Parhaat sosiaalisen median varmuuskopiointityökalut voittoa tavoittelemattomille järjestöille

Voittoa tavoittelemattoman järjestön kannattaa valita sosiaalisen median varmuuskopiointimenetelmä sen perusteella, mitä se säilyttää, miten uusi vapaaehtoinen saa käyttöoikeuden ja miten organisaatio voi myöhemmin hakea viennin. Käytännön vaihtoehtoja ovat automaattinen monialustainen palvelu, Instagramin tai Facebookin omat viennit sekä Google-työkalut Google-tilin tietojen ja arkiston käyttöä varten.

Tässä oppaassa vertaillaan vaihtoehtoja kattavuuden, toistuvuuden, käyttöoikeuksien siirron, käyttöoikeuksien, säilytyksen, viennin ja julkaistujen kustannusten perusteella.

Mitä kannattaa vertailla ennen valintaa

Käy läpi nämä kysymykset:

• Kattaako menetelmä verkostot ja sisällöt, joita järjestö todella käyttää?
• Toimiiko se automaattisesti vai täytyykö vapaaehtoisen pyytää jokainen vienti erikseen?
• Voiko organisaatio siirtää käyttöoikeudet jakamatta sosiaalisen median salasanaa?
• Mitkä käyttöoikeudet vapaaehtoiselle pitäisi antaa arkiston sijainnissa?
• Mitkä säilytys- ja poistoehdot palveluntarjoaja on julkaissut?
• Voiko joku muu kuin alkuperäinen vapaaehtoinen hakea ja avata edustavan viennin?

Säilytysaikaa on erityisen tärkeää tiedustella. Tarkastellulla SocialGuardianin hinnoittelusivulla ilmoitetaan toistuvuus, kattavuus, raportit, tallennustila, tuki ja juridinen vienti, mutta numeerista säilytysaikaa ei ilmoiteta. Tutustu julkaistuihin hinnoittelutietoihin

Paras kokonaisratkaisu: SocialGuardian automaattiseen monialustaiseen varmuuskopiointiin

SocialGuardian ilmoittaa tukevansa Instagramia, TikTokia, YouTubea, X:ää, Facebookia, LinkedIniä, Twitchiä ja Pinterestiä yhdessä paikassa. Julkaistuun varmuuskopiointikattavuuteen kuuluvat julkaisut, kuvat, videot, reelit ja shortsit, tarinat, kuvatekstit ja metatiedot, seuraaja- ja seurattavien listat sekä sitoutuminen. Tutustu tuettuihin verkostoihin ja varmuuskopioinnin kattavuuteen

Palvelu ilmoittaa myös automaattisista päivittäisistä varmuuskopioista tärkeimmillä sosiaalisen median alustoilla. Tutustu dokumentoituun varmuuskopiointitiheyteen

Miksi se sopii käyttöoikeuksien siirtämiseen vapaaehtoiselle

SocialGuardianin mukaan käyttöönottoon tarvitaan vain julkinen @käyttäjänimi eikä salasanaa tai kirjautumista. Aloitusvaiheessa valitaan verkosto ja profiilin käyttäjänimi tai URL-osoite, toinen profiili voidaan lisätä ja ensimmäisen varmuuskopion vahvistussähköposti on valinnainen. Tutustu käyttöönottoa koskevaan kuvaukseen Tutustu dokumentoituun aloitusvaiheeseen

Käytä dokumentoitua aloitusvaihetta:

1. Valitse verkosto.
2. Syötä profiilin käyttäjänimi tai URL-osoite.
3. Valitse + Add another profile, kun tarvitset toisen profiilin.
4. Päätä, annatko sähköpostiosoitteen ensimmäisen varmuuskopion vahvistamista varten; kenttä on valinnainen.

Julkaistut SocialGuardian-hinnat

• Solo Guard: 19 $/kuukausi yhdelle sosiaalisen median tilille, päivittäinen tietojen varmuuskopiointi sekä valokuvien, videoiden, reelien, tarinoiden ja metatietojen täydellinen varmuuskopiointi. Tutustu Solo Guardin hinnoitteluun
• Creator Shield: 49 $/kuukausi enintään kolmelle sosiaalisen median tilille, täydet päivittäiset varmuuskopiot, kuukausittaiset varmuuskopioraportit, suojattu pilvitallennus, monialustainen tuki ja ensisijainen sähköpostituki. Tutustu Creator Shieldin hinnoitteluun
• Business Shield: mukautettu hinnoittelu rajattomille profiileille, tunti- tai päiväkohtaiset varmuuskopiot, median ja metatietojen täydellinen varmuuskopiointi sekä juridinen vienti. Tutustu Business Shield -vaihtoehtoihin

SocialGuardian kertoo myös, että käyttäjät voivat viedä koko arkistonsa milloin tahansa ilman toimittajalukkoa. Tutustu arkiston vientiä koskevaan kuvaukseen

Paras suoran hallinnan vaihtoehto: Instagramin ja Facebookin omat viennit

Omat viennit ovat hyödyllisiä, kun järjestö haluaa pyytää arkiston suoraan alustalta. Organisaation on noudatettava alustan vientiprosessia ja hallittava syntyvät tiedostot.

