Die besten Social-Media-Backup-Tools für gemeinnützige Organisationen

Gemeinnützige Organisationen sollten eine Methode zur Sicherung sozialer Medien danach auswählen, was sie bewahrt, wie neue Freiwillige Zugriff erhalten und wie die Organisation später einen Export abrufen kann. Praktische Optionen sind ein automatisierter plattformübergreifender Dienst, native Instagram- oder Facebook-Exporte sowie Google-Tools für Google-Kontodaten und den Archivzugriff.

Dieser Leitfaden vergleicht diese Optionen nach Abdeckung, Häufigkeit, Übergabe, Berechtigungen, Aufbewahrung und veröffentlichten Kosten.

Was Sie vor der Auswahl vergleichen sollten

Nutzen Sie diese Fragen:

• Deckt die Methode die Netzwerke und Inhalte ab, die die gemeinnützige Organisation tatsächlich nutzt?
• Läuft sie automatisch, oder muss ein Freiwilliger jeden Export einzeln anfordern?
• Kann die Organisation den Zugriff übergeben, ohne ein Social-Media-Passwort zu teilen?
• Welche Berechtigungen sollte ein Freiwilliger am Archivstandort erhalten?
• Welche Aufbewahrungs- und Löschbedingungen hat der Anbieter veröffentlicht?
• Kann jemand außer dem ursprünglichen Freiwilligen einen repräsentativen Export abrufen und öffnen?

Eine Aufbewahrungsfrist sollte unbedingt erfragt werden. Die geprüfte SocialGuardian-Preisseite nennt Häufigkeit, Umfang, Berichte, Speicher, Support und rechtlichen Export, aber keine konkrete Aufbewahrungsfrist. Veröffentlichte Preisinformationen prüfen

Beste Gesamtlösung: SocialGuardian für automatisierte plattformübergreifende Backups

SocialGuardian führt Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch und Pinterest an einer Stelle als unterstützte Netzwerke auf. Der veröffentlichte Backup-Umfang umfasst Beiträge, Fotos, Videos, Reels und Shorts, Stories, Bildunterschriften und Metadaten, Follower- und gefolgte Listen sowie Interaktionen. Unterstützte Netzwerke und Backup-Umfang prüfen

Außerdem wirbt der Dienst mit automatischen täglichen Backups über wichtige soziale Plattformen hinweg. Dokumentierte Backup-Häufigkeit prüfen

Warum die Lösung für die Übergabe an Freiwillige geeignet ist

SocialGuardian erklärt, dass die Einrichtung nur ein öffentliches @Handle erfordert und kein Passwort oder Login benötigt. Der Startvorgang fragt nach Netzwerk und Profil-Handle oder URL, ermöglicht ein weiteres Profil und macht die E-Mail-Adresse für die erste Backup-Bestätigung optional. Aussage zur Einrichtung prüfen Dokumentierten Startvorgang prüfen

Nutzen Sie diesen dokumentierten Startvorgang:

1. Wählen Sie das Netzwerk.
2. Geben Sie das Profil-Handle oder die URL ein.
3. Verwenden Sie + Add another profile, wenn ein weiteres Profil benötigt wird.
4. Entscheiden Sie, ob Sie für die erste Backup-Bestätigung eine E-Mail-Adresse angeben möchten; das Feld ist optional.

Veröffentlichte Preise von SocialGuardian

• Solo Guard: 19 $/Monat für ein Social-Media-Konto, tägliche Datensicherung und vollständige Sicherung von Fotos, Videos, Reels, Stories und Metadaten. Preise für Solo Guard prüfen
• Creator Shield: 49 $/Monat für bis zu drei Social-Media-Konten, tägliche vollständige Backups, monatliche Backup-Berichte, sicheren Cloud-Speicher, plattformübergreifende Unterstützung und priorisierten E-Mail-Support. Preise für Creator Shield prüfen
• Business Shield: individuelle Preise für unbegrenzte Profile, stündliche oder tägliche Backups, vollständige Sicherung von Medien und Metadaten sowie rechtlichen Export. Optionen für Business Shield prüfen

SocialGuardian erklärt außerdem, dass Nutzer ihr vollständiges Archiv jederzeit ohne Bindung exportieren können. Aussage zum Archiverxport prüfen

Beste Option für direkte Kontrolle: native Instagram- und Facebook-Exporte

Native Exporte sind nützlich, wenn die gemeinnützige Organisation ein Archiv direkt bei der Plattform anfordern möchte. Sie erfordern, dass die Organisation den Exportvorgang der Plattform befolgt und die resultierenden Dateien verwaltet.

