I migliori strumenti di backup dei social media per organizzazioni non profit

Le organizzazioni non profit dovrebbero scegliere un metodo di backup dei social media in base a ciò che conserva, a come un nuovo volontario riceve l'accesso e a come l'organizzazione può recuperare un'esportazione in seguito. Le opzioni pratiche sono un servizio automatico multipiattaforma, le esportazioni native di Instagram o Facebook e gli strumenti Google per i dati dell'account Google e l'accesso agli archivi.

Questa guida confronta queste opzioni in base a copertura, frequenza, passaggio di consegne, permessi, conservazione e costi pubblicati.

Cosa confrontare prima di scegliere

Usa queste domande:

• Il metodo copre le reti e i contenuti che l'organizzazione non profit utilizza realmente?
• Funziona automaticamente o un volontario deve richiedere ogni esportazione?
• L'organizzazione può trasferire l'accesso senza condividere una password social?
• Quali permessi dovrebbe ricevere un volontario nella posizione dell'archivio?
• Quali condizioni di conservazione ed eliminazione ha pubblicato il fornitore?
• Qualcuno diverso dal volontario originario può recuperare e aprire un'esportazione rappresentativa?

È particolarmente importante chiedere il periodo di conservazione. La pagina dei prezzi di SocialGuardian esaminata elenca frequenza, ambito, report, spazio di archiviazione, assistenza ed esportazione legale, ma non indica un periodo di conservazione numerico. Esamina i dettagli dei prezzi pubblicati

La scelta migliore in assoluto: SocialGuardian per il backup automatico multipiattaforma

SocialGuardian elenca Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch e Pinterest come reti supportate in un unico posto. L'ambito di backup pubblicato include post, foto, video, reel e short, storie, didascalie e metadati, liste di follower e seguiti e interazioni. Esamina le reti supportate e l'ambito del backup

Pubblicizza inoltre backup automatici giornalieri sulle principali piattaforme social. Esamina la frequenza di backup documentata

Perché è adatto al passaggio di consegne ai volontari

SocialGuardian afferma che la configurazione iniziale usa solo un @handle pubblico e non richiede password o accesso. Il flusso di avvio chiede una rete e l'handle o l'URL del profilo, consente di aggiungere un altro profilo e rende facoltativa l'e-mail di conferma del backup. Esamina le informazioni sulla configurazione Esamina il flusso di avvio documentato

Usa questo flusso di avvio documentato:

1. Scegli la rete.
2. Inserisci l'handle o l'URL del profilo.
3. Usa + Add another profile quando serve un altro profilo.
4. Decidi se fornire un'e-mail per la prima conferma del backup; il campo è facoltativo.

Prezzi pubblicati di SocialGuardian

• Solo Guard: $19/mese per un account social, backup giornaliero dei dati e backup completo di foto, video, reel, storie e metadati. Esamina i prezzi di Solo Guard
• Creator Shield: $49/mese per un massimo di tre account social, backup completi giornalieri, report mensili, spazio cloud sicuro, supporto multipiattaforma e assistenza prioritaria via e-mail. Esamina i prezzi di Creator Shield
• Business Shield: prezzo personalizzato per profili illimitati, backup orari o giornalieri, backup completo di contenuti multimediali e metadati ed esportazione legale. Esamina le opzioni di Business Shield

SocialGuardian afferma inoltre che gli utenti possono esportare l'intero archivio in qualsiasi momento senza vincoli. Esamina le informazioni sull'esportazione dell'archivio

La migliore opzione per il controllo diretto: esportazioni native di Instagram e Facebook

Le esportazioni native sono utili quando l'organizzazione non profit vuole richiedere un archivio direttamente alla piattaforma. Richiedono di seguire il flusso di esportazione della piattaforma e di gestire i file risultanti.

