Beste tools voor socialmedia-back-ups voor non-profitorganisaties

Non-profitorganisaties kiezen een methode voor socialmedia-back-ups op basis van wat die bewaart, hoe een nieuwe vrijwilliger toegang krijgt en hoe de organisatie later een export kan ophalen. De praktische opties zijn een geautomatiseerde dienst voor meerdere platforms, native exports van Instagram of Facebook en Google-tools voor Google-accountgegevens en archieftoegang.

In deze gids vergelijken we die opties op dekking, frequentie, overdracht, rechten, bewaartermijnen en gepubliceerde kosten.

Wat moet je vergelijken voordat je kiest

Gebruik deze vragen:

• Dekt de methode de netwerken en content die de non-profitorganisatie daadwerkelijk gebruikt?
• Werkt de methode automatisch, of moet een vrijwilliger elke export aanvragen?
• Kan de organisatie de toegang overdragen zonder een socialmediawachtwoord te delen?
• Welke rechten moet een vrijwilliger krijgen op de archieflocatie?
• Welke voorwaarden voor bewaren en verwijderen heeft de aanbieder gepubliceerd?
• Kan iemand anders dan de oorspronkelijke vrijwilliger een representatieve export ophalen en openen?

Het is vooral belangrijk om naar een bewaartermijn te vragen. De beoordeelde prijspagina van SocialGuardian vermeldt frequentie, scope, rapporten, opslag, ondersteuning en juridische export, maar geen numerieke bewaartermijn. Bekijk de gepubliceerde prijsdetails

Beste algemene optie: SocialGuardian voor geautomatiseerde back-ups op meerdere platforms

SocialGuardian vermeldt Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch en Pinterest als ondersteunde netwerken op één plek. De gepubliceerde back-ups omvatten posts, foto's, video's, reels en shorts, stories, bijschriften en metadata, volgers- en gevolgde lijsten en engagement. Bekijk de ondersteunde netwerken en back-ups

Het bedrijf vermeldt ook automatische dagelijkse back-ups op grote socialmediaplatforms. Bekijk de gedocumenteerde back-upfrequentie

Waarom dit geschikt is voor overdracht aan vrijwilligers

SocialGuardian zegt dat onboarding alleen een openbare @handle gebruikt en geen wachtwoord of login vereist. De startflow vraagt om een netwerk en profielhandle of URL, maakt het mogelijk een ander profiel toe te voegen en maakt de bevestigingsmail voor de back-up optioneel. Bekijk de onboardingverklaring Bekijk de gedocumenteerde startflow

Gebruik deze gedocumenteerde startflow:

1. Kies het netwerk.
2. Voer de profielhandle of URL in.
3. Gebruik + Add another profile als een extra profiel nodig is.
4. Bepaal of je een e-mailadres wilt opgeven voor de eerste bevestiging van de back-up; het veld is optioneel.

Gepubliceerde prijzen van SocialGuardian

• Solo Guard: $19/maand voor één socialmedia-account, dagelijkse gegevensback-up en volledige back-up van foto's, video's, reels, stories en metadata. Bekijk de prijzen van Solo Guard
• Creator Shield: $49/maand voor maximaal drie socialmedia-accounts, dagelijkse volledige back-ups, maandelijkse back-uprapporten, veilige cloudopslag, ondersteuning voor meerdere platforms en prioritaire e-mailondersteuning. Bekijk de prijzen van Creator Shield
• Business Shield: prijs op aanvraag voor een onbeperkt aantal profielen, back-ups per uur of per dag, volledige back-up van media en metadata en juridische export. Bekijk de opties van Business Shield

SocialGuardian zegt ook dat gebruikers hun volledige archief op elk moment kunnen exporteren zonder lock-in. Bekijk de verklaring over archiefexport

Beste optie voor directe controle: native exports van Instagram en Facebook

Native exports zijn nuttig wanneer een non-profitorganisatie rechtstreeks bij het platform een archief wil aanvragen. De organisatie moet daarvoor de exportflow van het platform volgen en de resulterende bestanden beheren.

