Τα καλύτερα εργαλεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας κοινωνικών δικτύων για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να επιλέγουν μέθοδο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας κοινωνικών δικτύων με βάση το τι διατηρεί, τον τρόπο με τον οποίο ένας νέος εθελοντής αποκτά πρόσβαση και τον τρόπο ανάκτησης μιας εξαγωγής αργότερα. Οι πρακτικές επιλογές είναι μια αυτοματοποιημένη υπηρεσία πολλαπλών πλατφορμών, οι εγγενείς εξαγωγές Instagram ή Facebook και τα εργαλεία Google για δεδομένα λογαριασμών Google και πρόσβαση σε αρχεία.

Ο οδηγός συγκρίνει αυτές τις επιλογές ως προς την κάλυψη, τη συχνότητα, την παράδοση πρόσβασης, τα δικαιώματα, τη διατήρηση, τη διαχείριση και το δημοσιευμένο κόστος.

Τι πρέπει να συγκρίνετε πριν επιλέξετε

Χρησιμοποιήστε τις εξής ερωτήσεις:

• Καλύπτει η μέθοδος τα δίκτυα και το περιεχόμενο που χρησιμοποιεί πραγματικά ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός;
• Εκτελείται αυτόματα ή πρέπει ένας εθελοντής να ζητά κάθε εξαγωγή;
• Μπορεί ο οργανισμός να παραδώσει την πρόσβαση χωρίς κοινοποίηση κωδικού κοινωνικού δικτύου;
• Ποια δικαιώματα πρέπει να έχει ένας εθελοντής στη θέση αποθήκευσης του αρχείου;
• Ποιους όρους διατήρησης και διαγραφής έχει δημοσιεύσει ο πάροχος;
• Μπορεί κάποιος άλλος εκτός από τον αρχικό εθελοντή να ανακτήσει και να ανοίξει μια αντιπροσωπευτική εξαγωγή;

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ζητήσετε την περίοδο διατήρησης. Η σελίδα τιμολόγησης SocialGuardian που εξετάστηκε αναφέρει συχνότητα, εύρος, αναφορές, αποθήκευση, υποστήριξη και νομική εξαγωγή, αλλά δεν αναφέρει αριθμητική περίοδο διατήρησης. Δείτε τις δημοσιευμένες λεπτομέρειες τιμολόγησης

Καλύτερη συνολική επιλογή: SocialGuardian για αυτοματοποιημένα αντίγραφα ασφαλείας πολλών πλατφορμών

Η SocialGuardian αναφέρει σε ένα σημείο τα Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch και Pinterest ως υποστηριζόμενα δίκτυα. Το δημοσιευμένο εύρος αντιγράφων ασφαλείας περιλαμβάνει αναρτήσεις, φωτογραφίες, βίντεο, reels και shorts, stories, λεζάντες και μεταδεδομένα, λίστες ακολούθων και λογαριασμών που ακολουθούνται, καθώς και αλληλεπίδραση. Δείτε τα υποστηριζόμενα δίκτυα και το εύρος αντιγράφων ασφαλείας

Διαφημίζει επίσης αυτόματα καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας στις σημαντικότερες πλατφόρμες κοινωνικών δικτύων. Δείτε την τεκμηριωμένη συχνότητα αντιγράφων ασφαλείας

Γιατί ταιριάζει στην παράδοση πρόσβασης σε εθελοντές

Η SocialGuardian αναφέρει ότι η εγγραφή χρησιμοποιεί μόνο ένα δημόσιο @handle και δεν απαιτεί κωδικό ή σύνδεση. Η διαδικασία έναρξης ζητά δίκτυο και handle ή URL προφίλ, επιτρέπει την προσθήκη άλλου προφίλ και κάνει προαιρετικό το email επιβεβαίωσης αντιγράφου ασφαλείας. Δείτε τη δήλωση εγγραφής Δείτε την τεκμηριωμένη διαδικασία έναρξης

Ακολουθήστε την τεκμηριωμένη διαδικασία:

1. Επιλέξτε το δίκτυο.
2. Εισαγάγετε το handle ή το URL του προφίλ.
3. Χρησιμοποιήστε το + Add another profile όταν χρειάζεται άλλο προφίλ.
4. Αποφασίστε αν θα δώσετε email για την πρώτη επιβεβαίωση αντιγράφου ασφαλείας· το πεδίο είναι προαιρετικό.

