Meilleurs outils de sauvegarde des médias sociaux pour les organismes sans but lucratif

Les organismes sans but lucratif devraient choisir une méthode de sauvegarde des médias sociaux selon ce qu’elle préserve, la façon dont un nouveau bénévole y obtient accès et la manière dont l’organisation peut récupérer une exportation plus tard. Les options pratiques sont un service automatisé multiplateforme, les exportations natives d’Instagram ou de Facebook, ainsi que les outils Google pour les données du compte Google et l’accès aux archives.

Ce guide compare ces options selon la couverture, la fréquence, le transfert, les permissions, les pratiques de conservation et les coûts publiés.

Éléments à comparer avant de choisir

Posez-vous les questions suivantes :

• La méthode couvre-t-elle les réseaux et le contenu réellement utilisés par l’organisme?
• Fonctionne-t-elle automatiquement ou un bénévole doit-il demander chaque exportation?
• L’organisation peut-elle transférer l’accès sans partager un mot de passe de réseau social?
• Quelles permissions un bénévole devrait-il recevoir dans l’emplacement d’archivage?
• Quelles modalités de conservation et de suppression le fournisseur a-t-il publiées?
• Une personne autre que le bénévole initial peut-elle récupérer et ouvrir une exportation représentative?

Il est particulièrement important de demander une période de conservation. La page de tarification SocialGuardian examinée indique la fréquence, la portée, les rapports, le stockage, le soutien et l’exportation juridique, mais ne précise pas de période de conservation numérique. Consultez les détails de tarification publiés

Meilleure option globale : SocialGuardian pour une sauvegarde automatisée multiplateforme

SocialGuardian répertorie au même endroit Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch et Pinterest comme réseaux pris en charge. La portée de sauvegarde publiée comprend les publications, photos, vidéos, reels et shorts, stories, légendes et métadonnées, listes d’abonnés et d’abonnements, ainsi que l’engagement. Consultez les réseaux pris en charge et la portée de la sauvegarde

Le service annonce également des sauvegardes automatiques quotidiennes sur les principales plateformes sociales. Consultez la fréquence de sauvegarde documentée

Pourquoi cette option convient au transfert entre bénévoles

SocialGuardian indique que l’intégration utilise uniquement un nom d’utilisateur public précédé de @ et ne nécessite ni mot de passe ni connexion. Le parcours de démarrage demande un réseau et le nom d’utilisateur ou l’URL du profil, permet d’ajouter un autre profil et rend facultuelle l’adresse courriel de confirmation de la sauvegarde. Consultez l’énoncé sur l’intégration Consultez le parcours de démarrage documenté

Utilisez ce parcours de démarrage documenté :

1. Choisissez le réseau.
2. Entrez le nom d’utilisateur ou l’URL du profil.
3. Utilisez + Add another profile lorsqu’un autre profil est nécessaire.
4. Décidez si vous voulez fournir une adresse courriel pour la première confirmation de sauvegarde; le champ est facultatif.

Tarification SocialGuardian publiée

• Solo Guard : 19 $ par mois pour un compte social, une sauvegarde quotidienne des données et une sauvegarde complète des photos, vidéos, reels, stories et métadonnées. Consultez le prix de Solo Guard
• Creator Shield : 49 $ par mois pour jusqu’à trois comptes sociaux, des sauvegardes complètes quotidiennes, des rapports de sauvegarde mensuels, un stockage infonuagique sécurisé, la prise en charge de plusieurs plateformes et un soutien prioritaire par courriel. Consultez le prix de Creator Shield
• Business Shield : tarification personnalisée pour un nombre illimité de profils, des sauvegardes horaires ou quotidiennes, une sauvegarde complète des médias et métadonnées, ainsi qu’une exportation juridique. Consultez les options de Business Shield

SocialGuardian indique également que les utilisateurs peuvent exporter leur archive complète en tout temps, sans dépendance à la plateforme. Consultez l’énoncé sur l’exportation de l’archive

Meilleure option de contrôle direct : exportations natives d’Instagram et de Facebook

Les exportations natives sont utiles lorsque l’organisme souhaite demander directement une archive à la plateforme. L’organisation doit suivre le parcours d’exportation de la plateforme et gérer les fichiers obtenus.

