Bedste værktøjer til backup af sociale medier for nonprofitorganisationer

Nonprofitorganisationer bør vælge en backupmetode til sociale medier ud fra, hvad den gemmer, hvordan en ny frivillig får adgang, og hvordan organisationen senere kan hente en eksport. De praktiske muligheder er en automatiseret tjeneste til flere platforme, indbyggede Instagram- eller Facebook-eksporter samt Google-værktøjer til Google-kontodata og arkivadgang.

Denne guide sammenligner mulighederne efter dækning, frekvens, overdragelse, tilladelser, opbevaring og offentliggjorte priser.

Hvad skal du sammenligne, før du vælger?

Brug disse spørgsmål:

• Dækker metoden de netværk og det indhold, nonprofitorganisationen faktisk bruger?
• Kører den automatisk, eller skal en frivillig anmode om hver eksport?
• Kan organisationen overdrage adgangen uden at dele en adgangskode til sociale medier?
• Hvilke tilladelser skal en frivillig have på arkivets placering?
• Hvilke vilkår for opbevaring og sletning har udbyderen offentliggjort?
• Kan en anden end den oprindelige frivillige hente og åbne en repræsentativ eksport?

Det er især vigtigt at spørge om opbevaringsperioden. Den gennemgåede SocialGuardian-prisside angiver frekvens, omfang, rapporter, lagerplads, support og juridisk eksport, men angiver ikke en numerisk opbevaringsperiode. Se de offentliggjorte prisoplysninger

Bedste samlede løsning: SocialGuardian til automatiseret backup på flere platforme

SocialGuardian angiver Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest som understøttede netværk ét sted. Det offentliggjorte backupomfang omfatter opslag, fotos, videoer, reels og shorts, stories, billedtekster og metadata, følger- og fulgte-lister samt engagement. Se de understøttede netværk og backupomfanget

Tjenesten annoncerer også automatiske daglige backups på større sociale platforme. Se den dokumenterede backupfrekvens

Hvorfor den passer til overdragelse mellem frivillige

SocialGuardian oplyser, at onboarding kun bruger et offentligt @handle og ikke kræver adgangskode eller login. Startforløbet beder om et netværk og et profilhandle eller en URL, giver mulighed for at tilføje en anden profil og gør e-mailen til bekræftelse af den første backup valgfri. Se onboardingoplysningerne Se det dokumenterede startforløb

Brug dette dokumenterede startforløb:

1. Vælg netværket.
2. Indtast profilhandle eller URL.
3. Brug + Add another profile, når der er brug for en ekstra profil.
4. Beslut, om du vil angive en e-mail til bekræftelse af den første backup; feltet er valgfrit.

Offentliggjorte priser for SocialGuardian

• Solo Guard: $19/måned for én social konto, daglig databackup og fuld backup af fotos, videoer, reels, stories og metadata. Se prisen for Solo Guard
• Creator Shield: $49/måned for op til tre sociale konti, daglige fulde backups, månedlige backuprapporter, sikker cloudlagring, support til flere platforme og prioriteret e-mailsupport. Se prisen for Creator Shield
• Business Shield: Individuel pris for ubegrænsede profiler, backups hver time eller dagligt, fuld backup af medier og metadata samt juridisk eksport. Se mulighederne for Business Shield

SocialGuardian oplyser også, at brugere når som helst kan eksportere hele arkivet uden binding. Se oplysningerne om eksport af arkivet

Bedste løsning med direkte kontrol: indbyggede Instagram- og Facebook-eksporter

Indbyggede eksporter er nyttige, når nonprofitorganisationen vil anmode platformen direkte om et arkiv. Organisationen skal følge platformens eksportforløb og administrere de resulterende filer.

Eksport fra Instagram på computer

Instagrams dokumenterede vej er:

1. Klik på More nederst til venstre, og klik derefter på Settings.
2. Klik på Meta Account, og klik derefter på Your information and permissions.
3. Klik på Export your information.
4. Klik på Create export.
5. Vælg profilen.
6. Klik på Next.
7. Vælg Export to device.

Se Instagrams eksportvejledning

Instagram oplyser, at det kan tage op til 30 dage, før et eksportlink kommer. Når eksporten er klar, er den tilgængelig i fire dage under Available downloads i værktøjet Export your information i Accounts Center. Se Instagrams tidsvejledning

Eksport fra Facebook på computer

Facebooks dokumenterede vej er:

1. Klik på dit profilbillede øverst til højre, og klik derefter på Settings & privacy.
2. Klik på Settings.
3. Klik på Meta Account, og klik derefter på Your information and permissions.
4. Klik på Export your information.
5. Klik på Create export.
6. Vælg profilen.
7. Vælg Export to device.

Se Facebooks eksportvejledning

Facebook oplyser, at færdige eksporter er tilgængelige i fire dage under Available downloads. HTML er beregnet til visning for mennesker, mens JSON er beregnet til maskinlæsbar overførsel. Se Facebooks tids- og formatvejledning

Google Takeout og Drive: overdragelse af arkiv, ikke generel dækning af sociale medier

Google Takeouts dokumentation beskriver eksport af data fra Google-produkter, som brugeren anvender, med eksempler som e-mail, dokumenter, kalender, fotos og YouTube-videoer. Dokumentationen fastslår ikke dækning af Instagram, Facebook, TikTok eller andre ikke-Google-profiler på sociale medier. Se Googles dokumenterede produktomfang

For Google-kontodata er det dokumenterede forløb:

1. Log ind på Google-kontoen.
2. Gå til Google Takeout.
3. Vælg de produkter eller data, der skal med.
4. Vælg Next step.
5. Vælg leveringsmetode, f.eks. et downloadlink via e-mail, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive eller Box.

