องค์กรไม่แสวงหากำไรควรเลือกวิธีสำรองข้อมูลโซเชียลมีเดียจากสิ่งที่วิธีนั้นเก็บรักษาไว้ วิธีที่อาสาสมัครคนใหม่จะได้รับสิทธิ์เข้าถึง และวิธีที่องค์กรจะเรียกดูไฟล์ส่งออกในภายหลัง ตัวเลือกที่ใช้งานได้จริง ได้แก่ บริการอัตโนมัติที่รองรับหลายแพลตฟอร์ม การส่งออกข้อมูลจาก Instagram หรือ Facebook โดยตรง และเครื่องมือของ Google สำหรับข้อมูลบัญชี Google และการเข้าถึงคลังข้อมูล

คู่มือนี้เปรียบเทียบตัวเลือกเหล่านี้ตามความครอบคลุม ความถี่ การส่งต่องาน สิทธิ์ ความรอบคอบด้านการเก็บรักษา และค่าใช้จ่ายที่เผยแพร่

สิ่งที่ควรเปรียบเทียบก่อนเลือก

ใช้คำถามเหล่านี้:

  • วิธีนี้รองรับเครือข่ายและเนื้อหาที่องค์กรใช้จริงหรือไม่
  • ระบบทำงานอัตโนมัติหรืออาสาสมัครต้องขอไฟล์ส่งออกทุกครั้ง
  • องค์กรสามารถส่งต่อสิทธิ์เข้าถึงโดยไม่ต้องแบ่งปันรหัสผ่านโซเชียลได้หรือไม่
  • อาสาสมัครควรได้รับสิทธิ์ใดในตำแหน่งจัดเก็บคลังข้อมูล
  • ผู้ให้บริการเผยแพร่เงื่อนไขการเก็บรักษาและการลบข้อมูลไว้อย่างไร
  • คนที่ไม่ใช่อาสาสมัครเดิมสามารถเรียกดูและเปิดไฟล์ส่งออกตัวอย่างได้หรือไม่

ระยะเวลาเก็บรักษาเป็นเรื่องสำคัญที่ควรถามเป็นพิเศษ หน้าราคาของ SocialGuardian ที่ตรวจสอบระบุความถี่ ขอบเขต รายงาน พื้นที่จัดเก็บ การสนับสนุน และการส่งออกเพื่อกฎหมาย แต่ไม่ได้ระบุระยะเวลาเก็บรักษาเป็นตัวเลข ตรวจสอบรายละเอียดราคาที่เผยแพร่

SocialGuardian ระบุว่ามีการสำรองข้อมูลหลายแพลตฟอร์มทุกวันและเริ่มต้นใช้งานด้วย @handle เท่านั้น เริ่มต้นด้วยเครือข่ายและแฮนเดิลโปรไฟล์สาธารณะแทนรหัสผ่านโซเชียล ตั้งค่า SocialGuardian

ตัวเลือกโดยรวมที่ดีที่สุด: SocialGuardian สำหรับการสำรองข้อมูลหลายแพลตฟอร์มอัตโนมัติ

SocialGuardian ระบุ Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch และ Pinterest เป็นเครือข่ายที่รองรับในที่เดียว ขอบเขตการสำรองข้อมูลที่เผยแพร่ครอบคลุมโพสต์ รูปภาพ วิดีโอ รีลและชอร์ต สตอรี่ คำบรรยายและข้อมูลเมตา รายชื่อผู้ติดตามและบัญชีที่ติดตาม รวมถึงการมีส่วนร่วม ตรวจสอบเครือข่ายและขอบเขตการสำรองข้อมูลที่รองรับ

นอกจากนี้ยังระบุว่ามีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติทุกวันในแพลตฟอร์มโซเชียลหลัก ตรวจสอบความถี่การสำรองข้อมูลที่ระบุไว้

