כלי הגיבוי הטובים ביותר לרשתות חברתיות לעמותות

עמותות צריכות לבחור שיטת גיבוי לרשתות חברתיות לפי מה שהיא משמרת, כיצד מתנדב חדש מקבל גישה, וכיצד הארגון יכול לאחזר ייצוא בהמשך. האפשרויות המעשיות הן שירות אוטומטי למספר פלטפורמות, ייצוא מובנה של Instagram או Facebook, וכלים של Google לנתוני חשבון Google ולגישה לארכיון.

מדריך זה משווה בין האפשרויות לפי כיסוי, תדירות, העברת גישה, הרשאות, הקפדה על שמירת נתונים ועלות מפורסמת.

מה להשוות לפני הבחירה

השתמשו בשאלות הבאות:

• האם השיטה מכסה את הרשתות ואת סוגי התוכן שהעמותה משתמשת בהם בפועל?
• האם היא פועלת אוטומטית, או שמתנדב צריך לבקש כל ייצוא?
• האם הארגון יכול להעביר גישה בלי לשתף סיסמה לרשת חברתית?
• אילו הרשאות צריך להעניק למתנדב במיקום הארכיון?
• אילו תנאי שמירה ומחיקה פרסם הספק?
• האם אדם שאינו המתנדב המקורי יכול לאחזר ולפתוח ייצוא מייצג?

חשוב במיוחד לברר את תקופת השמירה. דף התמחור של SocialGuardian שנבדק מפרט תדירות, היקף, דוחות, אחסון, תמיכה וייצוא משפטי, אך אינו מציין תקופת שמירה מספרית. עיינו בפרטי התמחור שפורסמו

הבחירה הטובה ביותר overall: SocialGuardian לגיבוי אוטומטי למספר פלטפורמות

SocialGuardian מציינת במקום אחד את Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch ו-Pinterest כרשתות נתמכות. היקף הגיבוי המפורסם כולל פוסטים, תמונות, סרטונים, reels ו-shorts, סטוריז, כיתובים ומטא-נתונים, רשימות עוקבים ונעקבים ומעורבות. עיינו ברשתות הנתמכות ובהיקף הגיבוי

השירות מציע גם גיבויים יומיים אוטומטיים בפלטפורמות חברתיות מרכזיות. עיינו בתדירות הגיבוי המתועדת

למה זה מתאים להעברת גישה למתנדב

SocialGuardian מציינת שההצטרפות משתמשת רק ב-@handle ציבורי ואינה דורשת סיסמה או התחברות. בתהליך ההתחלה מתבקשים לבחור רשת ולהזין handle או כתובת URL של פרופיל, ניתן להוסיף פרופיל נוסף, וכתובת האימייל לאישור הגיבוי הראשון היא אופציונלית. עיינו בהצהרת ההצטרפות עיינו בתהליך ההתחלה המתועד

השתמשו בתהליך ההתחלה המתועד:

1. בחרו את הרשת.
2. הזינו את ה-handle או את כתובת ה-URL של הפרופיל.
3. השתמשו ב-+ Add another profile כאשר נדרש פרופיל נוסף.
4. החליטו אם לספק כתובת אימייל לאישור הגיבוי הראשון; השדה אופציונלי.

תמחור SocialGuardian המפורסם

• Solo Guard: ‏$19 לחודש עבור חשבון חברתי אחד, גיבוי נתונים יומי וגיבוי מלא של תמונות, סרטונים, reels, סטוריז ומטא-נתונים. עיינו בתמחור Solo Guard
• Creator Shield: ‏$49 לחודש עבור עד שלושה חשבונות חברתיים, גיבויים מלאים יומיים, דוחות גיבוי חודשיים, אחסון ענן מאובטח, תמיכה במספר פלטפורמות ותמיכה מועדפת באימייל. עיינו בתמחור Creator Shield
• Business Shield: תמחור מותאם אישית לפרופילים ללא הגבלה, גיבויים לפי שעה או יום, גיבוי מלא של מדיה ומטא-נתונים וייצוא משפטי. עיינו באפשרויות Business Shield

SocialGuardian מציינת גם שניתן לייצא את הארכיון המלא בכל עת ללא נעילה לספק. עיינו בהצהרה על ייצוא הארכיון

האפשרות הטובה ביותר לשליטה ישירה: ייצוא מובנה של Instagram ו-Facebook

ייצוא מובנה שימושי כאשר העמותה רוצה לבקש ארכיון ישירות מהפלטפורמה. על הארגון לעקוב אחר תהליך הייצוא של הפלטפורמה ולנהל את הקבצים שנוצרים.

