Công cụ sao lưu mạng xã hội tốt nhất cho tổ chức phi lợi nhuận

Tổ chức phi lợi nhuận nên chọn phương thức sao lưu mạng xã hội dựa trên nội dung được lưu giữ, cách tình nguyện viên mới nhận quyền truy cập và khả năng truy xuất bản xuất dữ liệu sau này. Các lựa chọn thực tế gồm dịch vụ tự động đa nền tảng, tính năng xuất dữ liệu gốc của Instagram hoặc Facebook và công cụ Google dành cho dữ liệu tài khoản Google.

Hướng dẫn này so sánh các lựa chọn theo phạm vi, tần suất, bàn giao, quyền truy cập, điều khoản lưu trữ và chi phí được công bố.

Những điều cần so sánh trước khi lựa chọn

Hãy đặt các câu hỏi sau:

• Phương thức này có hỗ trợ các mạng và loại nội dung tổ chức thực sự sử dụng không?
• Phương thức có chạy tự động hay tình nguyện viên phải yêu cầu từng bản xuất?
• Tổ chức có thể bàn giao quyền truy cập mà không chia sẻ mật khẩu mạng xã hội không?
• Tình nguyện viên nên nhận những quyền nào tại nơi lưu trữ?
• Nhà cung cấp đã công bố điều khoản lưu trữ và xóa dữ liệu nào?
• Người khác ngoài tình nguyện viên ban đầu có thể truy xuất và mở một bản xuất mẫu không?

Thời hạn lưu trữ đặc biệt quan trọng. Trang giá SocialGuardian được xem xét liệt kê tần suất, phạm vi, báo cáo, lưu trữ, hỗ trợ và xuất dữ liệu pháp lý, nhưng không nêu thời hạn lưu trữ bằng số. Xem chi tiết giá đã công bố

Lựa chọn tổng thể tốt nhất: SocialGuardian cho sao lưu đa nền tảng tự động

SocialGuardian liệt kê Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch và Pinterest là các mạng được hỗ trợ. Phạm vi sao lưu được công bố gồm bài đăng, ảnh, video, reel và short, story, chú thích và siêu dữ liệu, danh sách người theo dõi và đang theo dõi cùng mức độ tương tác. Xem các mạng và phạm vi sao lưu được hỗ trợ

Dịch vụ cũng quảng bá tính năng sao lưu tự động hằng ngày trên các nền tảng xã hội lớn. Xem tần suất sao lưu được công bố

Vì sao phù hợp với việc bàn giao cho tình nguyện viên

SocialGuardian cho biết quy trình bắt đầu chỉ sử dụng @handle công khai và không yêu cầu mật khẩu hoặc đăng nhập. Quy trình yêu cầu chọn mạng và handle hoặc URL hồ sơ, cho phép thêm hồ sơ khác và không bắt buộc email xác nhận bản sao lưu đầu tiên. Xem thông tin bắt đầu Xem quy trình bắt đầu

Quy trình bắt đầu gồm:

1. Chọn mạng.
2. Nhập handle hoặc URL hồ sơ.
3. Chọn + Add another profile khi cần thêm hồ sơ.
4. Quyết định có cung cấp email để nhận xác nhận bản sao lưu đầu tiên hay không; trường này không bắt buộc.

Giá SocialGuardian được công bố

• Solo Guard: 19 USD/tháng cho một tài khoản mạng xã hội, sao lưu dữ liệu hằng ngày và sao lưu đầy đủ ảnh, video, reel, story và siêu dữ liệu. Xem giá Solo Guard
• Creator Shield: 49 USD/tháng cho tối đa ba tài khoản, sao lưu đầy đủ hằng ngày, báo cáo sao lưu hằng tháng, lưu trữ đám mây bảo mật, hỗ trợ đa nền tảng và hỗ trợ email ưu tiên. Xem giá Creator Shield
• Business Shield: giá tùy chỉnh cho số hồ sơ không giới hạn, sao lưu theo giờ hoặc hằng ngày, sao lưu đầy đủ phương tiện và siêu dữ liệu cùng xuất dữ liệu pháp lý. Xem các lựa chọn Business Shield

SocialGuardian cũng cho biết người dùng có thể xuất toàn bộ kho lưu trữ bất cứ lúc nào. Xem thông tin về xuất kho lưu trữ

Lựa chọn kiểm soát trực tiếp tốt nhất: xuất dữ liệu gốc của Instagram và Facebook

Tính năng xuất dữ liệu gốc hữu ích khi tổ chức muốn yêu cầu bản lưu trữ trực tiếp từ nền tảng. Tổ chức cần thực hiện quy trình xuất của nền tảng và quản lý các tệp nhận được.

