Найкращі інструменти резервного копіювання соцмереж для неприбуткових організацій

Неприбутковим організаціям варто обирати спосіб резервного копіювання соцмереж з огляду на те, що саме він зберігає, як новий волонтер отримує доступ і як організація зможе пізніше отримати експорт. Практичні варіанти — автоматизований мультиплатформний сервіс, вбудований експорт Instagram або Facebook та інструменти Google для даних облікового запису Google і доступу до архіву.

У цьому посібнику ми порівнюємо ці варіанти за охопленням, періодичністю, передаванням доступу, дозволами, контролем строків зберігання та опублікованою вартістю.

Що порівняти перед вибором

Скористайтеся такими запитаннями:

• Чи охоплює метод мережі та типи контенту, які фактично використовує неприбуткова організація?
• Він працює автоматично чи волонтер має запитувати кожен експорт?
• Чи може організація передати доступ, не повідомляючи пароль від соцмережі?
• Які дозволи має отримати волонтер у місці зберігання архіву?
• Які умови зберігання та видалення опублікував постачальник?
• Чи може хтось, крім початкового волонтера, отримати й відкрити репрезентативний експорт?

Про строк зберігання особливо важливо запитати. На перевіреній сторінці цін SocialGuardian зазначені періодичність, обсяг, звіти, сховище, підтримка та юридичний експорт, але не вказано числовий строк зберігання. Переглянути опубліковані відомості про ціни

Найкращий загальний варіант: SocialGuardian для автоматичного резервного копіювання кількох платформ

SocialGuardian в одному місці зазначає Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch і Pinterest як підтримувані мережі. До опублікованого обсягу резервного копіювання входять дописи, фотографії, відео, reels і shorts, історії, підписи та метадані, списки підписників і підписок, а також взаємодії. Переглянути підтримувані мережі та обсяг резервного копіювання

Сервіс також пропонує автоматичне щоденне резервне копіювання в основних соціальних платформах. Переглянути задокументовану періодичність резервного копіювання

Чому це зручно для передавання доступу волонтеру

SocialGuardian зазначає, що для налаштування потрібен лише загальнодоступний @handle, без пароля чи входу в обліковий запис. У формі початку роботи потрібно вибрати мережу та вказати @handle або URL профілю; можна додати інший профіль, а електронна адреса для підтвердження першої резервної копії необов’язкова. Переглянути умови налаштування Переглянути задокументований процес початку роботи

Використовуйте такий задокументований процес:

1. Виберіть мережу.
2. Введіть @handle або URL профілю.
3. Якщо потрібно додати профіль, натисніть + Add another profile.
4. Вирішіть, чи вказувати електронну адресу для першого підтвердження резервної копії; поле необов’язкове.

Опубліковані ціни SocialGuardian

• Solo Guard: $19/місяць за один обліковий запис соцмережі, щоденне резервне копіювання даних і повне копіювання фотографій, відео, reels, історій та метаданих. Переглянути ціни Solo Guard
• Creator Shield: $49/місяць — до трьох облікових записів соцмереж, щоденні повні резервні копії, щомісячні звіти, захищене хмарне сховище, підтримка кількох платформ і пріоритетна підтримка електронною поштою. Переглянути ціни Creator Shield
• Business Shield: індивідуальна ціна за необмежену кількість профілів, погодинне або щоденне резервне копіювання, повне копіювання медіа й метаданих та юридичний експорт. Переглянути умови Business Shield

SocialGuardian також зазначає, що користувачі можуть будь-коли експортувати весь архів без прив’язки до сервісу. Переглянути інформацію про експорт архіву

Найкращий варіант із прямим контролем: вбудований експорт Instagram і Facebook

Вбудований експорт корисний, коли неприбуткова організація хоче запитати архів безпосередньо на платформі. У такому разі організація має пройти процес експорту платформи та самостійно керувати отриманими файлами.

Експорт Instagram на комп’ютері

Задокументований шлях Instagram на комп’ютері:

1. Натисніть More унизу ліворуч, а потім Settings.
2. Натисніть Meta Account, а потім Your information and permissions.
3. Натисніть Export your information.
4. Натисніть Create export.
5. Виберіть профіль.
6. Натисніть Next.
7. Виберіть Export to device.

Переглянути інструкції Instagram щодо експорту

Instagram зазначає, що посилання на експорт може надійти протягом 30 днів. Після готовності експорт залишається доступним протягом чотирьох днів у розділі Available downloads інструмента Export your information у Accounts Center. Переглянути інформацію Instagram про строки

Експорт Facebook на комп’ютері

Задокументований шлях Facebook на комп’ютері:

1. Натисніть зображення профілю вгорі праворуч, а потім Settings & privacy.
2. Натисніть Settings.
3. Натисніть Meta Account, а потім Your information and permissions.
4. Натисніть Export your information.
5. Натисніть Create export.
6. Виберіть профіль.
7. Виберіть Export to device.

Переглянути інструкції Facebook щодо експорту

Facebook зазначає, що готові експорти доступні протягом чотирьох днів у розділі Available downloads. Також описано HTML для перегляду людиною та JSON для передавання у форматі, придатному для машинної обробки. Переглянути інформацію Facebook про строки та формати

Google Takeout і Drive: передавання архіву, а не загальне охоплення соцмереж

Документація Google Takeout описує експорт даних продуктів Google, якими користується людина, зокрема електронної пошти, документів, календаря, фотографій і відео YouTube. Ця документація не підтверджує охоплення Instagram, Facebook, TikTok або інших профілів у не-гуглівських соцмережах. Переглянути задокументований перелік продуктів Google

Для даних облікового запису Google задокументований процес такий:

1. Увійдіть в обліковий запис Google.
2. Перейдіть на сторінку Google Takeout.
3. Виберіть продукти або дані для включення.
4. Виберіть Next step.
5. Виберіть спосіб доставки: посилання для завантаження електронною поштою, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive або Box.

