборът зависи от конфигурацията на платформата и нуждите на организацията (насоки на NARA).

Нуждаете се от организиран запис на заобикалящото социално съдържание, докато документирате експортирането на съобщенията? SocialGuardian посочва Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch и Pinterest и заявява, че архивира медия и метаданни. Вижте опциите за настройка

4. Съхранете оригинала, контекста и записа за достъп

Съхранявайте оригиналните файлове така, както са доставени. Не ги презаписвайте, докато създавате работно копие за преглед. Заедно с експорта запазете манифест, съдържащ:

  • Платформа, потребителско име или URL на профила и отговорно лице
  • Заявен обхват и период
  • Час на заявката и час на изтеглянето
  • Имена на файловете, формати и брой части на архива
  • Настройка за включена медия или прикачени файлове
  • Бележки за срока за получаване и защитата с парола
  • Липсващи категории, предупреждения за изтрито съдържание или други ограничения
  • Място за съхранение и лицата или ролите с право на достъп

Това е практическо приложение на стандарта на NARA за съдържание, контекст, структура и метаданни (насоки на NARA).

Екранните снимки могат да бъдат ръчен метод за заснемане, но запазеното доказателство само по себе си не установява екранната снимка като пълен запис на съобщение. Запазвайте вградения експорт, когато е наличен, съхранявайте заобикалящия контекст и обозначавайте всяко ръчно заснемане като метод с документирано ограничение, вместо автоматично да го наричате пълно.

Документираният обхват на SocialGuardian е заобикалящото социално съдържание: сайтът му посочва, че автоматично архивира публикации, истории и видеоклипове, включва медия и метаданни и позволява експортиране на пълен архив по всяко време. Тук няма доказателства, че експортира лични съобщения, затова поддържайте работния процес за експортиране на съобщения отделно от описанието на продукта (SocialGuardian).

5. Проверете пълнотата и непроменените файлове

Изпълнете този работен лист за проверка за всеки експорт:

  1. Сравнете заявената мрежа, профил, категории и период с доставеното.
  2. Пребройте всяка част от архива и всеки прикачен файл; запишете липсващите или нечетими файлове.
  3. Отворете доставения HTML, JSON или текстов изход и потвърдете, че е четим.
  4. Сравнете манифеста със заявения от платформата срок за получаване и ограничения.
  5. Запишете предупрежденията за изтрито съдържание и промените между заявката и създаването на архива.
  6. Съхранявайте оригиналния експорт отделно от копието за преглед.
  7. Изчислете хеш за всеки съхранен файл или архив и запазете стойността в манифеста.
  8. Преизчислете хеша при преглед или прехвърляне на файла и разследвайте променена стойност.

NIST определя хеш функцията като алгоритъм, който изчислява числова стойност, представяща файл с данни или електронно съобщение и зависеща от цялото съдържание на този файл или съобщение (речник на NIST за хеш функции). Това прави хеша полезен за проверка дали съхраненият експорт е променен; той не показва дали първоначалният експорт е бил пълен.

Проверката за пълнота е важна, защото Instagram посочва, че изтритата информация може да не се появи, Facebook посочва, че изтритата информация или съдържание няма да се появи, а Google предупреждава, че промените между заявяването на изтеглянето и създаването на архива може да липсват. Записвайте всеки пропуск и го ескалирайте, вместо мълчаливо да приемате частичен експорт за пълен (Помощен център на Instagram; Наличност на данни във Facebook; Google Takeout).

6. Прилагайте контролите за съхранение, достъп и правно задържане

Използвайте картата от стъпка 2, за да приложите правилото, което действително урежда комуникацията. Ограничете достъпа до лицата или ролите, записани в манифеста, и съхранявайте причината за всяко изключение или правно задържане. Източниците подкрепят следните проверки за управление:

  • FINRA посочва, че бизнес целта на комуникацията е важна, а цитираното правило за брокери-дилъри изисква някои записи да се съхраняват поне три години, като първите две години са лесно достъпни (Известие 11-39 на FINRA).
  • Цитираното изискване на Правилото за сигурност на HIPAA гласи, че изискваната документация трябва да се съхранява шест години от създаването ѝ или от последния момент, в който е била в сила — което от двете е по-късно (45 CFR 164.316).
  • Съображение 39 от GDPR гласи, че срокът за съхранение трябва да бъде ограничен до строг минимум, а личните данни да се обработват с подходяща сигурност и поверителност (GDPR).

NARA препоръчва работна група за записи от социалните медии, включваща специалисти по управление на записи, социални медии, ИТ, поверителност и информационна сигурност, правни съветници и връзки с обществеността (насоки на NARA). Възложете тези функции — или техни еквиваленти — за отговорностите по собственост, преглед, достъп и ескалация. Прилагайте правилото едва след като отговорният екип и правният съветник потвърдят, че то е подходящо за данните и юрисдикцията.