Δημοσιευμένη τιμολόγηση SocialGuardian

• Solo Guard: $19/μήνα για έναν λογαριασμό κοινωνικού δικτύου, καθημερινό αντίγραφο δεδομένων και πλήρες αντίγραφο φωτογραφιών, βίντεο, reels, stories και μεταδεδομένων. Δείτε την τιμολόγηση Solo Guard
• Creator Shield: $49/μήνα για έως τρεις λογαριασμούς κοινωνικών δικτύων, καθημερινά πλήρη αντίγραφα, μηνιαίες αναφορές, ασφαλή αποθήκευση cloud, υποστήριξη πολλών πλατφορμών και προτεραιότητα μέσω email. Δείτε την τιμολόγηση Creator Shield
• Business Shield: προσαρμοσμένη τιμολόγηση για απεριόριστα προφίλ, ωριαία ή καθημερινά αντίγραφα, πλήρη αντίγραφα πολυμέσων και μεταδεδομένων και νομική εξαγωγή. Δείτε τις επιλογές Business Shield

Η SocialGuardian αναφέρει επίσης ότι οι χρήστες μπορούν να εξάγουν ολόκληρο το αρχείο τους οποιαδήποτε στιγμή χωρίς δέσμευση. Δείτε τη δήλωση εξαγωγής αρχείου

Καλύτερη επιλογή άμεσου ελέγχου: εγγενείς εξαγωγές Instagram και Facebook

Οι εγγενείς εξαγωγές είναι χρήσιμες όταν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θέλει να ζητήσει ένα αρχείο απευθείας από την πλατφόρμα. Απαιτούν από τον οργανισμό να ακολουθήσει τη διαδικασία εξαγωγής της πλατφόρμας και να διαχειριστεί τα αρχεία που προκύπτουν.

Βήματα εξαγωγής Instagram από υπολογιστή

Η τεκμηριωμένη διαδρομή του Instagram από υπολογιστή είναι:

1. Κάντε κλικ στο More κάτω αριστερά και μετά στο Settings.
2. Κάντε κλικ στο Meta Account και μετά στο Your information and permissions.
3. Κάντε κλικ στο Export your information.
4. Κάντε κλικ στο Create export.
5. Επιλέξτε το προφίλ.
6. Κάντε κλικ στο Next.
7. Επιλέξτε Export to device.

Δείτε τις οδηγίες εξαγωγής του Instagram

Το Instagram αναφέρει ότι η αποστολή συνδέσμου εξαγωγής μπορεί να χρειαστεί έως 30 ημέρες. Όταν είναι έτοιμη, η εξαγωγή παραμένει διαθέσιμη για τέσσερις ημέρες στην ενότητα Available downloads του εργαλείου Export your information στο Accounts Center. Δείτε τις οδηγίες χρόνου του Instagram

Βήματα εξαγωγής Facebook από υπολογιστή

Η τεκμηριωμένη διαδρομή του Facebook από υπολογιστή είναι:

1. Κάντε κλικ στη φωτογραφία προφίλ επάνω δεξιά και μετά στο Settings & privacy.
2. Κάντε κλικ στο Settings.
3. Κάντε κλικ στο Meta Account και μετά στο Your information and permissions.
4. Κάντε κλικ στο Export your information.
5. Κάντε κλικ στο Create export.
6. Επιλέξτε το προφίλ.
7. Επιλέξτε Export to device.

Δείτε τις οδηγίες εξαγωγής του Facebook

Το Facebook αναφέρει ότι οι ολοκληρωμένες εξαγωγές είναι διαθέσιμες για τέσσερις ημέρες στο Available downloads. Τεκμηριώνει επίσης HTML για ανθρώπινη προβολή και JSON για μεταφορά αναγνώσιμη από μηχανές. Δείτε τις οδηγίες χρόνου και μορφής του Facebook

Google Takeout και Drive: παράδοση αρχείου, όχι γενική κάλυψη κοινωνικών δικτύων

Η τεκμηρίωση του Google Takeout περιγράφει την εξαγωγή δεδομένων για προϊόντα Google που χρησιμοποιεί ο χρήστης, όπως Email, Documents, Calendar, Photos και βίντεο YouTube. Δεν τεκμηριώνει κάλυψη για Instagram, Facebook, TikTok ή άλλα μη-Google κοινωνικά προφίλ. Δείτε το τεκμηριωμένο εύρος προϊόντων της Google

Για δεδομένα λογαριασμού Google, η τεκμηριωμένη διαδικασία είναι:

1. Συνδεθείτε στον Λογαριασμό Google.
2. Μεταβείτε στη σελίδα Google Takeout.
3. Επιλέξτε τα προϊόντα ή τα δεδομένα που θα συμπεριληφθούν.
4. Επιλέξτε Next step.
5. Επιλέξτε μέθοδο παράδοσης, όπως σύνδεσμο λήψης μέσω email, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive ή Box.