Instagramin vientiohjeet tietokoneella

Instagramin dokumentoitu polku tietokoneella on:

1. Napsauta vasemman alakulman More-kohtaa ja sitten Settings.
2. Napsauta Meta Account ja sitten Your information and permissions.
3. Napsauta Export your information.
4. Napsauta Create export.
5. Valitse profiili.
6. Napsauta Next.
7. Valitse Export to device.

Tarkista Instagramin vientiohjeet

Instagramin mukaan vientilinkin saapuminen voi kestää enintään 30 päivää. Kun vienti on valmis, se on saatavilla neljän päivän ajan Accounts Centerin Export your information -työkalun Available downloads -osiossa. Tutustu Instagramin aikatauluohjeisiin

Facebookin vientiohjeet tietokoneella

Facebookin dokumentoitu polku tietokoneella on:

1. Napsauta oikean yläkulman profiilikuvaa ja sitten Settings & privacy.
2. Napsauta Settings.
3. Napsauta Meta Account ja sitten Your information and permissions.
4. Napsauta Export your information.
5. Napsauta Create export.
6. Valitse profiili.
7. Valitse Export to device.

Tarkista Facebookin vientiohjeet

Facebookin mukaan valmiit viennit ovat saatavilla neljän päivän ajan Available downloads -osiossa. Se dokumentoi myös HTML-muodon ihmisen luettavaksi ja JSON-muodon koneellisesti käsiteltävään siirtoon. Tutustu Facebookin aika- ja muoto-ohjeisiin

Google Takeout ja Drive: arkiston siirto, ei yleinen sosiaalisen median kattavuus

Google Takeoutin dokumentaatio kuvaa käyttäjän käyttämien Google-tuotteiden tietojen vientiä. Esimerkkejä ovat sähköposti, dokumentit, kalenteri, kuvat ja YouTube-videot. Dokumentaatio ei vahvista Instagramin, Facebookin, TikTokin tai muiden kuin Googlen sosiaalisen median profiilien kattavuutta. Tutustu Googlen dokumentoituun tuotekattavuuteen

Google-tilin tietojen dokumentoitu toimintatapa on:

1. Kirjaudu Google-tilille.
2. Siirry Google Takeout -sivulle.
3. Valitse mukaan otettavat tuotteet tai tiedot.
4. Valitse Next step.
5. Valitse toimitustapa, kuten sähköpostitse lähetettävä latauslinkki, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive tai Box.

Tutustu Google Takeoutin toimintatapaan

Takeout dokumentoi kertaluonteiset arkistot ja ajoitetut viennit, ZIP- ja TGZ-tiedostot sekä valittavan arkiston enimmäiskoon. Jos tiedot ylittävät koon, luodaan useita arkistoja. Google kertoo myös, että luominen voi kestää muutamasta minuutista muutamaan päivään ja että pyynnön ja arkiston luomisen välillä tehdyt muutokset eivät välttämättä sisälly arkistoon. Tutustu Takeoutin vientitietoihin

Käyttöoikeuksien määrittäminen vapaaehtoisen käyttöoikeuksien siirtoa varten

Google Drivessa omistaja voi jakamisen yhteydessä valita muokkaus-, kommentointi- tai katseluoikeuden. Google Workspacen jaetut asemat voivat sisältää ulkoisesti jaettavia tiedostoja ja kansioita, ja jäsenille voidaan antaa Contributor-, Content manager- tai Manager-käyttöoikeus. Tutustu Driven jakamisen hallintaan Tutustu Workspacen jaettujen asemien rooleihin

Yksinkertainen käyttöoikeuksien siirtomenettely:

1. Sijoita arkisto organisaation valitsemaan Drive-sijaintiin.
2. Anna vapaaehtoiselle katselu- tai kommentointioikeus, jos muokkaaminen ei kuulu tehtävään.
3. Käytä Workspacen jaettua asemaa, kun organisaatio tarvitsee hallitun jäsenyyden ja jonkin dokumentoiduista jaetun aseman käyttöoikeustasoista.
4. Pyydä tulevaa vapaaehtoista avaamaan edustava tiedosto ennen kuin nykyinen vapaaehtoinen lopettaa.