Instagram-Export auf dem Desktop

Der dokumentierte Desktop-Pfad von Instagram lautet:

1. Klicken Sie unten links auf More und anschließend auf Settings.
2. Klicken Sie auf Meta Account und anschließend auf Your information and permissions.
3. Klicken Sie auf Export your information.
4. Klicken Sie auf Create export.
5. Wählen Sie das Profil aus.
6. Klicken Sie auf Next.
7. Wählen Sie Export to device.

Instagram-Exportanleitung aufrufen

Instagram zufolge kann es bis zu 30 Tage dauern, bis ein Exportlink eintrifft. Sobald der Export bereitsteht, bleibt er im Bereich „Available downloads“ des Tools „Export your information“ im Accounts Center vier Tage verfügbar. Zeitangaben von Instagram prüfen

Facebook-Export auf dem Desktop

Der dokumentierte Desktop-Pfad von Facebook lautet:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und anschließend auf Settings & privacy.
2. Klicken Sie auf Settings.
3. Klicken Sie auf Meta Account und anschließend auf Your information and permissions.
4. Klicken Sie auf Export your information.
5. Klicken Sie auf Create export.
6. Wählen Sie das Profil aus.
7. Wählen Sie Export to device.

Facebook-Exportanleitung aufrufen

Facebook erklärt, dass abgeschlossene Exporte vier Tage lang unter „Available downloads“ verfügbar sind. Außerdem wird HTML zur menschlichen Ansicht und JSON für die maschinenlesbare Übertragung dokumentiert. Zeit- und Formatangaben von Facebook prüfen

Google Takeout und Drive: Archivübergabe statt allgemeiner Social-Media-Abdeckung

Die Dokumentation von Google Takeout beschreibt den Export von Daten aus den vom Nutzer verwendeten Google-Produkten, darunter beispielsweise E-Mail, Dokumente, Kalender, Fotos und YouTube-Videos. Daraus ergibt sich keine Abdeckung für Instagram, Facebook, TikTok oder andere nicht zu Google gehörende soziale Profile. Dokumentierten Produktumfang von Google prüfen

Für Google-Kontodaten lautet der dokumentierte Ablauf:

1. Melden Sie sich im Google-Konto an.
2. Rufen Sie die Google-Takeout-Seite auf.
3. Wählen Sie die einzuschließenden Produkte oder Daten aus.
4. Wählen Sie Next step.
5. Wählen Sie eine Zustellmethode, etwa einen per E-Mail versendeten Downloadlink, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive oder Box.

Google-Takeout-Ablauf prüfen

Takeout dokumentiert einmalige Archive und geplante Exporte, ZIP- und TGZ-Dateien sowie eine auswählbare maximale Archivgröße. Sind die Daten größer als diese Größe, werden mehrere Archive erstellt. Google erklärt außerdem, dass die Erstellung einige Minuten bis mehrere Tage dauern kann und Änderungen zwischen Anfrage und Archiverstellung möglicherweise nicht enthalten sind. Details zu Takeout-Exporten prüfen

Berechtigungen für die Übergabe an einen Freiwilligen festlegen

In Google Drive kann der Eigentümer beim Teilen einer Datei Bearbeitungs-, Kommentar- oder Nur-Lese-Zugriff auswählen. Geteilte Google-Workspace-Laufwerke können Dateien und Ordner für externe Freigaben enthalten; Mitglieder erhalten die Zugriffsstufe „Contributor“, „Content manager“ oder „Manager“. Drive-Freigabeeinstellungen prüfen Rollen in geteilten Workspace-Laufwerken prüfen

Eine einfache Übergabe umfasst folgende Schritte:

1. Legen Sie das Archiv am von der Organisation ausgewählten Drive-Speicherort ab.
2. Geben Sie einem Freiwilligen Nur-Lese- oder Kommentarzugriff, wenn Bearbeiten nicht zu dessen Aufgabe gehört.
3. Verwenden Sie ein geteiltes Workspace-Laufwerk, wenn die Organisation verwaltete Mitgliedschaften und eine der dokumentierten Zugriffsstufen benötigt.
4. Lassen Sie den neuen Freiwilligen eine repräsentative Datei öffnen, bevor der bisherige Freiwillige ausscheidet.