Se Google Takeouts arbejdsgang

Takeout beskriver engangsarkiver og planlagte eksporter, ZIP- og TGZ-filer samt en valgt maksimal arkivstørrelse. Hvis dataene er større end denne størrelse, oprettes flere arkiver. Google oplyser også, at oprettelsen kan tage fra få minutter til få dage, og at ændringer mellem anmodningen og oprettelsen af arkivet muligvis ikke kommer med. Se oplysningerne om Takeout-eksporter

Indstil tilladelser ved overdragelse til en frivillig

Google Drive lader ejeren vælge redigerings-, kommentar- eller visningsadgang ved deling af en fil. Delte Google Workspace-drev kan indeholde filer og mapper til ekstern deling, hvor medlemmer får adgangsniveauerne Contributor, Content manager eller Manager. Se Drives delingskontroller Se roller på delte Workspace-drev

En enkel overdragelse kan være:

1. Læg arkivet på organisationens valgte Drive-placering.
2. Giv en frivillig visnings- eller kommentaradgang, når rollen ikke omfatter redigering.
3. Brug et delt Workspace-drev, når organisationen har brug for administreret medlemskab og et af de dokumenterede adgangsniveauer.
4. Bed den nye frivillige åbne en repræsentativ fil, før den afgående frivillige stopper.

Opbyg en arbejdsgang for dokumentation til tilskud og bestyrelse

IRS' vejledning for offentlige velgørende organisationer nævner evaluering af velgørende programmer, overvågning af budgetresultater, udarbejdelse af regnskaber, årlige informations- og skatteopgørelser samt opbevaringsperioder som emner inden for journalføring. Den siger ikke, at et arkiv med sociale medier opfylder eller understøtter disse optegnelser. Se IRS' vejledning om journalføring

Brug emnerne som inspiration til nonprofitorganisationens egen arkivprocedure, ikke som en påstand om juridisk tilstrækkelighed:

1. Definér omfanget. Vælg de opslag, fotos, videoer, reels eller shorts, stories, billedtekster, metadata, følger- eller fulgte-lister og engagement, som den valgte metode dokumenterer. Se SocialGuardians angivne omfang
2. Vælg frekvensen. SocialGuardian dokumenterer daglige backups; Google Takeout dokumenterer planlagte eksporter; Facebook dokumenterer en valgfri frekvens for eksport til en ekstern tjeneste. Se SocialGuardians frekvens Se Takeout-planer Se Facebooks eksportfrekvens
3. Notér vilkår for opbevaring og sletning. Spørg udbyderen om opbevaringsperiode og sletteproces; den gennemgåede SocialGuardian-prisside offentliggør ikke en numerisk opbevaringsperiode. Se prissiden
4. Tildel adgang. Tilpas Drive-redigerings-, kommentar- eller visningsadgang til den frivilliges opgave, eller brug en rolle på et delt Workspace-drev. Se Drive-tilladelser Se Workspace-roller
5. Test hentning. Åbn en repræsentativ eksport, og bekræft, at den nye frivillige kan finde den og forstå formatet. Facebook dokumenterer HTML og JSON; Google Takeout dokumenterer ZIP og TGZ. Se Facebooks formater Se Takeouts filtyper

Backupværktøj kontra administrator af sociale medier

En administrator af sociale medier og et backupværktøj understøtter forskellige dokumenterede arbejdsgange. Hootsuite beskriver et nonprofit-dashboard til overvågning af indgående beskeder, masseoprettelse, rapportering, planlægning, promovering af opslag, social listening og opbevaring af opslagsskabeloner. Se Hootsuites dokumenterede dashboard

SocialGuardian dokumenterer automatisk daglig backup og fuld eksport af arkivet. Se SocialGuardians oplysninger om backup og eksport

Brug et værktøj til publicering og engagement til de funktioner, det dokumenterer, og vælg en backupmetode til den bevaringsarbejdsgang, den dokumenterer. En nonprofitorganisation kan have brug for begge dele, men en indholdskalender bør ikke behandles som et backuparkiv, medmindre udbyderen dokumenterer denne funktion.

Beslutningstjekliste ved overdragelse til en nonprofitorganisation

1. Optæl konti og netværk. SocialGuardian angiver otte understøttede netværk ét sted: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest. Se de understøttede netværk
2. Vælg driftsmodel. Vælg SocialGuardian til dokumenteret automatisk backup, en indbygget eksport til direkte kontrol over Instagram eller Facebook, eller Google Takeout til dokumenterede eksporter af Google-produkter. Se SocialGuardians frekvens Se Instagrams eksportvej Se Facebooks eksportvej Se Takeouts omfang
3. Tilpas den offentliggjorte SocialGuardian-pakke til omfanget. Solo Guard koster $19/måned for én konto, Creator Shield koster $49/måned for op til tre konti, og Business Shield har individuel pris for ubegrænsede profiler. Se SocialGuardians priser
4. Indstil arkivtilladelsen. Brug visnings- eller kommentaradgang i Drive ved begrænset adgang for frivillige, eller en rolle på et delt Workspace-drev, når administreret medlemskab er nødvendigt. Se Drives kontroller Se Workspace-roller
5. Skriv opbevaringen ned, og test hentning. Gem udbyderens angivne vilkår sammen med overdragelsen, og bed derefter en anden end den oprindelige frivillige finde og åbne en repræsentativ eksport.

FAQ