De beste verktøyene for sikkerhetskopiering av sosiale medier for ideelle organisasjoner

Ideelle organisasjoner bør velge en metode for sikkerhetskopiering av sosiale medier ut fra hva den bevarer, hvordan en ny frivillig får tilgang, og hvordan organisasjonen senere kan hente ut en eksport. De praktiske alternativene er en automatisert tjeneste for flere plattformer, innebygde eksporter fra Instagram eller Facebook og Google-verktøy for Google-kontodata og arkivtilgang.

Denne veiledningen sammenligner alternativene etter dekning, hyppighet, overføring, tillatelser, oppbevaring og offentliggjort pris.

Hva bør du sammenligne før du velger

Bruk disse spørsmålene:

• Dekker metoden nettverkene og innholdet organisasjonen faktisk bruker?
• Kjører den automatisk, eller må en frivillig be om hver eksport?
• Kan organisasjonen overføre tilgang uten å dele passordet til sosiale medier?
• Hvilke tillatelser bør en frivillig få på arkivplasseringen?
• Hvilke vilkår for oppbevaring og sletting har leverandøren offentliggjort?
• Kan noen andre enn den opprinnelige frivillige hente og åpne en representativ eksport?

Det er spesielt viktig å spørre om oppbevaringsperioden. Den gjennomgåtte prissiden for SocialGuardian oppgir hyppighet, omfang, rapporter, lagring, kundestøtte og juridisk eksport, men oppgir ikke en numerisk oppbevaringsperiode. Se de offentliggjorte prisdetaljene

Best totalt sett: SocialGuardian for automatisert sikkerhetskopiering på flere plattformer

SocialGuardian oppgir Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest som støttede nettverk på ett sted. Det offentliggjorte sikkerhetskopieringsomfanget inkluderer innlegg, bilder, videoer, reels og shorts, stories, bildetekster og metadata, lister over følgere og kontoer du følger, samt engasjement. Se støttede nettverk og sikkerhetskopieringsomfang

Tjenesten markedsfører også automatiske daglige sikkerhetskopier på tvers av større sosiale plattformer. Se den dokumenterte sikkerhetskopieringshyppigheten

Hvorfor det passer ved overføring til frivillige

SocialGuardian sier at oppstart bare bruker et offentlig @brukernavn og ikke krever passord eller innlogging. Oppstartsprosessen ber om nettverk og profilbrukernavn eller URL, lar deg legge til en annen profil og gjør e-post for bekreftelse av den første sikkerhetskopien valgfri. Se oppstartsopplysningene Se den dokumenterte oppstartsprosessen

Bruk denne dokumenterte oppstartsprosessen:

1. Velg nettverket.
2. Skriv inn profilbrukernavnet eller URL-en.
3. Bruk + Add another profile når det trengs en annen profil.
4. Velg om du vil oppgi en e-postadresse for bekreftelse av den første sikkerhetskopien; feltet er valgfritt.

Offentliggjorte SocialGuardian-priser

• Solo Guard: 19 USD per måned for én konto, daglig sikkerhetskopiering av data og full sikkerhetskopiering av bilder, videoer, reels, stories og metadata. Se pris for Solo Guard
• Creator Shield: 49 USD per måned for opptil tre kontoer, daglige fullstendige sikkerhetskopier, månedlige rapporter, sikker skylagring, støtte for flere plattformer og prioritert e-poststøtte. Se pris for Creator Shield
• Business Shield: tilpasset pris for ubegrensede profiler, sikkerhetskopier hver time eller daglig, full sikkerhetskopiering av medier og metadata samt juridisk eksport. Se alternativene for Business Shield

SocialGuardian sier også at brukere når som helst kan eksportere hele arkivet uten binding. Se opplysningene om arkiveksport

Beste alternativ for direkte kontroll: innebygde eksporter fra Instagram og Facebook

Innebygde eksporter er nyttige når organisasjonen vil be plattformen direkte om et arkiv. Organisasjonen må følge plattformens eksportprosess og administrere filene som opprettes.