Étapes d’exportation Instagram sur ordinateur

Le parcours Instagram documenté sur ordinateur est le suivant :

1. Cliquez sur More en bas à gauche, puis sur Settings.
2. Cliquez sur Meta Account, puis sur Your information and permissions.
3. Cliquez sur Export your information.
4. Cliquez sur Create export.
5. Sélectionnez le profil.
6. Cliquez sur Next.
7. Sélectionnez Export to device.

Consultez les instructions d’exportation d’Instagram

Instagram indique que l’arrivée d’un lien d’exportation peut prendre jusqu’à 30 jours. Une fois prête, l’exportation demeure disponible pendant quatre jours dans la section Available downloads de l’outil Export your information du Accounts Center. Consultez les indications de délai d’Instagram

Étapes d’exportation Facebook sur ordinateur

Le parcours Facebook documenté sur ordinateur est le suivant :

1. Cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sur Settings & privacy.
2. Cliquez sur Settings.
3. Cliquez sur Meta Account, puis sur Your information and permissions.
4. Cliquez sur Export your information.
5. Cliquez sur Create export.
6. Sélectionnez le profil.
7. Sélectionnez Export to device.

Consultez les instructions d’exportation de Facebook

Facebook indique que les exportations terminées sont disponibles pendant quatre jours dans Available downloads. La plateforme documente également le format HTML pour la consultation humaine et le format JSON pour le transfert lisible par machine. Consultez les indications de délai et de format de Facebook

Google Takeout et Drive : transfert d’archives, pas couverture générale des médias sociaux

La documentation de Google Takeout décrit l’exportation des données des produits Google utilisés par la personne, notamment les courriels, les documents, l’agenda, les photos et les vidéos YouTube. Cette documentation n’établit pas une couverture d’Instagram, Facebook, TikTok ou d’autres profils sociaux non liés à Google. Consultez la portée des produits documentée par Google

Pour les données d’un compte Google, le parcours documenté est le suivant :

1. Connectez-vous au compte Google.
2. Accédez à la page Google Takeout.
3. Sélectionnez les produits ou les données à inclure.
4. Sélectionnez Next step.
5. Choisissez une méthode de livraison, comme un lien de téléchargement envoyé par courriel, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive ou Box.

Consultez le processus Google Takeout

Takeout documente les archives ponctuelles et les exportations planifiées, les fichiers ZIP et TGZ, ainsi qu’une taille maximale d’archive choisie. Si les données dépassent cette taille, plusieurs archives sont créées. Google indique également que la création peut prendre de quelques minutes à quelques jours et que les changements effectués entre la demande et la création de l’archive peuvent ne pas être inclus. Consultez les détails d’exportation de Takeout

Définir les permissions pour un transfert entre bénévoles

Google Drive permet au propriétaire de choisir un accès en modification, en commentaire ou en lecture seule lors du partage d’un fichier. Les Drive partagés Google Workspace peuvent contenir des fichiers et des dossiers destinés au partage externe, avec des niveaux d’accès de membre comme Contributeur, Gestionnaire de contenu ou Gestionnaire. Consultez les contrôles de partage de Drive Consultez les rôles des Drive partagés Workspace

Une séquence simple de transfert est la suivante :

1. Placez l’archive dans l’emplacement Drive choisi par l’organisation.
2. Accordez au bénévole un accès en lecture seule ou en commentaire lorsque la modification ne fait pas partie de son rôle.
3. Utilisez un Drive partagé Workspace lorsque l’organisation a besoin d’une gestion des membres et de l’un des niveaux d’accès documentés pour les Drive partagés.
4. Demandez au nouveau bénévole d’ouvrir un fichier représentatif avant le départ du bénévole sortant.