Stappen voor een Instagram-export op desktop

De gedocumenteerde desktoproute van Instagram is:

1. Klik linksonder op More en klik vervolgens op Settings.
2. Klik op Meta Account en daarna op Your information and permissions.
3. Klik op Export your information.
4. Klik op Create export.
5. Selecteer het profiel.
6. Klik op Next.
7. Selecteer Export to device.

Bekijk de exportinstructies van Instagram

Instagram zegt dat het tot 30 dagen kan duren voordat een exportlink arriveert. Zodra de export klaar is, blijft die vier dagen beschikbaar in het gedeelte Available downloads van de tool Export your information in Accounts Center. Bekijk de timing van Instagram

Stappen voor een Facebook-export op desktop

De gedocumenteerde desktoproute van Facebook is:

1. Klik rechtsboven op je profielfoto en klik vervolgens op Settings & privacy.
2. Klik op Settings.
3. Klik op Meta Account en daarna op Your information and permissions.
4. Klik op Export your information.
5. Klik op Create export.
6. Selecteer het profiel.
7. Selecteer Export to device.

Bekijk de exportinstructies van Facebook

Facebook zegt dat voltooide exports vier dagen beschikbaar zijn in Available downloads. Het platform documenteert ook HTML voor menselijke weergave en JSON voor overdracht door machines. Bekijk de timing en formaten van Facebook

Google Takeout en Drive: archiefoverdracht, geen algemene socialmediadekking

De documentatie van Google Takeout beschrijft het exporteren van gegevens voor Google-producten die de gebruiker gebruikt, met voorbeelden zoals e-mail, documenten, agenda, foto's en YouTube-video's. Deze documentatie stelt geen dekking vast voor Instagram, Facebook, TikTok of andere niet-Googleprofielen. Bekijk de gedocumenteerde productscope van Google

Voor Google-accountgegevens is de gedocumenteerde flow:

1. Log in op het Google-account.
2. Ga naar de Google Takeout-pagina.
3. Selecteer de producten of gegevens die je wilt opnemen.
4. Selecteer Next step.
5. Kies een leveringsmethode, zoals een downloadlink per e-mail, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive of Box.

Bekijk de workflow van Google Takeout

Takeout documenteert eenmalige archieven en geplande exports, ZIP- en TGZ-bestanden en een gekozen maximale archiefgrootte. Als de gegevens groter zijn dan die grootte, worden meerdere archieven gemaakt. Google zegt ook dat het maken enkele minuten tot enkele dagen kan duren en dat wijzigingen tussen de aanvraag en het maken van het archief mogelijk niet worden opgenomen. Bekijk de exportdetails van Takeout

Rechten instellen voor overdracht aan een vrijwilliger

Met Google Drive kan de eigenaar bij het delen van een bestand kiezen voor bewerken, reageren of alleen bekijken. Gedeelde Google Workspace-drives kunnen bestanden en mappen bevatten voor extern delen, waarbij leden de toegangsniveaus Contributor, Content manager of Manager krijgen. Bekijk de deelopties van Drive Bekijk de rollen voor gedeelde Workspace-drives

Een eenvoudige overdrachtsvolgorde is:

1. Plaats het archief op de gekozen Drive-locatie van de organisatie.
2. Geef een vrijwilliger alleen-lezen- of reactietoegang wanneer bewerken geen onderdeel van de rol is.
3. Gebruik een gedeelde Workspace-drive wanneer de organisatie beheerd lidmaatschap en een van de gedocumenteerde toegangsniveaus voor gedeelde drives nodig heeft.
4. Laat de inkomende vrijwilliger een representatief bestand openen voordat de vertrekkende vrijwilliger vertrekt.