เหตุผลที่เหมาะกับการส่งต่องานให้อาสาสมัคร

SocialGuardian ระบุว่าการเริ่มต้นใช้งานใช้เพียง @handle สาธารณะ และไม่ต้องใช้รหัสผ่านหรือการเข้าสู่ระบบ ขั้นตอนเริ่มต้นให้เลือกเครือข่ายและแฮนเดิลหรือ URL ของโปรไฟล์ เพิ่มโปรไฟล์อื่นได้ และช่องอีเมลสำหรับยืนยันการสำรองข้อมูลครั้งแรกเป็นตัวเลือกเสริม ตรวจสอบข้อความเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน ตรวจสอบขั้นตอนเริ่มต้นใช้งาน

ใช้ขั้นตอนเริ่มต้นใช้งานที่ระบุไว้ดังนี้:

  1. เลือกเครือข่าย
  2. ป้อนแฮนเดิลหรือ URL ของโปรไฟล์
  3. ใช้ + Add another profile เมื่อจำเป็นต้องเพิ่มโปรไฟล์
  4. ตัดสินใจว่าจะระบุอีเมลเพื่อรับการยืนยันการสำรองข้อมูลครั้งแรกหรือไม่ โดยช่องนี้เป็นตัวเลือกเสริม

ราคาของ SocialGuardian ที่เผยแพร่

  • Solo Guard: $19/เดือน สำหรับบัญชีโซเชียลหนึ่งบัญชี การสำรองข้อมูลรายวัน และการสำรองรูปภาพ วิดีโอ รีล สตอรี่ และข้อมูลเมตาแบบเต็มรูปแบบ ตรวจสอบราคา Solo Guard
  • Creator Shield: $49/เดือน สำหรับบัญชีโซเชียลสูงสุดสามบัญชี การสำรองข้อมูลเต็มรูปแบบรายวัน รายงานการสำรองข้อมูลรายเดือน พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัย การรองรับหลายแพลตฟอร์ม และการสนับสนุนทางอีเมลแบบเร่งด่วน ตรวจสอบราคา Creator Shield
  • Business Shield: ราคากำหนดเองสำหรับโปรไฟล์ไม่จำกัด การสำรองข้อมูลรายชั่วโมงหรือรายวัน การสำรองสื่อและข้อมูลเมตาแบบเต็มรูปแบบ และการส่งออกเพื่อกฎหมาย ตรวจสอบตัวเลือก Business Shield

SocialGuardian ยังระบุว่าผู้ใช้สามารถส่งออกคลังข้อมูลทั้งหมดได้ทุกเมื่อโดยไม่มีการผูกมัด ตรวจสอบข้อความเกี่ยวกับการส่งออกคลังข้อมูล

ส่งต่อการตั้งค่าที่มีเอกสารรองรับและใช้แฮนเดิลให้แก่อาสาสมัครคนถัดไป พร้อมการสำรองข้อมูลรายวันและคลังข้อมูลที่ส่งออกได้ เริ่มการสำรองข้อมูลด้วย SocialGuardian

ตัวเลือกที่ควบคุมโดยตรงได้ดีที่สุด: การส่งออกจาก Instagram และ Facebook โดยตรง

การส่งออกโดยตรงเหมาะเมื่อองค์กรต้องการขอคลังข้อมูลจากแพลตฟอร์มเอง โดยองค์กรต้องทำตามขั้นตอนส่งออกของแพลตฟอร์มและจัดการไฟล์ที่ได้

ขั้นตอนส่งออก Instagram บนเดสก์ท็อป

เส้นทางที่ Instagram ระบุบนเดสก์ท็อปคือ:

  1. คลิก More ที่ด้านซ้ายล่าง แล้วคลิก Settings
  2. คลิก Meta Account แล้วคลิก Your information and permissions
  3. คลิก Export your information
  4. คลิก Create export
  5. เลือกโปรไฟล์
  6. คลิก Next
  7. เลือก Export to device