Δείτε τη ροή εργασίας του Google Takeout

Το Takeout τεκμηριώνει εφάπαξ αρχεία και προγραμματισμένες εξαγωγές, αρχεία ZIP και TGZ και επιλεγμένο μέγιστο μέγεθος αρχείου. Αν τα δεδομένα είναι μεγαλύτερα, δημιουργούνται πολλά αρχεία. Η Google αναφέρει επίσης ότι η δημιουργία μπορεί να διαρκέσει από λίγα λεπτά έως λίγες ημέρες και ότι αλλαγές μεταξύ του αιτήματος και της δημιουργίας μπορεί να μην περιληφθούν. Δείτε τις λεπτομέρειες εξαγωγής του Takeout

Ρυθμίστε δικαιώματα για παράδοση σε εθελοντή

Το Google Drive επιτρέπει στον κάτοχο να επιλέξει δικαιώματα επεξεργασίας, σχολιασμού ή μόνο προβολής κατά την κοινοποίηση αρχείου. Τα κοινόχρηστα Drive του Google Workspace μπορούν να περιέχουν αρχεία και φακέλους για εξωτερική κοινοποίηση, με μέλη που έχουν επίπεδα Contributor, Content manager ή Manager. Δείτε τα στοιχεία κοινοποίησης του Drive Δείτε τους ρόλους κοινόχρηστων Drive του Workspace

Μια απλή σειρά παράδοσης είναι:

1. Τοποθετήστε το αρχείο στη θέση Drive που έχει επιλέξει ο οργανισμός.
2. Δώστε στον εθελοντή πρόσβαση μόνο για προβολή ή σχολιασμό όταν η επεξεργασία δεν αποτελεί μέρος του ρόλου.
3. Χρησιμοποιήστε κοινόχρηστο Drive Workspace όταν ο οργανισμός χρειάζεται διαχειριζόμενη συμμετοχή και ένα από τα τεκμηριωμένα επίπεδα πρόσβασης.
4. Ζητήστε από τον νέο εθελοντή να ανοίξει ένα αντιπροσωπευτικό αρχείο πριν αποχωρήσει ο προηγούμενος.

Δημιουργήστε διαδικασία τεκμηρίωσης για επιχορηγήσεις και διοικητικό συμβούλιο

Ο οδηγός της IRS για δημόσιες φιλανθρωπικές οργανώσεις αναφέρει ως θέματα τήρησης αρχείων την αξιολόγηση φιλανθρωπικών προγραμμάτων, την παρακολούθηση δημοσιονομικών αποτελεσμάτων, την προετοιμασία οικονομικών καταστάσεων, την προετοιμασία ετήσιων πληροφοριών και φορολογικών δηλώσεων και τις περιόδους διατήρησης αρχείων. Δεν αναφέρει ότι ένα αρχείο κοινωνικών δικτύων ικανοποιεί ή υποστηρίζει αυτά τα αρχεία. Δείτε τον οδηγό τήρησης αρχείων της IRS

Χρησιμοποιήστε αυτά τα θέματα ως αφετηρία για τη δική σας διαδικασία αρχείων, όχι ως ισχυρισμό νομικής επάρκειας:

1. Ορίστε το εύρος. Επιλέξτε τις αναρτήσεις, φωτογραφίες, βίντεο, reels ή shorts, stories, λεζάντες, μεταδεδομένα, λίστες ακολούθων ή λογαριασμών που ακολουθούνται και την αλληλεπίδραση που τεκμηριώνει η επιλεγμένη μέθοδος. Δείτε το αναφερόμενο εύρος της SocialGuardian
2. Επιλέξτε τη συχνότητα. Η SocialGuardian τεκμηριώνει καθημερινά αντίγραφα, το Google Takeout προγραμματισμένες εξαγωγές και το Facebook επιλέξιμη συχνότητα εξαγωγών σε εξωτερική υπηρεσία. Δείτε τη συχνότητα της SocialGuardian Δείτε τα προγράμματα του Takeout Δείτε τη συχνότητα εξαγωγών του Facebook
3. Καταγράψτε τους όρους διατήρησης και διαγραφής. Ζητήστε από τον πάροχο την περίοδο διατήρησης και τη διαδικασία διαγραφής· η σελίδα τιμολόγησης SocialGuardian που εξετάστηκε δεν δημοσιεύει αριθμητική περίοδο διατήρησης. Δείτε τη σελίδα τιμολόγησης
4. Αναθέστε πρόσβαση. Αντιστοιχίστε την πρόσβαση Drive για επεξεργασία, σχολιασμό ή μόνο προβολή στην εργασία του εθελοντή ή χρησιμοποιήστε ρόλο κοινόχρηστου Drive Workspace. Δείτε τα δικαιώματα Drive Δείτε τους ρόλους Workspace
5. Δοκιμάστε την ανάκτηση. Ανοίξτε μια αντιπροσωπευτική εξαγωγή και επιβεβαιώστε ότι ο νέος εθελοντής μπορεί να τη βρει και να κατανοήσει τη μορφή της. Το Facebook τεκμηριώνει HTML και JSON· το Google Takeout ZIP και TGZ. Δείτε τις μορφές του Facebook Δείτε τους τύπους αρχείων του Takeout

