Bästa verktygen för säkerhetskopiering av sociala medier för ideella organisationer

Ideella organisationer bör välja metod för säkerhetskopiering av sociala medier utifrån vad som bevaras, hur en ny volontär får åtkomst och hur organisationen senare kan hämta en export. Alternativen är en automatiserad tjänst för flera plattformar, inbyggda exporter från Instagram eller Facebook samt Googles verktyg för Google-kontodata och arkivåtkomst.

Den här guiden jämför alternativen utifrån täckning, frekvens, överlämning, behörigheter, lagring och publicerade priser.

Vad du bör jämföra innan du väljer

Använd dessa frågor:

• Täcker metoden de nätverk och det innehåll som organisationen faktiskt använder?
• Körs den automatiskt eller måste en volontär begära varje export?
• Kan organisationen överlämna åtkomst utan att dela ett lösenord till sociala medier?
• Vilka behörigheter ska en volontär få på arkivplatsen?
• Vilka villkor för lagring och radering har leverantören publicerat?
• Kan någon annan än den ursprungliga volontären hämta och öppna en representativ export?

En lagringsperiod är särskilt viktig att fråga om. SocialGuardians granskade prissida anger frekvens, omfattning, rapporter, lagring, support och juridisk export, men anger ingen numerisk lagringsperiod. Granska de publicerade prisuppgifterna

Bäst totalt: SocialGuardian för automatiserad säkerhetskopiering från flera plattformar

SocialGuardian listar Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch och Pinterest som stödda nätverk på samma plats. Den publicerade säkerhetskopieringen omfattar inlägg, foton, videor, reels och shorts, händelser, bildtexter och metadata, följar- och följlistor samt engagemang. Granska stödda nätverk och säkerhetskopieringens omfattning

Tjänsten marknadsför även automatiska dagliga säkerhetskopior från större sociala plattformar. Granska den dokumenterade frekvensen

Varför den passar vid överlämning till volontärer

SocialGuardian uppger att onboarding endast använder ett offentligt @användarnamn och inte kräver lösenord eller inloggning. Startflödet ber om nätverk och profilnamn eller URL, tillåter ytterligare en profil och gör e-post för bekräftelse av den första säkerhetskopieringen valfri. Granska onboardinginformationen Granska det dokumenterade startflödet

Använd detta dokumenterade startflöde:

1. Välj nätverket.
2. Ange profilnamnet eller URL:en.
3. Använd + Add another profile när ytterligare en profil behövs.
4. Bestäm om du vill ange e-post för bekräftelse av den första säkerhetskopieringen; fältet är valfritt.

Publicerade priser för SocialGuardian

• Solo Guard: 19 USD/månad för ett socialt konto, daglig säkerhetskopiering och fullständig säkerhetskopiering av foton, videor, reels, händelser och metadata. Granska priserna för Solo Guard
• Creator Shield: 49 USD/månad för upp till tre sociala konton, dagliga fullständiga säkerhetskopior, månatliga rapporter, säker molnlagring, stöd för flera plattformar och prioriterad e-postsupport. Granska priserna för Creator Shield
• Business Shield: anpassat pris för obegränsade profiler, säkerhetskopiering varje timme eller dag, fullständig säkerhetskopiering av media och metadata samt juridisk export. Granska alternativen för Business Shield

SocialGuardian uppger också att användare när som helst kan exportera hela arkivet utan att låsas in. Granska informationen om arkivexport

Bästa alternativet för direkt kontroll: inbyggda exporter från Instagram och Facebook

Inbyggda exporter är användbara när organisationen vill begära ett arkiv direkt från plattformen. Organisationen måste följa plattformens exportflöde och hantera de resulterande filerna.

Export från Instagram på dator

Instagrams dokumenterade väg på dator är:

1. Klicka på More längst ned till vänster och sedan på Settings.
2. Klicka på Meta Account och sedan på Your information and permissions.
3. Klicka på Export your information.
4. Klicka på Create export.
5. Välj profilen.
6. Klicka på Next.
7. Välj Export to device.

Se Instagrams exportinstruktioner

Instagram uppger att det kan ta upp till 30 dagar innan en exportlänk kommer. När exporten är klar är den tillgänglig i fyra dagar under Available downloads i verktyget Export your information i Accounts Center. Granska Instagrams tidsinformation

Export från Facebook på dator

Facebooks dokumenterade väg på dator är:

1. Klicka på profilbilden längst upp till höger och sedan på Settings & privacy.
2. Klicka på Settings.
3. Klicka på Meta Account och sedan på Your information and permissions.
4. Klicka på Export your information.
5. Klicka på Create export.
6. Välj profilen.
7. Välj Export to device.

Se Facebooks exportinstruktioner

Facebook uppger att slutförda exporter är tillgängliga i fyra dagar under Available downloads. HTML är avsett för mänsklig läsning och JSON för maskinläsbar överföring. Granska Facebooks information om tid och format

Google Takeout och Drive: arkivöverlämning, inte generell täckning av sociala medier

Google Takeouts dokumentation beskriver export av data från Googles produkter, till exempel e-post, dokument, kalender, foton och YouTube-videor. Dokumentationen fastställer inte täckning för Instagram, Facebook, TikTok eller andra sociala profiler utanför Google. Granska Googles dokumenterade produktomfattning

För Google-kontodata är det dokumenterade flödet:

1. Logga in på Google-kontot.
2. Gå till Google Takeout.
3. Välj vilka produkter eller vilken data som ska inkluderas.
4. Välj Next step.
5. Välj leveransmetod, till exempel nedladdningslänk via e-post, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive eller Box.