ตรวจสอบคำแนะนำการส่งออกของ Instagram

Instagram ระบุว่าลิงก์ส่งออกอาจใช้เวลาถึง 30 วันจึงจะมาถึง เมื่อพร้อมแล้ว ไฟล์ส่งออกจะยังพร้อมให้ดาวน์โหลดเป็นเวลา 4 วันในส่วน Available downloads ของเครื่องมือ Export your information ใน Accounts Center ตรวจสอบคำแนะนำด้านระยะเวลาของ Instagram

ขั้นตอนส่งออก Facebook บนเดสก์ท็อป

เส้นทางที่ Facebook ระบุบนเดสก์ท็อปคือ:

  1. คลิกรูปโปรไฟล์ที่ด้านขวาบน แล้วคลิก Settings & privacy
  2. คลิก Settings
  3. คลิก Meta Account แล้วคลิก Your information and permissions
  4. คลิก Export your information
  5. คลิก Create export
  6. เลือกโปรไฟล์
  7. เลือก Export to device

ตรวจสอบคำแนะนำการส่งออกของ Facebook

Facebook ระบุว่าไฟล์ส่งออกที่เสร็จแล้วจะพร้อมให้ดาวน์โหลดเป็นเวลา 4 วันใน Available downloads นอกจากนี้ยังระบุรูปแบบ HTML สำหรับการดูโดยมนุษย์ และ JSON สำหรับการถ่ายโอนที่อ่านโดยเครื่องได้ ตรวจสอบคำแนะนำด้านระยะเวลาและรูปแบบของ Facebook

Google Takeout และ Drive: การส่งต่อคลังข้อมูล ไม่ใช่ความครอบคลุมโซเชียลทั่วไป

เอกสารของ Google Takeout อธิบายการส่งออกข้อมูลสำหรับผลิตภัณฑ์ Google ที่ผู้ใช้ใช้งาน โดยยกตัวอย่าง Email, Documents, Calendar, Photos และวิดีโอ YouTube เอกสารดังกล่าวไม่ได้ยืนยันว่าครอบคลุม Instagram, Facebook, TikTok หรือโปรไฟล์โซเชียลอื่นที่ไม่ใช่ของ Google ตรวจสอบขอบเขตผลิตภัณฑ์ที่ Google ระบุ

สำหรับข้อมูลบัญชี Google ขั้นตอนที่ระบุไว้คือ:

  1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google
  2. ไปที่หน้า Google Takeout
  3. เลือกผลิตภัณฑ์หรือข้อมูลที่จะรวม
  4. เลือก Next step
  5. เลือกวิธีจัดส่ง เช่น ลิงก์ดาวน์โหลดทางอีเมล Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive หรือ Box

ตรวจสอบขั้นตอนการทำงานของ Google Takeout

Takeout ระบุถึงคลังข้อมูลแบบครั้งเดียวและการส่งออกตามกำหนดเวลา ไฟล์ ZIP และ TGZ รวมถึงขนาดคลังข้อมูลสูงสุดที่เลือกได้ หากข้อมูลมีขนาดใหญ่กว่าที่กำหนด ระบบจะสร้างคลังข้อมูลหลายไฟล์ Google ยังระบุว่าการสร้างอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่นาทีถึงไม่กี่วัน และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างการส่งคำขอกับการสร้างคลังข้อมูลอาจไม่ถูกรวมไว้ ตรวจสอบรายละเอียดการส่งออกของ Takeout

ตั้งค่าสิทธิ์สำหรับการส่งต่องานให้อาสาสมัคร

Google Drive ให้เจ้าของเลือกสิทธิ์แก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือดูอย่างเดียวเมื่อแชร์ไฟล์ ไดรฟ์ที่แชร์ของ Google Workspace สามารถมีไฟล์และโฟลเดอร์สำหรับการแชร์ภายนอก โดยกำหนดระดับสิทธิ์ Contributor, Content manager หรือ Manager ให้สมาชิกได้ ตรวจสอบการควบคุมการแชร์ของ Drive ตรวจสอบบทบาทของไดรฟ์ที่แชร์ใน Workspace

