非牟利機構應按備份方法能保存甚麼、新義工如何取得權限，以及日後如何取回匯出檔案來選擇社交媒體備份方案。實際選項包括自動化多平台服務、Instagram 或 Facebook 原生匯出，以及用於 Google 帳戶資料和檔案存取的 Google 工具。

本指南會按支援範圍、備份頻率、交接、權限、保留政策及公開價格比較這些選項。

選擇前應比較甚麼

可先提出以下問題：

  • 方法是否涵蓋非牟利機構實際使用的網絡及內容？
  • 備份是否自動進行，還是義工必須每次申請匯出？
  • 機構能否在不分享社交媒體密碼的情況下交接權限？
  • 義工在檔案位置應獲得哪些權限？
  • 供應商公開了哪些保留及刪除條款？
  • 除原本的義工外，是否有人可以取回並開啟一份具代表性的匯出檔案？

保留期限尤其值得查詢。經查閱的 SocialGuardian 價格頁列出備份頻率、範圍、報告、儲存空間、支援及法律匯出，但沒有列明數字化的保留期限。查看公開價格詳情

SocialGuardian 說明每日多平台備份及只需帳戶名稱的設定流程。請使用網絡及公開個人檔案 @handle，而非社交媒體密碼開始。設定 SocialGuardian

最佳整體方案：SocialGuardian 自動多平台備份

SocialGuardian 在同一處列出支援 Instagram、TikTok、YouTube、X、Facebook、LinkedIn、Twitch 及 Pinterest。其公開備份範圍包括貼文、相片、影片、Reels 及 Shorts、限時動態、說明文字及中繼資料、追蹤者及追蹤中清單，以及互動資料。查看支援網絡及備份範圍

它亦表示會在主要社交平台上自動每日備份。查看已說明的備份頻率

為何適合義工交接

SocialGuardian 表示設定只需公開的 @handle，不需要密碼或登入。開始流程要求選擇網絡及個人檔案 handle 或網址，可加入另一個個人檔案，而備份確認電郵則屬可選。查看設定說明 查看已說明的開始流程

請使用以下已說明的流程：

  1. 選擇網絡。
  2. 輸入個人檔案 handle 或網址。
  3. 如需加入另一個個人檔案，使用 + Add another profile。
  4. 決定是否提供電郵以接收首次備份確認；此欄位可選。

公開的 SocialGuardian 價格

  • Solo Guard： 每月 $19，適用於一個社交帳戶，提供每日資料備份，以及相片、影片、Reels、限時動態和中繼資料的完整備份。查看 Solo Guard 價格
  • Creator Shield： 每月 $49，最多三個社交帳戶，提供每日完整備份、每月備份報告、安全雲端儲存、多平台支援及優先電郵支援。查看 Creator Shield 價格
  • Business Shield： 按需要定價，適用於無限個人檔案，提供每小時或每日備份、完整媒體及中繼資料備份，以及法律匯出。查看 Business Shield 方案

SocialGuardian 亦表示使用者可隨時匯出完整檔案，不受服務綁定。查看檔案匯出說明

為下一位義工提供有紀錄的 handle 設定、每日備份覆蓋範圍及可匯出的檔案。開始使用 SocialGuardian 備份

最佳直接控制方案：Instagram 及 Facebook 原生匯出

當非牟利機構希望直接向平台申請檔案時，原生匯出很有用。機構需要按照平台的匯出流程操作，並管理產生的檔案。

Instagram 桌面版匯出步驟

Instagram 說明的桌面版路徑如下：

  1. 按左下角的 More，然後按 Settings。
  2. 按 Meta Account，然後按 Your information and permissions。
  3. 按 Export your information。
  4. 按 Create export。
  5. 選擇個人檔案。
  6. 按 Next。
  7. 選擇 Export to device。

查看 Instagram 匯出指引

Instagram 表示匯出連結可能需時最多 30 天才會送達。準備好後，匯出檔案會在 Accounts Center 的 Export your information 工具中 Available downloads 部分保留四天。查看 Instagram 時間指引

Facebook 桌面版匯出步驟

Facebook 說明的桌面版路徑如下：

  1. 按右上角的個人頭像，然後按 Settings & privacy。
  2. 按 Settings。
  3. 按 Meta Account，然後按 Your information and permissions。
  4. 按 Export your information。
  5. 按 Create export。
  6. 選擇個人檔案。
  7. 選擇 Export to device。

查看 Facebook 匯出指引

Facebook 表示已完成的匯出檔案會在 Available downloads 中提供四天。它亦說明 HTML 適合人員查看，JSON 適合機器讀取及傳送。查看 Facebook 時間及格式指引

Google Takeout 及 Drive：檔案交接，而非一般社交媒體覆蓋

Google Takeout 文件說明可匯出使用者所用 Google 產品的資料，例如電郵、文件、日曆、相片及 YouTube 影片。該文件沒有證明它涵蓋 Instagram、Facebook、TikTok 或其他非 Google 社交個人檔案。查看 Google 說明的產品範圍

