Najlepšie nástroje na zálohovanie sociálnych médií pre neziskové organizácie

Neziskové organizácie by si mali spôsob zálohovania sociálnych médií vyberať podľa toho, čo uchováva, ako nový dobrovoľník získa prístup a ako môže organizácia neskôr obnoviť export. Praktickými možnosťami sú automatizovaná služba pre viacero platforiem, natívne exporty Instagramu alebo Facebooku a nástroje Google na údaje účtu Google a prístup k archívu.

Táto príručka porovnáva tieto možnosti podľa pokrytia, frekvencie, odovzdania prístupu, oprávnení, uchovávania a zverejnenej ceny.

Čo porovnať pred výberom

Položte si tieto otázky:

• Pokrýva daná metóda siete a obsah, ktoré nezisková organizácia skutočne používa?
• Spúšťa sa automaticky alebo musí dobrovoľník žiadať o každý export?
• Môže organizácia odovzdať prístup bez zdieľania hesla do sociálnej siete?
• Aké oprávnenia by mal mať dobrovoľník v umiestnení archívu?
• Aké podmienky uchovávania a mazania poskytovateľ zverejnil?
• Dokáže export nájsť a otvoriť aj niekto iný než pôvodný dobrovoľník?

Obzvlášť dôležité je vyžiadať si dobu uchovávania. Preskúmaná cenová stránka SocialGuardian uvádza frekvenciu, rozsah, reporty, úložisko, podporu a právny export, no neuvádza konkrétnu dobu uchovávania. Pozrite si zverejnené cenové podrobnosti

Najlepšia celková voľba: SocialGuardian na automatické zálohovanie viacerých platforiem

SocialGuardian uvádza na jednom mieste Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch a Pinterest ako podporované siete. Zverejnený rozsah zálohovania zahŕňa príspevky, fotografie, videá, reels a shorts, príbehy, popisy a metadáta, zoznamy sledovateľov a sledovaných účtov a interakcie. Pozrite si podporované siete a rozsah zálohovania

Služba tiež uvádza automatické denné zálohy na hlavných sociálnych platformách. Pozrite si dokumentovanú frekvenciu zálohovania

Prečo sa hodí na odovzdanie dobrovoľníkovi

SocialGuardian uvádza, že registrácia používa iba verejný identifikátor @handle a nevyžaduje heslo ani prihlásenie. Úvodný proces vyžaduje sieť a identifikátor alebo URL profilu, umožňuje pridať ďalší profil a e-mail na potvrdenie prvej zálohy je voliteľný. Pozrite si informácie o registrácii Pozrite si dokumentovaný úvodný proces

Použite tento dokumentovaný postup:

1. Vyberte sieť.
2. Zadajte identifikátor alebo URL profilu.
3. Ak potrebujete ďalší profil, použite + Add another profile.
4. Rozhodnite sa, či pri prvej zálohe zadáte e-mail na potvrdenie; pole je voliteľné.

Zverejnené ceny SocialGuardian

• Solo Guard: 19 USD mesačne za jeden účet sociálnej siete, denné zálohovanie údajov a úplné zálohovanie fotografií, videí, reels, príbehov a metadát. Pozrite si cenu Solo Guard
• Creator Shield: 49 USD mesačne až za tri účty sociálnych sietí, denné úplné zálohy, mesačné reporty, bezpečné cloudové úložisko, podporu viacerých platforiem a prioritnú e-mailovú podporu. Pozrite si cenu Creator Shield
• Business Shield: cena na mieru pre neobmedzený počet profilov, hodinové alebo denné zálohy, úplné zálohovanie médií a metadát a právny export. Pozrite si možnosti Business Shield

SocialGuardian tiež uvádza, že používatelia môžu svoj úplný archív kedykoľvek exportovať bez viazanosti. Pozrite si informácie o exporte archívu

Najlepšia možnosť priamej kontroly: natívne exporty Instagramu a Facebooku

Natívne exporty sú užitočné, keď chce nezisková organizácia vyžiadať archív priamo od platformy. Organizácia musí postupovať podľa exportného procesu platformy a spravovať výsledné súbory.