ลำดับการส่งต่องานอย่างง่ายคือ:

  1. ใส่คลังข้อมูลไว้ในตำแหน่ง Drive ที่องค์กรเลือก
  2. ให้สิทธิ์ดูอย่างเดียวหรือแสดงความคิดเห็นแก่อาสาสมัครเมื่อบทบาทนั้นไม่จำเป็นต้องแก้ไข
  3. ใช้ไดรฟ์ที่แชร์ของ Workspace เมื่อองค์กรต้องการจัดการสมาชิกและใช้ระดับสิทธิ์ของไดรฟ์ที่แชร์ตามที่ระบุไว้
  4. ให้อาสาสมัครคนใหม่เปิดไฟล์ตัวอย่างก่อนอาสาสมัครคนเดิมออกจากบทบาท

สร้างกระบวนการจัดเก็บหลักฐานสำหรับทุนและคณะกรรมการ

คู่มือองค์กรการกุศลสาธารณะของ IRS ระบุหัวข้อด้านการเก็บบันทึก เช่น การประเมินโครงการการกุศล การติดตามผลด้านงบประมาณ การจัดทำงบการเงิน การจัดทำข้อมูลประจำปีและแบบแสดงรายการภาษี รวมถึงระยะเวลาเก็บรักษาบันทึก คู่มือนี้ไม่ได้ระบุว่าคลังข้อมูลโซเชียลมีเดียเป็นหรือสนับสนุนบันทึกเหล่านั้น ตรวจสอบคู่มือการเก็บบันทึกของ IRS

ใช้หัวข้อเหล่านี้เป็นแนวทางสำหรับขั้นตอนจัดเก็บคลังข้อมูลขององค์กรเอง ไม่ใช่การอ้างว่าเพียงพอตามกฎหมาย:

  1. กำหนดขอบเขต เลือกโพสต์ รูปภาพ วิดีโอ รีลหรือชอร์ต สตอรี่ คำบรรยาย ข้อมูลเมตา รายชื่อผู้ติดตามหรือบัญชีที่ติดตาม และการมีส่วนร่วมที่วิธีที่เลือกบันทึกไว้ ตรวจสอบขอบเขตที่ SocialGuardian ระบุ
  2. เลือกความถี่ SocialGuardian ระบุการสำรองข้อมูลรายวัน Google Takeout ระบุการส่งออกตามกำหนดเวลา และ Facebook ระบุความถี่การส่งออกไปยังบริการภายนอกที่เลือกได้ ตรวจสอบความถี่ของ SocialGuardian ตรวจสอบกำหนดเวลาของ Takeout ตรวจสอบความถี่การส่งออกของ Facebook
  3. บันทึกเงื่อนไขการเก็บรักษาและการลบ ขอระยะเวลาเก็บรักษาและกระบวนการลบจากผู้ให้บริการ โดยหน้าราคาของ SocialGuardian ที่ตรวจสอบไม่ได้เผยแพร่ระยะเวลาเก็บรักษาเป็นตัวเลข ตรวจสอบหน้าราคา
  4. กำหนดสิทธิ์เข้าถึง จับคู่สิทธิ์แก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือดูอย่างเดียวใน Drive กับงานของอาสาสมัคร หรือใช้บทบาทในไดรฟ์ที่แชร์ของ Workspace ตรวจสอบสิทธิ์ของ Drive ตรวจสอบบทบาทของ Workspace
  5. ทดสอบการเรียกดู เปิดไฟล์ส่งออกตัวอย่างและยืนยันว่าอาสาสมัครคนใหม่ค้นหาไฟล์และเข้าใจรูปแบบได้ Facebook ระบุรูปแบบ HTML และ JSON ส่วน Google Takeout ระบุ ZIP และ TGZ ตรวจสอบรูปแบบของ Facebook ตรวจสอบประเภทไฟล์ของ Takeout

