Най-добрите инструменти за архивиране на социални медии за нестопански организации

Нестопанските организации трябва да избират метод за архивиране на социални медии според това какво съхранява, как нов доброволец получава достъп и как организацията може по-късно да извлече архив. Практичните варианти са автоматизирана услуга за множество платформи, вградените експортирания на Instagram или Facebook и инструментите на Google за данни от Google акаунт и достъп до архиви.

Това ръководство сравнява вариантите по обхват, периодичност, предаване на достъпа, права, съхранение, изтриване и публикувана цена.

Какво да сравните, преди да изберете

Използвайте следните въпроси:

• Обхваща ли методът мрежите и съдържанието, които организацията действително използва?
• Работи ли автоматично, или доброволец трябва да заявява всеки архив?
• Може ли достъпът да бъде предаден, без да се споделя парола за социална мрежа?
• Какви права трябва да получи доброволецът в мястото за архивиране?
• Какви условия за съхранение и изтриване е публикувал доставчикът?
• Може ли човек, различен от първоначалния доброволец, да извлече и отвори представителен архив?

Периодът на съхранение е особено важен. Прегледаната страница с цени на SocialGuardian посочва периодичност, обхват, отчети, съхранение, поддръжка и правен експорт, но не посочва конкретен срок. Прегледайте публикуваните цени

Най-добрият цялостен избор: SocialGuardian за автоматично архивиране на множество платформи

SocialGuardian посочва Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch и Pinterest като поддържани мрежи. Обхватът включва публикации, снимки, видеоклипове, reels и shorts, истории, надписи и метаданни, списъци с последователи и следвани профили и ангажираност. Прегледайте поддържаните мрежи и обхвата

Услугата предлага и автоматични ежедневни архиви в основните социални платформи. Прегледайте описаната периодичност

Защо е подходящо за предаване на достъп

SocialGuardian посочва, че настройването използва само публична @дръжка и не изисква парола или вход. Началният процес изисква мрежа и дръжка или URL адрес на профил, позволява добавяне на друг профил, а имейлът за потвърждение на първия архив е незадължителен. Прегледайте условията за настройване Прегледайте началния процес

Следвайте описания процес:

1. Изберете мрежата.
2. Въведете дръжката или URL адреса на профила.
3. Използвайте + Add another profile, когато е нужен друг профил.
4. Решете дали да предоставите имейл за първото потвърждение; полето е незадължително.

Публикувани цени на SocialGuardian

• Solo Guard: $19/месец за един социален акаунт, ежедневно архивиране и пълен архив на снимки, видеоклипове, reels, истории и метаданни. Прегледайте цената на Solo Guard
• Creator Shield: $49/месец за до три социални акаунта, ежедневни пълни архиви, месечни отчети, защитено облачно съхранение, поддръжка на множество платформи и приоритетна имейл поддръжка. Прегледайте цената на Creator Shield
• Business Shield: цена по заявка за неограничен брой профили, почасови или ежедневни архиви, пълен архив на медии и метаданни и правен експорт. Прегледайте Business Shield

SocialGuardian посочва и че потребителите могат да експортират целия си архив по всяко време. Прегледайте информацията за експортиране

Най-добрият вариант за пряк контрол: вградено експортиране от Instagram и Facebook

Вграденото експортиране е полезно, когато организацията иска да заяви архив директно от платформата. Тя трябва да следва процеса на платформата и да управлява получените файлове.

Стъпки за експортиране от Instagram на компютър

1. Натиснете More долу вляво, след това Settings.
2. Натиснете Meta Account, след това Your information and permissions.
3. Натиснете Export your information.
4. Натиснете Create export.
5. Изберете профила.
6. Натиснете Next.
7. Изберете Export to device.

Проверете инструкциите за Instagram

Instagram посочва, че връзката за експортиране може да пристигне до 30 дни. Готовият архив остава достъпен четири дни в Available downloads. Прегледайте сроковете на Instagram

Стъпки за експортиране от Facebook на компютър

1. Натиснете профилната си снимка горе вдясно, след това Settings & privacy.
2. Натиснете Settings.
3. Натиснете Meta Account, след това Your information and permissions.
4. Натиснете Export your information.
5. Натиснете Create export.
6. Изберете профила.
7. Изберете Export to device.