שלבי ייצוא מ-Instagram במחשב

המסלול המתועד של Instagram במחשב הוא:

1. לחצו על More בפינה השמאלית התחתונה, ולאחר מכן על Settings.
2. לחצו על Meta Account, ולאחר מכן על Your information and permissions.
3. לחצו על Export your information.
4. לחצו על Create export.
5. בחרו את הפרופיל.
6. לחצו על Next.
7. בחרו Export to device.

עיינו בהוראות הייצוא של Instagram

Instagram מציינת שקבלת קישור ייצוא עשויה להימשך עד 30 ימים. לאחר שהייצוא מוכן, הוא נשאר זמין במשך ארבעה ימים באזור Available downloads בכלי Export your information שבמרכז החשבונות. עיינו בהנחיות הזמנים של Instagram

שלבי ייצוא מ-Facebook במחשב

המסלול המתועד של Facebook במחשב הוא:

1. לחצו על תמונת הפרופיל בפינה הימנית העליונה, ולאחר מכן על Settings & privacy.
2. לחצו על Settings.
3. לחצו על Meta Account, ולאחר מכן על Your information and permissions.
4. לחצו על Export your information.
5. לחצו על Create export.
6. בחרו את הפרופיל.
7. בחרו Export to device.

עיינו בהוראות הייצוא של Facebook

Facebook מציינת שייצואים שהושלמו זמינים במשך ארבעה ימים באזור Available downloads. היא מתעדת גם HTML לצפייה אנושית ו-JSON להעברה הניתנת לקריאה במכונה. עיינו בהנחיות הזמנים והפורמטים של Facebook

Google Takeout ו-Drive: העברת ארכיון, לא כיסוי כללי של רשתות חברתיות

התיעוד של Google Takeout מתאר ייצוא נתונים ממוצרי Google שבהם המשתמש משתמש, עם דוגמאות כגון אימייל, מסמכים, יומן, תמונות וסרטוני YouTube. תיעוד זה אינו מבסס כיסוי של Instagram, Facebook, TikTok או פרופילים חברתיים אחרים שאינם של Google. עיינו בהיקף המוצרים המתועד של Google

עבור נתוני חשבון Google, התהליך המתועד הוא:

1. התחברו לחשבון Google.
2. עברו לדף Google Takeout.
3. בחרו את המוצרים או הנתונים שייכללו.
4. בחרו Next step.
5. בחרו שיטת מסירה, כגון קישור הורדה באימייל, Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive או Box.

עיינו בתהליך העבודה של Google Takeout

Takeout מתעד ארכיונים חד-פעמיים וייצואים מתוזמנים, קובצי ZIP ו-TGZ וגודל ארכיון מרבי שנבחר. אם הנתונים גדולים מהגודל הזה, נוצרים כמה ארכיונים. Google מציינת גם שהיצירה עשויה להימשך מכמה דקות ועד כמה ימים, וששינויים שבוצעו בין הבקשה ליצירת הארכיון עשויים שלא להיכלל. עיינו בפרטי הייצוא של Takeout

הגדרת הרשאות להעברת גישה למתנדב

Google Drive מאפשר לבעלים לבחור גישת עריכה, תגובה או צפייה בלבד בעת שיתוף קובץ. כוננים משותפים של Google Workspace יכולים להכיל קבצים ותיקיות לשיתוף חיצוני, עם רמות גישה של Contributor, Content manager או Manager לחברים. עיינו בפקדי השיתוף של Drive עיינו בתפקידי כוננים משותפים ב-Workspace

רצף העברה פשוט הוא:

1. הציבו את הארכיון במיקום Drive שבחר הארגון.
2. העניקו למתנדב גישת צפייה בלבד או תגובה כאשר עריכה אינה חלק מהתפקיד.
3. השתמשו בכונן משותף של Workspace כאשר הארגון זקוק לחברות מנוהלת ולאחת מרמות הגישה המתועדות.
4. בקשו מהמתנדב הנכנס לפתוח קובץ מייצג לפני שהמתנדב היוצא עוזב.