對於 Google 帳戶資料，已說明的流程如下：

  1. 登入 Google 帳戶。
  2. 前往 Google Takeout 頁面。
  3. 選擇要包括的產品或資料。
  4. 選擇 Next step。
  5. 選擇傳送方式，例如電郵下載連結、Google Drive、Dropbox、Microsoft OneDrive 或 Box。

查看 Google Takeout 流程

Takeout 說明一次性檔案及排程匯出、ZIP 和 TGZ 檔案，以及可選的最大檔案大小。若資料超過該大小，系統會建立多個檔案。Google 亦表示，建立檔案可能需時數分鐘至數天，而在申請與建立檔案期間作出的變更可能不會包括在內。查看 Takeout 匯出詳情

設定義工交接權限

Google Drive 允許擁有人在分享檔案時選擇編輯、留言或僅限查看權限。Google Workspace 共用雲端硬碟可存放供外部分享的檔案及資料夾，並可為成員設定 Contributor、Content manager 或 Manager 權限。查看 Drive 分享控制 查看 Workspace 共用雲端硬碟角色

簡單的交接流程如下：

  1. 將檔案放入機構選定的 Drive 位置。
  2. 若職責不包括編輯，便給予義工僅限查看或留言權限。
  3. 如機構需要管理成員及其中一種已說明的共用雲端硬碟權限，便使用 Workspace 共用雲端硬碟。
  4. 在離任義工離開前，請接任義工開啟一份具代表性的檔案。

建立撥款及董事會證據工作流程

IRS 公益慈善機構指南將評估慈善項目、監察預算結果、準備財務報表、準備年度資料及稅務申報表，以及紀錄保留期限列為紀錄保存主題。它沒有表示社交媒體檔案符合或支援這些紀錄。查看 IRS 紀錄保存指南

請將這些主題用作非牟利機構制定檔案程序的提示，而不是法律充分性的聲明：

  1. 界定範圍。 選擇所用方法記錄的貼文、相片、影片、Reels 或 Shorts、限時動態、說明文字、中繼資料、追蹤者或追蹤中清單及互動資料。查看 SocialGuardian 列出的範圍
  2. 選擇頻率。 SocialGuardian 說明每日備份；Google Takeout 說明排程匯出；Facebook 說明可選擇外部服務匯出頻率。查看 SocialGuardian 頻率 查看 Takeout 排程 查看 Facebook 匯出頻率
  3. 記錄保留及刪除條款。 向供應商查詢保留期限及刪除程序；經查閱的 SocialGuardian 價格頁沒有公布數字化的保留期限。查看價格頁
  4. 分配權限。 按義工職責配對 Drive 的編輯、留言或僅限查看權限，或使用 Workspace 共用雲端硬碟角色。查看 Drive 權限 查看 Workspace 角色
  5. 測試取回。 開啟一份具代表性的匯出檔案，確認接任義工可以找到並理解其格式。Facebook 說明 HTML 和 JSON；Google Takeout 說明 ZIP 和 TGZ。查看 Facebook 格式 查看 Takeout 檔案類型

備份工具與社交媒體管理工具

社交媒體管理工具與備份工具處理不同的已說明流程。Hootsuite 說明非牟利機構儀表板可用於監察傳入訊息、批量撰寫、報告、排程、推廣貼文、社交聆聽及儲存貼文範本。查看 Hootsuite 的儀表板說明

SocialGuardian 說明自動每日備份及完整檔案匯出。查看 SocialGuardian 備份及匯出說明

請按發布及互動工具所說明的功能使用它，並按備份方法所說明的保存流程作出選擇。非牟利機構可能需要兩者，但除非供應商說明具備該功能，否則不應將內容日曆視為備份檔案。

非牟利機構交接決策清單

  1. 統計帳戶及網絡。 SocialGuardian 在同一處列出八個支援網絡：Instagram、TikTok、YouTube、X、Facebook、LinkedIn、Twitch 及 Pinterest。查看支援網絡
  2. 選擇運作模式。 如需已說明的自動備份，選擇 SocialGuardian；如需直接控制 Instagram 或 Facebook，選擇原生匯出；如需已說明的 Google 產品匯出，選擇 Google Takeout。查看 SocialGuardian 頻率 查看 Instagram 匯出路徑 查看 Facebook 匯出路徑 查看 Takeout 範圍
  3. 按範圍配對公開的 SocialGuardian 方案。 Solo Guard 每月 $19，適用於一個帳戶；Creator Shield 每月 $49，最多三個帳戶；Business Shield 按需要定價，適用於無限個人檔案。查看 SocialGuardian 價格
  4. 設定檔案權限。 有限義工權限可使用 Drive 僅限查看或留言存取；需要管理成員時，可使用 Workspace 共用雲端硬碟角色。查看 Drive 控制 查看 Workspace 角色
  5. 記錄保留期限並進行取回測試。 將供應商列明的條款與交接紀錄一併保存，然後由原本義工以外的人找出並開啟一份具代表性的匯出檔案。

常見問題

不要讓下一位義工由零開始：選擇有紀錄的備份頻率、分配檔案權限，並測試取回流程。開始使用 SocialGuardian 備份