7. Контролен списък за съхранение на съобщения от различни платформи

Копирайте това в заявката си за съхранение:

  • Избройте всяка мрежа, потребителско име или URL на профила, отговорно лице и бизнес цел.
  • Определете категориите съобщения и периода за съхранение.
  • Изберете документирания вграден експорт или друг документиран метод за заснемане.
  • Запишете часа на заявката, часа на получаване, формата, настройката за медия и срока за получаване.
  • Съхранете оригиналния експорт и всички части на архива и прикачени файлове.
  • Съхранете съдържанието, контекста, структурата и свързаните метаданни.
  • Запишете ограниченията за изтрито съдържание, достъпност на мобилни устройства, данни само за собственика, текстов формат или срокове.
  • Отворете и прегледайте доставените файлове.
  • Изчислете и съхранете хеш за всеки оригинален файл или архив.
  • Ограничете достъпа и запишете отговорното лице.
  • Приложете потвърденото правило за съхранение и всяко правно задържане.
  • Ескалирайте непълния експорт към отговорното лице по записи, сигурност, поверителност или правни въпроси.

Процесът за съответствие се нуждае както от записа на експортираните съобщения, така и от заобикалящия запис на социалното съдържание. Използвайте SocialGuardian за документираните публикации, истории, видеоклипове, медия, метаданни и пълен експорт на архива, след което съхранявайте манифеста за експортиране на съобщения до съответните записи. Започнете

Често задавани въпроси

Каква е разликата между архивиране и съхранение на съобщения в социалните медии?

Използвайте експорта като копие, което съхранявате, след което го проверете спрямо съдържанието, контекста, структурата и метаданните. Пълният запис може да изисква допълнително заснемане, когато доставчикът не може да го експортира изцяло; NARA посочва, че организацията остава отговорна за прилагането на изискванията за заснемане (насоки на NARA).

Как експортирате директни съобщения от Instagram за целите на съответствието?

На настолен компютър използвайте More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Изберете информацията, периода, формата, имейла за известия и качеството на медията. Запишете четиридневния срок за готовия експорт, възможното изчакване до 30 дни, защитата с парола и ограничението за изтрита информация (Помощен център на Instagram).

Можете ли да изтеглите съобщенията от Facebook Messenger?

Facebook документира експорт на информацията за акаунта в HTML или JSON чрез profile picture > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export. Прегледайте доставените категории, вместо да приемате, че всяко историческо съобщение присъства: Facebook посочва, че категориите имат различни срокове за съхранение и изтритото съдържание няма да се появи (Помощен център на Facebook; Наличност на данни във Facebook).

Как експортирате съобщения или данни за акаунта от LinkedIn?

На настолен компютър използвайте Me > Settings & Privacy > Data Privacy > Download your data. LinkedIn посочва, че конкретни категории може да пристигнат за минути, по-голямо изтегляне — в рамките на 24 часа, а връзката остава активна 72 часа. Функцията не е налична на мобилни устройства и предоставя данните на заявяващия член, а не данни за други членове (Помощен център на LinkedIn).

На Android отворете чата, изберете More options > More > Export chat, след което Without media или Include media и метод за споделяне. WhatsApp посочва, че резултатът е текстов файл, а не архив, който може да бъде импортиран обратно; включването на медия добавя най-скоро изпратената медия като прикачени файлове (Помощен център на WhatsApp). Съхранете експорта и ограниченията му в манифеста.

Позволява ли TikTok изтегляне на директни съобщения и данни за акаунта?

Този пакет с доказателства не установява път за експортиране от TikTok или обхват на директните съобщения. Не правете изводи от друга платформа. Проверете актуалната документация на TikTok и запишете метода и ограниченията; NARA също посочва API, заснемане в мрежата, ръчни методи и инструменти за експортиране като възможни методи (насоки на NARA).

Достатъчни ли са екранните снимки и какви метаданни трябва да се съхраняват?

Запазеното доказателство определя ръчните методи като възможен метод за заснемане, но не установява екранните снимки сами по себе си като пълен запис. Съхранявайте вградения експорт, когато е наличен, и запазвайте съдържанието, контекста, структурата и свързаните метаданни като автор и дата на създаване (насоки на NARA).

Колко дълго трябва да се съхраняват съобщенията и как проверявате архива?

Прилагайте правилото, потвърдено за конкретната комуникация. Посочените примери включват поне три години за определени записи на брокери-дилъри по FINRA, шест години за изисквана документация по HIPAA и принципа на GDPR за съхранение до строг минимум. За да проверите архива, сравнете обхвата с доставените файлове, запишете ограниченията на платформата, съхранете оригиналите и запазете хешове; NIST посочва, че хешът зависи от цялото съдържание на файла или съобщението (Известие 11-39 на FINRA; 45 CFR 164.316; GDPR; речник на NIST за хеш функции).