Rakenna avustus- ja hallitustyöskentelyä tukeva todistusaineistoprosessi

IRS:n julkisia hyväntekeväisyysjärjestöjä koskevassa oppaassa kirjanpidon aiheiksi mainitaan hyväntekeväisyysohjelmien arviointi, budjettitulosten seuranta, tilinpäätösten valmistelu, vuotuisten tieto- ja veroilmoitusten valmistelu sekä asiakirjojen säilytysajat. Siinä ei todeta, että sosiaalisen median arkisto täyttäisi tai tukisi näitä asiakirjoja. Tutustu IRS:n kirjanpito-oppaaseen

Käytä näitä aiheita järjestön oman arkistointimenettelyn lähtökohtana, älä väitteenä juridisesta riittävyydestä:

1. Määritä kattavuus. Valitse julkaisut, kuvat, videot, reelit tai shortsit, tarinat, kuvatekstit, metatiedot, seuraaja- tai seurattavien listat sekä sitoutuminen, jotka valittu menetelmä dokumentoi. Tutustu SocialGuardianin ilmoittamaan kattavuuteen
2. Valitse toistuvuus. SocialGuardian dokumentoi päivittäiset varmuuskopiot; Google Takeout ajoitetut viennit; Facebook valittavan ulkoisen palvelun vientitiheyden. Tutustu SocialGuardianin toistuvuuteen Tutustu Takeoutin ajoituksiin Tutustu Facebookin vientitiheyteen
3. Kirjaa säilytys- ja poistoehdot. Pyydä palveluntarjoajalta säilytysaika ja poistoprosessi; tarkastellulla SocialGuardianin hinnoittelusivulla ei ilmoiteta numeerista säilytysaikaa. Tutustu hinnoittelusivuun
4. Määritä käyttöoikeudet. Sovita Driven muokkaus-, kommentointi- tai katseluoikeus vapaaehtoisen tehtävään tai käytä Workspacen jaetun aseman roolia. Tutustu Driven käyttöoikeuksiin Tutustu Workspacen rooleihin
5. Testaa haku. Avaa edustava vienti ja varmista, että uusi vapaaehtoinen löytää sen ja ymmärtää sen muodon. Facebook dokumentoi HTML- ja JSON-muodot; Google Takeout ZIP- ja TGZ-tiedostot. Tutustu Facebookin tiedostomuotoihin Tutustu Takeoutin tiedostotyyppeihin

Varmuuskopiointityökalu vai sosiaalisen median hallintatyökalu

Sosiaalisen median hallintatyökalu ja varmuuskopiointityökalu palvelevat eri dokumentoituja työnkulkuja. Hootsuite kuvaa järjestöille tarkoitetun hallintapaneelin saapuvien viestien seurantaan, joukkoluontiin, raportointiin, ajoittamiseen, julkaisujen mainostamiseen, sosiaaliseen kuunteluun ja julkaisumallien tallentamiseen. Tutustu Hootsuiten dokumentoituun hallintapaneeliin

SocialGuardian dokumentoi automaattisen päivittäisen varmuuskopioinnin ja koko arkiston viennin. Tutustu SocialGuardianin varmuuskopiointi- ja vientitietoihin

Käytä julkaisu- ja sitoutumistyökalua sen dokumentoituihin toimintoihin ja valitse säilytysprosessiin työkalu, jonka tarjoaja dokumentoi kyseisen toiminnon. Järjestö saattaa tarvita molempia, mutta sisältökalenteria ei pidä pitää varmuuskopioarkistona, ellei palveluntarjoaja dokumentoi tätä toimintoa.