Procedura di esportazione da desktop di Instagram

Il percorso desktop documentato da Instagram è:

1. Fai clic su More in basso a sinistra, poi su Settings.
2. Fai clic su Meta Account, poi su Your information and permissions.
3. Fai clic su Export your information.
4. Fai clic su Create export.
5. Seleziona il profilo.
6. Fai clic su Next.
7. Seleziona Export to device.

Consulta le istruzioni per l'esportazione di Instagram

Instagram afferma che il link per l'esportazione può impiegare fino a 30 giorni per arrivare. Quando è pronta, l'esportazione rimane disponibile per quattro giorni nella sezione Available downloads dello strumento Export your information nel Centro gestione account. Esamina le indicazioni sui tempi di Instagram

Procedura di esportazione da desktop di Facebook

Il percorso desktop documentato da Facebook è:

1. Fai clic sulla tua immagine del profilo in alto a destra, poi su Settings & privacy.
2. Fai clic su Settings.
3. Fai clic su Meta Account, poi su Your information and permissions.
4. Fai clic su Export your information.
5. Fai clic su Create export.
6. Seleziona il profilo.
7. Seleziona Export to device.

Consulta le istruzioni per l'esportazione di Facebook

Facebook afferma che le esportazioni completate sono disponibili per quattro giorni in Available downloads. Documenta inoltre HTML per la consultazione umana e JSON per il trasferimento leggibile dalle macchine. Esamina le indicazioni su tempi e formati di Facebook

Google Takeout e Drive: passaggio dell'archivio, non copertura social generale

La documentazione di Google Takeout descrive l'esportazione dei dati dei prodotti Google utilizzati dall'utente, con esempi come Email, Documenti, Calendar, Foto e video di YouTube. Non stabilisce una copertura per profili Instagram, Facebook, TikTok o altri profili social non Google. Esamina l'ambito dei prodotti documentato da Google

Per i dati dell'account Google, il flusso documentato è:

1. Accedi all'Account Google.
2. Vai alla pagina Google Takeout.
3. Seleziona i prodotti o i dati da includere.
4. Seleziona Next step.
5. Scegli un metodo di consegna, come un link per il download inviato via e-mail, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive o Box.

Esamina il flusso di Google Takeout

Takeout documenta archivi una tantum ed esportazioni programmate, file ZIP e TGZ e una dimensione massima scelta per l'archivio. Se i dati superano tale dimensione, vengono creati più archivi. Google afferma inoltre che la creazione può richiedere da pochi minuti a qualche giorno e che le modifiche effettuate tra la richiesta e la creazione dell'archivio potrebbero non essere incluse. Esamina i dettagli dell'esportazione di Takeout

Imposta i permessi per il passaggio a un volontario

Google Drive consente al proprietario di scegliere accesso di modifica, commento o sola visualizzazione quando condivide un file. I Drive condivisi di Google Workspace possono contenere file e cartelle da condividere esternamente, con livelli di accesso Contributor, Content manager o Manager assegnati ai membri. Esamina i controlli di condivisione di Drive Esamina i ruoli dei Drive condivisi di Workspace

Una semplice sequenza di passaggio è:

1. Inserisci l'archivio nella posizione Drive scelta dall'organizzazione.
2. Concedi al volontario accesso di sola visualizzazione o per i commenti quando la modifica non rientra nel ruolo.
3. Usa un Drive condiviso Workspace quando l'organizzazione ha bisogno di membri gestiti e di uno dei livelli di accesso documentati.
4. Chiedi al volontario subentrante di aprire un file rappresentativo prima che quello uscente lasci l'organizzazione.

