Alat Backup Media Sosial Terbaik untuk Organisasi Nirlaba

Organisasi nirlaba sebaiknya memilih metode backup media sosial berdasarkan hal yang dipertahankan, cara relawan baru menerima akses, dan cara organisasi mengambil ekspor di kemudian hari. Pilihan praktisnya adalah layanan otomatis multi-platform, ekspor Instagram atau Facebook bawaan, serta alat Google untuk data akun Google dan akses arsip.

Panduan ini membandingkan pilihan tersebut berdasarkan cakupan, jadwal, serah terima, izin, retensi, dan biaya yang dipublikasikan.

Hal yang perlu dibandingkan sebelum memilih

Gunakan pertanyaan berikut:

• Apakah metode ini mencakup jaringan dan konten yang benar-benar digunakan organisasi nirlaba?
• Apakah prosesnya otomatis, atau relawan harus meminta setiap ekspor?
• Bisakah organisasi menyerahkan akses tanpa membagikan kata sandi media sosial?
• Izin apa yang sebaiknya diberikan kepada relawan di lokasi arsip?
• Ketentuan retensi dan penghapusan apa yang dipublikasikan penyedia?
• Bisakah orang selain relawan awal mengambil dan membuka ekspor yang representatif?

Periode retensi sangat penting untuk ditanyakan. Halaman harga SocialGuardian yang ditinjau mencantumkan jadwal, cakupan, laporan, penyimpanan, dukungan, dan ekspor legal, tetapi tidak menyebutkan periode retensi numerik. Tinjau detail harga yang dipublikasikan

Pilihan terbaik secara keseluruhan: SocialGuardian untuk backup otomatis multi-platform

SocialGuardian mencantumkan Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch, dan Pinterest sebagai jaringan yang didukung. Cakupan backup yang dipublikasikan mencakup postingan, foto, video, reels dan shorts, stories, caption dan metadata, daftar pengikut dan yang diikuti, serta engagement. Tinjau jaringan dan cakupan backup yang didukung

Layanan ini juga mengiklankan backup otomatis harian di berbagai platform sosial utama. Tinjau jadwal backup yang didokumentasikan

Mengapa cocok untuk serah terima relawan

SocialGuardian menyatakan bahwa pendaftaran hanya menggunakan @handle publik dan tidak memerlukan kata sandi atau login. Alur mulai meminta jaringan serta handle atau URL profil, memungkinkan penambahan profil lain, dan menjadikan email konfirmasi backup pertama opsional. Tinjau pernyataan pendaftaran Tinjau alur mulai yang didokumentasikan

Gunakan alur mulai berikut:

1. Pilih jaringan.
2. Masukkan handle atau URL profil.
3. Gunakan + Add another profile jika diperlukan profil lain.
4. Tentukan apakah akan memberikan email untuk konfirmasi backup pertama; kolom ini opsional.

Harga SocialGuardian yang dipublikasikan

• Solo Guard: $19/bulan untuk satu akun sosial, backup data harian, dan backup lengkap foto, video, reels, stories, serta metadata. Tinjau harga Solo Guard
• Creator Shield: $49/bulan untuk hingga tiga akun sosial, backup lengkap harian, laporan backup bulanan, penyimpanan cloud aman, dukungan multi-platform, dan dukungan email prioritas. Tinjau harga Creator Shield
• Business Shield: harga khusus untuk profil tanpa batas, backup per jam atau harian, backup media dan metadata lengkap, serta ekspor legal. Tinjau opsi Business Shield

SocialGuardian juga menyatakan bahwa pengguna dapat mengekspor seluruh arsip kapan saja tanpa terikat penyedia. Tinjau pernyataan ekspor arsip

Pilihan kontrol langsung terbaik: ekspor Instagram dan Facebook bawaan

Ekspor bawaan berguna ketika organisasi nirlaba ingin meminta arsip langsung dari platform. Organisasi harus mengikuti alur ekspor platform dan mengelola file yang dihasilkan.