Trinn for eksport fra Instagram på datamaskin

Instagrams dokumenterte fremgangsmåte er:

1. Klikk More nederst til venstre, og klikk deretter Settings.
2. Klikk Meta Account, og klikk deretter Your information and permissions.
3. Klikk Export your information.
4. Klikk Create export.
5. Velg profilen.
6. Klikk Next.
7. Velg Export to device.

Se Instagrams eksportinstruksjoner

Instagram sier at det kan ta opptil 30 dager før en eksportlenke kommer. Når eksporten er klar, er den tilgjengelig i fire dager under Available downloads i verktøyet Export your information i Accounts Center. Se Instagrams tidsveiledning

Trinn for eksport fra Facebook på datamaskin

Facebooks dokumenterte fremgangsmåte er:

1. Klikk profilbildet øverst til høyre, og klikk deretter Settings & privacy.
2. Klikk Settings.
3. Klikk Meta Account, og klikk deretter Your information and permissions.
4. Klikk Export your information.
5. Klikk Create export.
6. Velg profilen.
7. Velg Export to device.

Se Facebooks eksportinstruksjoner

Facebook sier at fullførte eksporter er tilgjengelige i fire dager under Available downloads. Tjenesten dokumenterer også HTML for visning og JSON for maskinlesbar overføring. Se Facebooks veiledning om tid og format

Google Takeout og Drive: arkivoverføring, ikke generell dekning av sosiale medier

Dokumentasjonen for Google Takeout beskriver eksport av data fra Google-produkter brukeren benytter, med eksempler som e-post, dokumenter, kalender, bilder og YouTube-videoer. Dokumentasjonen fastslår ikke dekning av Instagram, Facebook, TikTok eller andre sosiale profiler som ikke tilhører Google. Se Googles dokumenterte produktomfang

For Google-kontodata er den dokumenterte prosessen:

1. Logg inn på Google-kontoen.
2. Gå til Google Takeout.
3. Velg produktene eller dataene som skal inkluderes.
4. Velg Next step.
5. Velg leveringsmåte, for eksempel en nedlastingslenke på e-post, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive eller Box.

Se arbeidsflyten i Google Takeout

Takeout dokumenterer engangsarkiver og planlagte eksporter, ZIP- og TGZ-filer samt en valgt maksimal arkivstørrelse. Hvis dataene er større enn denne størrelsen, opprettes flere arkiver. Google sier også at opprettelsen kan ta fra noen minutter til noen dager, og at endringer mellom forespørselen og opprettelsen av arkivet kanskje ikke blir inkludert. Se detaljene om Takeout-eksport

Angi tillatelser ved overføring til en frivillig

Google Drive lar eieren velge redigerings-, kommentar- eller visningstilgang ved deling av en fil. Delte Google Workspace-disker kan inneholde filer og mapper som deles eksternt, og medlemmer kan få tilgangsnivåene Contributor, Content manager eller Manager. Se delingskontroller i Drive Se roller for delte disker i Workspace

En enkel overføringssekvens er:

1. Legg arkivet på organisasjonens valgte Drive-plassering.
2. Gi en frivillig visnings- eller kommentartilgang når redigering ikke er en del av rollen.
3. Bruk en delt Workspace-disk når organisasjonen trenger administrert medlemskap og ett av de dokumenterte tilgangsnivåene.
4. Be den nye frivillige åpne en representativ fil før den avtroppende frivillige slutter.