Postup exportu Instagramu na počítači

Dokumentovaná cesta Instagramu na počítači je:

1. Vľavo dole kliknite na More a potom na Settings.
2. Kliknite na Meta Account a potom na Your information and permissions.
3. Kliknite na Export your information.
4. Kliknite na Create export.
5. Vyberte profil.
6. Kliknite na Next.
7. Vyberte Export to device.

Pozrite si pokyny Instagramu na export

Instagram uvádza, že doručenie odkazu na export môže trvať až 30 dní. Po dokončení zostane export dostupný štyri dni v časti Available downloads nástroja Export your information v Centre účtov. Pozrite si časové pokyny Instagramu

Postup exportu Facebooku na počítači

Dokumentovaná cesta Facebooku na počítači je:

1. Vpravo hore kliknite na profilovú fotografiu a potom na Settings & privacy.
2. Kliknite na Settings.
3. Kliknite na Meta Account a potom na Your information and permissions.
4. Kliknite na Export your information.
5. Kliknite na Create export.
6. Vyberte profil.
7. Vyberte Export to device.

Pozrite si pokyny Facebooku na export

Facebook uvádza, že dokončené exporty sú v časti Available downloads dostupné štyri dni. Dokumentuje tiež HTML na prezeranie ľuďmi a JSON na strojovo čitateľný prenos. Pozrite si časové pokyny a formáty Facebooku

Google Takeout a Drive: odovzdanie archívu, nie všeobecné pokrytie sociálnych sietí

Dokumentácia Google Takeout opisuje export údajov produktov Google, ktoré používateľ využíva, napríklad e-mailov, dokumentov, kalendára, fotografií a videí YouTube. Táto dokumentácia nepotvrdzuje pokrytie Instagramu, Facebooku, TikToku ani iných nespoločenských profilov Google. Pozrite si dokumentovaný rozsah produktov Google

Pri údajoch účtu Google je dokumentovaný postup:

1. Prihláste sa do účtu Google.
2. Prejdite na stránku Google Takeout.
3. Vyberte produkty alebo údaje, ktoré chcete zahrnúť.
4. Vyberte Next step.
5. Zvoľte spôsob doručenia, napríklad odkaz na stiahnutie e-mailom, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive alebo Box.

Pozrite si postup Google Takeout

Takeout dokumentuje jednorazové archívy a plánované exporty, súbory ZIP a TGZ a zvolenú maximálnu veľkosť archívu. Ak sú údaje väčšie než táto veľkosť, vytvorí sa viac archívov. Google tiež uvádza, že vytvorenie môže trvať niekoľko minút až niekoľko dní a zmeny vykonané medzi požiadavkou a vytvorením archívu nemusia byť zahrnuté. Pozrite si podrobnosti o exporte Takeout

Nastavenie oprávnení pri odovzdaní dobrovoľníkovi

Google Drive umožňuje vlastníkovi pri zdieľaní súboru zvoliť prístup na úpravy, komentovanie alebo iba na zobrazenie. Zdieľané disky Google Workspace môžu obsahovať súbory a priečinky určené na externé zdieľanie, pričom členom možno prideliť úrovne Contributor, Content manager alebo Manager. Pozrite si možnosti zdieľania v Drive Pozrite si roly zdieľaných diskov Workspace

Jednoduchý postup odovzdania:

1. Umiestnite archív na vybrané miesto v Drive organizácie.
2. Ak úpravy nie sú súčasťou úlohy, dajte dobrovoľníkovi prístup iba na zobrazenie alebo komentovanie.
3. Ak organizácia potrebuje spravované členstvo a jednu z dokumentovaných úrovní prístupu, použite zdieľaný disk Workspace.
4. Nech prichádzajúci dobrovoľník otvorí reprezentatívny súbor ešte pred odchodom odchádzajúceho dobrovoľníka.