Een workflow voor subsidie- en bestuursbewijs opbouwen

De IRS-gids voor openbare goede doelen noemt het evalueren van liefdadigheidsprogramma's, het bewaken van begrotingsresultaten, het opstellen van financiële overzichten, het opstellen van jaarlijkse informatie- en belastingaangiften en bewaartermijnen als onderwerpen voor administratie. De gids zegt niet dat een socialmedia-archief aan deze administratie voldoet of eraan bijdraagt. Bekijk de IRS-gids voor administratie

Gebruik deze onderwerpen als aanleiding voor de eigen archiefprocedure van de non-profitorganisatie, niet als claim over juridische toereikendheid:

1. Bepaal de scope. Kies de posts, foto's, video's, reels of shorts, stories, bijschriften, metadata, volgers- of gevolgde lijsten en engagement die de gekozen methode documenteert. Bekijk de vermelde scope van SocialGuardian
2. Kies de frequentie. SocialGuardian documenteert dagelijkse back-ups; Google Takeout documenteert geplande exports; Facebook documenteert een instelbare exportfrequentie naar een externe dienst. Bekijk de frequentie van SocialGuardian Bekijk de planningen van Takeout Bekijk de exportfrequentie van Facebook
3. Leg voorwaarden voor bewaren en verwijderen vast. Vraag de aanbieder naar de bewaartermijn en het verwijderproces; de beoordeelde prijspagina van SocialGuardian publiceert geen numerieke bewaartermijn. Bekijk de prijspagina
4. Wijs toegang toe. Stem Drive-toegang voor bewerken, reageren of alleen bekijken af op de taak van de vrijwilliger, of gebruik een rol voor een gedeelde Workspace-drive. Bekijk Drive-rechten Bekijk Workspace-rollen
5. Test het ophalen. Open een representatieve export en controleer of de inkomende vrijwilliger die kan vinden en het formaat begrijpt. Facebook documenteert HTML en JSON; Google Takeout documenteert ZIP en TGZ. Bekijk de formaten van Facebook Bekijk de bestandstypen van Takeout

Back-uptool versus socialmediamanager

Een socialmediamanager en een back-uptool ondersteunen verschillende gedocumenteerde workflows. Hootsuite beschrijft een non-profitdashboard voor het monitoren van binnenkomende berichten, bulkcompositie, rapportage, planning, het promoten van posts, social listening en het opslaan van postsjablonen. Bekijk het gedocumenteerde dashboard van Hootsuite

SocialGuardian documenteert automatische dagelijkse back-ups en volledige archiefexport. Bekijk de verklaringen over back-up en export van SocialGuardian

Gebruik een publicatie- en engagementtool voor de functies die deze documenteert, en kies een back-upmethode voor de behoudworkflow die deze documenteert. Een non-profitorganisatie heeft mogelijk beide nodig, maar een contentkalender mag niet als back-uparchief worden beschouwd tenzij de aanbieder die functie documenteert.

Beslissingschecklist voor overdracht binnen een non-profitorganisatie

1. Tel accounts en netwerken. SocialGuardian vermeldt acht ondersteunde netwerken op één plek: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch en Pinterest. Bekijk de ondersteunde netwerken
2. Kies het werkmodel. Kies SocialGuardian voor gedocumenteerde automatische back-ups, een native export voor directe controle over Instagram of Facebook, of Google Takeout voor gedocumenteerde exports van Google-producten. Bekijk de frequentie van SocialGuardian Bekijk de exportroute van Instagram Bekijk de exportroute van Facebook Bekijk de scope van Takeout
3. Stem het gepubliceerde SocialGuardian-abonnement af op de scope. Solo Guard kost $19/maand voor één account, Creator Shield kost $49/maand voor maximaal drie accounts en Business Shield heeft een prijs op aanvraag voor een onbeperkt aantal profielen. Bekijk de prijzen van SocialGuardian
4. Stel de archiefrechten in. Gebruik alleen-lezen- of reactietoegang in Drive voor beperkte toegang van vrijwilligers, of een rol voor een gedeelde Workspace-drive wanneer beheerd lidmaatschap nodig is. Bekijk de Drive-instellingen Bekijk de Workspace-rollen
5. Noteer de bewaartermijn en voer een ophaaltest uit. Bewaar de vermelde voorwaarden van de aanbieder bij het overdrachtsverslag en laat vervolgens iemand anders dan de oorspronkelijke vrijwilliger een representatieve export vinden en openen.

Veelgestelde vragen