เครื่องมือสำรองข้อมูลเทียบกับผู้จัดการโซเชียลมีเดีย

ผู้จัดการโซเชียลมีเดียและเครื่องมือสำรองข้อมูลรองรับกระบวนการทำงานที่แตกต่างกัน Hootsuite อธิบายแดชบอร์ดสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรที่ใช้ติดตามข้อความขาเข้า สร้างโพสต์จำนวนมาก รายงาน ตั้งเวลา โปรโมตโพสต์ รับฟังโซเชียล และจัดเก็บเทมเพลตโพสต์ ตรวจสอบแดชบอร์ดที่ Hootsuite ระบุ

SocialGuardian ระบุการสำรองข้อมูลอัตโนมัติทุกวันและการส่งออกคลังข้อมูลแบบเต็มรูปแบบ ตรวจสอบข้อความเกี่ยวกับการสำรองและการส่งออกของ SocialGuardian

ใช้เครื่องมือเผยแพร่และการมีส่วนร่วมตามฟังก์ชันที่มีการระบุไว้ และเลือกวิธีสำรองข้อมูลตามกระบวนการเก็บรักษาที่ระบุไว้ องค์กรไม่แสวงหากำไรอาจต้องใช้ทั้งสองอย่าง แต่ไม่ควรถือว่าปฏิทินเนื้อหาเป็นคลังสำรองข้อมูล เว้นแต่ผู้ให้บริการจะระบุว่ารองรับฟังก์ชันดังกล่าว

เช็กลิสต์การตัดสินใจสำหรับการส่งต่องานขององค์กรไม่แสวงหากำไร

  1. นับบัญชีและเครือข่าย SocialGuardian ระบุเครือข่ายที่รองรับแปดรายการในที่เดียว ได้แก่ Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch และ Pinterest ตรวจสอบเครือข่ายที่รองรับ
  2. เลือกรูปแบบการทำงาน เลือก SocialGuardian สำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่มีเอกสารรองรับ เลือกการส่งออกโดยตรงสำหรับการควบคุม Instagram หรือ Facebook หรือเลือก Google Takeout สำหรับการส่งออกผลิตภัณฑ์ Google ที่มีเอกสารรองรับ ตรวจสอบความถี่ของ SocialGuardian ตรวจสอบเส้นทางส่งออกของ Instagram ตรวจสอบเส้นทางส่งออกของ Facebook ตรวจสอบขอบเขตของ Takeout
  3. จับคู่ระดับ SocialGuardian กับขอบเขตที่เผยแพร่ Solo Guard ราคา $19/เดือนสำหรับหนึ่งบัญชี Creator Shield ราคา $49/เดือนสำหรับสูงสุดสามบัญชี และ Business Shield เป็นราคากำหนดเองสำหรับโปรไฟล์ไม่จำกัด ตรวจสอบราคา SocialGuardian
  4. ตั้งค่าสิทธิ์ในคลังข้อมูล ใช้สิทธิ์ดูอย่างเดียวหรือแสดงความคิดเห็นใน Drive สำหรับการเข้าถึงแบบจำกัดของอาสาสมัคร หรือใช้บทบาทในไดรฟ์ที่แชร์ของ Workspace เมื่อจำเป็นต้องจัดการสมาชิก ตรวจสอบการควบคุมของ Drive ตรวจสอบบทบาทของ Workspace
  5. บันทึกระยะเวลาเก็บรักษาและทดสอบการเรียกดู เก็บเงื่อนไขที่ผู้ให้บริการระบุไว้กับบันทึกการส่งต่องาน จากนั้นให้คนที่ไม่ใช่อาสาสมัครเดิมค้นหาและเปิดไฟล์ส่งออกตัวอย่าง

คำถามที่พบบ่อย

อย่าให้อาสาสมัครคนถัดไปต้องเริ่มต้นใหม่ เลือกความถี่ที่มีเอกสารรองรับ กำหนดสิทธิ์เข้าถึงคลังข้อมูล และทดสอบการเรียกดู เริ่มการสำรองข้อมูลด้วย SocialGuardian