Bygg en arbeidsflyt for tilskudds- og styredokumentasjon

IRS-veiledningen for offentlige veldedige organisasjoner nevner evaluering av veldedige programmer, oppfølging av budsjettresultater, utarbeidelse av regnskap, årlige informasjons- og skattemeldinger samt oppbevaringsperioder som temaer for arkivering. Den sier ikke at et arkiv fra sosiale medier oppfyller eller støtter disse dokumentasjonskravene. Se IRS-veiledningen om arkivering

Bruk disse temaene som utgangspunkt for organisasjonens egen arkivprosedyre, ikke som en påstand om juridisk tilstrekkelighet:

1. Definer omfanget. Velg innlegg, bilder, videoer, reels eller shorts, stories, bildetekster, metadata, lister over følgere eller kontoer du følger og engasjement som den valgte metoden dokumenterer. Se SocialGuardians oppgitte omfang
2. Velg hyppighet. SocialGuardian dokumenterer daglige sikkerhetskopier; Google Takeout dokumenterer planlagte eksporter; Facebook dokumenterer valgfri eksporthyppighet til en ekstern tjeneste. Se SocialGuardians hyppighet Se Takeout-planer Se Facebooks eksporthyppighet
3. Registrer vilkår for oppbevaring og sletting. Be leverandøren om oppbevaringsperioden og sletteprosessen; den gjennomgåtte prissiden for SocialGuardian offentliggjør ikke en numerisk oppbevaringsperiode. Se prissiden
4. Tildel tilgang. Tilpass redigerings-, kommentar- eller visningstilgang i Drive til den frivilliges oppgaver, eller bruk en rolle på en delt Workspace-disk. Se Drive-tillatelser Se Workspace-roller
5. Test uthenting. Åpne en representativ eksport og bekreft at den nye frivillige finner den og forstår formatet. Facebook dokumenterer HTML og JSON; Google Takeout dokumenterer ZIP og TGZ. Se Facebooks formater Se Takeouts filtyper

Sikkerhetskopieringsverktøy kontra administrasjon av sosiale medier

Et verktøy for administrasjon av sosiale medier og et sikkerhetskopieringsverktøy dekker ulike dokumenterte arbeidsflyter. Hootsuite beskriver et nonprofit-dashbord for overvåking av innkommende meldinger, masseoppretting, rapportering, planlegging, promotering av innlegg, social listening og lagring av innleggsmaler. Se Hootsuites dokumenterte dashbord

SocialGuardian dokumenterer automatisk daglig sikkerhetskopiering og full arkiveksport. Se SocialGuardians opplysninger om sikkerhetskopiering og eksport

Bruk et verktøy for publisering og engasjement til funksjonene det dokumenterer, og velg en sikkerhetskopieringsmetode for bevaringsarbeidet den dokumenterer. En ideell organisasjon kan trenge begge deler, men en innholdskalender bør ikke behandles som et sikkerhetskopieringsarkiv med mindre leverandøren dokumenterer denne funksjonen.

Sjekkliste for overføring til en frivillig i en ideell organisasjon

1. Tell kontoer og nettverk. SocialGuardian oppgir åtte støttede nettverk på ett sted: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch og Pinterest. Se støttede nettverk
2. Velg driftsmodell. Velg SocialGuardian for dokumentert automatisk sikkerhetskopiering, en innebygd eksport for direkte kontroll over Instagram eller Facebook, eller Google Takeout for dokumenterte eksporter av Google-produkter. Se SocialGuardians hyppighet Se Instagrams eksportprosess Se Facebooks eksportprosess Se Takeouts omfang
3. Tilpass den offentliggjorte SocialGuardian-pakken til omfanget. Solo Guard koster 19 USD per måned for én konto, Creator Shield koster 49 USD per måned for opptil tre kontoer, og Business Shield har tilpasset pris for ubegrensede profiler. Se SocialGuardian-priser
4. Angi arkivtillatelsen. Bruk visnings- eller kommentartilgang i Drive for begrenset frivilligtilgang, eller en rolle på en delt Workspace-disk når administrert medlemskap er nødvendig. Se Drive-kontroller Se Workspace-roller
5. Skriv ned oppbevaring og gjennomfør en uthentingstest. Oppbevar leverandørens oppgitte vilkår sammen med overføringsdokumentasjonen, og la deretter noen andre enn den opprinnelige frivillige finne og åpne en representativ eksport.

Vanlige spørsmål