Εργαλείο αντιγράφων ασφαλείας έναντι διαχειριστή κοινωνικών δικτύων

Ένας διαχειριστής κοινωνικών δικτύων και ένα εργαλείο αντιγράφων ασφαλείας εξυπηρετούν διαφορετικές τεκμηριωμένες ροές εργασίας. Η Hootsuite περιγράφει πίνακα για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς με παρακολούθηση εισερχόμενων μηνυμάτων, μαζική σύνθεση, αναφορές, προγραμματισμό, προώθηση αναρτήσεων, παρακολούθηση κοινωνικών δικτύων και αποθήκευση προτύπων αναρτήσεων. Δείτε τον τεκμηριωμένο πίνακα της Hootsuite

Η SocialGuardian τεκμηριώνει αυτόματα καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας και πλήρη εξαγωγή αρχείου. Δείτε τις δηλώσεις backup και εξαγωγής της SocialGuardian

Χρησιμοποιήστε εργαλείο δημοσίευσης και αλληλεπίδρασης για τις λειτουργίες που τεκμηριώνει και επιλέξτε μέθοδο backup για τη ροή διατήρησης που τεκμηριώνει. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να χρειάζεται και τα δύο, αλλά ένα ημερολόγιο περιεχομένου δεν πρέπει να θεωρείται αρχείο backup αν ο πάροχος δεν τεκμηριώνει αυτή τη λειτουργία.

Λίστα ελέγχου απόφασης για παράδοση σε μη κερδοσκοπικό οργανισμό

1. Μετρήστε λογαριασμούς και δίκτυα. Η SocialGuardian αναφέρει σε ένα σημείο οκτώ υποστηριζόμενα δίκτυα: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch και Pinterest. Δείτε τα υποστηριζόμενα δίκτυα
2. Επιλέξτε το μοντέλο λειτουργίας. Επιλέξτε SocialGuardian για τεκμηριωμένο αυτόματο backup, εγγενή εξαγωγή για άμεσο έλεγχο Instagram ή Facebook ή Google Takeout για τεκμηριωμένες εξαγωγές προϊόντων Google. Δείτε τη συχνότητα της SocialGuardian Δείτε τη διαδρομή εξαγωγής Instagram Δείτε τη διαδρομή εξαγωγής Facebook Δείτε το εύρος του Takeout
3. Αντιστοιχίστε το δημοσιευμένο πακέτο SocialGuardian στο εύρος. Το Solo Guard κοστίζει $19/μήνα για έναν λογαριασμό, το Creator Shield $49/μήνα για έως τρεις λογαριασμούς και το Business Shield έχει προσαρμοσμένη τιμή για απεριόριστα προφίλ. Δείτε την τιμολόγηση SocialGuardian
4. Ορίστε το δικαίωμα αρχείου. Χρησιμοποιήστε πρόσβαση Drive μόνο για προβολή ή σχολιασμό για περιορισμένη πρόσβαση εθελοντών ή ρόλο κοινόχρηστου Drive Workspace όταν χρειάζεται διαχειριζόμενη συμμετοχή. Δείτε τα στοιχεία ελέγχου Drive Δείτε τους ρόλους Workspace
5. Καταγράψτε τη διατήρηση και εκτελέστε δοκιμή ανάκτησης. Κρατήστε τους δηλωμένους όρους του παρόχου μαζί με το αρχείο παράδοσης και ζητήστε από κάποιον άλλο εκτός του αρχικού εθελοντή να εντοπίσει και να ανοίξει μια αντιπροσωπευτική εξαγωγή.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι το καλύτερο εργαλείο backup κοινωνικών δικτύων για μη κερδοσκοπικό οργανισμό;