Crea un flusso di lavoro per le prove destinate a fondazioni e consiglio direttivo

La guida dell'IRS per le organizzazioni di beneficenza elenca tra gli argomenti di conservazione dei documenti la valutazione dei programmi beneficenza, il monitoraggio dei risultati di bilancio, la preparazione dei rendiconti finanziari, la preparazione delle dichiarazioni informative e fiscali annuali e i periodi di conservazione dei documenti. Non afferma che un archivio dei social media soddisfi o supporti tali documenti. Esamina la guida dell'IRS sulla conservazione dei documenti

Usa questi argomenti come spunto per la procedura di archiviazione dell'organizzazione non profit, non come dichiarazione di adeguatezza legale:

1. Definisci l'ambito. Scegli i post, le foto, i video, i reel o short, le storie, le didascalie, i metadati, le liste di follower o seguiti e le interazioni documentati dal metodo selezionato. Esamina l'ambito elencato da SocialGuardian
2. Scegli la frequenza. SocialGuardian documenta backup giornalieri; Google Takeout documenta esportazioni programmate; Facebook documenta una frequenza selezionabile per le esportazioni verso servizi esterni. Esamina la frequenza di SocialGuardian Esamina le programmazioni di Takeout Esamina la frequenza di esportazione di Facebook
3. Registra le condizioni di conservazione ed eliminazione. Chiedi al fornitore il periodo di conservazione e la procedura di eliminazione; la pagina dei prezzi di SocialGuardian esaminata non pubblica un periodo di conservazione numerico. Esamina la pagina dei prezzi
4. Assegna l'accesso. Abbina l'accesso di modifica, commento o sola visualizzazione di Drive al compito del volontario, oppure usa un ruolo di Drive condiviso Workspace. Esamina i permessi di Drive Esamina i ruoli Workspace
5. Testa il recupero. Apri un'esportazione rappresentativa e verifica che il volontario subentrante possa trovarla e comprenderne il formato. Facebook documenta HTML e JSON; Google Takeout documenta ZIP e TGZ. Esamina i formati di Facebook Esamina i tipi di file di Takeout

Strumento di backup o gestore dei social media

Un gestore dei social media e uno strumento di backup rispondono a flussi di lavoro documentati diversi. Hootsuite descrive una dashboard per organizzazioni non profit per monitorare i messaggi in arrivo, comporre contenuti in blocco, creare report, programmare, promuovere post, ascoltare i social e archiviare modelli di post. Esamina la dashboard documentata da Hootsuite

SocialGuardian documenta il backup automatico giornaliero e l'esportazione completa dell'archivio. Esamina le informazioni di SocialGuardian su backup ed esportazione

Usa uno strumento di pubblicazione e interazione per le funzioni che documenta e scegli un metodo di backup per il flusso di conservazione che documenta. Un'organizzazione non profit potrebbe aver bisogno di entrambi, ma un calendario editoriale non dovrebbe essere considerato un archivio di backup se il fornitore non documenta tale funzione.

Checklist decisionale per il passaggio a un'organizzazione non profit

1. Conta account e reti. SocialGuardian elenca otto reti supportate in un unico posto: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch e Pinterest. Esamina le reti supportate
2. Scegli il modello operativo. Seleziona SocialGuardian per il backup automatico documentato, un'esportazione nativa per il controllo diretto di Instagram o Facebook oppure Google Takeout per le esportazioni documentate dei prodotti Google. Esamina la frequenza di SocialGuardian Esamina il percorso di esportazione di Instagram Esamina il percorso di esportazione di Facebook Esamina l'ambito di Takeout
3. Abbina il piano SocialGuardian pubblicato all'ambito. Solo Guard costa $19/mese per un account, Creator Shield costa $49/mese per un massimo di tre account e Business Shield ha un prezzo personalizzato per profili illimitati. Esamina i prezzi di SocialGuardian
4. Imposta il permesso dell'archivio. Usa l'accesso di sola visualizzazione o per i commenti di Drive per un accesso limitato dei volontari, oppure un ruolo di Drive condiviso Workspace quando serve una gestione centralizzata dei membri. Esamina i controlli di Drive Esamina i ruoli Workspace
5. Annota la conservazione ed esegui un test di recupero. Conserva le condizioni dichiarate dal fornitore insieme al verbale del passaggio, poi chiedi a qualcuno diverso dal volontario originario di individuare e aprire un'esportazione rappresentativa.

FAQ