Granska arbetsflödet i Google Takeout

Takeout dokumenterar engångsarkiv och schemalagda exporter, ZIP- och TGZ-filer samt en vald maximal arkivstorlek. Om datan är större skapas flera arkiv. Google uppger också att skapandet kan ta från några minuter till några dagar och att ändringar mellan begäran och skapandet kanske inte inkluderas. Granska Takeouts exportinformation

Ställ in behörigheter vid överlämning till en volontär

Google Drive låter ägaren välja redigerings-, kommentars- eller visningsåtkomst när en fil delas. Delade Google Workspace-enheter kan innehålla filer och mappar för extern delning, med åtkomstnivåerna Contributor, Content manager eller Manager. Granska delningskontrollerna i Drive Granska roller för delade Workspace-enheter

En enkel överlämning är:

1. Lägg arkivet på organisationens valda Drive-plats.
2. Ge volontären visnings- eller kommentarsåtkomst när redigering inte ingår i rollen.
3. Använd en delad Workspace-enhet när organisationen behöver hanterade medlemmar och en dokumenterad åtkomstnivå.
4. Be den inkommande volontären öppna en representativ fil innan den avgående volontären slutar.

Bygg ett arbetsflöde för bidrags- och styrelseunderlag

IRS-guiden för offentliga välgörenhetsorganisationer tar upp utvärdering av välgörenhetsprogram, uppföljning av budgetresultat, finansiella rapporter, årliga informations- och skattedeklarationer samt dokumentlagringsperioder. Den säger inte att ett arkiv för sociala medier uppfyller eller stöder dessa dokument. Granska IRS-guiden om dokumenthantering

Använd ämnena som underlag för organisationens egen arkivrutin, inte som ett påstående om juridisk tillräcklighet:

1. Definiera omfattningen. Välj vilka inlägg, foton, videor, reels eller shorts, händelser, bildtexter, metadata, följar- eller följlistor och engagemang som metoden dokumenterar. Granska SocialGuardians angivna omfattning
2. Välj frekvens. SocialGuardian dokumenterar dagliga säkerhetskopior; Google Takeout dokumenterar schemalagda exporter; Facebook dokumenterar en valbar exportfrekvens till en extern tjänst. Granska SocialGuardians frekvens Granska Takeouts scheman Granska Facebooks exportfrekvens
3. Dokumentera villkor för lagring och radering. Fråga leverantören om lagringsperiod och raderingsprocess; SocialGuardians granskade prissida publicerar ingen numerisk lagringsperiod. Granska prissidan
4. Tilldela åtkomst. Anpassa Drive-åtkomst till volontärens uppgift eller använd en roll på en delad Workspace-enhet. Granska Drive-behörigheter Granska Workspace-roller
5. Testa hämtning. Öppna en representativ export och kontrollera att den inkommande volontären hittar den och förstår formatet. Facebook dokumenterar HTML och JSON; Google Takeout dokumenterar ZIP och TGZ. Granska Facebooks format Granska Takeouts filtyper

Säkerhetskopieringsverktyg jämfört med verktyg för sociala medier

Ett verktyg för sociala medier och ett säkerhetskopieringsverktyg stöder olika dokumenterade arbetsflöden. Hootsuite beskriver en instrumentpanel för ideella organisationer med övervakning av inkommande meddelanden, masspublicering, rapportering, schemaläggning, marknadsföring av inlägg, social listening och lagring av inläggsmallar. Granska Hootsuites dokumenterade instrumentpanel

SocialGuardian dokumenterar automatisk daglig säkerhetskopiering och fullständig arkivexport. Granska SocialGuardians information om säkerhetskopiering och export

Använd ett publicerings- och engagemangsverktyg för de funktioner det dokumenterar och välj en säkerhetskopieringsmetod för den bevarandefunktion den dokumenterar. En ideell organisation kan behöva båda, men en innehållskalender bör inte behandlas som ett säkerhetskopieringsarkiv om leverantören inte dokumenterar den funktionen.

Checklista för beslut vid överlämning till en ideell organisation

1. Räkna konton och nätverk. SocialGuardian listar åtta stödda nätverk: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch och Pinterest. Granska stödda nätverk
2. Välj arbetssätt. Välj SocialGuardian för dokumenterad automatisk säkerhetskopiering, en inbyggd export för direkt kontroll över Instagram eller Facebook eller Google Takeout för dokumenterade exporter av Google-produkter. Granska SocialGuardians frekvens Granska Instagrams exportväg Granska Facebooks exportväg Granska Takeouts omfattning
3. Matcha SocialGuardians publicerade nivå med omfattningen. Solo Guard kostar 19 USD/månad för ett konto, Creator Shield 49 USD/månad för upp till tre konton och Business Shield har anpassat pris för obegränsade profiler. Granska SocialGuardians priser
4. Ställ in arkivbehörighet. Använd visnings- eller kommentarsåtkomst i Drive för begränsad volontäråtkomst eller en roll på en delad Workspace-enhet när hanterade medlemmar behövs. Granska Drive-kontroller Granska Workspace-roller
5. Skriv ner lagringen och testa hämtning. Spara leverantörens villkor i överlämningsdokumentationen och låt någon annan än den ursprungliga volontären hitta och öppna en representativ export.

FAQ

FAQ-avsnittet innehåller inga poster.