Переглянути процес Google Takeout

Takeout документує одноразові архіви та заплановані експорти, файли ZIP і TGZ, а також вибраний максимальний розмір архіву. Якщо даних більше за цей розмір, створюється кілька архівів. Google також зазначає, що створення може тривати від кількох хвилин до кількох днів, а зміни, внесені між запитом і створенням архіву, можуть не потрапити до нього. Переглянути деталі експорту Takeout

Налаштування дозволів для передавання доступу волонтеру

Google Drive дає власнику змогу вибрати доступ на редагування, коментування або лише перегляд під час надання спільного доступу до файла. Спільні диски Google Workspace можуть містити файли й папки для зовнішнього спільного доступу, а учасникам можна призначити рівні доступу Contributor, Content manager або Manager. Переглянути налаштування спільного доступу Drive Переглянути ролі спільних дисків Workspace

Простий порядок передавання доступу:

1. Розмістіть архів у вибраному організацією місці на Drive.
2. Надайте волонтеру доступ лише для перегляду або коментування, якщо редагування не входить до його ролі.
3. Використовуйте спільний диск Workspace, якщо організації потрібні кероване членство та один із задокументованих рівнів доступу до спільного диска.
4. Попросіть нового волонтера відкрити репрезентативний файл до того, як попередній волонтер залишить організацію.

Побудова процесу роботи з доказами для грантів і правління

Посібник IRS для громадських благодійних організацій згадує оцінювання благодійних програм, моніторинг бюджетних результатів, підготовку фінансової звітності, підготовку річної інформаційної та податкової звітності, а також строки зберігання документів серед тем ведення документації. У ньому не зазначено, що архів соцмереж відповідає цим документам або підтримує їх. Переглянути посібник IRS щодо ведення документації

Використовуйте ці теми як основу для власної процедури архівування неприбуткової організації, а не як твердження про юридичну достатність:

1. Визначте обсяг. Виберіть дописи, фотографії, відео, reels або shorts, історії, підписи, метадані, списки підписників і підписок та взаємодії, які документує обраний метод. Переглянути заявлений обсяг SocialGuardian
2. Виберіть періодичність. SocialGuardian документує щоденні резервні копії; Google Takeout — заплановані експорти; Facebook — вибір частоти експорту до зовнішнього сервісу. Переглянути періодичність SocialGuardian Переглянути розклад Takeout Переглянути частоту експорту Facebook
3. Зафіксуйте умови зберігання та видалення. Запитайте постачальника про строк зберігання й процес видалення; на перевіреній сторінці цін SocialGuardian числовий строк зберігання не опубліковано. Переглянути сторінку цін
4. Призначте доступ. Відповідно до обов’язків волонтера виберіть доступ Drive для редагування, коментування або лише перегляду чи роль у спільному диску Workspace. Переглянути дозволи Drive Переглянути ролі Workspace
5. Перевірте отримання. Відкрийте репрезентативний експорт і переконайтеся, що новий волонтер може знайти його та зрозуміти його формат. Facebook документує HTML і JSON; Google Takeout — ZIP і TGZ. Переглянути формати Facebook Переглянути типи файлів Takeout

Інструмент резервного копіювання проти менеджера соцмереж

Менеджер соцмереж і інструмент резервного копіювання призначені для різних задокументованих процесів. Hootsuite описує панель для неприбуткових організацій із моніторингом вхідних повідомлень, масовим створенням дописів, звітами, плануванням, просуванням дописів, соціальним прослуховуванням і зберіганням шаблонів дописів. Переглянути задокументовані можливості панелі Hootsuite

SocialGuardian документує автоматичне щоденне резервне копіювання та повний експорт архіву. Переглянути інформацію SocialGuardian про резервне копіювання та експорт

Використовуйте інструмент публікації та взаємодії для задокументованих ним функцій, а метод резервного копіювання обирайте для задокументованого ним процесу збереження. Неприбутковій організації можуть знадобитися обидва інструменти, але календар контенту не слід вважати архівом резервних копій, якщо постачальник не документує таку функцію.

Чекліст передавання доступу неприбутковій організації

1. Порахуйте облікові записи та мережі. SocialGuardian в одному місці перелічує вісім підтримуваних мереж: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch і Pinterest. Переглянути підтримувані мережі
2. Виберіть модель роботи. Оберіть SocialGuardian для задокументованого автоматичного резервного копіювання, вбудований експорт для прямого контролю Instagram або Facebook чи Google Takeout для задокументованого експорту продуктів Google. Переглянути періодичність SocialGuardian Переглянути шлях експорту Instagram Переглянути шлях експорту Facebook Переглянути охоплення Takeout
3. Доберіть тариф SocialGuardian відповідно до обсягу. Solo Guard коштує $19/місяць за один обліковий запис, Creator Shield — $49/місяць за до трьох облікових записів, а Business Shield має індивідуальну ціну для необмеженої кількості профілів. Переглянути ціни SocialGuardian
4. Налаштуйте дозвіл на архів. Використовуйте доступ Drive лише для перегляду або коментування для обмеженого доступу волонтера чи роль у спільному диску Workspace, якщо потрібне кероване членство. Переглянути налаштування Drive Переглянути ролі Workspace
5. Зафіксуйте строк зберігання та перевірте отримання. Збережіть заявлені постачальником умови в записі про передавання доступу, а потім попросіть когось, крім початкового волонтера, знайти й відкрити репрезентативний експорт.

Поширені запитання