非營利組織最佳社群媒體備份工具

非營利組織應根據備份方法能保存的內容、新志工如何取得存取權，以及組織日後如何取得匯出檔案來選擇社群媒體備份方式。實際選項包括自動化多平台服務、Instagram 或 Facebook 原生匯出，以及用於 Google 帳戶資料與封存存取的 Google 工具。

本指南依據涵蓋範圍、備份頻率、交接、權限、保存期限、刪除政策與公開價格比較這些選項。

選擇前應比較哪些項目

請使用以下問題：

• 這種方法是否涵蓋非營利組織實際使用的網路與內容？
• 它會自動執行，還是志工必須逐次要求匯出？
• 組織能否在不分享社群密碼的情況下交接存取權？
• 志工在封存位置應獲得哪些權限？
• 供應商公開了哪些保存期限與刪除條款？
• 除了原志工之外，是否有人能取得並開啟具代表性的匯出檔案？

保存期限尤其值得確認。經檢視的 SocialGuardian 價格頁列出備份頻率、範圍、報告、儲存空間、支援與法律匯出，但未說明數字化的保存期限。查看公開價格詳細資訊

最佳整體方案：用 SocialGuardian 自動備份多個平台

SocialGuardian 在同一處列出 Instagram、TikTok、YouTube、X、Facebook、LinkedIn、Twitch 與 Pinterest 等支援網路。其公開備份範圍包括貼文、照片、影片、Reels 與 Shorts、限時動態、說明文字與中繼資料、粉絲與追蹤中清單，以及互動資料。查看支援的網路與備份範圍

它也宣稱會在主要社群平台上自動每日備份。查看記載的備份頻率

為何適合志工交接

SocialGuardian 表示啟用只需公開的 @帳號名稱，不需要密碼或登入。開始流程會要求選擇網路與個人檔案帳號名稱或網址，也允許新增其他個人檔案，且首次備份確認電子郵件為選填。查看啟用說明 查看記載的開始流程

請使用以下記載的開始流程：

1. 選擇網路。
2. 輸入個人檔案帳號名稱或網址。
3. 需要新增個人檔案時，使用 + Add another profile。
4. 決定是否提供首次備份確認用的電子郵件；此欄位為選填。

公開的 SocialGuardian 價格

• **Solo Guard：**每月 $19，支援一個社群帳號、每日資料備份，以及照片、影片、Reels、限時動態與中繼資料的完整備份。查看 Solo Guard 價格
• **Creator Shield：**每月 $49，最多支援三個社群帳號、每日完整備份、每月備份報告、安全雲端儲存空間、多平台支援與優先電子郵件支援。查看 Creator Shield 價格
• **Business Shield：**自訂價格，支援不限數量的個人檔案、每小時或每日備份、完整媒體與中繼資料備份，以及法律匯出。查看 Business Shield 方案

SocialGuardian 也表示使用者可隨時匯出完整封存資料，不受綁定限制。查看封存匯出說明

最佳直接控制方案：Instagram 與 Facebook 原生匯出

當非營利組織希望直接向平台要求封存資料時，原生匯出很實用。組織必須依照平台的匯出流程操作，並管理產生的檔案。

Instagram 桌面版匯出步驟

Instagram 記載的桌面版路徑如下：

1. 點選左下角的 More，再點選 Settings。
2. 點選 Meta Account，再點選 Your information and permissions。
3. 點選 Export your information。
4. 點選 Create export。
5. 選取個人檔案。
6. 點選 Next。
7. 選取 Export to device。

查看 Instagram 匯出說明

Instagram 表示匯出連結可能需要最多 30 天才會送達。準備完成後，匯出檔案會在帳號中心「Export your information」工具的「Available downloads」區段保留四天。查看 Instagram 的時間說明

Facebook 桌面版匯出步驟

Facebook 記載的桌面版路徑如下：

1. 點選右上角的個人檔案圖片，再點選 Settings & privacy。
2. 點選 Settings。
3. 點選 Meta Account，再點選 Your information and permissions。
4. 點選 Export your information。
5. 點選 Create export。
6. 選取個人檔案。
7. 選取 Export to device。

查看 Facebook 匯出說明

Facebook 表示完成的匯出檔案會在「Available downloads」中提供四天。它也說明 HTML 適合人類檢視，JSON 適合機器可讀的傳輸。查看 Facebook 的時間與格式說明

Google Takeout 與 Drive：封存交接，而非一般社群涵蓋範圍

Google Takeout 的文件說明可匯出使用者所使用之 Google 產品的資料，例如電子郵件、文件、日曆、相片與 YouTube 影片。該文件並未證實涵蓋 Instagram、Facebook、TikTok 或其他非 Google 社群個人檔案。查看 Google 記載的產品範圍