Για έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό που δίνει προτεραιότητα σε αυτόματα καθημερινά αντίγραφα σε πολλά αναφερόμενα δίκτυα, τεκμηριωμένη κάλυψη πολυμέσων και μεταδεδομένων και εγγραφή μόνο με handle, η SocialGuardian είναι η καταλληλότερη επιλογή αυτής της σύγκρισης. Οι εγγενείς εξαγωγές Instagram και Facebook προσφέρουν άμεσο έλεγχο της πλατφόρμας, ενώ η τεκμηρίωση του Google Takeout καλύπτει προϊόντα Google και όχι μη-Google κοινωνικά προφίλ. Δείτε το εύρος και την εγγραφή της SocialGuardian Δείτε την επιλογή εξαγωγής Instagram Δείτε την επιλογή εξαγωγής Facebook Δείτε το εύρος προϊόντων Google

Πώς δημιουργούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί αντίγραφο λογαριασμού Instagram;

Σε υπολογιστή, επιλέξτε More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export· επιλέξτε το προφίλ, κάντε κλικ στο Next και επιλέξτε Export to device. Δείτε τη διαδρομή εξαγωγής Instagram

Πώς δημιουργούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί αντίγραφο λογαριασμού Facebook;

Σε υπολογιστή, επιλέξτε τη φωτογραφία προφίλ > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export· κάντε κλικ στο Create export, επιλέξτε το προφίλ και επιλέξτε Export to device. Δείτε τη διαδρομή εξαγωγής Facebook

Μπορούν τα αντίγραφα ασφαλείας κοινωνικών δικτύων να εκτελούνται αυτόματα;

Οι τεκμηριωμένες επιλογές περιλαμβάνουν τα αυτόματα καθημερινά αντίγραφα της SocialGuardian, την επιλέξιμη συχνότητα εξαγωγών του Facebook σε εξωτερική υπηρεσία και τις προγραμματισμένες εξαγωγές του Google Takeout. Δείτε τη συχνότητα της SocialGuardian Δείτε την επιλογή συχνότητας του Facebook Δείτε τα προγράμματα του Takeout

Τι πρέπει να διατηρεί ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός για επιχορηγήσεις και ετήσιες αναφορές;

Ο οδηγός της IRS αναφέρει την αξιολόγηση προγραμμάτων, την παρακολούθηση προϋπολογισμού, τις οικονομικές καταστάσεις, τις ετήσιες πληροφορίες και φορολογικές δηλώσεις και τις περιόδους διατήρησης αρχείων ως θέματα τήρησης αρχείων. Δεν αναφέρει ότι ένα αρχείο κοινωνικών δικτύων ικανοποιεί ή υποστηρίζει αυτά τα αρχεία· χρησιμοποιήστε τα θέματα για να ορίσετε τη δική σας διαδικασία τεκμηρίωσης. Δείτε τον οδηγό της IRS

Πώς αποκτούν οι εθελοντές πρόσβαση σε αρχείο χωρίς απεριόριστα δικαιώματα επεξεργασίας;

Το Google Drive υποστηρίζει πρόσβαση για επεξεργασία, σχολιασμό ή μόνο προβολή. Τα κοινόχρηστα Drive του Google Workspace υποστηρίζουν επίπεδα πρόσβασης Contributor, Content manager ή Manager. Δείτε τα δικαιώματα Drive Δείτε τα επίπεδα πρόσβασης Workspace

Πόσο κοστίζει η SocialGuardian;

Το Solo Guard αναφέρεται στα $19/μήνα για έναν λογαριασμό κοινωνικού δικτύου, το Creator Shield στα $49/μήνα για έως τρεις λογαριασμούς και το Business Shield έχει προσαρμοσμένη τιμή για απεριόριστα προφίλ. Δείτε την τιμολόγηση SocialGuardian

Πόσο διαρκούν οι εξαγωγές Instagram και Facebook ή για πόσο παραμένουν διαθέσιμες;

Το Instagram αναφέρει ότι ένας σύνδεσμος εξαγωγής μπορεί να χρειαστεί έως 30 ημέρες για να φτάσει και ότι μια ολοκληρωμένη εξαγωγή παραμένει διαθέσιμη για τέσσερις ημέρες. Το Facebook αναφέρει ότι οι ολοκληρωμένες εξαγωγές είναι διαθέσιμες για τέσσερις ημέρες. Δείτε τον χρόνο του Instagram Δείτε το διάστημα διαθεσιμότητας του Facebook