בניית תהליך עבודה לראיות למענקים ולדירקטוריון

מדריך הצדקה הציבורית של IRS מונה בין נושאי ניהול הרשומות הערכת תוכניות צדקה, מעקב אחר תוצאות תקציביות, הכנת דוחות כספיים, הכנת דוחות מידע שנתיים והחזרי מס ותקופות שמירת רשומות. הוא אינו קובע שארכיון של רשתות חברתיות מספק או תומך ברשומות אלה. עיינו במדריך ניהול הרשומות של IRS

השתמשו בנושאים אלה כהנחיה לנוהל הארכיון של העמותה, ולא כטענה לגבי דיות משפטית:

1. הגדירו את ההיקף. בחרו את הפוסטים, התמונות, הסרטונים, reels או shorts, הסטוריז, הכיתובים, המטא-נתונים, רשימות העוקבים או הנעקבים והמעורבות שהשיטה שנבחרה מתעדת. עיינו בהיקף שמפרסמת SocialGuardian
2. בחרו את התדירות. SocialGuardian מתעדת גיבויים יומיים; Google Takeout מתעד ייצואים מתוזמנים; Facebook מתעדת תדירות ניתנת לבחירה לייצוא לשירות חיצוני. עיינו בתדירות של SocialGuardian עיינו בלוחות הזמנים של Takeout עיינו בתדירות הייצוא של Facebook
3. תעדו תנאי שמירה ומחיקה. בקשו מהספק את תקופת השמירה ואת תהליך המחיקה; דף התמחור של SocialGuardian שנבדק אינו מפרסם תקופת שמירה מספרית. עיינו בדף התמחור
4. הקצו גישה. התאימו גישת עריכה, תגובה או צפייה בלבד ב-Drive לתפקיד המתנדב, או השתמשו בתפקיד בכונן משותף של Workspace. עיינו בהרשאות Drive עיינו בתפקידי Workspace
5. בדקו אחזור. פתחו ייצוא מייצג ואשרו שהמתנדב הנכנס יכול למצוא אותו ולהבין את הפורמט שלו. Facebook מתעדת HTML ו-JSON; Google Takeout מתעדת ZIP ו-TGZ. עיינו בפורמטים של Facebook עיינו בסוגי הקבצים של Takeout

כלי גיבוי לעומת מנהל רשתות חברתיות

מנהל רשתות חברתיות וכלי גיבוי מטפלים בתהליכי עבודה מתועדים שונים. Hootsuite מתארת לוח מחוונים לעמותות לניטור הודעות נכנסות, יצירה מרוכזת, דיווח, תזמון, קידום פוסטים, האזנה חברתית ואחסון תבניות לפוסטים. עיינו בלוח המחוונים המתועד של Hootsuite

SocialGuardian מתעדת גיבוי יומי אוטומטי וייצוא מלא של הארכיון. עיינו בהצהרות הגיבוי והייצוא של SocialGuardian

השתמשו בכלי פרסום ומעורבות עבור הפונקציות שהוא מתעד, ובחרו שיטת גיבוי עבור תהליך השימור שהיא מתעדת. ייתכן שע ๆמותה תזדקק לשניהם, אך אין להתייחס ללוח תוכן כאל ארכיון גיבוי אלא אם הספק שלו מתעד פונקציה כזו.

רשימת בדיקה להקלה על העברת גישה בעמותה

1. ספרו חשבונות ורשתות. SocialGuardian מציינת במקום אחד שמונה רשתות נתמכות: Instagram, TikTok, YouTube, X, Facebook, LinkedIn, Twitch ו-Pinterest. עיינו ברשתות הנתמכות
2. בחרו מודל תפעולי. בחרו ב-SocialGuardian עבור גיבוי אוטומטי מתועד, בייצוא מובנה עבור שליטה ישירה ב-Instagram או Facebook, או ב-Google Takeout עבור ייצואים מתועדים של מוצרי Google. עיינו בתדירות של SocialGuardian עיינו במסלול הייצוא של Instagram עיינו במסלול הייצוא של Facebook עיינו בהיקף של Takeout
3. התאימו את חבילת SocialGuardian המפורסמת להיקף. Solo Guard עולה $19 לחודש עבור חשבון אחד, Creator Shield עולה $49 לחודש עבור עד שלושה חשבונות, ו-Business Shield מתומחרת בהתאמה אישית עבור פרופילים ללא הגבלה. עיינו בתמחור SocialGuardian
4. הגדירו את הרשאת הארכיון. השתמשו בגישת צפייה בלבד או תגובה ב-Drive לגישה מוגבלת של מתנדב, או בתפקיד בכונן משותף של Workspace כאשר נדרשת חברות מנוהלת. עיינו בפקדי Drive עיינו בתפקידי Workspace
5. כתבו את תנאי השמירה ובצעו בדיקת אחזור. שמרו את התנאים המוצהרים של הספק עם רשומת ההעברה, ולאחר מכן בקשו מאדם שאינו המתנדב המקורי לאתר ולפתוח ייצוא מייצג.

שאלות נפוצות