Проверете инструкциите за Facebook

Facebook посочва, че готовите архиви са достъпни четири дни. Поддържат се HTML за преглед от хора и JSON за машинно четим трансфер. Прегледайте сроковете и форматите

Google Takeout и Drive: предаване на архив, а не общо архивиране на социални медии

Документацията на Google Takeout описва експортиране на данни от използвани Google продукти, включително имейл, документи, календар, снимки и видеоклипове в YouTube. Тя не установява поддръжка на Instagram, Facebook, TikTok или други профили извън Google. Прегледайте обхвата на Google

За данни от Google акаунт процесът е:

1. Влезте в Google акаунта.
2. Отворете Google Takeout.
3. Изберете продуктите или данните.
4. Изберете Next step.
5. Изберете начин на получаване: имейл, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive или Box.

Прегледайте процеса на Google Takeout

Takeout поддържа еднократни и планирани архиви, ZIP и TGZ файлове и избран максимален размер. При по-голям обем се създават няколко архива. Създаването може да отнеме от няколко минути до няколко дни. Прегледайте подробностите за Takeout

Задайте права при предаване на достъп

Google Drive позволява права за редактиране, коментиране или преглед. Споделените дискове в Google Workspace поддържат ролите Contributor, Content manager и Manager. Прегледайте контролите за Drive Прегледайте ролите в споделените дискове

1. Поставете архива в избраното от организацията място в Drive.
2. Дайте права само за преглед или коментиране, когато редактирането не е част от ролята.
3. Използвайте споделен диск, когато са нужни управлявани членове.
4. Нека новият доброволец отвори представителен файл, преди предишният да напусне.

Създайте процес за доказателства за грантове и управителен съвет

Ръководството на IRS за публични благотворителни организации посочва оценяване на програми, бюджетен контрол, финансови отчети, годишни декларации и срокове за съхранение на документи. То не твърди, че архивът на социални медии удовлетворява тези изисквания. Прегледайте ръководството на IRS

Използвайте тези теми като основа за собствена процедура:

1. Определете обхвата. Изберете публикации, снимки, видеоклипове, reels или shorts, истории, надписи, метаданни, списъци с последователи и ангажираност. Прегледайте обхвата на SocialGuardian
2. Изберете периодичност. SocialGuardian описва ежедневни архиви, а Google Takeout и Facebook поддържат планирани или периодични експортирания. Прегледайте периодичността
3. Запишете условията за съхранение и изтриване. Поискайте срока и процеса за изтриване; страницата с цени не публикува конкретен срок. Прегледайте цените
4. Определете достъпа. Съобразете правата в Drive с ролята на доброволеца. Прегледайте правата
5. Тествайте извличането. Отворете представителен архив и потвърдете, че новият доброволец може да го намери и разбере.

Инструмент за архивиране срещу мениджър на социални медии

Мениджърът на социални медии и инструментът за архивиране поддържат различни процеси. Hootsuite описва табло за наблюдение на съобщения, планиране, отчети, публикуване и социално слушане. Прегледайте таблото на Hootsuite

SocialGuardian описва автоматично ежедневно архивиране и пълен експорт на архива. Прегледайте архивирането и експортирането

Използвайте инструмент за публикуване за документираните от него функции, а метод за архивиране за документирания процес на съхранение. Възможно е организацията да се нуждае и от двете.

Контролен списък за предаване в нестопанска организация

1. Пребройте акаунтите и мрежите. SocialGuardian посочва осем мрежи: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch и Pinterest. Прегледайте поддържаните мрежи
2. Изберете модел. Изберете SocialGuardian за автоматично архивиране, вграден експорт за Instagram или Facebook или Google Takeout за продукти на Google. Прегледайте периодичността
3. Съобразете плана с обхвата. Solo Guard е $19/месец за един акаунт, Creator Shield е $49/месец за до три, а Business Shield е с цена по заявка. Прегледайте цените
4. Задайте права за архива. Използвайте достъп само за преглед или коментиране, или роля в споделен диск. Прегледайте контролите
5. Запишете условията и тествайте извличането. Нека човек, различен от първоначалния доброволец, намери и отвори представителен архив.

Често задавани въпроси