Päätöksentekolista järjestön käyttöoikeuksien siirtoa varten

1. Laske tilit ja verkostot. SocialGuardian ilmoittaa kahdeksan tuettua verkostoa yhdessä paikassa: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch ja Pinterest. Tutustu tuettuihin verkostoihin
2. Valitse toimintamalli. Valitse SocialGuardian dokumentoitua automaattista varmuuskopiointia varten, oma vienti suoraa Instagram- tai Facebook-hallintaa varten tai Google Takeout dokumentoituja Google-tuotteiden vientitoimintoja varten. Tutustu SocialGuardianin toistuvuuteen Tutustu Instagramin vientipolkuun Tutustu Facebookin vientipolkuun Tutustu Takeoutin kattavuuteen
3. Sovita julkaistu SocialGuardian-paketti kattavuuteen. Solo Guard maksaa 19 $/kuukausi yhdelle tilille, Creator Shield 49 $/kuukausi enintään kolmelle tilille ja Business Shieldin hinta määritetään rajattomille profiileille. Tutustu SocialGuardianin hinnoitteluun
4. Määritä arkiston käyttöoikeus. Käytä rajattuihin vapaaehtoisoikeuksiin Driven katselu- tai kommentointioikeutta tai Workspacen jaetun aseman roolia, kun hallittu jäsenyys on tarpeen. Tutustu Driven hallintaan Tutustu Workspacen rooleihin
5. Kirjaa säilytys ja tee hakutesti. Säilytä palveluntarjoajan ilmoittamat ehdot käyttöoikeuksien siirtoa koskevassa dokumentissa ja pyydä jotakuta muuta kuin alkuperäistä vapaaehtoista etsimään ja avaamaan edustava vienti.

UKK

Mikä on paras sosiaalisen median varmuuskopiointityökalu voittoa tavoittelemattomalle järjestölle?

Järjestölle, joka painottaa automaattista päivittäistä varmuuskopiointia useissa ilmoitetuissa verkostoissa, dokumentoitua median ja metatietojen kattavuutta sekä pelkkään käyttäjänimeen perustuvaa käyttöönottoa, SocialGuardian on tämän vertailun selkein vaihtoehto. Instagramin ja Facebookin omat viennit tarjoavat suoran alustan hallinnan, kun taas Google Takeoutin dokumentaatio kattaa Google-tuotteet eikä vahvista muiden kuin Googlen sosiaalisen median profiilien kattavuutta. Tutustu SocialGuardianin kattavuuteen ja käyttöönottoon Tutustu Instagramin vientivaihtoehtoon Tutustu Facebookin vientivaihtoehtoon Tutustu Googlen tuotekattavuuteen

Miten järjestö varmuuskopioi Instagram-tilin?

Napsauta tietokoneella More > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export; valitse profiili, napsauta Next ja valitse Export to device. Tutustu Instagramin vientipolkuun

Miten järjestö varmuuskopioi Facebook-tilin?

Napsauta tietokoneella profiilikuvaasi > Settings & privacy > Settings > Meta Account > Your information and permissions > Export your information > Create export; napsauta Create export, valitse profiili ja valitse Export to device. Tutustu Facebookin vientipolkuun

Voivatko sosiaalisen median varmuuskopiot toimia automaattisesti?

Dokumentoituihin vaihtoehtoihin kuuluvat SocialGuardianin automaattiset päivittäiset varmuuskopiot, Facebookin valittava ulkoisen palvelun vientitiheys ja Google Takeoutin ajoitetut viennit. Tutustu SocialGuardianin toistuvuuteen Tutustu Facebookin vientitiheyteen Tutustu Takeoutin ajoituksiin

Mitä järjestön pitäisi säilyttää avustus- ja vuosiraportointia varten?

IRS:n oppaassa kirjanpidon aiheiksi mainitaan ohjelmien arviointi, budjetin seuranta, tilinpäätökset, vuotuiset tieto- ja veroilmoitukset sekä asiakirjojen säilytysajat. Siinä ei todeta, että sosiaalisen median arkisto täyttäisi tai tukisi näitä asiakirjoja; käytä aiheita järjestön oman todistusaineistoprosessin määrittämiseen. Tutustu IRS:n oppaaseen

Miten vapaaehtoiset voivat käyttää arkistoa ilman rajoittamattomia muokkausoikeuksia?

Google Drive tukee muokkaus-, kommentointi- ja katseluoikeutta. Google Workspacen jaetut asemat tukevat Contributor-, Content manager- ja Manager-käyttöoikeustasoja. Tutustu Driven käyttöoikeuksiin Tutustu Workspacen käyttöoikeustasoihin

Paljonko SocialGuardian maksaa?

Solo Guardin hinta on 19 $/kuukausi yhdelle sosiaalisen median tilille, Creator Shieldin 49 $/kuukausi enintään kolmelle tilille, ja Business Shieldin hinta määritetään rajattomille profiileille. Tutustu SocialGuardianin hinnoitteluun

Kuinka kauan Instagramin ja Facebookin vientien saapuminen tai saatavuus kestää?

Instagramin mukaan vientilinkin saapuminen voi kestää enintään 30 päivää ja valmis vienti on saatavilla neljän päivän ajan. Facebookin mukaan valmiit viennit ovat saatavilla neljän päivän ajan. Tutustu Instagramin aikatauluun Tutustu Facebookin saatavuusaikaan