Các bước xuất dữ liệu Instagram trên máy tính

Quy trình được Instagram công bố:

1. Nhấp More ở góc dưới bên trái, sau đó nhấp Settings.
2. Nhấp Meta Account, rồi nhấp Your information and permissions.
3. Nhấp Export your information.
4. Nhấp Create export.
5. Chọn hồ sơ.
6. Nhấp Next.
7. Chọn Export to device.

Xem hướng dẫn xuất dữ liệu Instagram

Instagram cho biết liên kết xuất dữ liệu có thể mất tối đa 30 ngày mới đến. Khi sẵn sàng, bản xuất khả dụng trong bốn ngày ở mục Available downloads của công cụ Export your information trong Accounts Center. Xem hướng dẫn về thời gian của Instagram

Các bước xuất dữ liệu Facebook trên máy tính

Quy trình được Facebook công bố:

1. Nhấp ảnh đại diện ở góc trên bên phải, sau đó nhấp Settings & privacy.
2. Nhấp Settings.
3. Nhấp Meta Account, rồi nhấp Your information and permissions.
4. Nhấp Export your information.
5. Nhấp Create export.
6. Chọn hồ sơ.
7. Chọn Export to device.

Xem hướng dẫn xuất dữ liệu Facebook

Facebook cho biết các bản xuất đã hoàn tất khả dụng trong bốn ngày ở mục Available downloads. Facebook cũng ghi rõ HTML dành cho người xem và JSON dành cho việc chuyển dữ liệu có thể đọc bằng máy. Xem hướng dẫn về thời gian và định dạng của Facebook

Google Takeout và Drive: bàn giao kho lưu trữ, không phải phạm vi mạng xã hội chung

Tài liệu Google Takeout mô tả việc xuất dữ liệu của các sản phẩm Google mà người dùng sử dụng, chẳng hạn Email, Documents, Calendar, Photos và video YouTube. Tài liệu này không xác lập phạm vi cho Instagram, Facebook, TikTok hoặc các hồ sơ mạng xã hội không thuộc Google. Xem phạm vi sản phẩm được Google công bố

Quy trình được công bố cho dữ liệu tài khoản Google:

1. Đăng nhập Tài khoản Google.
2. Truy cập trang Google Takeout.
3. Chọn sản phẩm hoặc dữ liệu cần đưa vào.
4. Chọn Next step.
5. Chọn phương thức nhận, chẳng hạn liên kết tải xuống qua email, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive hoặc Box.

Xem quy trình Google Takeout

Takeout mô tả bản lưu trữ một lần và bản xuất theo lịch, tệp ZIP và TGZ cùng kích thước lưu trữ tối đa do người dùng chọn. Nếu dữ liệu lớn hơn kích thước đó, nhiều kho lưu trữ sẽ được tạo. Google cũng cho biết quá trình tạo có thể mất từ vài phút đến vài ngày và thay đổi giữa lúc yêu cầu và lúc tạo kho lưu trữ có thể không được đưa vào. Xem chi tiết xuất dữ liệu Takeout

Thiết lập quyền cho việc bàn giao tình nguyện viên

Google Drive cho phép chủ sở hữu chọn quyền chỉnh sửa, nhận xét hoặc chỉ xem khi chia sẻ tệp. Drive dùng chung của Google Workspace có thể chứa tệp và thư mục để chia sẻ bên ngoài, với các cấp quyền Contributor, Content manager hoặc Manager. Xem quyền chia sẻ Drive Xem vai trò Drive dùng chung

Quy trình bàn giao đơn giản:

1. Đặt kho lưu trữ vào vị trí Drive do tổ chức chọn.
2. Cấp quyền chỉ xem hoặc nhận xét cho tình nguyện viên khi vai trò không yêu cầu chỉnh sửa.
3. Dùng Drive dùng chung của Workspace khi tổ chức cần quản lý thành viên và một trong các cấp quyền được công bố.
4. Yêu cầu tình nguyện viên mới mở một tệp mẫu trước khi tình nguyện viên cũ rời đi.

