Najlepsze narzędzia do tworzenia kopii zapasowych mediów społecznościowych dla organizacji non-profit

Organizacje non-profit powinny wybierać metodę tworzenia kopii zapasowych mediów społecznościowych na podstawie zakresu danych, sposobu przekazania dostępu nowemu wolontariuszowi oraz możliwości późniejszego odzyskania eksportu. Dostępne opcje to automatyczna usługa obsługująca wiele platform, natywne eksporty z Instagrama lub Facebooka oraz narzędzia Google do danych konta Google i dostępu do archiwum.

Ten przewodnik porównuje te opcje pod względem zakresu, częstotliwości, przekazania dostępu, uprawnień, retencji, usuwania danych i opublikowanych kosztów.

Co porównać przed wyborem

Zadaj następujące pytania:

• Czy metoda obejmuje sieci i treści faktycznie używane przez organizację?
• Czy działa automatycznie, czy wolontariusz musi zamawiać każdy eksport?
• Czy można przekazać dostęp bez udostępniania hasła do mediów społecznościowych?
• Jakie uprawnienia powinien otrzymać wolontariusz w lokalizacji archiwum?
• Jakie warunki przechowywania i usuwania danych opublikował dostawca?
• Czy ktoś inny niż pierwotny wolontariusz może pobrać i otworzyć przykładowy eksport?

Szczególnie ważny jest okres przechowywania. Przejrzana strona cenowa SocialGuardian wymienia częstotliwość, zakres, raporty, miejsce na dane, pomoc i eksport prawny, ale nie podaje konkretnego okresu retencji. Sprawdź opublikowane szczegóły cenowe

Najlepsza opcja ogólna: SocialGuardian do automatycznych kopii zapasowych z wielu platform

SocialGuardian obsługuje Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch i Pinterest. Zakres kopii obejmuje posty, zdjęcia, filmy, rolki i shorty, relacje, podpisy i metadane, listy obserwujących i obserwowanych oraz zaangażowanie. Sprawdź obsługiwane sieci i zakres kopii

Usługa oferuje także automatyczne codzienne kopie zapasowe głównych platform społecznościowych. Sprawdź opisaną częstotliwość kopii

Dlaczego sprawdza się przy przekazaniu obowiązków wolontariuszom

SocialGuardian informuje, że konfiguracja wymaga wyłącznie publicznej nazwy @użytkownika i nie wymaga hasła ani logowania. Formularz rozpoczęcia prosi o wybór sieci oraz nazwę lub adres profilu, pozwala dodać kolejny profil, a adres e-mail do potwierdzenia pierwszej kopii jest opcjonalny. Sprawdź informacje o konfiguracji Sprawdź opisany proces rozpoczęcia

Opisany proces wygląda następująco:

1. Wybierz sieć.
2. Wpisz nazwę użytkownika lub adres profilu.
3. Użyj opcji + Add another profile, jeśli potrzebny jest kolejny profil.
4. Zdecyduj, czy podać e-mail do potwierdzenia pierwszej kopii; pole jest opcjonalne.

Opublikowane ceny SocialGuardian

• Solo Guard: 19 USD miesięcznie za jedno konto społecznościowe, codzienną kopię danych oraz pełną kopię zdjęć, filmów, rolek, relacji i metadanych. Sprawdź cenę Solo Guard
• Creator Shield: 49 USD miesięcznie za maksymalnie trzy konta, codzienne pełne kopie, comiesięczne raporty, bezpieczne przechowywanie w chmurze, obsługę wielu platform i priorytetową pomoc e-mail. Sprawdź cenę Creator Shield
• Business Shield: cena ustalana indywidualnie za nieograniczoną liczbę profili, kopie godzinowe lub codzienne, pełne kopie multimediów i metadanych oraz eksport prawny. Sprawdź opcje Business Shield

SocialGuardian informuje również, że użytkownicy mogą w dowolnym momencie wyeksportować całe archiwum. Sprawdź informacje o eksporcie archiwum

Najlepsza opcja bezpośredniej kontroli: natywne eksporty z Instagrama i Facebooka

Natywne eksporty są przydatne, gdy organizacja chce zamówić archiwum bezpośrednio na platformie. Wymagają przejścia przez proces eksportu platformy i samodzielnego zarządzania otrzymanymi plikami.