對於 Google 帳戶資料，記載的流程如下：

1. 登入 Google 帳戶。
2. 前往 Google Takeout 頁面。
3. 選取要納入的產品或資料。
4. 選取 Next step。
5. 選擇傳送方式，例如以電子郵件寄送下載連結、Google Drive、Dropbox、Microsoft OneDrive 或 Box。

查看 Google Takeout 工作流程

Takeout 說明一次性封存與排程匯出、ZIP 與 TGZ 檔案，以及可選擇的封存檔最大大小。若資料超過該大小，系統會建立多個封存檔。Google 也表示建立封存檔可能需要幾分鐘到幾天，而在提出要求至建立封存檔期間所做的變更可能不會納入。查看 Takeout 匯出詳情

設定志工交接權限

Google Drive 允許擁有者在分享檔案時選擇編輯、留言或僅檢視權限。Google Workspace 共用雲端硬碟可包含供外部分享的檔案與資料夾，並為成員指定參與者、內容管理員或管理員存取層級。查看 Drive 分享控制項 查看 Workspace 共用雲端硬碟角色

簡單的交接順序如下：

1. 將封存檔放入組織選定的 Drive 位置。
2. 若職責不包括編輯，請提供志工僅檢視或留言權限。
3. 若組織需要管理成員資格及其中一種記載的共用雲端硬碟存取層級，請使用 Workspace 共用雲端硬碟。
4. 在原志工離開前，請接任志工開啟一個具代表性的檔案。

建立補助金與董事會證據工作流程

IRS 公益慈善指南將評估慈善計畫、監控預算結果、準備財務報表、準備年度資訊與稅務申報，以及保存紀錄期限列為紀錄保存主題。該指南並未表示社群媒體封存資料符合或支援這些紀錄。查看 IRS 紀錄保存指南

請將這些主題作為非營利組織制定自身封存程序的提示，而不是法律充分性的主張：

1. 定義範圍。 選擇所使用方法記錄的貼文、照片、影片、Reels 或 Shorts、限時動態、說明文字、中繼資料、粉絲或追蹤中清單，以及互動資料。查看 SocialGuardian 列出的範圍
2. 選擇頻率。 SocialGuardian 記載每日備份；Google Takeout 記載排程匯出；Facebook 記載可選擇的外部服務匯出頻率。查看 SocialGuardian 的頻率 查看 Takeout 排程 查看 Facebook 的匯出頻率
3. 記錄保存與刪除條款。 向供應商詢問保存期限與刪除流程；經檢視的 SocialGuardian 價格頁未公開數字化保存期限。查看價格頁
4. 分配存取權。 依志工工作內容匹配 Drive 的編輯、留言或僅檢視權限，或使用 Workspace 共用雲端硬碟角色。查看 Drive 權限 查看 Workspace 角色
5. 測試取得資料。 開啟具代表性的匯出檔案，確認接任志工能找到檔案並理解其格式。Facebook 記載 HTML 與 JSON；Google Takeout 記載 ZIP 與 TGZ。查看 Facebook 格式 查看 Takeout 檔案類型

備份工具與社群媒體管理工具

社群媒體管理工具與備份工具處理的是不同的記載工作流程。Hootsuite 說明非營利組織儀表板可用於監控收到的訊息、批次撰寫、報告、排程、推廣貼文、社群聆聽，以及儲存貼文範本。查看 Hootsuite 記載的儀表板

SocialGuardian 說明自動每日備份與完整封存匯出。查看 SocialGuardian 的備份與匯出說明

請將發布與互動工具用於其所記載的功能，並根據備份方法所記載的保存流程來選擇備份方法。非營利組織可能需要兩者，但除非供應商說明內容行事曆具備該功能，否則不應將其視為備份封存資料。

非營利組織交接決策清單

1. 統計帳號與網路。 SocialGuardian 在同一處列出八個支援網路：Instagram、TikTok、YouTube、X、Facebook、LinkedIn、Twitch 與 Pinterest。查看支援的網路
2. 選擇運作模式。 依序選擇 SocialGuardian 的記載自動備份、直接控制 Instagram 或 Facebook 的原生匯出，或記載用於 Google 產品匯出的 Google Takeout。查看 SocialGuardian 的頻率 查看 Instagram 匯出路徑 查看 Facebook 匯出路徑 查看 Takeout 範圍
3. 依範圍匹配公開的 SocialGuardian 方案。 Solo Guard 每月 $19、支援一個帳號；Creator Shield 每月 $49、最多支援三個帳號；Business Shield 為不限數量個人檔案的自訂價格。查看 SocialGuardian 價格
4. 設定封存權限。 需要有限志工存取時，使用 Drive 僅檢視或留言權限；需要管理成員資格時，使用 Workspace 共用雲端硬碟角色。查看 Drive 控制項 查看 Workspace 角色
5. 記錄保存期限並執行取得測試。 將供應商載明的條款與交接紀錄一同保存，然後請原志工以外的人員找到並開啟具代表性的匯出檔案。

常見問題