Langkah ekspor Instagram di desktop

Jalur desktop Instagram yang didokumentasikan adalah:

1. Klik More di kiri bawah, lalu klik Settings.
2. Klik Meta Account, lalu klik Your information and permissions.
3. Klik Export your information.
4. Klik Create export.
5. Pilih profil.
6. Klik Next.
7. Pilih Export to device.

Lihat petunjuk ekspor Instagram

Instagram menyatakan tautan ekspor dapat memerlukan waktu hingga 30 hari untuk tiba. Setelah siap, ekspor tersedia selama empat hari di bagian Available downloads pada alat Export your information di Accounts Center. Tinjau panduan waktu Instagram

Langkah ekspor Facebook di desktop

Jalur desktop Facebook yang didokumentasikan adalah:

1. Klik foto profil di kanan atas, lalu klik Settings & privacy.
2. Klik Settings.
3. Klik Meta Account, lalu klik Your information and permissions.
4. Klik Export your information.
5. Klik Create export.
6. Pilih profil.
7. Pilih Export to device.

Lihat petunjuk ekspor Facebook

Facebook menyatakan ekspor yang selesai tersedia selama empat hari di Available downloads. Facebook juga mendokumentasikan HTML untuk dilihat manusia dan JSON untuk transfer yang dapat dibaca mesin. Tinjau panduan waktu dan format Facebook

Google Takeout dan Drive: serah terima arsip, bukan cakupan sosial umum

Dokumentasi Google Takeout menjelaskan ekspor data untuk produk Google yang digunakan pengguna, termasuk Email, Dokumen, Kalender, Foto, dan video YouTube. Dokumentasi tersebut tidak menetapkan cakupan untuk Instagram, Facebook, TikTok, atau profil sosial non-Google lainnya. Tinjau cakupan produk yang didokumentasikan Google

Untuk data akun Google, alurnya adalah:

1. Login ke Akun Google.
2. Buka halaman Google Takeout.
3. Pilih produk atau data yang akan disertakan.
4. Pilih Next step.
5. Pilih metode pengiriman, seperti tautan unduhan melalui email, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, atau Box.

Tinjau alur Google Takeout

Takeout mendokumentasikan arsip satu kali dan ekspor terjadwal, file ZIP dan TGZ, serta ukuran maksimum arsip yang dipilih. Jika data melebihi ukuran tersebut, beberapa arsip akan dibuat. Google juga menyatakan proses pembuatan dapat berlangsung beberapa menit hingga beberapa hari, dan perubahan antara permintaan dan pembuatan arsip mungkin tidak disertakan. Tinjau detail ekspor Takeout

Atur izin untuk serah terima relawan

Google Drive memungkinkan pemilik memilih akses edit, komentar, atau hanya lihat saat membagikan file. Drive bersama Google Workspace dapat berisi file dan folder untuk dibagikan secara eksternal, dengan anggota diberi tingkat akses Contributor, Content manager, atau Manager. Tinjau kontrol berbagi Drive Tinjau peran drive bersama Workspace

Urutan serah terima sederhana:

1. Letakkan arsip di lokasi Drive pilihan organisasi.
2. Berikan akses hanya lihat atau komentar kepada relawan jika pengeditan bukan bagian dari perannya.
3. Gunakan drive bersama Workspace ketika organisasi memerlukan keanggotaan terkelola dan salah satu tingkat akses drive bersama yang terdokumentasi.
4. Minta relawan baru membuka file representatif sebelum relawan lama pergi.