Xây dựng quy trình bằng chứng cho khoản tài trợ và hội đồng quản trị

Hướng dẫn về tổ chức từ thiện công của IRS liệt kê đánh giá chương trình, theo dõi kết quả ngân sách, lập báo cáo tài chính, lập báo cáo thông tin và tờ khai thuế hằng năm cùng thời hạn lưu trữ hồ sơ trong các chủ đề lưu trữ hồ sơ. Hướng dẫn không nói rằng kho lưu trữ mạng xã hội đáp ứng hoặc hỗ trợ các hồ sơ đó. Xem hướng dẫn lưu trữ hồ sơ của IRS

Hãy dùng các chủ đề này làm gợi ý cho quy trình lưu trữ riêng của tổ chức, không xem đó là khẳng định về tính đầy đủ pháp lý:

1. Xác định phạm vi. Chọn bài đăng, ảnh, video, reel hoặc short, story, chú thích, siêu dữ liệu, danh sách người theo dõi hoặc đang theo dõi và mức độ tương tác mà phương thức đã chọn ghi lại. Xem phạm vi SocialGuardian liệt kê
2. Chọn tần suất. SocialGuardian công bố sao lưu hằng ngày; Google Takeout công bố bản xuất theo lịch; Facebook công bố tần suất xuất sang dịch vụ bên ngoài có thể chọn. Xem tần suất SocialGuardian Xem lịch Takeout Xem tần suất xuất Facebook
3. Ghi lại điều khoản lưu trữ và xóa. Hỏi nhà cung cấp về thời hạn lưu trữ và quy trình xóa; trang giá SocialGuardian được xem xét không công bố thời hạn lưu trữ bằng số. Xem trang giá
4. Phân quyền truy cập. Ghép quyền chỉnh sửa, nhận xét hoặc chỉ xem của Drive với công việc của tình nguyện viên, hoặc dùng vai trò Drive dùng chung của Workspace. Xem quyền Drive Xem vai trò Workspace
5. Kiểm tra truy xuất. Mở một bản xuất mẫu và xác nhận tình nguyện viên mới có thể tìm thấy, hiểu định dạng của bản xuất. Facebook công bố HTML và JSON; Google Takeout công bố ZIP và TGZ. Xem định dạng Facebook Xem loại tệp Takeout

Công cụ sao lưu và công cụ quản lý mạng xã hội

Công cụ quản lý mạng xã hội và công cụ sao lưu phục vụ các quy trình khác nhau. Hootsuite mô tả bảng điều khiển cho tổ chức phi lợi nhuận gồm theo dõi tin nhắn đến, soạn thảo hàng loạt, báo cáo, lên lịch, quảng bá bài đăng, lắng nghe mạng xã hội và lưu mẫu bài đăng. Xem bảng điều khiển được Hootsuite mô tả

SocialGuardian công bố sao lưu tự động hằng ngày và xuất toàn bộ kho lưu trữ. Xem thông tin sao lưu và xuất của SocialGuardian

Hãy dùng công cụ xuất bản và tương tác cho các chức năng mà công cụ đó công bố, đồng thời chọn phương thức sao lưu cho quy trình bảo toàn mà phương thức đó mô tả. Tổ chức phi lợi nhuận có thể cần cả hai, nhưng không nên xem lịch nội dung là kho lưu trữ sao lưu trừ khi nhà cung cấp công bố chức năng đó.

Danh sách kiểm tra bàn giao cho tổ chức phi lợi nhuận

1. Đếm tài khoản và mạng. SocialGuardian liệt kê tám mạng được hỗ trợ: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch và Pinterest. Xem các mạng được hỗ trợ
2. Chọn mô hình vận hành. Chọn SocialGuardian để sao lưu tự động được công bố, xuất dữ liệu gốc để kiểm soát trực tiếp Instagram hoặc Facebook, hoặc Google Takeout để xuất dữ liệu sản phẩm Google. Xem tần suất SocialGuardian Xem quy trình xuất Instagram Xem quy trình xuất Facebook Xem phạm vi Takeout
3. Ghép gói SocialGuardian với phạm vi. Solo Guard có giá 19 USD/tháng cho một tài khoản, Creator Shield 49 USD/tháng cho tối đa ba tài khoản và Business Shield có giá tùy chỉnh cho số hồ sơ không giới hạn. Xem giá SocialGuardian
4. Thiết lập quyền kho lưu trữ. Dùng quyền chỉ xem hoặc nhận xét của Drive khi cần giới hạn quyền tình nguyện viên, hoặc vai trò Drive dùng chung của Workspace khi cần quản lý thành viên. Xem quyền Drive Xem vai trò Workspace
5. Ghi lại thời hạn lưu trữ và kiểm tra truy xuất. Lưu điều khoản của nhà cung cấp cùng hồ sơ bàn giao, sau đó yêu cầu người khác ngoài tình nguyện viên ban đầu tìm và mở một bản xuất mẫu.

Câu hỏi thường gặp