Vytvorte pracovný postup pre grantové a správne podklady

Verejná príručka IRS pre charitatívne organizácie uvádza medzi témami vedenia záznamov hodnotenie charitatívnych programov, sledovanie rozpočtových výsledkov, prípravu finančných výkazov, prípravu výročných informačných a daňových priznaní a lehoty uchovávania záznamov. Neuvádza, že archív sociálnych médií tieto záznamy spĺňa alebo podporuje. Pozrite si príručku IRS o vedení záznamov

Použite tieto témy ako podnet pre vlastný archivačný postup neziskovej organizácie, nie ako tvrdenie o právnej dostatočnosti:

1. Definujte rozsah. Vyberte príspevky, fotografie, videá, reels alebo shorts, príbehy, popisy, metadáta, zoznamy sledovateľov alebo sledovaných účtov a interakcie, ktoré zvolená metóda dokumentuje. Pozrite si uvedený rozsah SocialGuardian
2. Vyberte frekvenciu. SocialGuardian dokumentuje denné zálohy, Google Takeout plánované exporty a Facebook voliteľnú frekvenciu exportu do externej služby. Pozrite si frekvenciu SocialGuardian Pozrite si plány Takeout Pozrite si frekvenciu exportu Facebooku
3. Zaznamenajte podmienky uchovávania a mazania. Vyžiadajte si od poskytovateľa dobu uchovávania a postup mazania; preskúmaná cenová stránka SocialGuardian konkrétnu dobu uchovávania neuvádza. Pozrite si cenovú stránku
4. Priraďte prístup. Prispôsobte prístup na úpravy, komentovanie alebo iba na zobrazenie v Drive úlohe dobrovoľníka alebo použite rolu zdieľaného disku Workspace. Pozrite si oprávnenia v Drive Pozrite si roly Workspace
5. Otestujte obnovenie. Otvorte reprezentatívny export a overte, že ho prichádzajúci dobrovoľník nájde a rozumie jeho formátu. Facebook dokumentuje HTML a JSON; Google Takeout ZIP a TGZ. Pozrite si formáty Facebooku Pozrite si typy súborov Takeout

Zálohovací nástroj verzus správca sociálnych médií

Správca sociálnych médií a zálohovací nástroj riešia odlišné dokumentované pracovné postupy. Hootsuite opisuje dashboard pre neziskové organizácie na sledovanie prichádzajúcich správ, hromadné vytváranie obsahu, reportovanie, plánovanie, podporu príspevkov, sociálne počúvanie a ukladanie šablón príspevkov. Pozrite si dokumentovaný dashboard Hootsuite

SocialGuardian dokumentuje automatické denné zálohovanie a úplný export archívu. Pozrite si informácie SocialGuardian o zálohovaní a exporte

Nástroj na publikovanie a interakcie používajte na funkcie, ktoré dokumentuje, a spôsob zálohovania vyberte podľa dokumentovaného procesu uchovávania. Nezisková organizácia môže potrebovať oboje, no kalendár obsahu nemožno považovať za zálohovací archív, ak poskytovateľ túto funkciu neuvádza.

Kontrolný zoznam rozhodnutia pri odovzdaní v neziskovej organizácii

1. Spočítajte účty a siete. SocialGuardian uvádza na jednom mieste osem podporovaných sietí: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch a Pinterest. Pozrite si podporované siete
2. Vyberte prevádzkový model. Zvoľte SocialGuardian pre dokumentované automatické zálohovanie, natívny export na priamu kontrolu Instagramu alebo Facebooku alebo Google Takeout pre dokumentované exporty produktov Google. Pozrite si frekvenciu SocialGuardian Pozrite si export Instagramu Pozrite si export Facebooku Pozrite si rozsah Takeout
3. Prispôsobte zverejnený program SocialGuardian rozsahu. Solo Guard stojí 19 USD mesačne za jeden účet, Creator Shield 49 USD mesačne až za tri účty a Business Shield má cenu na mieru pre neobmedzený počet profilov. Pozrite si ceny SocialGuardian
4. Nastavte oprávnenia archívu. Pre obmedzený prístup dobrovoľníka použite v Drive iba zobrazenie alebo komentovanie, prípadne rolu zdieľaného disku Workspace pri potrebe spravovaného členstva. Pozrite si možnosti Drive Pozrite si roly Workspace
5. Zapíšte dobu uchovávania a otestujte obnovenie. Uložte zverejnené podmienky poskytovateľa k záznamu o odovzdaní a nechajte niekoho iného než pôvodného dobrovoľníka nájsť a otvoriť reprezentatívny export.

Často kladené otázky