Bangun alur kerja bukti hibah dan dewan

Panduan IRS untuk badan amal publik mencantumkan evaluasi program amal, pemantauan hasil anggaran, penyusunan laporan keuangan, penyusunan laporan informasi tahunan dan pajak, serta periode retensi catatan sebagai topik pencatatan. Panduan tersebut tidak menyatakan bahwa arsip media sosial memenuhi atau mendukung catatan tersebut. Tinjau panduan pencatatan IRS

Gunakan topik tersebut sebagai masukan untuk prosedur arsip organisasi nirlaba, bukan sebagai klaim kecukupan hukum:

1. Tentukan cakupan. Pilih postingan, foto, video, reels atau shorts, stories, caption, metadata, daftar pengikut atau yang diikuti, dan engagement yang didokumentasikan metode terpilih. Tinjau cakupan SocialGuardian
2. Pilih jadwal. SocialGuardian mendokumentasikan backup harian; Google Takeout mendokumentasikan ekspor terjadwal; Facebook mendokumentasikan frekuensi ekspor ke layanan eksternal yang dapat dipilih. Tinjau jadwal SocialGuardian Tinjau jadwal Takeout Tinjau frekuensi ekspor Facebook
3. Catat ketentuan retensi dan penghapusan. Tanyakan periode retensi dan proses penghapusan kepada penyedia; halaman harga SocialGuardian yang ditinjau tidak mempublikasikan periode retensi numerik. Tinjau halaman harga
4. Tetapkan akses. Sesuaikan akses edit, komentar, atau hanya lihat di Drive dengan tugas relawan, atau gunakan peran drive bersama Workspace. Tinjau izin Drive Tinjau peran Workspace
5. Uji pengambilan. Buka ekspor representatif dan pastikan relawan baru dapat menemukannya serta memahami formatnya. Facebook mendokumentasikan HTML dan JSON; Google Takeout mendokumentasikan ZIP dan TGZ. Tinjau format Facebook Tinjau jenis file Takeout

Alat backup vs. pengelola media sosial

Pengelola media sosial dan alat backup menangani alur kerja yang berbeda. Hootsuite menjelaskan dasbor nirlaba untuk memantau pesan masuk, membuat konten secara massal, pelaporan, penjadwalan, meningkatkan postingan, social listening, dan menyimpan templat postingan. Tinjau dasbor Hootsuite

SocialGuardian mendokumentasikan backup otomatis harian dan ekspor arsip lengkap. Tinjau pernyataan backup dan ekspor SocialGuardian

Gunakan alat penerbitan dan engagement untuk fungsi yang didokumentasikannya, dan pilih metode backup untuk alur pelestarian yang didokumentasikannya. Organisasi nirlaba mungkin memerlukan keduanya, tetapi kalender konten tidak boleh dianggap sebagai arsip backup kecuali penyedianya mendokumentasikan fungsi tersebut.

Daftar periksa keputusan untuk serah terima nirlaba

1. Hitung akun dan jaringan. SocialGuardian mencantumkan delapan jaringan yang didukung: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch, dan Pinterest. Tinjau jaringan yang didukung
2. Pilih model operasional. Pilih SocialGuardian untuk backup otomatis yang terdokumentasi, ekspor bawaan untuk kontrol langsung Instagram atau Facebook, atau Google Takeout untuk ekspor produk Google yang terdokumentasi. Tinjau jadwal SocialGuardian Tinjau jalur ekspor Instagram Tinjau jalur ekspor Facebook Tinjau cakupan Takeout
3. Sesuaikan paket SocialGuardian dengan cakupan. Solo Guard berharga $19/bulan untuk satu akun, Creator Shield $49/bulan untuk hingga tiga akun, dan Business Shield memiliki harga khusus untuk profil tanpa batas. Tinjau harga SocialGuardian
4. Atur izin arsip. Gunakan akses hanya lihat atau komentar di Drive untuk akses relawan terbatas, atau peran drive bersama Workspace ketika diperlukan keanggotaan terkelola. Tinjau kontrol Drive Tinjau peran Workspace
5. Catat retensi dan lakukan uji pengambilan. Simpan ketentuan penyedia bersama catatan serah terima, lalu minta orang selain relawan awal menemukan dan membuka ekspor representatif.

FAQ