Eksport z Instagrama na komputerze

1. Kliknij More w lewym dolnym rogu, a następnie Settings.
2. Kliknij Meta Account, a następnie Your information and permissions.
3. Kliknij Export your information.
4. Kliknij Create export.
5. Wybierz profil.
6. Kliknij Next.
7. Wybierz Export to device.

Sprawdź instrukcje eksportu Instagrama

Instagram informuje, że otrzymanie linku do eksportu może potrwać do 30 dni. Po przygotowaniu eksport jest dostępny przez cztery dni w sekcji Available downloads. Sprawdź informacje o terminach Instagrama

Eksport z Facebooka na komputerze

1. Kliknij zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu, a następnie Settings & privacy.
2. Kliknij Settings.
3. Kliknij Meta Account, a następnie Your information and permissions.
4. Kliknij Export your information.
5. Kliknij Create export.
6. Wybierz profil.
7. Wybierz Export to device.

Sprawdź instrukcje eksportu Facebooka

Facebook informuje, że ukończone eksporty są dostępne przez cztery dni. Dostępne są formaty HTML do przeglądania oraz JSON do transferu maszynowego. Sprawdź informacje o terminach i formatach Facebooka

Google Takeout i Drive: przekazanie archiwum, a nie ogólny zakres mediów społecznościowych

Dokumentacja Google Takeout opisuje eksport danych używanych produktów Google, takich jak poczta, dokumenty, kalendarz, zdjęcia i filmy z YouTube. Nie potwierdza obsługi profili na Instagramie, Facebooku, TikToku ani innych niepowiązanych z Google platformach. Sprawdź opisany zakres produktów Google

Dla danych konta Google proces wygląda następująco:

1. Zaloguj się na konto Google.
2. Otwórz stronę Google Takeout.
3. Wybierz produkty lub dane do uwzględnienia.
4. Wybierz Next step.
5. Wybierz sposób dostarczenia, na przykład link e-mail, Dysk Google, Dropbox, Microsoft OneDrive lub Box.

Sprawdź proces Google Takeout

Takeout obsługuje jednorazowe archiwa i eksporty cykliczne, pliki ZIP i TGZ oraz wybrany maksymalny rozmiar archiwum. Jeśli dane przekraczają ten rozmiar, powstaje kilka archiwów. Google informuje też, że tworzenie może potrwać od kilku minut do kilku dni, a zmiany wprowadzone przed utworzeniem archiwum mogą nie zostać uwzględnione. Sprawdź szczegóły eksportu Takeout

Ustawianie uprawnień przy przekazaniu archiwum

Dysk Google pozwala nadać dostęp do edycji, komentowania lub wyświetlania. Dyski współdzielone Google Workspace obsługują poziomy Contributor, Content manager i Manager. Sprawdź ustawienia udostępniania Dysku Sprawdź role na dyskach współdzielonych

Prosta sekwencja przekazania:

1. Umieść archiwum w wybranej lokalizacji Dysku organizacji.
2. Nadaj wolontariuszowi dostęp tylko do wyświetlania lub komentowania, jeśli edycja nie należy do jego obowiązków.
3. Użyj dysku współdzielonego Workspace, gdy potrzebujesz zarządzanego członkostwa.
4. Poproś nowego wolontariusza o otwarcie przykładowego pliku przed odejściem poprzedniej osoby.