Mettre en place un processus de preuve pour les subventions et le conseil d’administration

Le guide de l’IRS destiné aux organismes de bienfaisance publics mentionne notamment l’évaluation des programmes caritatifs, le suivi des résultats budgétaires, la préparation des états financiers, la préparation des déclarations annuelles d’information et de revenus, ainsi que les périodes de conservation des dossiers. Il n’affirme pas qu’une archive de médias sociaux répond à ces exigences ni qu’elle les appuie. Consultez le guide de conservation des dossiers de l’IRS

Utilisez ces sujets comme point de départ pour la procédure d’archivage de l’organisme, et non comme une affirmation de suffisance juridique :

1. Définissez la portée. Choisissez les publications, photos, vidéos, reels ou shorts, stories, légendes, métadonnées, listes d’abonnés ou d’abonnements et données d’engagement que la méthode choisie documente. Consultez la portée indiquée par SocialGuardian
2. Choisissez la fréquence. SocialGuardian documente des sauvegardes quotidiennes; Google Takeout documente des exportations planifiées; Facebook documente une fréquence sélectionnable pour les exportations vers un service externe. Consultez la fréquence de SocialGuardian Consultez les planifications de Takeout Consultez la fréquence d’exportation de Facebook
3. Consignez les modalités de conservation et de suppression. Demandez au fournisseur la période de conservation et le processus de suppression; la page de tarification SocialGuardian examinée ne publie pas de période de conservation numérique. Consultez la page de tarification
4. Attribuez les accès. Faites correspondre l’accès en modification, en commentaire ou en lecture seule de Drive au rôle du bénévole, ou utilisez un rôle de Drive partagé Workspace. Consultez les permissions de Drive Consultez les rôles Workspace
5. Testez la récupération. Ouvrez une exportation représentative et vérifiez que le nouveau bénévole peut la trouver et comprendre son format. Facebook documente les formats HTML et JSON; Google Takeout documente les formats ZIP et TGZ. Consultez les formats de Facebook Consultez les types de fichiers de Takeout

Outil de sauvegarde ou gestionnaire de médias sociaux

Un gestionnaire de médias sociaux et un outil de sauvegarde répondent à des processus documentés différents. Hootsuite décrit un tableau de bord pour organismes sans but lucratif qui permet de surveiller les messages entrants, de composer en lot, de produire des rapports, de planifier des publications, de promouvoir des publications, de faire de l’écoute sociale et de stocker des modèles de publications. Consultez le tableau de bord documenté par Hootsuite

SocialGuardian documente la sauvegarde automatique quotidienne et l’exportation complète de l’archive. Consultez les énoncés de SocialGuardian sur la sauvegarde et l’exportation

Utilisez un outil de publication et d’engagement pour les fonctions qu’il documente, et choisissez une méthode de sauvegarde pour le processus de conservation qu’elle documente. Un organisme sans but lucratif peut avoir besoin des deux, mais un calendrier de contenu ne devrait pas être considéré comme une archive de sauvegarde à moins que son fournisseur ne documente cette fonction.

Liste de contrôle décisionnelle pour le transfert entre bénévoles

1. Comptez les comptes et les réseaux. SocialGuardian répertorie au même endroit huit réseaux pris en charge : Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch et Pinterest. Consultez les réseaux pris en charge
2. Choisissez le modèle opérationnel. Sélectionnez SocialGuardian pour une sauvegarde automatique documentée, une exportation native pour le contrôle direct d’Instagram ou de Facebook, ou Google Takeout pour les exportations documentées de produits Google. Consultez la fréquence de SocialGuardian Consultez le parcours d’exportation Instagram Consultez le parcours d’exportation Facebook Consultez la portée de Takeout
3. Faites correspondre le forfait SocialGuardian publié à la portée. Solo Guard coûte 19 $ par mois pour un compte, Creator Shield coûte 49 $ par mois pour jusqu’à trois comptes et Business Shield est offert à un prix personnalisé pour un nombre illimité de profils. Consultez la tarification de SocialGuardian
4. Définissez la permission d’archive. Utilisez l’accès en lecture seule ou en commentaire de Drive pour un accès bénévole limité, ou un rôle de Drive partagé Workspace lorsqu’une gestion des membres est nécessaire. Consultez les contrôles de Drive Consultez les rôles Workspace
5. Notez la conservation et effectuez un test de récupération. Conservez les modalités indiquées par le fournisseur avec le dossier de transfert, puis demandez à une personne autre que le bénévole initial de trouver et d’ouvrir une exportation représentative.

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