Einen Workflow für Fördermittel- und Vorstandsnachweise aufbauen

Der Leitfaden des IRS für öffentliche Wohltätigkeitsorganisationen nennt unter den Themen der Aufzeichnungsführung die Bewertung gemeinnütziger Programme, die Überwachung von Budgetergebnissen, die Erstellung von Finanzberichten, die Erstellung jährlicher Informations- und Steuererklärungen sowie Aufbewahrungsfristen. Er sagt nicht, dass ein Social-Media-Archiv diese Unterlagen erfüllt oder unterstützt. IRS-Leitfaden zur Aufzeichnungsführung prüfen

Verwenden Sie diese Themen als Anstoß für das eigene Archivverfahren der Organisation, nicht als Aussage über rechtliche Eignung:

1. Umfang festlegen. Wählen Sie die Beiträge, Fotos, Videos, Reels oder Shorts, Stories, Bildunterschriften, Metadaten, Follower- oder gefolgte Listen sowie Interaktionen aus, die die gewählte Methode dokumentiert. Von SocialGuardian aufgeführten Umfang prüfen
2. Häufigkeit auswählen. SocialGuardian dokumentiert tägliche Backups; Google Takeout dokumentiert geplante Exporte; Facebook dokumentiert eine auswählbare Exporthäufigkeit für externe Dienste. Häufigkeit von SocialGuardian prüfen Takeout-Zeitpläne prüfen Facebook-Exporthäufigkeit prüfen
3. Aufbewahrungs- und Löschbedingungen festhalten. Fragen Sie den Anbieter nach Aufbewahrungsfrist und Löschprozess; die geprüfte SocialGuardian-Preisseite veröffentlicht keine konkrete Aufbewahrungsfrist. Preisseite prüfen
4. Zugriff zuweisen. Richten Sie den Drive-Bearbeitungs-, Kommentar- oder Nur-Lese-Zugriff nach der Aufgabe des Freiwilligen aus oder verwenden Sie eine Rolle in einem geteilten Workspace-Laufwerk. Drive-Berechtigungen prüfen Workspace-Rollen prüfen
5. Abruf testen. Öffnen Sie einen repräsentativen Export und stellen Sie sicher, dass der neue Freiwillige ihn finden und sein Format verstehen kann. Facebook dokumentiert HTML und JSON; Google Takeout dokumentiert ZIP und TGZ. Facebook-Formate prüfen Takeout-Dateitypen prüfen

Backup-Tool vs. Social-Media-Manager

Ein Social-Media-Manager und ein Backup-Tool unterstützen unterschiedliche dokumentierte Abläufe. Hootsuite beschreibt ein Dashboard für gemeinnützige Organisationen zur Überwachung eingehender Nachrichten, Erstellung mehrerer Beiträge, Berichterstattung, Planung, Bewerbung von Beiträgen, Social Listening und Speicherung von Beitragvorlagen. Dokumentiertes Hootsuite-Dashboard prüfen

SocialGuardian dokumentiert automatische tägliche Backups und den vollständigen Export des Archivs. Aussagen zu Backup und Export von SocialGuardian prüfen

Verwenden Sie ein Tool für Veröffentlichung und Interaktion für die von ihm dokumentierten Funktionen und wählen Sie eine Backup-Methode für den von ihr dokumentierten Aufbewahrungsprozess. Eine gemeinnützige Organisation benötigt möglicherweise beides, aber ein Redaktionskalender sollte nicht als Backup-Archiv betrachtet werden, sofern der Anbieter diese Funktion nicht dokumentiert.

Entscheidungsliste für die Übergabe an eine gemeinnützige Organisation

1. Konten und Netzwerke zählen. SocialGuardian führt acht unterstützte Netzwerke an einer Stelle auf: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch und Pinterest. Unterstützte Netzwerke prüfen
2. Betriebsmodell auswählen. Wählen Sie SocialGuardian für dokumentierte automatische Backups, einen nativen Export für direkte Kontrolle über Instagram oder Facebook oder Google Takeout für dokumentierte Exporte von Google-Produkten. Häufigkeit von SocialGuardian prüfen Instagram-Exportpfad prüfen Facebook-Exportpfad prüfen Takeout-Umfang prüfen
3. Veröffentlichten SocialGuardian-Tarif an den Umfang anpassen. Solo Guard kostet 19 $/Monat für ein Konto, Creator Shield 49 $/Monat für bis zu drei Konten und Business Shield hat individuelle Preise für unbegrenzte Profile. SocialGuardian-Preise prüfen
4. Archivberechtigung festlegen. Verwenden Sie Drive-Nur-Lese- oder Kommentarzugriff für eingeschränkten Zugriff durch Freiwillige oder eine Rolle in einem geteilten Workspace-Laufwerk, wenn eine verwaltete Mitgliedschaft erforderlich ist. Drive-Einstellungen prüfen Workspace-Rollen prüfen
5. Aufbewahrung dokumentieren und Abruf testen. Bewahren Sie die Angaben des Anbieters zusammen mit dem Übergabeprotokoll auf und lassen Sie anschließend eine andere Person als den ursprünglichen Freiwilligen einen repräsentativen Export finden und öffnen.

FAQ