Zbuduj proces dowodowy na potrzeby grantów i zarządu

Przewodnik IRS dotyczący organizacji charytatywnych wymienia ocenę programów, monitorowanie budżetu, sprawozdania finansowe, roczne deklaracje oraz okresy przechowywania dokumentacji. Nie stwierdza, że archiwum mediów społecznościowych spełnia te wymagania. Sprawdź przewodnik IRS

Wykorzystaj te tematy do stworzenia własnej procedury archiwizacji:

1. Zdefiniuj zakres. Wybierz posty, zdjęcia, filmy, rolki, shorty, relacje, podpisy, metadane, listy obserwujących i obserwowanych oraz zaangażowanie. Sprawdź zakres SocialGuardian
2. Wybierz częstotliwość. SocialGuardian opisuje codzienne kopie, Google Takeout eksporty cykliczne, a Facebook wybieraną częstotliwość eksportu do usługi zewnętrznej. Sprawdź częstotliwość SocialGuardian Sprawdź harmonogramy Takeout Sprawdź częstotliwość eksportu Facebooka
3. Zapisz warunki retencji i usuwania. Zapytaj dostawcę o okres przechowywania i proces usuwania; przejrzana strona cenowa SocialGuardian nie podaje konkretnego okresu retencji. Sprawdź stronę cenową
4. Przypisz dostęp. Dopasuj dostęp do edycji, komentowania lub wyświetlania do obowiązków wolontariusza albo użyj roli na dysku współdzielonym. Sprawdź uprawnienia Dysku Sprawdź role Workspace
5. Przetestuj odzyskiwanie. Otwórz przykładowy eksport i sprawdź, czy nowy wolontariusz potrafi go znaleźć i rozumie jego format. Facebook opisuje HTML i JSON, a Google Takeout ZIP i TGZ. Sprawdź formaty Facebooka Sprawdź typy plików Takeout

Narzędzie do kopii zapasowych a menedżer mediów społecznościowych

Menedżer mediów społecznościowych i narzędzie do kopii zapasowych obsługują różne procesy. Hootsuite opisuje panel dla organizacji non-profit do monitorowania wiadomości, tworzenia postów, raportowania, planowania, promowania postów, nasłuchiwania i przechowywania szablonów. Sprawdź panel Hootsuite

SocialGuardian opisuje automatyczne codzienne kopie oraz pełny eksport archiwum. Sprawdź informacje o kopiach i eksporcie SocialGuardian

Narzędzie do publikowania i angażowania odbiorców należy wykorzystywać zgodnie z udokumentowanymi funkcjami, a metodę tworzenia kopii dobierać do udokumentowanego procesu zachowywania danych. Organizacja może potrzebować obu rozwiązań, ale kalendarza treści nie należy traktować jako archiwum, jeśli dostawca nie opisuje takiej funkcji.

Lista kontrolna przekazania dla organizacji non-profit

1. Policz konta i sieci. SocialGuardian wymienia osiem obsługiwanych sieci: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch i Pinterest. Sprawdź obsługiwane sieci
2. Wybierz model działania. Wybierz SocialGuardian dla automatycznych kopii, natywny eksport dla bezpośredniej kontroli Instagrama lub Facebooka albo Google Takeout dla eksportów produktów Google. Sprawdź częstotliwość SocialGuardian Sprawdź eksport Instagrama Sprawdź eksport Facebooka Sprawdź zakres Takeout
3. Dopasuj plan SocialGuardian do zakresu. Solo Guard kosztuje 19 USD miesięcznie za jedno konto, Creator Shield 49 USD za maksymalnie trzy konta, a Business Shield ma cenę indywidualną dla nieograniczonej liczby profili. Sprawdź ceny SocialGuardian
4. Ustaw uprawnienia archiwum. Użyj dostępu tylko do wyświetlania lub komentowania albo roli na dysku współdzielonym. Sprawdź ustawienia Dysku Sprawdź role Workspace
5. Zapisz retencję i wykonaj test odzyskiwania. Zachowaj warunki dostawcy w dokumentacji przekazania, a następnie poproś inną osobę o znalezienie i otwarcie przykładowego eksportu.

FAQ